金泉联盟会所财务结算.docx

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金泉联盟会所财务结算

金泉联盟会所财务结算与管理制度

——（智能）会员卡财务操作流程

一、金泉联盟会所（智能）会员卡财务结算管理的重要性

金泉联盟会所（智能）会员卡财务结算管理的重要性：

配合经营，准确核算，严格监督和控制整个会员卡的财务运作。

二、金泉联盟会所（智能）会员卡的种类

一般销售

分类

财务结算

分类

会员系统分类

折扣

首次预存/预授

金额（≥）

续存金额（≥）

消费底限

铂金卡

预存

先预收后消费

预存

铂金卡

8折

10000元

5000元

500元

预授

先消费后收款

预授权

铂金卡

8折

由各成员单位相关管理部门审批，不低于预存卡金额。

金卡

预存

先预收后消费

预存

金卡

8.5折

5000元

3000元

300元

预授

先消费后收款

预授权

金卡

8.5折

由各成员单位相关管理部门审批，不低于预存卡金额。

银卡

现付

即时消费收款

银卡

9折

无

无

无

备注：

1、消费底限为应提醒客人续费的底限，非不可结算底限；

2、正常使用会员卡消费均享受积分；

3、预存/预授卡现付时不享受积分和折扣。

三、结算管理

1、由金泉联盟会所营销部开设统一银行结算帐户；

2、联盟各成员单位必须将预存制会员预存、续存的款项，办理银卡收取的100元会费，以及本单位发出的预授权卡所预授的款项，在业务发生次日全额存入会所统一的银行结算帐户（国家法定假日顺延），本单位发出的预授权卡所产生的应收帐款关系由发出卡单位自行承担，与实际消费成员单位及联盟会所不产生应收帐款关系；

3、每月25日为结帐日（关帐日期），金泉联盟会所营销部将通过审核，与联盟各成员以传真的方式进行确认，结算实际消费款项。

四、各成员实际操作中的相关规定

（一）会员卡激活（使用）或授权的规定

1、预存制会员卡：

由各成员的财务部或收银点激活（使用）

程序：

由各成员单位相关管理部门进行资格审批，然后由收银或财务收款激活（使用）会员卡。

会员填制入会申请表一式两份，各成员单位相关管理部门按规定的程序做好审批，交财务或收银点复核已审批申请表，收款，办理相关收款手续后在审批文件上签章确认，然后激活（使用）会员卡。

签章确认的审批文件，一份交各成员单位相关管理部门作为会员档案存档，一份随收银资料转财务，或由财务留存一份。

财务审批文件由会员卡会计收存。

2、银卡/现付卡：

由财务部或收银点激活（使用）

程序：

与预存制会员卡相同，由各成员单位相关管理部门进行资格审批，然后由收银或财务收款激活（使用）会员卡。

文件审批及流转与预存制会员卡相同，不用预收款项。

3、预授权会员卡：

由财务部激活（使用）

程序：

由各成员单位相关管理部门进行资格审批，然后由收银或财务激活（使用）会员卡。

会员填制入会申请表一式两份，各成员单位相关管理部门按规定的程序做好审批，交财务复核已审批申请表，财务在审批文件上签章确认，根据所预授的金额，按规定激活（使用）会员卡。

签章确认的审批文件，一份交各成员单位相关管理部门作为会员档案存档，一份由财务留存转会员卡会计。

备注：

各成员单位相关管理部门应将各自吸纳的会员详细资料输入会员管理系统，以便会所营销部和其它成员单位查询。

（二）发票如何开具

1、预存制会员卡

根据客人需要，有如下两种情况：

（1）预存时一次性开具发票；（开发票时应在该客人的电脑系统资料中做好备注，并请客人在存款帐单上注明“发票已开”后签名确认。

）

（2）预存时不开发票，以存款帐单作为收款凭证；消费时再开发票，每次开发票前应查看电脑系统中所开发票的余额，每次开发票后在电脑系统中做好记录。

2、预授/现付会员卡

在实际收到消费款项时开具发票。

（三）收入如何确认

收入的确认遵循两个原则：

权责发生制原则和从地原则。

即客人在哪里发生的消费，由该成员单位确认收入。

（四）无论何种会员卡结算帐单，会员必须在单据上签字确认。

五、相关岗位操作流程及具体规定

（一）酒店类成员单位（包括设置有收银、夜审、日审、出纳、外帐催收、会员卡会计等财务岗位的实体），在增加会员卡操作管理系统后，一般存在两种前台操作系统，即原前台收银管理系统与会员卡结算管理系统，结算操作需进行二次操作。

A、收银岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

会员卡资金的预存、续存；会员卡消费的结算、审核。

2、单据类型及传递程序

（1）会员卡帐单：

一式三联（必须由会员签字确认）

其中：

第一联（白联）——存根联——会员卡会计联——转财务（出纳或日审转会员卡会计/成员单位财务会员卡会计）

第二联（红联）——记帐联——转财务（出纳或日审转记帐会计/成员单位财务记帐会计）

第三联（黄联）——客户联——交会员（客人）

备注：

预存制会员卡预存或续存金额时，会员卡帐单转财务的联次应同预存和续存款项同时投封包。

其余同一般业务，单、款分开转。

（2）发票：

传递方式同一般业务的发票传递（手写发票有三联），根据前面第四条第

（二）款的管理规定开据。

（3）每班打印会员系统报表：

①收银班次报表

②会员消费报表（按会员明细）

3、审核

每班收银核对预存制资金的预收和消费情况及预授权恢复信用额度及消费情况：

核对预收款项及信用额度恢复款项

（1）核对预存充值

预存制会员卡预存、续存款项，将收款后的会员卡账单的总额与《卡预付款充值表》中“实收金额”核对。

（2）核对预授充值

预授权会员卡还款恢复信用额度时，将实际收到款项的会员卡账单的总额与《信用额度充值表》中“额度金额”核对。

核对消费款项

1单表核对

将消费帐单金额与《收银班次报表》、《会员消费报表》总金额核对；

2表表核对——会员系统与前台结算系统报表核对

将会员系统《收银班次报表》“会员预付款”、“信用额度”合计与《会员消费报表》

“预付款/信用额度支付”金额与前台系统结算方式中的“会员卡预付款”金额相核对。

（前台系统中的结算方式“会员卡预付款”项目需各实体系统管理员在原前台收银系统中自行设定）；

核对后应在收银手工报表上单独备注当班收银会员卡预存、续存金额，应收预存、预授会员消费款。

B、夜审岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

核对前台系统报表与会员系统报表，收银上述全日内容，审核相关单据是否完备。

2、工作程序：

（1）汇总全天收银手工报表上的会员预存金额，预存、预授会员卡会员消费金额，与前台系统核对；

（2）审核相关单据是否完备；

C、出纳岗位

1、工作所涉会员卡的内容：

每日核对预存单款，与日审核对预存挂帐，将会员预存、本单位预授款项存入金泉联盟会所统一结算帐户，每月与银行核对营销部结算款项到帐情况；

2、工作程序：

（1）每日清点日销售款项时，核对会员预存单独封包中单款是否相符；与日审核对预存挂帐；

（2）每日将核对后的会员预存款项存入金泉联盟会所统一结算帐户；

（3）每日与会员卡会计核对本单位上日发生的预授权金额，并将此款项足额存入金泉联盟会所统一结算帐户；

（4）每月与银行核对营销部拨付本单位的结算款项是否到帐。

D、日审岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

核对夜审内容，审核相关单据是否完备，并进行挂帐处理；

2、工作程序：

（1）按夜审传递的报表核对经营信息，审核内容与夜审所审核的内容相同；

（2）将相关帐单传递给外客催收或会员卡会计；（备注：

若当日挂帐涉及会员卡挂帐，收款单据应交会员卡会计签收；若当日挂帐不涉及会员卡挂帐，收款单据应转外客催收会计。

（3）与相关各岗核对：

①与出纳核对预存金额是否正确；

②与会员卡会计核对当日会员预存、消费情况；

（4）进行帐务处理（见第七条帐务处理）。

E、会员卡会计岗位

1、会员卡会计管理目的；

（1）预存制资金的收发存管理；

（2）预授额的消费及控制；

（3）挂帐的收回、冲抵复核及重授权；

（4）积分信息的统计；

2、工作所涉会员卡内容及程序：

（1）核对审核：

每日将会员预存、挂帐、挂帐收回进行核对，分为应收（预存）和应收（预授），将日审传递的挂帐收款单据剔除应收（预存）后传外客催收；每月与日审、外客催收核对这部分挂帐；每日、每月与出纳核对预存、续存、预授金额；

（2）每日登记会员卡明细；

（3）每月与会员卡总会计核对在本单位发生的预存额和消费额（在本单位每月帐表核对完毕后）；

3、记帐：

按卡型分类记帐，按日审传递的原始单据登记明细记帐

一级分类：

铂金卡、金卡、银卡

二级分类：

预存、预授、现付

三级分类：

按卡号、会员姓名

4、会员卡会计具体操作

（1）统计收到会员结算帐单，分卡种汇总；

（2）打印本消费点全日会员卡消费明细表，按顺序与会员结算帐单核对；

（3）与日审核对当日预收、消费挂帐；每月总额应相等；

（4）每日与出纳核对预存、续存、预授金额，督促出纳存入会所统一帐户；

（5）将已核对的预授会员应收挂帐单据转外客催收；

（6）登记会员卡卡别明细帐；

（7）填制“会员卡消费核对表”；

（8）每月核对授权情况及收回款项情况，并列表经外客催收核对确认；

（9）每月统计会员消费积分情况；

（10）每月与营销部会员卡总会计核对会员卡消费明细汇总情况；

F、主管会计或记帐会计

1、工作所涉及会员卡的内容：

根据相关的往来进行帐务处理，具体帐务处理详细参“七”；

2、备注：

预授权的对客帐务核算必须到各会员；

（二）非酒店类成员单位（在增加会员卡操作管理系统后，结算操作不需进行二次操作的实体）：

A、收银岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

会员卡资金的预存、续存；会员卡消费的结算、审核。

2、单据类型及传递程序

（1）会员卡帐单：

一式三联（必须由会员签字确认）

其中：

第一联（白联）——存根联——会员卡会计联——转财务（出纳或日审转会员卡会计/成员单位财务会员卡会计）

第二联（红联）——记帐联——转财务（出纳或日审会计/成员单位财务记帐会计）

第三联（黄联）——客户联——交会员（客人）

备注：

预存制会员卡预存或续存金额时，会员卡帐单转财务的联次应同预存和续存款项同时投封包。

其余同一般业务，单、款分开转。

（2）发票：

传递方式同一般业务的发票传递（手写发票有三联），根据前面第四条第

（二）款的管理规定开据。

（3）每班打印会员系统报表：

①收银班次报表

②会员消费报表（按会员明细）

③销售分类报表

3、审核

除审核全天的销售情况外，应对会员消费情况进行单独审核。

核对预存制资金的预收和消费情况：

核对会员卡充值报表“实收金额”，并分预存和预授统计；将收银班次报表会员结算表中的“会员预付款”与会员消费报表（按会员明细）中的“预付款支付”栏目核对，核对确认后在手工收银报表上单独备注当日会员预存金额、应收会员卡款项（持预存、预授会员卡会员消费的情况）。

B、出纳岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

每日核对预存单款，与日审核对预存挂帐，将会员预存、本单位预授款项存入金泉联盟会所统一结算帐户，每月与银行核对营销部结算款项到帐情况；

2、工作程序：

（1）每日清点日销售款项时，核对收银员预存单独封包中单款是否相符；与会员卡会计核对预存挂帐；

（2）每日将核对后的会员预存款项存入金泉联盟会所统一结算帐户；

（3）每日与会员卡会计核对本单位上日发生的预授权金额，并将此款项足额存入金泉联盟会所统一结算帐户；

（4）每月与银行核对营销部拨付本单位的结算款项是否到帐。

C、会员卡会计岗位

工作所涉会员卡内容及工作程序：

（1）统计收到的会员结算帐单，分卡种汇总；

（2）除每日日常收入审核外，核对会员卡报表；

（3）分单：

第一联（白联）、存根联——会员卡附件（应收会员消费款款附件，待会员卡会计核对记帐后转作为收款凭据）备注：

作为挂帐收款附件的，会员卡会计核对后转收款，先核对后转单。

会员卡会计将此联转收款人员后，会员卡会计处将无此联作为会员卡核对的附件，因此会员卡会计的核对记录至关重要。

第二联（红联）、记帐联——财务总帐做帐依据

第三联（黄联）、客户联——消费时给客户

（4）登会员卡明细帐，按单登会员存款消费明细；

（5）每月与营销部会员卡总会计核对会员卡消费明细汇总情况。

D、主管会计或记帐会计

1、工作所涉及会员卡的内容：

根据相关的往来进行帐务处理，具体帐务处理详细参“七”；

2、备注：

预授权的对客帐务核算必须到各会员；

（三）会员营销部（结算中心）：

A、出纳岗位

1、工作所涉及会员卡的内容：

（1）每日按会员卡总会计的通知查核各点营业款到帐情况；

（2）根据审批、审核程序完备的拨款通知拨付各成员款项；

（3）登记营销部（结算中心）资金收付余日记帐（即银行存款日记帐）；

（4）每月与会员卡总会计核对结算帐户余额。

2、工作程序：

（1）每日根据会员卡总会计审核后的通知，查收各实体的电汇传真件，并到银行帐户实际核对；

（2）根据到帐金额，以传真件为附件，登记日记帐收入（借）项；

（3）每月根据审批、审核程序完备的拨款通知，按规定扣除1%的系统管理费后汇款给各成员单位；

（4）根据拨付款的汇款附件登记日记帐支出（贷）项；

（5）与会员卡总会计核对结算帐户余额。

B、会员卡总会计岗位：

1、工作所涉及会员卡的内容：

（1）对各成员单位预存和预授权资金的收发存进行总控管理；

（2）每月与各成员单位会员卡会计核对会员在该成员单位的消费情况；

（3）按各实体设置会员资金管理和消费明细帐；

2、工作程序：

（1）每日统计各成员单位会员卡消费情况，并按成员单位登帐，填具会员消费核对表，并保证勾稽关系的准确性；

（2）每日通过系统检查各成员单位收取的预存和发出的预授款项，并通知出纳查核结算的到帐金额；根据出纳传递的电汇传真件进行帐务处理；

（3）每月对会员消费情况进行总核对后再与各实体核对；

（4）每月30日以前与各成员单位会员卡会计核对当月消费情况；

（5）每月20日以前，与各成员单位核对无误后，统计上月资金划拨表，将资金总体情况报告和资金划拨表报联盟会所理事长核准后交出纳，于每月25日前实施款项拨付。

根据拨付款项的原始单据进行帐务处理；

（6）每月款项拨付后，按单据登帐，并与出纳对帐；

（7）每季次月的10日以前核对一季总情况，并在次月20日前实施季度清算。

六、结算中的其他规定

1、每月各实体编制当月会员卡消费核对表，内容应包括：

（1）本实体预存制会员卡的预存、续存、消费；

（2）预授权会员卡的消费和款项收回情况；

（3）金泉银卡现付消费情况；

（4）财务负责人复核，实体负责人审批。

手续完备后，将核对表传真给会员卡总会计；会员卡总会计核对无误后，确认并回执，回执上注明将划拨的资金情况。

2、营销部会员卡总会计每月组织各实体核对会员消费情况，并按程序指导结算中心出纳按本月会员消费总额扣除1%的系统管理维护费后进行实际资金划拨。

3、各实体会员卡会计每月30日以前与会员卡总会计核对每月各实体会员卡消费情况（填制对帐单）；每月10日以前督促催收本实体发出的应收挂帐（预授）；每月20日以前结算上月款项，每月25日后督促出纳查收营销部（结算中心）拨付的会员消费款项；每季次月的10日以前核对一季总情况，并在次月20日前实施季度清算。

七、财务帐务处理

财务处理按业务程序归纳如下：

（一）各实体（成员单位）帐务处理

1、预收或续存会员资金时（只涉及预存制会员卡）

根据交款单及发票进行帐务处理：

借：

现金/银行存款

贷：

预收帐款——会员卡

备注：

预授权消费授权时不做帐务处理，但须做好备案记录，各成员单位的会员卡会计要加强对此部份的累计消费额审核。

2、将资金汇至会所统一帐户时

（1）将所收到预存制会员卡会员预存和续存资金汇至会所统一帐户时

借：

预收帐款——会员卡

贷：

现金/银行存款

（2）将本实体所预授的金额预先代垫汇至会所统一帐户时

借：

其他应收款——会员卡代垫款——X会员（卡号）

贷：

现金/银行存款

3、消费时（涉及所有卡）：

根据消费帐单或发票进行帐务处理：

借：

应收帐款——会员卡（金卡、铂金卡预存/预授）

或现金/银行存款/其他货币资金（现付银卡）

贷：

营业收入——各项收入

4、月底会员卡会计按会员卡和消费地点打出汇总报表（会员消费报表），经审核并与实体往来挂帐、会员卡总会计核对无误后，填写当月“会员卡消费核对表”。

5、每月各实体会员卡会计与会员卡总会计核对，进行数据交换并确认，会员卡总会计进行资金统筹，实行实际消费资金调拨。

接到会员卡总会计的回执通知并确认收到预存制会员、预授权会员在本实体实际消费的款项后，进行帐务处理：

借：

银行存款

管理费用——会员手续费

贷：

应收帐款——会员卡

帐务处理后，应与会员卡总会计核对各点会员资金余额。

6、各成员单位根据本单位预授权会员在会所各实体的总消费金额，打出统一帐单，与会员卡总会计进行核对后，向各预授权会员收回消费款项时，因授权金额已预先汇至会所统一帐户，应冲销原代垫挂帐金额，帐务处理如下：

借：

现金/银行存款等

贷：

其他应收款——会员卡代垫款—X会员（卡号）

（二）营销部（结算中心）帐务处理

1、营销部（结算中心）按资金收付原始单据或传真件做模式的往来会计分录，同时进行结算帐户会员资金的收付结算日记帐和管理；

（1）收到实体款项，以电汇单附件为附件

借：

银行存款

贷：

其他应付款——会员消费款

（2）拨付实体会员实际消费款，以已办理相关手续的“会员卡消费核对表”为附件

借：

其他应付款——会员消费款

贷：

银行存款

其他应付款——会员手续费（1%）

2、营销部（结算中心）帐户分卡别登记总的收付业务；

3、进行二次登记，分各实体登记明细帐收付记录；原始附件同营销部（结算中心）总帐。

备注：

帐务处理中，因财务总帐在“预收帐款”、“应收帐款”等科目中未分结算方式及卡类、卡号的明细来（记帐）核算，会员卡会计的明细记帐实质为会员卡消费应收款项的二、三级明细帐的（记帐）核算，因此相关审核及统计备案至关重要。

金泉联盟会所会员营销部

2006年06月15日

附：

会员消费核对表

会员卡消费核对表

编号：

成员单位:

期限：

年月日

——年月日

编制日期:

年月日

制表:

复核:

审核:

卡别

上月预存余额

本月预存

本月消费

本月余额

备注

金卡

预存

预授

铂金卡

预存

预授

银卡

现付

**************　

************　

**********　

合计

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

会员卡总会计

确认

应拨金额

（预存及预授卡的本月消费金额，不含银卡现付消费的部份。

）

应扣系统管理维护费

（所有会员卡本月消费合计×1%）

实拨金额

（应拨金额-应扣系统管理维护费）

制表:

复核:

审核:

拨款日期：

年月日

拨款金额：

出纳确认：

填表说明：

1、此表上半部分由各成员单位填写后传会员营销部核对确认，下半部分由会员营销部填写确认。

2、编号由各成员单位自编，编号的原则为本企业名称简称的汉语拼音第个字母（大写）加本表所对应的财务年月（六位）。

例如昆明金泉酒店2006年6月30日编制的6月份报表，编号应为KMJQ200606；刘一手火锅店2006年11月2日编制的10月份报表，编号应为LYS200610；红灶老家酒楼2007年1月3日编制的2006年12月份报表，编号应为HZJL200612等。

3、金卡、铂金卡：

上月余额+本月发生额-本月消费额=本月余额

4、银卡仅有本月消费额。

财务结算与管理制度相关补充说明

一、操作卡的发放及权限

由财务向系统管理员提出书面申请发放操作卡，系统操作员根据以下规定设置操作员的权限。

（一）、收银员权限

1、销售单列表2、未结账销售单3、收银班次报4、商品销售报表5、失效会员6、会员消费报表7、信用额度充值表8、会员管理9、会员预付款管理10、会员设置密码11、挂失管理12、开发票13、会员生日提醒14、失效会员提醒15、卡预付款充值表16、删除未结账商品17、结账18、取消未结账销货单19、商品销售20、押金管理（住宿收银员才有此功能）21、会员信用额度管理

（二）实体会员卡会计

除上述1-15外，另增加：

1、续卡列表2、会员信用额度管理3、开发票报表4、会员发卡列表5、日志查询6、会员重置密码7、会员信息修改8、会员有效期使用次数修改9、手动加减积分10、会员卡停卡11、已停卡报开12、设置最高信用额度13、换卡补卡

（三）会员卡总会计（运营中心）

除实体会员卡会计权限外增加：

用户管理权限。

备注：

实体会员卡会计权限仅限于所属实体，会员卡总会计可对各实体结算资料进行审核。

二、会员卡申请表的审核及相关内容

操作员进行会员卡激活前必须严格审核会员申请表，是否有经办人、担保人、销售部经理及财务负责人签字。

签字确认责任如下：

1、经办人（即实体销售员）

经办人签字明确经办人；

2、担保人（注：

预授权会员卡才需要担保人）

担保人的签字是确认客人的资信程度，并确认有协助收回应收款项的责任，如款项收不回时，担保人需承担所有损失；经办人人与担保人可为同一人；

3、销售部经理

销售部经理签字是为了确认经办人、担保人两者所确认的相关内容是否属实；

4、财务负责人

财务负责人的签字是为了确认知晓此会员已入会及所享有的相关会员消费权限。

注：

办理副卡审批程序同上。

三、实际操作补充规定

1、信用额度设置：

会员卡会计根据营销部规定的最高信用额度设置该预授权会员的最高信用额度

2、重置密码（废止会员卡原密码，设定会员卡消费新密码）：

会员如忘记密码时，可到联盟会所任何成员单位进行更改，会员应持本人有效证件申请，相关人员认真审核证件和电脑存档资料是否一致，需在申请表上贴上会员有效证件复印件，操作完成后，需记录，会员及操作员应签字确认，以备查核。

3、手动加减积分（个别原因导致积分不正确时，可用手动加减积分调整积分）：

手动加减积分会员卡会计应先报本实体的财务负责人批准，签字后才可进行操作，操作员也需签上自己的名字。

4、提供会员资料：

会员卡会计有义务向营销部提供1年内不产生消费的会员资料。

5、银卡不携卡消费；银卡可不携卡消费，但会员结账时需报卡号、姓名及输入密码，以便收银员核对。

6、会员生日祝福：

会员充值或结账，如系统弹出该会员生日时，收银员应向会员祝福。

7、差额结算方式

客人结账时卡内金额不足以支付消费金额，如需用会员卡支付，可进行充值后再进行结账（注：

客人可随意充值一部份现金先付账，此笔充值属特殊情况，需充值时备注原因）；也可先以卡内金额进行结账，不足部份在前台系统中按其它结算方式补差结算，其它方式补差结算部份，享受打折，不享受会员积分。

四、网络故障结算的补救措施

系统产生网络故障时，无法进行电脑结算，必须采用手工结算方法进行结算，具体如下