收费管理审计报告样本.docx

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收费管理审计报告样本

关于物业公司四项目管理部

收费管理审计报告

审报字（）第02号

按照集团公司年度审计筹划，并经主管领导批准，由监察审计部构成审计小组，对物业公司下属四项目部收费内部控制管理制度、流程等进行审计。

本次审计重点是对既有各项收费内部控制完整性、严谨性；以及、前三月收费状况进行了审计。

咱们采用了对收费岗位人员访谈理解、收费流程实地察看、抽查原始凭据、财务账与收费台账核对等咱们以为必要审计办法及审计程序。

本次审计范畴涉及：

客服部门、工程部门、安所有门收费台账、收费流程，以及财务部门会计账簿、凭证、经济合同等资料，本次审计数据除特别提示外截止日是3月31日。

下面分别将四项目审计成果及审计建议报告如下：

第一某些##物业管理部收费状况

一、##项目收费项目基本状况

##项目收费可分四类：

自营收费、提成收费、代收代支款、暂收押金，详细项目如下表：

分类

项目

自营收费

物业费、车位管理费、加密费、小时工费、装修管理费、垃圾消纳费、异型卡、绿卡、计时卡、成人计次票、小朋友计次票、游泳卡、中水费、底商物业费、底商空调运营费、底商中水、资源回收、停车场临停、消防泄水费、消防点位增容费、消防违约金、有偿入户维修费、暖气泄水费、电气增容费、装修违约金、游泳培训费、健康信息征询、工本费

提成收费

供暖费、底商供暖费、底商热水费、热水费、直饮水、一期洗车、二期洗车、聚众传媒广告费、框架广告、车位租金

代收代支款

自来水费、底商水费、底商电费

暂收押金

直饮水水扣押金、装修押金、有缘卡押金、底装修押金出入证押金、场地押金、灭火器押金

下图为既有收费基本流程图，其中红色某些为本次审计建议修正和增长某些，兰色线条为钞票流方向，黑线条为票据和记录方向，虚线条为核对工作：

二、本次审计发现问题

1．收费单据无持续编号

现行用于直接受费单据，如入户工程维修单、游泳计时卡收费告知单等直接受费凭单，均无事先持续编号，不能控制收费单据和所收钱款完整地交到收款处。

各入户维修工人均可领用整本入户维修单空白单据，如接到维修指令后，入户后依照现场状况填写维修单，与客户确认收费金额后，开始维修工作，完毕后，由维修工人收款，客户签字。

然后维修工人将维修单和钱款上缴给收款处。

由于此维修单无持续编号，因而上缴票据时不能检查出该票据与否与上次持续，不能控制其完整性。

经检查3月工程维修日报记录和财务维修费明细账，3月15日工程部记录是收费70元，而财务收费是40元，少工程记录5-1002维修费30元；3月18日工程记录是40元，财务记录是35元，少工程记录10-4-101维修费5元。

与工程入户维修单相似道理，会所前台售计时卡时，使用收费告知单无持续编号。

抽查3月财务会计记录与会所卡使用台账，会所售出卡收费均缴纳至收款处，但缴纳未做到及时。

如27日、28日、31日售卡收入未在本月上缴。

2．发生数量较大同类交易，未使用专用收据。

发生数量较大同类交易，为了保证记录清晰，易查询核对，应使用专用收据。

如物业费、供暖费。

物业费和供暖费属于频繁大量发生业务，但无专用收据，与其她业务混合使用。

在台账不健全、收费系统不完善状况下，如浮现数据错误，难以查清原始数据。

3．重要不相容职务岗位人员未分离

客服收款员（行政从属于客服部，专业上从属于财务部）负责钞票收款同步，又记录收付日记账、录入收费台账（收费系统账）。

每日以收付日记账进行交接，报财务部门。

财务部门只是被动接受收款员记账信息，不能定期检查其交接完整性。

经咱们对供暖费台账（收费系统账）与会计明细账核对后，发既有互相不一致记录，这表白每日日记帐与台账（收费系统账）有不一致之处。

即会浮现实际缴款额与台账（收费系统账）记录有不一致之处（详细见报告第四某些）。

4．岗位间互相稽核无过程记录，导致错误发生。

部门中各岗位之间、各部门之间，应建立对核心控制点稽核流程，并保存复核记录，如工程维修费收取记录和台账记录复核、临停收费收取记录和台账记录复核、会计凭证复核等。

上述第1种状况中，工程维修收费日报记录与会计记录有差别，均与未经内部复核、部门间未稽核关于。

如果能做到定期由不同岗位、不同部门人员进行复核，数据应不会浮现重大误差。

在核对临停收费记录中，发现计时卡收费需要人工计算，个别记录未按照规定原则计费，多计费。

阐明部门内部未对计费进行复核，未及时发现错误、改正错误。

同步在交接班记录中，发现交接钞票金额少于已使用发票金额状况，亦阐明没有进行及时复核，未及时发现问题。

此外在核对供暖费收费系统账与会计明细账时，发现少量互相不一致记录，阐明会计记录内部复核、收费记录内部复核、收费系统与会计系统复核，均存在漏洞。

5．票证管理松散，无清晰完整收发存记录，难以与实际收费核算。

现使用各种票证（如游泳票、游泳卡、门禁卡、临停发票、装修允许证等）管理比较松散，无完整收发存记录，不能通过其收发记录来核算收费金额对的性、完整性。

票证管理应等同于公司有价实物资产管理，现使用各种票证领用记录不完整，不能确认各部门已经领用票、卡数量和号码。

同步，各种票卡亦未建立期末盘点制度、使用后核销制度，这样不能控制票卡实际使用数量。

三、各收费部门、收费项目实际状况

（一）会所

水健康会所承担游泳记时卡直接受费，以及会所场地出租租金、底商各项费用、其她场地租金到期告知、填制收费告知单等辅助收费功能。

记时卡直接受费

Ø内控缺陷：

计时卡出售收费，以收费告知单作为收费凭证，收费告知单无持续编号，也许产生款项截留、滞后上缴漏洞。

Ø内控建议：

计时卡销售由收款处统一办理，并持续编号。

收款处建立计时卡领用存明细账，每月由其她岗位（客服主管）盘点实存卡数量，与明细账数量余额核对，保存盘点和核对记录。

由盘点岗位核算后，将本月已售卡数量、金额报记账会计处，由记账会计核对本月实收费状况。

会所前台负责卡消费记录。

赠送卡与对外销售卡应分别管理，不得混合。

赠送卡使用行政部门流程。

Ø会所台账记录与财务明细账记录核对成果

抽查3月会所销售卡记录，与财务明细账记录核对，金额核对无误，但存在上缴款滞后多日现象。

（二）安所有门

安所有负责对车库临停费直接受费，对装修管理中消防收费辅助收费程序。

Ø车库临停费内控缺陷：

计时卡收费需要人工计算，时有错误；

计时收费卡无持续编号，无领用数量记录，不能保证使用过计时卡完整；

收费金额与使用发票无核对记录，浮现个别错误。

如5#岗3月5日最后一班交接时，由发票使用状况看是实收21元，实际交接班时却交纳20元。

此外月末对当月发票使用和实收费无核对记录，不能保证两者一致。

车辆出入卡进出时间与车辆出入库记录核对、上缴金额与实收金额核对过程无记录文献。

Ø内控建议：

加强收费安全员培训，做到计费精确。

加强收费金额与使用发票核对，实收金额与上缴金额核对，实收金额与记账金额核对，增长核对过程记录。

如在车辆出入卡增长核对记录签名一栏，由收缴费用负责人收缴停车费时核对签名，证明核对过程正常。

该内控流程核心点可改进为：

a.计时卡持续编号，统一由财务部保管，由安全负负责人统一按月领用，并登记领用号码。

并按照实际状况分发给收费岗，并登记各收费岗使用卡号。

b.每日由安全负负责人收缴停车费，并核对出入库时间记录，保证应收必收。

核对各岗位交接班记录，保证钱款交接、票证交接精确无误。

c.每月更新启用新收费计时卡，月底将使用过计时卡统一上缴，由财务部门稽核岗核对使用过计时卡与否属于上月领用，并汇总计算上月所有计时卡收费金额，与已记入财务账当月停车费核对，核对一致后统一注销，如不一致找出因素。

d.安全负负责人凭缴费收据，记录台账，每月将本月缴款数报送财务会计处，由会计与财务明细账数核对。

Ø暂时停车收费金额记录：

1月到3月安所有收费金额记录，共计收取12113元；财务记录1月到3月是12278元；相差165元。

此外，由于已使用发票无记录，无法核对票面金额与上缴金额。

（三）工程部

工程部重要负责有偿入户维修费直接受取，装修管理中对暖气泄水费、电气增容费、装修违约金等进行核定金额辅助收费功能。

1．有偿入户维修费

Ø内控缺陷

入户工程维修单无持续编号，每个维修工人均有无号码维修单。

因此不能保证所有使用过维修单可以完整汇总到工程部。

由于工程维修单入户后可作为收费凭据，因而同样不能保证收费后维修单和维修款所有交到收款处。

对入户后额外规定维修工作无控制。

业主在原报修工作内容外又增长工作内容收费无控制。

Ø内控长处

由客服部门进行回访，调查客户满意度，可初步核算收费满意度。

Ø内控建议

建立专用入户维修单（四联：

维修工人、财务记账、工程部留存、业主），事先持续编号，由财务部门或行政部门统一保管，经工程部经理授权批准，由工程部领用并做登记，记录领用存辅助账。

工程部将入户维修单分发给维修工人，并做登记，做到每个维修工人维修单都登记备案，不得随意使用，在使用过后，保证存根完整性。

收款处将收费后工程维修单盖“收讫章”，留两联，一联作为记账联并转财务，一联亲自转工程部。

同步开据收据，一联转财务，一联转业主（该联可先转客服前台），一联留存根。

每月底，维修工人以自己维修单存根与工程部核对，核对一致后作为该项目本月绩效成绩。

工程部以收款处转来维修单与财务部门核对，核对一致后作为部门绩效。

维修工人将核对后整本存根，交与工程部，经检查无缺单并在台账记录上核销后，重新领取新维修单。

客服前台在收到收款处转来业主收据后，与业主回访，与否收费一致，与否需要收据联（该环节可恰当实行）。

Ø工程部入户维修收费金额记录

抽查1月到3月记录，工程部记录是，1月1834元，2月1595元，3月3035元。

会计明细账维修费记录是，1月5955元，2月1500元，3月5520元。

分析差别因素是：

1）会计记账口径与工程部不一致，涉及了其她工程收入；3）工程部记录笔误；2）工程部记录某些入户维修费在财务部无记录。

以3月份为例，会计扣除3000元空调增容费，实际收费2520元；工程部入户维修金额扣除笔误某些，记录应为2510元。

两者相差10元，因素是3月15日工程记录多30元，3月18日工程记录多5元，3月7日工程记录少45元。

从3月份记录核对可以看出：

1）也许存在某些工程维修人员未在收款处交费，却在工程部上报了维修记录。

2）工程部门记录未经复核，即上报公司，数据不精确可致使绩效考核不精确。

（四）客户服务部

客服部承担了项目部绝大某些收费项目直接受费责任，除个别项目通过财务部门收款外，其她项目均通过客服部门收款员处收取，涉及收取安所有、会所、工程部直接受取客户款项。

1．物业管理费、供暖费

Ø内控缺陷

物业费和供暖费属于频繁大量发生业务，但无专用收据。

与其她业务混合使用收据。

在台账不健全、收费系统不完善状况下，如浮现数据错误，难以查清原始数据。

台账记录（或收费系统）录入与钞票收款属同一人，没有进行岗位分离。

同步，每日日记账与台账之间无核对程序。

Ø内控建议

物业费和供暖费分别使用专用收据，持续编号，统一保管专用四联收据（记账联、客户联、管理员联、存根联），建立领用登记薄。

每户缴费，一方面要开据收据，如需要发票，由客户交回收据换发票，或在客户收据上注明“已开发票”。

——此处控制目是所有物业费或供暖费均统一由专用收据记录，可保证收款可完整地上缴到财务部门。

同步，查询原始记录时非常以便，不受台账和收费系统限制。

收费后，收款员以记账联记录日记账，并核对钱款，每日与财务出纳交接。

会计记账时应对专用收据持续编号进行复核。

收款员将管理员联返给该楼管理员，由管理员录入台账，核销应收记录。

各楼管理员应定期与财务部门核对已收款项完整性、精确性。

Ø车位管理费、电视加密费、底商物业、供暖费、空调运营费等其她项目收费可参照本项目。

2．自来水费、中水费、热水费

住宅水收费是通过水卡进行，由业主凭卡在客服处购水，先购后用，底商顾客是查表交费，先用后交费。

Ø内控状况：

该收费控制状况基本符合控制规定，先由客服前台开收费告知单，由客户带收费告知单到收款处交费。

交费后凭收据和已盖“收讫”章收费告知单在前台充值。

前台收费系统自动记录收费状况；

收款员不再记录水台账。

只是每日用收费告知单记账联和前台核对，记入日记账。

由于系统维护因素，经查、前三月售水记录与财务账核对不一致，有较大差别。

财务账不不大于售水系统记录。

Ø内控建议：

1）定期专业性维护售水收费系统，保证对的记录所有售水量、售水金额。

2）客服前台应于月底与财务部门核对当月售水金额，保证售水系统销售额与财务会计记账保持一致。

3．装修管理费、垃圾消纳费、装修押金

Ø内控缺陷

装修管理费、垃圾消纳费、装修押金收取单据未持续编号；装修允许证未持续编号。

不能控制完整性。

Ø内控建议

收费单据应持续编号，条件容许应使用专用收据；

装修允许证应作为资产管理，统一印制，持续编号，登记收发存记录。

Ø消防泄水费、消防点位增容费、消防违约金、暖气泄水费、电气增容费、装修违约金等其她项目收费可参照本项目。

Ø财务账与台账核对

装修管理费：

台账12587.87+16911.16=29499.03元，会计账29460.24元，差38.79元，基本一致；台账与会计账一致,均为5201.70元；

垃圾消纳费：

台账记录6920元，会计明细账6020元，有差别；580元，会计明细账580元，核对一致。

从上述核对成果看，台账与财务账核对基本一致，凡计入台账收费均计入财务明细账。

4．车位租赁费

车位租赁费为代地产公司收取，通过流程看，可以保证收取租赁款项完整性。

建议追加检查性控制，即由财务部每月与地产客服部门核对当月车位租赁费应收、实收金额，保证所有收款均交到出纳处。

5．小时工入户保洁费

小时工入户保洁项目是项目部近期开展有偿服务项目，保洁费由小时工直接受取，然后交到客服收款处。

Ø内控缺陷：

派工单尚无统一格式，使用已废止工程维修单；

派工单没有持续编号，不能做到防止性控制，不能保证完整性；

收款是由小时工直接受取，而缺少检查性控制。

Ø内控建议：

1）制定统一派工单，持续编号，流程如入户维修。

2）每单业务完毕后应在规定期间内将款交到收款处。

3）增长回访程序。

4）小时工每月以自己留存派工单与客服前台核对，核对一致后作为当月业绩；核对一致后，由客服前台将本月收费记录报财务会计处核对。

6．底商业户水费、电费

底商业户水费、电费是由查表进行，每月24日由底商管理员、工程人员共同查表，记录当月应收水电费，2日内发收费告知单，限期交费。

业主直接到客服收款处交费后，由收款员将一联收费告知单转给底商管理员。

底商管理员定期用收费告知单核对交费状况，对欠费户进行催收。

该流程可保证业户应收费金额对的计量及欠费记录，但缺少对已收费核对，建议由底商管理员月末与财务部门核对收费状况。

7.游泳计次票

游泳计时票销售由客服收款处直接对外销售。

Ø内控缺陷

游泳计次票未经编号，生效票领用（盖章）不规范，无法确认生效票数量。

Ø内控建议

空白游泳计次票需事先持续编号，统一由其她部门保管。

空白游泳计次票盖章生效，由保管部门记录领用生效票数量、编号。

由收款员处建立计次票领用存台账，建立盘点制度，每月末由其她岗位对剩余票进行盘点，与台账记录剩余数量核对。

由客服负责人将本月生效计次票领用存记录报财务会计处，进行当月收费核对。