供应商及分包商管理程序.doc
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1概述
1.1目标
供应商管理流程目标：
确保服务供应商能够提供高质量的服务，对服务供应商的服务提供过程进行监控管理。
供应商管理流程主要步骤包括：
供应商合同签订；供应商服务提供的监测与控制；供应商服务成果评审。
1.2范围
1.2.1流程适用范围
本流程适用于公司（以下简称“公司”）相关各部门。
1.2.2流程管理范围
Ø供应商；
Ø分包商。
3角色和职责
供应商管理流程涉及的角色包括：
供应商管理流程负责人、供应商经理、供应商管理员等。
供应商管理流程负责人和供应商经理可以由同一人担任。
各角色职责如下：
3.1供应商管理流程负责人
供应商管理流程负责人从宏观上对流程运行情况进行监控，确保供应商管理流程在各部门间被正确的执行。
当流程不能够适应公司实际情况时，流程负责人必须启动分析研究，找到解决方案并进行改进，实现流程的稳定运行和可持续提高。
具体职责包括：
1）确定供应商管理流程的衡量指标；
2）确保供应商管理流程能够取得管理层的参与和支持；
3）确保供应商管理流程符合公司实际状况和公司发展战略；
4）总体上管理和监控流程，建立供应商管理流程实施、评估和持续优化机制；
5）确保供应商管理流程有效、正确地执行，当流程不能够适应公司的情况时，必须及时进行分析、找出缺陷、进行改进，从而实现可持续提高；
6）保持与其他流程负责人的定期沟通。
3.2供应商经理
1）负责选择合适的供应商；
2）签订供应商合同；
3）对分包进行控制；
4）进行供应商提供服务的评审；
5）进行合同争议处理；
6）负责流程运行质量的监控管理，向公司负责
7）合同终结；
3.3供应商管理员
1）提出需求；
2）参与合同谈判；
3）进行供应商的服务定义；
4）对供应商提供服务的执行情况进行监控和考核；
5）参与对供应商的评审。
3.4输入
编号
输入项
来源
周期
1.
产品或服务级别协议
产品或服务服务级别管理
每年
3.5输出
编号
输出项
去向
周期
1.
供应商合同
相关各部门
需要时
2.
供应商提供产品服务的监控记录
相关各部门
每季度
3.
评审结果
相关各部门
每年
3.6流程描述
步骤
输入
步骤描述
输出
1.产生服务需求
根据业务需求产生出具体的服务需求。
服务需求
2.服务定义
服务需求
服务定义包括以下内容：
1、 服务范围；
2、 角色和职责定义；
3、 合同管理过程；
4、 约定的报告参数和需要实现的业绩。
服务定义
3.服务定义审批
服务定义
判断定义的服务内容是否准确，符合要求；如果审批通过执行步骤4。
如果不通过重新进行服务定义。
4.是否有分包？
供应商需说明是否存在分包的情况。
5.提供分包资料
如有分包的情况，需向供应商管理经理提供分包商的资料。
分包商资料
6.签订合同
根据服务定义，行政部和供应商签订合同，合同中需要覆盖以下内容：
1、 服务定义中的所有内容；
2、 支付条款；
3、 合同争议处理方法；
4、 合同终止计划。
5、 从服务需求开始到合同执行之间所有具备法律效用的文件。
供应商合同
7.监控考核
考核监控指标
在合同执行过程中，相关部门需要对供应商进行定期的监控和考核工作，主要为服务级别协议完成情况、项目进度情况。
考核监控记录
8.供应商评审
考核监控记录
根据考核指标及监控记录分别对供应商及分包商进行评审。
评审结果
9.是否通过
办公室需要判断供应商是否通过评审，如不通过执行8（争议处理），如果通过则继续执行合同。
10.争议处理
评审结果
与供应商及分包商就存在差异的地方进行争议处理，以解决供应商服务提供的过程中出现的问题；争议处理无法解决问题，按照合同条款进行法律程序。
3.7表单和模板
名称
版本
负责人
说明
供应商合同模板
A/0
采购部负责人
1．在现场响应承诺中，应包含修复时间承诺、备品承诺等内容；
2．合同保密协议应符合ISO27001标准6.1.5要求，包含保密中止期限等内容。
4供应商业绩评定表
供应商业绩的评定包括以下内容：
评定项目
占百分比
考核方式
报告周期
负责人
质量得分
60%
产品合格批次/到货总批次
每年
供应商管理经理
交货得分
20%
按时到货批次/到货总批次
每年
供应商管理经理
其他情况
20%
包装质量、售后服务、配合度等
每年
供应商管理经理
以上三个评定项目分数相加，如果总分高于60分判定为合格供应商，可以继续供货。
如果总分低于60分，判定为不合格供应商，要暂停供货。
如果不合格供应商要继续供货需得到管理者代表和总经理的签字批准方可供货。
5流程质量控制
步骤
输入
步骤描述
输出
负责人
1.现有流程评估
KPI、流程执行过程中发现的问题
通过对KPI的完成程度等数据进行差距、趋势分析,定期对供应商管理流程的实施有效性、服务质量进行回顾。
差距分析评估、趋势分析
供应商管理经理
2.制定改进计划
差距分析评估、趋势分析
根据差距分析评估、趋势分析总结待改进项，制定改进计划，改进计划中包括：
流程的待改进项和改进机会；改进收益；执行改进计划可能带来的影响和风险；所需资源；测试和培训计划；相关的支持文档等内容。
改进计划
供应商管理经理
3.审批改进计划
改进计划
对改进计划进行评估审批。
审批后的改进计划
供应商管理经理
4.执行改进计划
被批准的改进计划
调动资源组织相关人员执行被批准的改进计划
实施后的改进计划、改进效果
供应商管理经理
5.回顾
实施后的改进计划、改进结果
对改进后的结果进行回顾，评估改进计划是否成功，存在哪些待改进项。
依据PDCA方法论再次执行步骤1对现有流程进行评估，对流程进行持续改进，起到对流程质量控制的作用。
回顾结果
供应商管理经理
6附则
6.1本管理办法由办公室负责组织制定、解释和修改，各部门可根据本规定制定相应的实施细则。
6.2本管理办法自印发之日起实行。
6.3相关文件：
《信息技术服务管理手册》
《服务报告流程管理办法》
《记录控制管理规定》
附件
供方业绩评定表
记录编号:
QR-026
供方名称：
地址：
电话、传真：
联系人：
供应产品：
进货物资质量控制方式（远定标注√）：
进货检验（）；进货外观验证（）；本公司到供方现场验证（）；
顾客到供方现场验证（）顾客到本公司现场验证（）。
质量得分（占60％）：
（合格批次/到货总批次）´0.6
产品风险及控制措施:
（如ROHS证书等是否齐全有效）
质量评分：
按期交货得分（占20％）：
（按时到货批次/到货总批次）´0.2
交期评分：
其他情况（占20％）：
（如包装质量、售后服务、配合度等）´0.2
其他评分：
总评分及处理建议：
采购部经理签名：
日期：
管理者代表意见（总分100，低于60分或质量得分低于48分时填此栏：
）
签名：
日期：
5
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