档案立卷规则.docx
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档案立卷规则
工程造价咨询档案立卷规则
工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。
一、立卷的原则
1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；
2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值；
3、按委托项目分别立卷；
4、卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；
5、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。
二、归档材料
归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
1、咨询成果报告主要内容和排列：
（1）咨询报告书正本原件（含附件）；
（2）签发人签发的报告书底稿（附件1）；
（3）技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）。
2、咨询依据文件主要内容和排列：
（1）委托方提供资料清单（清单应注明委托单位名称及项目名称）（附样2）；
（2）项目建议书或批件（投资估算编审）；
（3）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；
（4）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、标底、投标报价、结算编审）；
（5）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；
（6）送审工程概、预、决算书；
（7）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；
（8）设计变更单、施工签证（结算编审）；
（9）工程竣工验收凭证（结算编审）；
（10）甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；
（11）会议纪要、文函；
（12）安全文明施工措施费测定表（结算审核）；
（13）其他材料：
各种调查材料、采集数据、取证资料等。
以上内容在委托方提供的清单里列出时，则在依据里可以不再重列。
3、其他文件主要内容和排列：
（1）工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；
（2）咨询企业作业计划书（大于500万项目时必须有，附样7）；
（3）工程造价咨询质量控制流程单（附样5）；
（3）工程复核记录单（附样6）
（4）备考表（附样9）；
立卷情况说明：
卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。
（5）封底。
工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。
如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。
三、案卷的编目
1、编写案卷页号：
正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内归档目录、卷内备考表不编页号。
2、案卷封面的编制（附样2）。
（1）立卷咨询企业全称。
（2）咨询业务类别：
分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、工程标底、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；项目实施阶段造价跟踪控制等。
（3）案卷标题：
指咨询项目的全称。
（4）时间：
指卷内文件材料所属的起止年月。
（5）保管期限：
分为短期（10年）、长期（20年）、永久三类。
工程造价咨询档案一般定为短期。
有特殊要求的可定为长期或永久。
（6）件、页数：
“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数。
（7）归档号：
可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号，我单位采用档案立卷年份＋分类代码＋流水号（如2013审（预）001）。
（8）全宗号、目录号、案卷号：
指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。
3、卷内文件目录（附样3）。
（1）作者：
文件制发单位或个人。
（2）日期：
文件形成的年、月、日。
（3）页号：
卷内文件所在之页的页码。
（4）备注：
文件制发单位的发文字号、文件没有标题或标题不能说明文件内容的可自拟标题、留待对卷内文件变化时作说明之用。
4．卷内备考表（附样9）。
（1）本卷情况说明：
填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。
（2）立卷人：
由立卷者签名。
（3）检查人：
由案卷质量审查者签名。
（4）立卷时间：
指完成立卷的时间。
四、案卷装订要求
1、案卷装订排列：
（1）积累多个案卷移交资料员时填写档案移交表（也可一个案卷一次移交）；
（2）按照以上要求归类整理后，装订排列：
案卷封面（附样3）－卷内归档目录（附样4）－文件材料（。
。
。
。
附样1。
。
。
附样2。
。
。
附样5.6.7.8。
。
。
）－备考表（附样9）－封底；
（3）小项目时（不超过50万）可以省略--附样3.6.7.8
2、卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120至150克牛皮纸。
3、单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。
五、其他
1、每个项目同时按照上述要求将有关资料建立电子档案；
2、以上资料由编制人员排序整理后，移交给资料员印码和装订；
3、存档资料需在出具报告后30天内办理完成（除过程管理的项目等特殊情况除外），
逾期移交的编制人员按照50元/天计算罚款，资料员按照10元/天计算罚款，直至效益费用扣完为止。
4、年底由资料员和公司负责人评选出优秀存档的人员，罚款的收入在年底奖励给存档优秀的人员。
附样1：
发文稿
附样2：
委托方提供资料清单
附样3：
卷宗封面
附样4：
卷内归档文件目录
附样5：
工程造价咨询质量控制流程单
附样6：
复核记录单
附样7：
交办单和实施方案
附样8：
意见反馈
附样9：
备考表
本规则自8月1日开始试行，与以前的规定由冲突的地方以本版本为准
义乌市华诚工程造价咨询有限公司
2013年7月28日
档案移交表
序号
文号
责任者
题名
资料员
日期
1
备注：
1、平时每做好一个项目，在规定的时间内和资料员办理存档资料的移交并签字；
2、移交的资料达到装订档案的程度时，即按照立卷规则装订入库；
3、本表一式二份，责任人一份、资料员一份。
附件1义乌市华诚工程造价咨询有限公司
发文稿纸
签发
核稿
事由
拟稿人
主送单位
抄送单位
打字：
核对：
监印：
发文：
字第号年月日
本公司接受委托，对贵工程
结算书进行了审核，该项工程由工程
（有限）公司承建，我们于年月进现场勘测；在审核过程中，
坚持实事求是,客观公正的原则，根据提供的送审结算书、
等有关资料，按照国家工程造价的有关规
定、计价依据和文件精神，最终核定造价，并经甲、乙双方确认，
现将审核结果报告如下：
详报告正文
二、审核结果
项目送审结算数核减核增审定工程造价
合计
附样2：
委托方提供资料清单
第页
序号
提供资料内容
份数/页
是否
原件
咨询企业签收
归还委托方
签收日期
签收人
归还日期
接收人
附样3
（咨询企业名称）
（咨询业务类别）
（案卷标题）
自年月至年月
保管期限
本卷共件页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
附件4卷内归档文件目录
项目名称：
项目文号：
咨询类别：
序号
资料内容
作者
页码
备注
一
咨询成果报告主要内容和排列
1
咨询报告书正本原件（含定案表、回访单和预（结）算书）
2
签发人签发的报告书底稿
3
技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）
二
咨询依据文件主要内容和排列
1
委托方提供资料清单（附样2）
2
工程招标文件（含工程量清单）、工程承包合同、中标通知书、补充协议
3
送审工程概、预、结算书
4
涉及工程造价取定的隐蔽工程验收、施工记录或监理日记、相关技术鉴定报告
5
甲供材料、设备采购合同及使用明细单、安全文明施工措施费测定表
6
会议（核对）纪要、文函
7
其他材料
8
各种调查材料、采集数据、取证资料等（现场勘查）。
三
其他文件主要内容和排列
1
工程造价咨询合同或司法鉴定委托书
2
咨询企业交办单和实施方案（（执行该合同的具体人员）（附样7）
3
项目复核表（附样6）
4
工程造价咨询质量控制流程单（附样5）
5
工作项目评价（附样8）
6
其他资料
移交内容：
书面资料（是 否）；电子文档（是 否）； 其他：
移交人签字：
日期：
接收人签字：
日期：
附样9：
备考表
本案卷共有文件材料页，其中：
文字材料页，图样材料页，照片0张。
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
附样5
工程造价咨询质量控制流程单
编号：
咨询项目名称
咨询类别
委托单位
合同编号
约定作业期
年月日至年月日
项目负责人
专业咨询人员
姓名
专业
资格
姓名
专业
资格
1.
2.
3.
4.
自
校
意
见
专业咨询人员签名（并盖资格章）：
日期年月日
专业咨询人员2签名（并盖资格章）：
日期年月日
专业组负责人签名（并盖资格章）：
日期年月日
复
核
意
见
项目负责人签名（并盖资格章）：
日期年月日
审
核
意
见
技术负责人签名（并盖资格章）：
日期年月日
附样8
工程造价咨询项目回访与总结
一、委托方评价意见
您对义乌市华诚工程造价咨询有限公司在工程项目（合同编号：
，成果报告书编号：
义华诚预（201）第号工程造价咨询服务工程中：
1、对咨询人员服务态度和工作进度、效率的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
2、对咨询人员执业道德的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
3、对咨询人员专业技术水平的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
4、对咨询人员表达、协调、沟通能力的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
5、对咨询项目实施方案及项目专业技术人员配备的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
6、对咨询人员执行相关执业规程和工作制度的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
7、对咨询成果报告及附属技术文件质量的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
8、对咨询服务收费合理性的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
9、对咨询合同履行情况的评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
10、对造价咨询（控制）实际达到的目标、效果的评价：
□优秀□良好□一般□较差□极差
依据以上1-10项评价结果，您对咨询服务的总体评价：
□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意
请您说明对咨询服务的总体评价及存在问题的具体说明：
工程造价咨询业务委托人（公章）
年月日
附样6工程造价项目复核记录单
项目名称：
编号：
简述
初稿编制记录
初步造价：
初步造价或核减原因：
尚待确定问题（本内容免责）
编制人员签名：
日期：
针对初稿复核
尚待确定问题的答疑
复核意见
建议（本内容免责）
复核人员签名：
日期：
针对复核改
针对复核后调整的造价：
调整的原因：
尚待确定问题（本内容免责）
编制人员签名：
日期：
修改后再核
建议（本内容免责）
复核人员签名：
日期：
审定
审定的理由和造价：
建议商讨问题（本内容免责）
日期：
1、本单由编制人员制作、跟踪，在审定意见后交资料员保管。
审定意见由技术负责人填写。
2、以上内容如实填写，如未填写的按照每处100元扣除效益费。
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