资金管理的内部制度设计.docx

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资金管理的内部制度设计

资金管理

货币资金包括库存现金、银行存款和其他货币资金。

货币资金是公司资产的重要组成部分是公司流动性最强的一种资产,也是惟一能够转换为其他任何类型资产的资产。

所以,货币资金是涉及面最广、应用最广泛,并且极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象,最容易被挤占和挪用,甚至产生舞弊行为。

因此,公司必须加强对货币资金管理,规范货币资金的使用,完善货币资金的内部控制制度,实行不相容的职务相互分离制度,建立收入和支出环节的内部控制制度,强化货币资金的保管和控制,实行统—财务管理,防范资金风险,避免现金不足和过剩所产生的不良现象,不能因为对货币资金的管理不善而导致公司的正常运转和经营效益。

货币资金实行垂直管理,在董事长、财务总监的直接领导下,会计组（含财务主管及会计）、出纳组（含资金主管、出纳及收款员）等均在各自的职权范围内开展工作。

公司董事长和财务总监负责审议资金管理制度,全面负责公司的资金运作。

出纳组在财务总监的领导下负责日常资金的业务经办、资金调配等,接受会计组的监督。

会计细负责制定、修改、解释资金管理制度报董事长及财务总监审批,负责监督资金的日常管理工作。

一、建立货币资金的预算制度

实行货币资金的预算制度,对于完善公司货币资金的管理,有着举足轻重的作用。

货币资金预算提供了控制公司日常货币资金流动的主要依据,也是评价各部闸、各单位对货币资金管理成绩的考核标准和重要手段。

货币资金的预算制度,增加了资金运行的透明度,可充分利用资金,从制度上、管理上防止挤占和挪用的现象产生。

编制货币资金预算,首先要根据本单位的事业发展规划、业务规模、生产状况等单位的发展经营计划因素,由专业人员、销售人员、采购人员和直接参与资金支付业务的人员根据业务需要,从单位最基层开始编制资金预算,逐级上报审查。

经过单位内部各有关部门的认真研究、反复协商、综合平衡修订后,会计主管部门审核,最后由单位的最高管理层批准后执行。

实行货币资金预算,可以避兔货币资金不足和过剩的现象发生,有利于提高单位资金的使用效率,防范金融风险和提高公司适应市场经济的应变能力。

二、完善货币资金的内部控制制度

完善货币资金的内部控制制度,规范会计行为,要依据国家有关法律法规的规定和要求,完善公司内部货币资金控制制度,健全监督制约机制。

公司的主要负责人要对本公司的内部会计控制的有效实施负总责,并明确各级管理部门、公司内部各职能部门在预算安排、计划管理、实物资产、对外投资、项目招标、工程采购、经济担保等经济活动中的管理权限,依法制定严格的批准制度,明确审批权限、方式、方法、程序、责任和相关的内部控制制度。

1、对货币资金的支出控制

货币资金支出控制的范围包括支付货款、有关费用和对内支付工资等有关劳务费用。

（1）、明确现金收支的界限。

首先东华科技园要在国家规定的现金管理范围内收支现金，依法办理。

其次就是为了保证现金收支的安全，不要超过相应的安全界限，例如：

企业的职工个人借款的金额不要超过其当月应付工资总额，职工的差旅费按级别、部门划分其

限额等。

（2）、对现金支付量较多的部门建立备用金制度，实行备用金管理。

A、设置批准制度。

对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，建立一个规

范的申请、批准制度，例如确定差旅费备用金、工资备用金等等。

B、定额管理制度对批准使用备用金的部门，根据需要事先核定一个合理的备用金定额。

由使用部门按核定的金额填制借款单，一次从财会部门领出现金，实际使用后凭审核后的原始作证向财会部门报销，再由财会部门用现金补足

其定额。

C、审查入账制度。

对备用金使用部门报销的所有票据，财会部门都要像

对其他原始凭证一样，进行严格的审核后填制付款凭证。

（3）、所有的付款业务都要有合格的原始凭证，并且要经业务人员签字证明、主管领导批准，经会计部门审核后，出纳部门才能根据审核后的付款凭证付款。

（4）、明确报销手续。

规定各种报销凭证的报销手续和传递程序，确定各种现金支付业务的报销要求，对于超出现金开支界限的或者没有按规定填制单据办理的各种手续的支出，

按其具体情况改为转账结算或者待其补齐手续后办理报销。

（5）、现金支出的审批权限。

根据企业其经营规模的大小和内部职责分工的情况，确定不同额度的现金支出时相应的审批权限。

例如：

凡是现金开支在200元以下的行政费用支出，由会计人员审查批准；凡现金开支在200元以上，1000元以下的行政费用开支，由财务主管审查批准；凡涉及到物资采购业务，同时应有采购主管签字同意；凡涉及到销售费用，同时应有销售主管签字同意；凡金额在1000元以上（含1000元）的支出，必须由单位主要负责人审查批准，对于未经过有关部门审核批准或

者某些人员超权审批的，出纳员不可以受理。

（6）、支付每一笔款项时，都要做到以下几点：

审核资金支付申请，看申请是否有理有据；审核资金支付审批，看审批程序、权限是否正确，审批手续是否齐全；审核资金支付复核，看复核工作是否认真负责；审核资金支付办理，看是否按审批意见和规定程序、途径办理，是否及时登记现金和银行存款日记账。

对货币资金的支付实行严格的授权审批制度，重点控制大笔金额货币资金支付。

（7）、款项支付后，出纳必须及时在付款凭证上加盖“现金付讫”或“银行

付讫”图章，以防止重复支付或者漏付。

（8）、增加结算起点金额，建立与通货膨胀率挂钩的现金结算起点的调整机

制，如可将原结算起点1000元放宽到1000—5000元。

2、对货币资金的收入控制

货币资金收入控制的范围包括各种收入及欠款回收。

（1）、严格控制货币资金的收款日期和收款金额，保证应得的收款及时收取、不缺不漏并及时送存银行。

（2）、所有的收款收据和发票都必须连续编号，并建立一套严格详细的领用和回收制度。

（3）、对已取得的货币资金收入必须及时入账，严禁收入不入账，如果现金收入不入账则可利用发票、收据编号的连续性，核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致，以确保收到的货币资金全部入账。

（4）、对于发票、收据必须加强其购买、领用、保存的管理，设计一个岗位，负责存根联与记账联定期或不定期抽查核对工作，及时发现其中的错弊。

（5）、建立往来账核对控制。

通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污企业货币资金等违法行为，以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实。

特别应注意对于已作坏账处理的应收账款，了解其是否有收回

款项不入账的情况。

（6）、建立催收制度和欠款预警系统等手段来加速资金流动、缩短企业应收账款周转天数。

企业对到期的应收账款，应当及时提醒客户依约付款；对逾期的应收账款，应当采取多种方式进行催收；对重大的逾期应收账款，可以通过诉讼

方式解决。

同时还要建立客户资信制度，来降低客户违约拖欠的风险；

（7）、建立应收账款与业务员业绩挂钩的内控制度，及时收回企业的应收账款。

企业应落实内部催收账款的责任，将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩，要求其对自己经办的每一笔业务进行事后监督，直到收回资金为止。

对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员，企业应当在内部以恰当方式予以警示，接受员工的监督。

对于造成坏账损失的业务部门和责任人员，

企业应当按照内部管理制度扣减其奖励工资。

3、对银行开户点的控制

多头开户也好,公款私存也罢,干个人、单位、国家,危害都十分严重。

特别是只管开户,不管检查和清理,导致自己认为早已废弃的账户实际上还在被某些个人和单位使用,由此引发的潜在风险巨大。

开户的混乱必然导致管理的混乱,而管理的混乱必然留下管理的漏洞,从此埋下隐患。

因此,严格按照《支付结算办法》等有关规定开立银行账户并及时、定期清理或检查,势在必行。

4、对现金盘存点的控制

财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金（试行）》规定:

“单位应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。

发现不符,及时查明原因,作出处理。

”在现阶段,公司的日常现金盘点基本上都是由现金经办人员自行完成的,这项制度需要改进,至少应增加其他第三者参与盘点或者进行监盘的内容,保证现金管理不出纰漏。

该企业应该强化盘点制度，建立定期或不定期存货盘点制度，至少在会计报

表决算日应当对货币资金进行全面盘点。

对库存现金的盘点

（1）出纳人员每天营业终了结出现金日记账余额并进行实地盘点现金，将现金日记账余额与实地盘点结果相核对。

如果发现与帐面记录有差异，立即报告

主管人员，以便及时查明原因并采取措施妥善处理。

（2）专门财产清查人员定期和不定期盘点

在出纳人员每日盘点的基础上，还要由专门财产清查人员进行定期和不定期相结合的复核、检查性盘点。

这种复核、检查性的盘点除了对现金进行实地盘点外，还审核现金收付凭证和有关账簿等资料，检查现金收付业务的合理、合法性，包括账簿资料是否完整、齐全，有无遗漏、多计、计算错误等情况；检查库存现金限额的遵守情况；有无“白条”顶库、挪用情况，并在清查盘点报告的“备注”栏说明。

清查结束后无论是否发现问题，都应将清查盘点结果填列在“库存现金

清查盘点报告”上，并由清查人员和现金出纳签字盖章，以确保其效力。

库存现金清查盘点报告设计如下：

库存现金清查盘点报告

单位名称：

年月日

金额单位：

实存金额

账面余额

盘盈

盘亏

备注

现金出纳：

监盘人：

制表人：

5、对公司与银行、客户对账点的控制

单位与银行之间的对账,最常见的方式,是定期编制银行存款余额调节表,看公司银行存款余额与银行对账单是否相符。

如果调节不符,应查明是属了未达账项,还是别的什么原因,并及时予以处理。

—般而言,公司与银行之间的对账比较有规律,按照银行规定,每月至少核对一次。

相比之下,公司与客户之间的对账难度较人。

一是因为社会信用危机的普遍存在,使逃避债务的行为时有发生,公司时常应接不暇,即使尽全力追讨也往往效果不佳,以至于个别地方出现了雇佣黑社会分子“帮忙”的咄咄怪事。

二是客户分布也比较复杂,经常天南地北,相隔遥远,在客观上也增加了对账的实际困难。

现在,对异地的客户,一般采用电话催账或函询对账的方式,虽然亟需改进,但也有所收获;而对同城的客户,却不是人们想象的那样实行登门对账,有的甚至连函询对账都没有,成了“灯下黑”。

但实际上,无论是国家行政机关开展的执法检查结果,还是财务管理专家实地考证的研究结果都表明:

单位虚构经济业务、伪造往来交易经常“联系”异地单位,而公司内部“蛀虫'利用往来账项牟取私利,不少是和同城单位“亲密合作”。

当然,也有同城单位被蒙在鼓里的情况。

因此,加强与异地和同城单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理、回收及时、足额,实在不可忽视。

1、企业与银行对账

企业货币资金收支的绝大部分都是通过银行进行转账结算的。

为了保证银行存款核算的真实、准确，保证银行存款的安全，企业必须与银行进行银行存款的清查核对。

企业与银行之间的对账，每月至少核对一次。

定期编制银行存款余额调节表，查看单位银行存款余额与银行对账单是否相符。

要指定专门清查人员负责定期与不定期相结合的对银行对账单的审查、管理。

每月终了，将银行对账单余额与银行存款日记账进行核对，如果不符，及时查明未达账项发生的原因，发

现其是否存在错弊，及时予以处理。

此外，为了全面地反映企业各项货币资金变动、结余和存放情况，便于资金

调查，设计了如下图表：

货币资金变动情况表

编制单位：

年月日

单位：

万元

项目

银行存款账号

现金

凭证字号

合计

备注

昨日账面金额

本日增加金额

营业收入

借款收入

账款回收

其他收入

本日减少金额

营业支出

归还贷款

归还账款

其他支出

本日账面面余额

未记账增加

未记账减少

本日实际余额

会计主管：

出纳员：

制表人：

6、对票据和印章保管点的控制

公司应当加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记账簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。

同时,公司必须加强银行预留印鉴的管理。

财务专用章应由授权的专人自行保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。

有关人员因短期出国、出差而需由他人暂时倮管财务专用章或个人名章的,必须予以授权并进行记录,登记在案,以备查询。

要十分注意节假日期间、值班期间的票据和印章管理,绝不能因为休假、休息而让相互之间的制约也随之休息。

并且,任何单位,严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章,不管这个人何等忠厚,何等老实,曾经是劳动模范还是先进工作者。

要始终坚信,制度约束比个人的自觉性更可靠、更有效。

7、对监督检查点的控制

任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少有些漏洞。

因此,加强对与货币资金有关的人员和制度的督促检查,很有必要。

公司应当建立对货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职贡权限,定期和不定期地进行检奋。

要对货币资金业务相关岗位及人员的设置情况进行检查,重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。

要对货币资金授权批准制度的执行情况进行检查。

重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。

要对支付款项印章的保管情况进行检查,重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。

要对票据的保管情况进行检奋,重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。

8、对财会人员任用点的控制

九届全国人大常委会第十二次会议修订通过的新《会计法》规定:

“单位负责人对本单位会计⊥作和会计资料的真实性、完整性负责”。

财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金（试行）规定:

“单位负责人对本单位货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责”。

这意味着,单位负责人已经成为本单位会计工作、货币资金安全性管理工作等的第一责任人。

尤其是对规模较大的单位来说,单位负责人可谓责任重于泰山。

在公司治理结构日趋健全、委托代理关系日益发展的情况下,承担第一责任的单位负责人实际上亲自管会计、经常过问会计的概率不大,时间也不多。

因此,把政治思想好、业务能力强、职业道德好、具备从业资格和任职资格的人员放在财会岗位上,至关重要。

对单位负责人而言,这是一个减压阀,必须管好用好。

同时,要建立定期换岗、轮岗制度,防止一个人在财会部门长时期做同一个工作。

通过换岗、轮岗,既使财会人员学习了新业务,掌握了新知识,经验更加全面,阅历更加丰富,综合能力进一步提高,又使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得以克服和抑制,还可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而揭示出来,可谓一举三得。

当然,人员轮岗等也必须注意连续性和相对稳定性,否则可能事倍功半。

9、强化货币资金的保管和控制

加强对货币资金、会计凭证、原始资料的管理,耍依法建账,及时核对银行账日,认真履行定期对账、报账的制度,建立定期进行检脊的制约机制。

不符合审核程序不能支付资金,按规定实事求是报账,不作假账。

①货币资金的收付只能由出纳员负责,其他人员（包括单位负责人）不得接触货币资金；

②严格执行库存现金限额制度；

③出纳人员要做到每日现金日记账余额与保管的现金核对相符,并经常与会计核对账目；

④要严格执行定期现金突击盘点制度和核对银行账的制度；

⑤已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账；

⑥所有收付款原始凭证必须连续编号并顺序使用,错写作废的原始单据应加盖“作废”章后妥善保管。

三、实行不相容的职务相互分离制度

理顺财务管理关系,建立职务分工控制制度,从细织机构设置上确保资金流通安全。

建立内部监督制约机制,资金的管理人员要实行不相容的职务相互分离制度,合理设置会计、出纳及相关的工作岗位,职责分明、相互制约,确保资金的安全。

会计出纳不能相互兼职,不得由一人办理货币资金流通的全部过程。

1、会计人员负责分类账的登记、收支原始单据的复核和收付记账凭证的编制；

2、出纳人员负责现金的收付和保管、收支原始凭证的保管、签发银行有关票据和日记账的登记；

3、内审人员应当负责收支凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点及银行账的定期核对；

4、会计主管应负责审核收支项目、保管单位和单位负责人的印章；

5、单位负责人应负责审批收支预算、决算及各项支出；

6、电脑程序员应负责程序设计和修改,不得操作程序,甚至不能随意出入会计室。

四、授权批准控制

公司应明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,公司内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。

授权批准的核心在于:

①谁被授予了某种权力?

②这种权力有多大?

③这种权力是继存的还是已经消亡?

经常地,授权又分为一般授权和特殊授权。

—般授权是指日常状况下对正常经济业务事项的授权,具有一定规律性和稳定性。

特殊授权是指特殊、紧急情况下对正常或非常经济业务事项的特别授权,常为应急所川。

这种授权方式具有一定灵活性,但也常常蕴含较大的风险,一般都较谨慎。

当出现特殊授权的时候,都要求对该项授权予以完整记录并得到授权人确认。

待特殊授权所针对的特别、紧急状况消失后,应将该项授权及时取消,恢复到一股授权的原则范围之内。

此外,对于重要的货币资金支付业务,各单位应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用。

对XX的机构或人员,要采取各种措施严禁其办理货市资金业务或直接接触货币资金。

五、实行统一财务管理,防范资金风险

要严格执行一个单位只能设置一个财务机构的管理规定,统一管理本单位的全部（包括事业、基建、企业）账簿,全部收入和支出一。

对本单位银行账户的开设,要按规定的审批程序开设,严格禁止账外账和“小金库”现象。

对本单位发生的重大经济活动事项要及时报告,准确、全面反馈本单位的经济信息。

要树立风险意识,从源头上防止货币资金被挤占、挪用、盗窃的问题产生；从制度上对可能出现的财务风险和经营风险加以防范和控制。

六、会计系统控制

公司依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本公司的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。

在运用会计系统控制方法时,应十分注意对有关凭证的稽核和审查,以货币资金业务审核为例,应注意以下方面:

（1）原始凭证稽核。

应审核外来原始凭证是否符合国家票证管理要求,有无税务监制章、财政监制章和单位财务专用章或发票专用章；数量、单价、金额是否正确；接受单位名称是否正确；大小写是否相符；经办人、验收人、批准人手续是否齐全,有无涂改、伪造和虚报冒领等现象;对于进入成本费用项目的发票,还要审查有无含增值税的发票。

审查现金开支是否符合财务制度和财经纪律,有无预算,资金是否落实。

（2）记账凭证审核。

①现金凭证审核。

现金凭证包括外来原始凭证、自制原始凭证及现金记账凭证。

审核时需注意:

现金支付范围是否符合国家规定,有无用于发放职工资、津贴、奖金、个人劳务报酬、个人劳保福利开支、出差人员差旅费、结算起点以下的零星开支及其他需要支付现金的零星支出等之外的现金支付。

现金销售收人是否足额及时解缴银行,对外收费是否符合规定的收费标准。

有无坐支现金,有无向银行谎报用途套取现金,职工资及奖金的发放是否登记工资基金手册。

现金凭证收、付讫章、主管、审核、出纳和制单等印章是否齐全,交款人、领款人是否签字。

已审核的现金原始凭证是否填写件张数并加盖附件章注销,以免重复报销。

②银行凭证审核。

审核时应注意:

是否符合《支付结算办法》、《票据法》、《票据实施管理办法》的规定,有无签发空头支票、出借银行账号。

是否以合法的和手续完备的原始凭证为依据填制银行记账凭证。

从银行支付的材料采购款、工程款等是否符现金是指由公司所有,存放于公司财务部门,用于公司日常开支的,由出纳人员保管的现钞,包括人民币和外币。

合国家规定,有无预算、合同,资金是否落实。

领用转账支票是否填列《支票领用中请单》,并经部门主管和财务主管批准。

作废的支票及其存根是否加盖“作废”截记并与银行对账单一并妥善保存。

签发支票所使用的各种印章,是否由财务主管（或审核）和银行出纳分别保管。

空白收据和空白支票,是否设立登记簿严格管理,有无办理购买、领用登记和交回注销手续。

③转账凭证审核。

应审查数字是否正确,资金渠道是否符合制度规定;原始凭证是否合法,自制原始凭证是否有依据,手续是否齐全；科目使用是否正确,填制内容是否完整,印章是否齐全,附件是否相符。

（3）会计账簿稽核。

应审查:

①是否依法设置会计账簿,使用订

本式或活页式账簿是否符合规定。

②会计账簿的启用、登记、打印、与有关数字相互核对、定期结账等是否按《会计基础工作规范》操作。

③现金日记账是否每日记账并结出余额,现金库存数是否超出银行核定的限额,超出部分是否当日存入银行；现金是否每日清点,账实是否相符,有无自条抵库。

银行日记田是否逐日登记,每天结出余额；银行存款账户是否定期进行清查,银行存款余额与银行对账单是否相符,若不符,是否及时查明原因并作出处理;银行存款余额调节表是否由专人复核,有无主管签章。

（4）财务会计报告稽核。

应审查:

会计报表数字是否真实、计算是否正确、内容是否完整；总账与明细账是否相符；报表内部、表与表之间的勾稽关系、前后数字的衔接是否相符;报表各项补充资料和财务情况说明书应与报表内容相符。

七、内部报告控制

公司建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。

在货币资金控制环节适时运用内部报告控制方法十分重要。

第一,货币资金经办人对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告。

通过报告,可以抵制、纠正越权审批行为,杜绝货币资金的不当流出。

第二,单位通过定期或不定期地进行现金盘点,可能发现现金账面余额与实际库存不相符的情况,若排除了未达账项等技术因素外,应该将差额情况及时向单位管理层报告。

通过报告和采取补救措施可以揭露单位货币资金管理中的问题、漏洞甚至违法犯罪行为,将单位的损失降低至最小程度。

第三,通过报告单位货币资金现实收人、支出、结存情况并对下一阶段货币资金流入、流出量进行预计和推算,可以帮助单位负责人全面了解单位现金流量,为其作出正确的投资、筹资决策提供基础性资料。

因为货币资金主耍包括现金和银行存款,所以就这两项进—步细分:

一、现金

现金是指由公司所有,存放于公司财务部门,用于公司日常开支的,由出纳人员保管的现钞,包括人民币和外币。

1、现金收入

现金的收入主要包括零星收入、银行提现、个人还款等。

为了保证资金的安全,原则上不收取大额的现金,若确实需收取大额现金,须在当日及时送存银行。

公司取得的现金收入必须及