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《浅析秘书的参谋职能》

论秘书的现代工作职能

摘　要：

秘书的参谋职能对领导工作有着重要的作用。

秘书处在重要位置,起左右上下沟通的枢纽作用,为领导做参谋助手工作。

本文以秘书的参谋职能为中心,结合秘书工作的发展情况,探讨了秘书参谋职能的重要性和其参谋职能具体施遇到的问题和弊病,并对提高秘书的参谋职能的发挥提出了一些建议。

关键字：

秘书、参谋工作、参谋职能

一秘书的含义与发展：

一、秘书的涵义

　　①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。

②指秘书职务。

③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。

有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。

享有外交特权和豁免。

　　从秘书职位的角度来看"秘书"概念的发展变化。

　　秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

　　【

（一）秘书官职化时代】

　　1.中国秘书官职化时代

　　在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。

最初的含义是指物而非指人。

　　即带有神秘色彩的图书。

根据古籍记载，这些图书主要有两类：

　　宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。

如《晋书·荀勖传》：

"及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。

"

　　指谶纬图箓。

这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

　　至东汉后期：

"秘书"不仅指物，也指机构和人员。

　　古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。

　　唯有一次例外，那就是东汉末年

　　魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

　　至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

　　辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

　　其一：

秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

　　其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

　　2.国外秘书官职化时代

　　西方发达国家的定义。

国际职业秘书组织（英文全称：

professionalsecretariesinternational）

　　"秘书"这个词来源于保密者。

指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.

　　今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员

　　SecretaryofState在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。

　　TheSecretaryofStateforForeignandCommonwealthAffairs意为外相

　　TheSecretaryofStateforHomeAffairs则是内政大臣

　　ChiefCabinetSecretary日本的"内阁官房长官"

　　沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。

　　资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。

另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。

　　贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。

商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。

如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。

16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。

　　总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。

首先是秘书官职化的过程。

　　在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。

最初的含义是指物而非指人。

即带有神秘色彩的图书。

根据古籍记载，这些图书主要有两类：

　　宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。

如《晋书·荀勖传》：

"及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。

"

　　指谶纬图箓。

这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

　　至东汉后期：

"秘书"不仅指物，也指机构和人员。

　　古代的秘书工作者，被称为"史官”、"御史大夫"、"尚书"等。

　　唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构：

尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

　　至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

　　辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

　　其一：

秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

其次是我国的秘书社会化时期：

　　我国的私人秘书始于清朝，称幕客。

幕客也称“西席、馆师、宾师”等，俗称师爷。

由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书

　　改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。

改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。

二、社会化秘书的职能

当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。

秘书的主要职能有:

参谋决策、协调关系、处理信息、办理事务。

其中，参谋决策是指在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书职能众多，若想做好、成功，需要不凡的素质。

概括起来，大致如下：

奋斗决定前途。

没有一蹴而就的成功，做好一名好秘书的唯一途径就是努力奋斗。

（－）思路决定出路。

秘书需要为领导出谋划策，当领导遇到重大突发情况时，当领导遇到新情况时，当领导毫无对策时，正是秘书展现聪明才智的时刻。

一个新的正确的思路，就能帮助领导，使问题迎刃而解

（二）性格决定命运。

秘书是一件细致的工作，无论是辅助决策时，处理庞杂的信息时还是协调各方面关系时。

这时需要秘书工作者细致、坚持，细节决定成败。

（三）学习决定高尚。

秘书的职能要求其必须对新事物有快速的反应能力，只有通过不断学习，才能向领导做出最优化的建议。

（四）忠诚决定人生。

秘书赢得领导的信任，75%取决于忠诚，25%取决于能力。

忠诚不仅是秘书的必备素质，更是做人的基本素质。

具备了做秘书的基本素质，还需要掌握做秘书的具体方法。

问题主要集中于辅助决策方面。

辅助决策，秘书的天职。

　秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是"谋略"二字，工作得法，事半功倍。

有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。

因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

　　（－）重在调查研究。

在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。

信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。

　因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。

它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

（二）善于分析形势。

谋略依大局而定，据大势而发。

分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。

对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的"臭弹"。

　因此，"要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之"。

数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。

水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。

因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。

　　（三）加强组织领导。

秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。

秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。

在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。

要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。

比如，一些党委办公室开展的"议政会"、"形势分析会"的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。

参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。

为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

　　（四）学会谋略比较。

根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。

难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。

有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。

参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。

利害相依是普遍规律。

再好的方案，也必然杂以利害，不可能完善无缺。

利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。

其标准是：

"两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利"。

有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。

不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。

古语说：

"多算胜，少算不胜，何况不算乎

　　（五）掌握参谋时机。

信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。

一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。

参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。

所谓"机"，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。

在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。

如对"机"熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。

"机"，随时随地都在变化之中。

高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，　见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，"见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！

"（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。

　　二秘书工作的发展及其参谋职能的重要性

（一）秘书工作的发展

在80年代以前,现代中国的秘书工作虽然遍布全国的各级领导机构,但基本上是各自封闭守点,各自为各自的领导稳定服务,固守成规,局限性比较大。

进入80年代就大变了样,党的十一届三中全会后的十多年,中国秘书工作有了飞跃性的发展。

新形势下使领导工作的需求起了变化,需要秘书工作在更多方面起参谋、助手作用。

新时期的秘书工作出现了“四个转变”和“四个强化”。

“四个转变”也就是四个方面的发展,即从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。

“四个强化”,即辅助决策的强化;信息工作的强化;协调工作的强化;督察工作的强化。

从“四个转变”和“四个强化”中可以体现出秘书提高参谋职能的发挥是一种趋势。

（二）秘书工作参谋职能的重要性

党的十一届三中全会以来,中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。

参谋工作的开展,是不断发展变化的新形势的需要,是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要,是秘书部门职能自我完善的需要。

各地秘书部门的实践也说明,做好参谋工作,是秘书工作有所突破的关键所在。

秘书作为领导者身边的常备参谋和助手,秘书工作具有明显的参谋助手作用。

其主要表现是:

为领导工作出主意,想办法,提预案;向领导机关提供资料,提供信息,提供咨询;做好事务工作,尽量减轻领导工作的负担。

秘书的参谋工作,具有其他工作无法替代的作用。

首先,作为领导愈来愈需要秘书的参谋,它可以充实完善领导的思想。

随着改革开放的深入和中国加入WTO,秘书参与对外事务的工作将愈来愈多,在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察,引进外资和境外投资,对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门,而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会遇到的工作。

秘书部门不仅要操办具体事务,还要根据国家有关法规和国际惯例,参与制订有关预案,准备有关资料,发挥参谋作用。

从秘书所处地位上看,秘书都处于各级领导机关中枢,领导人的身边,一切参谋活动都是为领导服务,从属于领导的需要的。

秘书最接近领导,往往最先了解领导意图;领导需要什么样的信息资料与建议,也常可能首先询问秘书,要求秘书“参谋提醒”,或提供预案,去协助解决。

这样秘书工作者的新鲜思想、观点、认识,通过参谋工作与领导思想溶为一体,就会对领导者的思想有所帮助。

其次,秘书的参谋工作对领导决策具有辅助取舍的作用。

领导的最基本职能是决策,而领导的决策关系着整个组织的正确运营。

然而,领导的职责除包括决定公司的大政方针外,还包括处理公司中一大堆繁杂的事务。

机关和组织设立秘书部门,最根本的目的则是帮助领导层处理好那些繁杂的事务以及为领导的决策做必要的准备工作甚而参与到决策当中来。

因而,可以说秘书的参谋职能的发挥对领导作出决策具有重要意义。

再次,对领导工作具有提醒警策的作用。

由于现代社会的重大决策很少是能仅凭个人经验就可以保证其正确的,因而领导在进行一个重大决策之前必然都要做许许多多的诸如调查研究、信息分析、科学论证等准备工作。

在这个过程中,秘书人员应经常向领导提供准备适用的信息、资料、文件等决策依据,并积极向领导提出相关的工作建议和决策预案以辅助领导进行决策。

在完成领导者交办工作的同时,主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息,这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题,或启发、警策领导者避免某些失误,促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

三秘书的参谋职能在具体实施中的问题

（一）目前我国存在的对秘书参谋活动的偏见

1.否定秘书的参谋活动。

有些人认为，秘书的工作不过是收收发发，抄抄写写，接接电话，送客人，什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。

也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋活动。

这些认识都是错误的。

古代的知天通地的“巫”、“史”进行占卜活动，征询天意，实际上是为统治者出谋划策。

社会发展到今天，一个领导者遇到的情况更为复杂，更加需要别人的参谋辅助，以保证决策的正确性、科学性。

企业秘书部门及秘书人员的参谋活动，除了为领导决策献计献策外，还更多地表现在日常工作中的建议和意见，草拟文稿、处理信息、提供办会的建议和方案等等，都是一种参谋活动。

2.夸大秘书的参谋活动。

也有些人认为秘书参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”，把秘书个人活动比之为领导的高参。

但秘书的参谋活动与广义的参与决策或出谋划策性质的参谋活动是有区别的，它是一种有限的出谋献策性的参谋活动。

秘书的参谋活动不具有独立性，秘书的参谋活动从属于领导者的工作思路和领导的职能范围，秘书参谋活动是从领导主观上的意图出发，力求符合客观实际的思维活动。

秘书只有在领导的职能范围内提出的参谋建议，才具有针对性和实际参考价值。

给秘书的参谋活动以一个正确的定位，目的是全面认识和充分发挥秘书在管理中的作用。

领导需要秘书为其直接服务，社会也需要稳定的职业秘书人员。

秘书人员认识不到这一点，会给领导决策带来干扰，影响领导决策的正确性和科性。

（二）秘书自身工作存在弊病

1.有些秘书善于“摆长蛇阵”。

有些秘书为领导写的公文其中有很多空话、套话和废话,很多纯粹是应付上级、流于形式、浪费纸张。

在他们当中公文写作中的惟上惟书、照抄照转、穿靴戴帽的“党八股”和公式化、雷同化、模式化的现象长期存在,这就为大批量预制公文提供了条件。

在党政机关里也有些人专长于写官样文章,他们善于用政治上最时髦的观点、报刊上最流行的概念和主观上有意拔高的事例来编制公文,其写作“秘诀”很容易研发为程序软件。

如果作为领导参谋助手的秘书长期写这种文章,那么不只是秘书的参谋职能无法实现,也会增加领导的负担,更甚至托领导的后腿。

2.秘书的自身素质亟待提高。

一些秘书自身的文化素质达不到要求,因此在写作中会出现一些作假失真和南辕北辙的问题。

一些秘书在发挥参谋职能时,一味追求参谋数量而忽视质量,致使其在发挥参谋职能时因缺少实践和真实凭据,而出现虚构作假的问题。

领导在作出决策时,因其秘书知识水平达不到要求,而出现对领导意图的错误理解,进而会使其参谋发生反作用。

四提高秘书参谋活动的建议　　

为了避免秘书参谋活动的盲目性、被动性，为领导决策及其实施提供有效而必要的辅助，充分发挥秘书的参谋作用，秘书人员必须坚持如下措施：

（1）秘书参谋的内容必须与领导决策的需要相一致。

领导决策过程贯穿于领导工作的各个环节，在一定条件下，领导决策正确与否直接影响着组织的前途。

因此，保障和满足领导的决策需要是秘书参谋的根本出发点。

秘书参谋的内容是由领导决策的形态决定的。

领导决策形态的差异和变化，直接决定了秘书参谋内容的变化。

领导决策在不同时期有不同的特点，这是因为领导在社会发展的不同时期所要考虑解决的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不同。

领导决策的不同特点，直接影响着秘书参谋内容的变化。

　秘书参谋的内容取决于领导决策的需要，又对领导决策的效果起着一定的制约作用。

如果秘书为领导决策提供是过时的信息，那么领导以此为依据做出的决策就不是科学的。

（2）秘书参谋的时机必须与领导决策及实施的运转周期相吻合。

领导决策的不同阶段对秘书的参谋活动有不同的要求，这些要求既体现在参谋的内容方面也体现在参谋时机的选择方面。

秘书参谋的时机必须与领导决策及实施的周期相吻合。

秘书参谋的时机取决于领导决策及实施周期所允许的时限。

在决策付诸实施前，秘书必须完成实施方案的制定和落实计划的全部准备工作，否则就会贻误和影响决策的落实。

随着社会变化节奏的加快，要求秘书参谋的实现进程相应加快，尽量缩短各项具体工作所占用的时间。

　　秘书参谋从属于领导工作，所以领导决策及其实施的周期对秘书参谋时机的制约是主要的，而秘书参谋时机对领导决策及实施周期的影响是次要的。

但我们必须认识到，这种影响是客观存在的。

　　（3）秘书参谋的方式必须与领导者的个性特点相适应。

秘书参谋服务的对象是具有不同个性特点的领导者，领导者的个性特点往往会响秘书参谋的效果。

准确地把握领导者的个性特点是秘书参谋活动取得最佳效果的前提。

秘书的参谋服务方式只有与领导者的个性特点相适应，才能取得较好的效果。

　　秘书参谋活动有各种不同的方式，具体到每一位秘书应采用何种参谋方式完全取决于领导者的个性特点。

秘书人员只有准确地把握他们的不同个性特点，有针对性地选用最恰当的方式提供参谋服务，才能取得最佳的参谋效果。

一句话，秘书在提参谋性意见的时候必须先选准参谋方式，这是秘书参谋活动中一个非常重要的问题，而选准参谋方式的关键在于把准领导个性的脉搏。

　　（4）秘书的参谋活动必须与秘书人员的基本素质相结合。

秘书人员加强自身素质的提高，要在德、智、才上下功夫。

德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。

这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。

在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。

智，指的是科学文化素质。

智力强弱，与参谋效果大小成正比。

智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。

才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。

有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

没有良好的素质连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。

秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

六结语

现代社会,领导的决策行为已经发生了变化,就是决策功能由领导者绝对的决策主导,向相对强化的参谋辅助延伸。

领导者要真正进行科学决策,必然要更多、更开阔地借助秘书的参谋作用。

秘书的参谋活动是秘书的重要工作,它既迎合了现代组织管理体系的需要,也是秘书自身素质发展的必然,更是领导活动效率和效益的可靠保证。

因此秘书只有根据时代要求不断完善自我,努力提高素质,充分发挥参谋职能作用,才能真正成为一名优秀的秘书。

七参考文献

　　［1］范立荣主编.现代秘书学教程.北京：

首都贸易经济大学出版社，2005.

　　［2］方习文主编.秘书原理与实务广州：

广东大学出版，2006.

　　［3］陆瑜芳编著.秘书学概论.上海：

复旦大学出版社，2005.

　　［4］宋斌著.秘书学系统武汉：

湖北人民出版社，2000.