水运工程档案管理.docx
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水运工程档案管理
第二节水运工程信用信息管理
按照交通运输部《水运工程建设市场信用信息管理办法》交水发[2008]510号的要求，水运工程建设市场实施信用信息管理，管理的主要当事责任主体包括从事水运工程建设的建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和试验检测单位。
信息管理包括信息系统的建设、维护以及信息的采集、审核、汇总、上报和发布等工作。
上节所开展的水运工程质量安全督查是信息的采集的重要手段之一，所掌握的情况作为上报主要内容之一。
对于督查中发现的符合《水运工程建设市场主要责任主体不良行为记录认定标准》范围内的不良行为，不良行为记录信息事实清楚的将在省级交通运输主管部门信息平台发布外，并及时上报交通运输部。
第三节水运工程文件档案编制要求
由于水运工程施工企业来自全国不同地区，而国内不同地区和我省部分地市的城建档案管理规定存在不同程度的差异，为加强水运工程施工资料文件的归档整理工作，建立完整、准确的水运工程施工资料档案，根据交通运输部《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》（交办发〔2009〕225号）、《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005年第2号）、《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）、《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）及财政部关于财务决算的有关规定，并结合我省水运建设项目的实际情况制定水运工程资料整理的要求。
一、基本规定
（一）参与水运建设项目的业主、设计、监理、检测、施工等单位必须高度重视，成立竣工资料编制小组，及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料，要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神，确保原始记录的真实性、可靠性，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。
（二）合格的水运建设项目文件材料档案，是真实反映项目建设过程和建设成果的记录及载体，工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此，凡竣工档案验收不合格的工程财务不予结算，不能进行竣工验收，工程不能交付使用。
二、参建单位职责
（一）建设单位职责
1、水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人（建设单位）负责制。
水运建设项目文件材料资料的编制和归档，项目法人（建设单位）为第一责任人。
项目法人（建设单位）应把水运建设项目文件材料编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。
2、项目法人（建设单位）应在招投标和制订有关合同时，应设立专门条款，明确有关方面对项目文件收集、整理、归档和移交的责任，并有相应的检查、考核措施。
3、项目法人（建设单位）应督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制，确定一名领导分管档案工作，配备素质较高的档案专、兼职人员负责建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统，且与工程建设同步。
（三）监理单位职责
1、监理单位不但要按本要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，而且还要督促、并定期检查各施工单位水运建设项目文件材料的编制工作。
对施工单位水运建设项目文件材料的完整性、准确性及编制质量负监理责任。
2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制。
水运建设项目文件材料初验前，总监及整理编制水运建设项目文件材料的监理人员均不得离开本项目岗位。
3、施工单位在报请初验水运建设项目文件材料前，监理单位必须先进行审查、经审查合格后，方能签认。
未经监理单位审查签认的水运建设项目文件材料，不得进入初验程序。
（四）施工单位职责
1、施工单位整理编制的“施工文件”是水运建设项目文件材料的主要部分，它记录和反映了工程实施的全过程，形成了大量的技术资料，对今后工程使用、管理、维护及改扩建的有着极其重要的作用。
对此，各施工单位的主要领导必须引起高度重视。
水运建设项目文件材料初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制水运建设项目文件材料的经办人员均不得离开本项目岗位。
2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制，合同段项目经理为本合同段水运建设项目文件材料编制的第一责任人。
将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集整理及存放工作落实到专人负责。
3、施工过程中，对已办理分项、分部或单位工程中间交工验收的，必须在30天内，按本要求编排目录，将资料整理后，分类存放。
定期开展施工资料整理、编制及存放的自查工作，并将自查情况向监理工程师提交书面报告。
做到每完工一项，工程资料就完成一项。
4、工程项目凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料。
三、文件材料的收集和整理
（一）收集范围
水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责，编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。
具体收集范围及归档单位按《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》（交办发〔2009〕225号）中的《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。
为严格按《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制水运建设项目文件材料，既做到整理规范和内容完整，又便于操作，本要求对归档文件内容进行了细化，并就组卷分册也作了明确的要求，详见“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”。
水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表
序号
归档文件
编制单位
备注
第一部份综合文件
第一册
竣（交）工验收文件
1
竣工验收文件
（1）
竣工验收申请、批准文件
建设单位
（2）
竣工验收鉴定书及竣工验收证书及附件
建设单位
附件为整个工程项目质量评定汇总表
（3）
竣工验收报告
建设单位
（4）
港口（航道）工程初步验收意见
建设单位
2
各单位工程交工验收证书
（1）
项目开工及批准文件
建设单位
（2）
合同段开工报告及批准文件
建设单位
（3）
交工验收申请及批准文件
建设单位
（4）
交工验收证书及附件
建设单位
附件为单位工程质量评定汇总表
（5）
交工验收报告
建设单位
3
各单位的工作报告
（1）
工程项目执行报告
建设单位
（2）
工程设计工作报告
设计单位
按合同提交
（3）
工程质量监督工作报告
质量监督部门
（4）
工程监理工作总结报告
监理单位
按合同提交
（5）
工程施工总结报告
施工单位
按合同提交
第二册
专项验收文件
1
档案验收文件
建设单位
2
环境验收文件
建设单位
3
消防验收文件
建设单位
4
其他验收文件
建设单位
第三册
立项审批文件
1
可行性研究报告及批准文件；
（1）
可行性研究报告及审批（核准）文件
建设单位
（2）
可行性研究报告的评估报告或专家评审意见
建设单位
（3）
行业主管部门对可行性研究报告的审查意见
建设单位
2
环境影响评价报告书及批复
建设单位
3
项目用地预审意见
建设单位
4
岸线审批文件
建设单位
5
通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪等部门的评估及审核意见
建设单位
6
文物调查、保护等文件
建设单位
7
其他文件材料
建设单位
第三册
设计审批文件
1
初步设计文件及审批文件；
（1）
初步设计审批文件
建设单位
（2）
专家审查意见及审查会议纪要
建设单位
（3）
初步设计文件
2
消防部门审核意见
3
施工图设计及审批文件
（1）
施工图设计审批文件
（2）
各单项工程施工图设计文件
（a）
施工图设计说明书、预算书
建设单位
（b）
各单位工程施工图设计图纸
建设单位
（c）
………………………………
建设单位
按单位工程往下排列
（3）
各单项工程施工图设计文件
（a）
施工图设计说明书、预算书
建设单位
（b）
各单位工程施工图设计图纸
建设单位
（c）
………………………………
建设单位
……
………………………………
建设单位
根据单项工程编排
4
工程勘测资料
建设单位
5
设计变更文件
（1）
初步设计调整文件
建设单位
（2）
施工图设计变更文件及批准文件
建设单位
（3）
设计变更情况一览表
施工单位提供，建设单位汇总
6
设计中重大技术问题往来文件、会议纪要；
建设单位
7
上级单位有关指示；
建设单位
第四册
工程招投标文件及合同文件
1
第1合同段工程招投标文件
按合同段及项目（设计、施工、监理）确定分册数,如施工招标有5个合同段，分成5个项目，则名称为XX合同段施工招标文件
（1）
招标文件及招标公告
（a）
招标公告
建设单位
（b）
招标文件；
建设单位
（c）
招标资格预审文件
建设单位
（d）
技术文件及补充文件
建设单位
（e）
招标其他文件（补遗通知等）
建设单位
（2）
投标文件
（a）
资格预审申请文件或资格后审文件
建设单位
（b）
投标文件
建设单位
（3）
评标文件及中标通知书
（a）
评标报告
建设单位
（b）
纪检部门监督报告及公证书等
建设单位
（c）
中标通知书
建设单位
（d）
标底和标底汇总及拦标价等
建设单位
（4）
建设单位往来文件及其他文件资料
（a）
建设单位将招标结果上报备案文件
建设单位
（b）
其他文件及资料
建设单位
……
第……合同段工程招投标文件
建设单位
3
合同书、协议书
（1）
勘察设计合同
建设单位
按基本建设时间排序
（2）
施工承包合同
建设单位
（3）
监理合同
建设单位
（4）
科研合同
建设单位
（5）
其他合同
建设单位
第五册
工程准备文件
可根据项目实际情况自行编排分册数
1
用地、水域许可及征地拆迁资料
（1）
建设用地规划许可及规划选址图
建设单位
（2）
建设用地选址意见及红线图
建设单位
（3）
海域使用权证书
建设单位
（4）
建设用地申请及批复
建设单位
（5）
征地拆迁及移民有关文件
（a）
征地批文
建设单位
（b）
红线图及土地证
建设单位
（c）
征用土地、拆迁补偿文件
建设单位
（d）
其他资料
建设单位
（6）
疏浚泥土处置方案及海洋倾倒许可证
建设单位
（7）
疏浚泥土弃置堆放用地审批文件
建设单位
（8）
占用渔业水域补偿及海洋生态损失补偿协议
建设单位
2
供电、供水、通讯、排水等协议
建设单位
3
开工备案文件
建设单位
4
水上水下施工许可证
建设单位
5
质量监督申请书、通知书
建设单位
6
建设前原始地形、地貌状况图、照片
建设单位
第六册
工程管理文件
可根据项目实际情况自行编排分册数
1
项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理
（1）
普发性
建设单位
（2）
针对性
有关单位
2
监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件
监理单位
3
监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件
施工单位
4
监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件
施工单位
5
项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要
（1）
例会性
建设单位
（2）
专题性
有关单位
6
监理组织召开的工地例会及专题会议纪要
（1）
例会性
监理单位
（2）
专题性
有关单位
7
计划进度报表（建设单位向上级主管部门上报）
建设单位
8
建设单位管理过程中与其他单位往来文件及资料
建设单位
9
其它由建设单位汇编的文件
建设单位
第七册
工程试运行、观测、分析评价
1
试运行记录
建设单位
2
港口工程施工水域扫测报告
建设单位
3
实船实航试验记录
建设单位
4
整治效果分析报告
建设单位
5
观测成果报告
建设单位
6
码头能力核算报告
建设单位
第二部份决算和审计文件
第一册
支付报表
建设单位
第二册
决算文件
建设单位
第三册
决算审计文件
建设单位
第四册
其它文件
建设单位
根据实际情况取舍
第三部份监理资料
按合同段确定册数
第一册
第1合同段工程监理资料
监理单位
1
监理工作依据性文件
（1）
监理规划
监理单位
（a）
工程项目概况
监理单位
（b）
工程项目监理范围及目标
监理单位
（c）
工程监理工作内容
监理单位
（d）
控制目标及措施
监理单位
（e）
组织机构及人员配备
监理单位
（f）
监理工作制度
监理单位
（2）
监理实施细则及批复
监理单位
2
监理管理文件
（1）
监理行政管理文件（监理内部来往函件、请示、报告及批复）
监理单位
根据实际情况确定卷数
（2）
合同管理文件
监理单位
（3）
工程质量控制文件
监理单位
（4）
计划进度控制文件
监理单位
（5）
费用控制文件
监理单位
（6）
安全管理文件
监理单位
（7）
旁站监理记录
监理单位
（8）
监理日志
监理单位
（9）
施工监理工作月报
监理单位
（10）
监理工作总结（含阶段总结）
监理单位
（11）
监理质量评估报告
监理单位
第…册
第……合同段工程监理资料
监理单位
第四部份科研资料
第一册
XX课题科研资料
承办课题研究及实施的单位
按课题确定册数
1
课题报告、任务书及批准文件
2
协议书、委托书、合同
3
研究方案、计划、调查研究报告
4
试验记录
5
试验分析、计算、整理数据
6
阶段报告、科研报告、技术鉴定报告
第…册
XX课题科研资料
第五部份施工资料
第一册
XX单项工程
施工单位
按单项工程确定册数，如航道工程、港口工程等
1
第……合同段工程施工资料
施工单位
按合同段确定分册数
（1）
综合文件
施工单位
单项工程的综合文件
（a）
会议纪要
施工单位
（b）
总体施工方案
施工单位
（c）
有关安全、质量文件
施工单位
（d）
业主、监理来文及其它文件
施工单位
（2）
计量支付报表
施工单位
（3）
施工进度报表
施工单位
（4）
XX单位工程交工资料
施工单位
按合同段所含单位工程向下编制卷数
（a）
综合性施工文件（文件汇编）
施工单位
①
工程施工总结
施工单位
②
交工验收报告、交工验收申请、批准文件
施工单位
③
建设、监理批准的文件及有关指示
施工单位
④
竣工图表
施工单位
（b）
变更资料
施工单位
（ｃ）
设计、技术性文件
施工单位
①
施工图设计会审纪要、技术交底资料
施工单位
②
有关工程施工的技术性文件、通知、重要技术座谈会、讨论会纪要
施工单位
（ｄ）
进度投资控制文件
施工单位
①
有关进度的往来文件
施工单位
②
施工结算
施工单位
③
竣工工程量清单
施工单位
（ｅ）
质量检验评定资料
施工单位
①
施工组织设计和批准文件及执行情况
施工单位
②
开工报告及其批复文件
施工单位
③
单位工程质量综合评定表
施工单位
④
中间交工证书
施工单位
⑤
分部工程质量评定汇总表
施工单位
⑥
分部工程质量评定表
施工单位
按分部工程的情况归类后顺序排列
⑦
分项工程质量检验评定汇总表（用于需要进行综合评定分项工程）
施工单位
⑧
分项工程质量检验评定表（用于不需要进行综合评定的分项工程，也作为需要进行综合评定分项工程的分项工程质量检验评定汇总表的附表）
施工单位
⑨
隐蔽工程检验记录（施工单位自检表）
施工单位
⑩
成品、半成品检验记录（含预制、外购、现浇等各种成品、）半成品）
施工单位
…
重大安全质量事故及处理情况报告
施工单位
（f）
五、质量保证资料
施工单位
①
单位工程质量检验资料核定表
施工单位
②
水泥出厂合格证、试验报告
施工单位
③
钢材出厂合格证、试验报告
施工单位
④
砂、石检验报告
施工单位
⑤
其他原材料合格证、试验报告
施工单位
⑥
钢筋焊接试验报告
施工单位
⑦
钢筋冷拉试验报告
施工单位
⑧
混凝土或砂浆配合比、强度试验报告
施工单位
⑨
混凝土抗冻等级试验报告
施工单位
⑩
混凝土抗渗等级试验报告
施工单位
…
混凝土弯拉强度试验报告
施工单位
…
钢结构焊接试验报告
施工单位
…
焊条（剂）合格证
施工单位
…
防水材料合格证、试验报告
施工单位
…
构件出厂合格证
施工单位
…
打桩综合记录及中间验收记录
施工单位
…
基槽验收记录
施工单位
…
夯实验收记录
施工单位
…
主要构件安装及验收记录
施工单位
…
土壤密实度试验记录
施工单位
…
测量控制点、基线、水准点复核资料
施工单位
…
中间交工验收记录
施工单位
…
沉降位移变形观测记录
施工单位
…
工程竣工整体尺度测量报告
施工单位
（g）
监理工程师对承包商的指令、通知、签认等文件（水运工程的监理用表一律采用《水运工程施工监理规范》附录A的格式）
施工单位
（h）
施工原始记录
施工单位
①
施工日志
施工单位
②
开、完工记录
施工单位
③
天气、温度及自然灾害等记录
施工单位
④
各工序施工原始记录
施工单位
⑤
各工序测量原始记录
施工单位
⑥
施工照片集
施工单位
⑦
其他各种原始记录
施工单位
（5）
………单位工程交工资料
施工单位
（二）关于《水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表》的说明：
1、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第一部份和第二部份所设置的册号为固定号，如有的项目无第一部份第七册的文件，第七册的册号和名称应保留，在“竣工文件组册与档号对照表”备注中应注明无此项。
2、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第一部份第四册第1分册按合同段及项目（设计、施工、监理）确定分册数，如施工招标有5个合同段，分成5个项目，即名称为XX合同段施工招标文件。
第三部份监理资料按合同段确定册数，第一册的案卷名称为第1合同段工程监理资料，第1合同段可为工程合同的具体实施名称，如“XX港中水泊位”，则案卷名称为“XX港中水泊位工程监理资料”；如“XX航道工程第一标段”，则案卷名称为“XX航道工程第一标段工程监理资料”；第五部份第一册第1条按合同段确定分册数，可照此执行。
3、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第五部份第一册第1条
（1）
（2）（3）备注上应指明是对整个单项工程综合文件，第五部份第一册第1条第（4）小条，按合同段所含单位工程向下编制卷数，如合同中有5个单位工程，即从第4卷开始编制单位工程交工资料，为4至8卷。
4、如施工承包合同仅有1个单位工程的，第五部份施工资料按合同分即划为一个分册，单位工程以下各序号各提升一级，即（4）升为4，（a）升为
（1），①升为（a）（注：
（4）为卷号，4为分册号；（a）为卷内目录编号，
（1）为卷号；（a）为卷内目录编号）。
但
（1）综合文件归在原来（a），
（2）计量支付报表和（3）施工进度报表归在原来（d）（注：
（a）升为
（1），（d）升为（4））。
（三）文件材料的组卷分册
1、水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内在联系，进行分类整理组卷。
2、水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，达到分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。
3、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中，组卷分册顺序为:
部份→册→分册→卷，在序号中分别对应为：
第XX部份→第XX册→1,2，3……→
（1）,
（2）,（3）……。
分册资料过多的，需两盒（含两盒）以上装存的，分册以下设卷。
案卷无论是组册至分册，还是组册至卷，一律以盒为单位编写顺序号。
4、为便于工程项目交（竣）工验收时查找资料，各水运建设项目实际操作中组卷分册需既按照“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”的顺序，又结合自己项目资料篇幅的实际情况编制“竣工文件组册与档号对照表”。
（四）交工验收前，项目法人（建设单位）要组织相关单位完成“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中的第五部分（施工资料）的文件编制工作（除缺陷责任期的有关资料外）和设计变更一览表。
竣工验收前，完成除第一部份第一册第一卷（竣工验收文件）外的全部水运建设项目文件材料的编制工作。
竣工文件组册与档号对照表
工程项目名称：
编制日期：
序
号
组册
案卷题名
档号
备注
册号
分册号
卷号
1
第一部份综合文件
2
第一册
竣（交）工验收文件
3
第一分册
…………………………………………………
4
第二分册
…………………………………………………
5
第一卷
…………………………………………………
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