档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理办法

第一章总则

第一条发文目的

为加强和规范本公司的档案管理工作，在保证公司档案信息安全的前提下，按照方便利用、有效保护的原则，为公司业务开展和员工工作提供积极有效的档案信息服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案工作规范》，《科学技术档案工作条例》，并结合公司具体情况特制定本管理办法。

第二条适用范围

本管理办法适用于本公司档案室所管理的有关公司发展中形成的具有保存价值的各类档案。

人力资源部单独负责本部门日常文档的管理。

第三条档案定义

公司档案是指各部门在生产、建设、开发、经营管理等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、电子文件、图纸图表以及音像制品、奖品实物等资料。

具体请参见《档案归档范围及档案保管期限表》。

第四条工作职责

档案室履行下列职责：

（一）认真贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，统筹规划并负责本企业档案的归档、分类、整理、保管、鉴定、统计、销毁和提供利用工作；

（二）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（3）监督、指导本企业所属机构的档案工作；

（4）做好档案的安全保卫工作。

（5）档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第5条管理模式

公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室的领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

各部门/单位在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办部门/单位负责人指定专人及时整理,送公司档案室及时归档处理。

第二章档案管理

第6条档案的归档

（一）、归档内容

归档文件是指公司在生产、建设、开发、经营管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。

（具体见《公司档案归档范围和保管期限表》）。

第七条归档时间:

（一）、管理性文件材料一般应在办理完毕后的一周内归档。

（二）、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（三）、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（四）、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

（五）、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管两年年后向档案部门移交。

（六）、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

（七）、下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料；

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3、企业产权变动过程中形成的文件材料；

4、其他重大活动中形成的文件材料。

（八）、文件形成部门不能及时进行文件归档的，须出具详细的情况说明，并由部门主管与主管副总签字。

第八条归档要求

（一）、公司档案室全面负责公司的档案接收工作（除人事档案、技术档案和财务档案外）。

（二）、各部门是档案工作的日常管理部门，须指定专人承担本部门的文件、资料和实物档案的收集、积累、整理工作，保证本部门所移交的文件达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，按照公司有关的归档时间要求，经部门领导确认后，向档案室移交。

移交同时，移接双方须填写《文件归档移交单》，明晰文件名称、份数、页数、种类（原件/复印件）、移接人、接交人和移交日期等信息。

（三）各部门须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核，各部门须按照公司的相关归档制度开展归档工作，确保归档及时、完整。

（四）一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门指定专门人员收集。

（五）归档的文件资料，原则上要求是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案管理部门保存复印件。

（六）归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，在文件形成过程中要避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

（七）档案管理部门作好文件归档的监督和指导工作。

对于归档文件不符合要求的，档案管理部门有权拒绝接收。

（八）人力资源部根据公司的相关规定，负责公司人事档案的管理。

（九）集团各控股公司根据相关规定，负责本公司的档案管理。

第9条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，档案管理人员要对已失效的档案进行认真鉴定，并编制销毁清册，销毁清册立卷归档并永久保存。

第10条档案的分类

档案的分类分初步分类和细致分类，初步分类依据公司《档案分类编号方案》，细致分类依据公司《档案归档范围和保管期限表》。

第11条档案的整理

档案的整理依据中华人民共和国国家档案局颁发的《归档文件整理规则》进行。

第12条档案的保管

（一）、档案库房管理应坚持"人档分离，以防为主，防治结合"的方针和"坚固实用，安全防范，科学管理，利用方便"的原则，档案库房应具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”安全防护措施，确保档案实体的安全保管。

（二）、档案库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%，如条件具备，可配备温、湿度控制和调节设备。

（三）、档案库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备，定期对于防火设备进行使用时限的检查。

（四）、档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。

（五）、档案柜排列应避免阳光直射。

档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

（六）、档案库房重地，未经档案管理人员同意，一律不得入内。

（七）、在划分库房布局时，要充分考虑各项档案工作活动的要求，方便档案管理人员的管理活动。

在房间划分时，要尽量保证库房集中分布。

在房间的使用上，同类或关联性较强的档案应该尽量排放在一个房间或相邻房间，利用频率较高和保密级别较高的应该保存于靠近办公室的房间。

（八）、在档案室库房较多的情况下，应该编制库位图和库位索引，房间号以入口开始，按顺时针方向编号，档案柜按照自左向右，自上而下的顺序依次编号。

房间和柜架都应在醒目地方表明库位号，并将所有库房分布绘制成示意图，并标注相应的文件属性。

第13条档案的鉴定和销毁

档案鉴定应以国家有关规定和公司《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。

档案鉴定工作一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法，每1年鉴定一次。

档案鉴定工作按以下程序进行：

1、档案管理部门拟写工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。

申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

2、成立档案鉴定小组。

档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加，并须有一定数量的专业人员参加。

3、鉴定小组成员依据有关鉴定标准，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。

对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告，凡是介于两种保管期限或密级之间的档案，其保管期限和密级一律从长从高。

4、档案室拟写销毁申请，并附上销毁清册，鉴定报告，报公司主管领导审查、批准。

5、销毁档案时，须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对该销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。

任何部门或个人均不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售。

6、档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、永久保存。

第14条档案的统计

（一）档案室须认真做好库存档案的统计工作，根据有关的管理制度和管理办法，定期对每月归档文件[新增加]进行登记汇总，及时公布相关信息，并对入档档案进行分类、编号、装盒、标注、上架。

（二）档案室须每年定期对库藏档案进行一次检查统计，清点档案数量，及时发现需修补、保护的档案，及时采取措施进行修复，并填写检查记录和统计表，并提交[请求删除]至行政办公室，确保档案的完整与安全。

第15条档案的利用

（一）、档案室利用方式为档案室内查阅、档案复制（扫描）、原件外借。

（二）、公司档案的利用工作按照《档案利用权限分配表》标明的员工利用权限开展，任何人不得超越权限借阅档案。

如因工作需要必须利用现有权限外的档案时，按照相关规定，填写《档案利用申请单》，经公司相关领导批准后方可办理借阅。

（三）、为最大限度的保护纸质档案，避免对其造成不必要的磨损，公司鼓励员工通过文件管理系统实现档案信息的利用，如确实需要查阅纸质档案的，须按照公司相关制度，填写《档案借阅登记表》，员工利用档案不得擅自复印，如需复印，须由管理员办理。

原则上不允许将档案带出档案室，如需带出，须按照公司规定办理相关登记手续。

外单位人员借阅，须报董事长批准方可利用。

（四）、借阅人员经允许带出档案室利用的，不得私自转借，不得随意复制，不得在档案上圈点勾画，利用时应小心谨慎，不得损坏。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

（五）、外借时间一般不超过一周。

对逾期未归还的档案，档案管理人员应认真做好催还工作，确保档案的安全。

（六）、档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第16条档案的保密

（一）、档案管理人员应具备良好的职业道德，严格遵守国家《保密法》及公司内部各项的保密制度，认真做好保密工作。

（二）、档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

（三）、借出的档案材料务必定期归还。

一般借出期限为7天以内，借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

（四）、任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》和工资奖惩处罚条例有关规定严肃处理。

（五）、档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出具假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第八章附则

第十七条总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。