商务部工作流程与制度2完整篇doc.docx

商务部工作流程与制度2完整篇doc.docx

《商务部工作流程与制度2完整篇doc.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务部工作流程与制度2完整篇doc.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

商务部工作流程与制度2完整篇doc

商务部工作流程与制度1

XXX公司商务部工作流程与制度

一、招标信息的获取：

1、从各个招投标网站上获取与公司发展规划或营业范围相关的招标信息，将信息筛选、

归类并登记于专门的档案上，并请示分管领导或总经理是否参与投标。

2、从领导处直接获取招标信息。

3、公司直接操作的标。

二、投标报名工作：

1、确定参与投标后，请示分管领导或总经理安排本公司哪些商务人员参与本项目，并确

认是自己公司还是借用上游协作单位的资质去参加投标工作。

2、根据招标公告要求，准备投标报名纸质资料并及时去招投标中心报名。

（此项针对非

网上报名项目）

3、网上报名：

按照网上操作流程进行网上注册、登记、报名工作。

（首次注册的招标网

站记录其登陆名及密码备份留存）

三、制作标书：

根据招标文件要求制作标书。

将招标文件里的特殊要求或是难以满足的条款汇报领导，请示解决办法；或是及时向招标采购中心提出质疑，等待采购中心给予答疑，及时关注招标网的答疑更新。

1、制作文本版标书，初步完成标书模板；

2、与厂家/上游公司联系，索要投标资料；

3、按照招标文件规定的时间内缴纳投标保证金；（附1：

保证金缴纳流程）

4、请示领导，确认最终投标报价；

5、与投标代表联系，确认签字并复核标书；

6、将投标文件交与分管领导/经理审核，签字盖章；

7、对标书进行封装，交与投标代表，告知开标时需注意事项；

8、关注投标结果。

注:

投标文件做完后，三人审核小组进行审核，做标人先检查，检查后交与审核人检查，审核人检查无误后交与最终审核人（商务部负责人），审核小组检查完成后方可封标。

四、后期工作：

1、投标中标：

a、关注招投标网站投标结果公示，将结果告知领导，领导安排人员领取

中标通知书。

b、商务部将招标文件、投标文件最终确定版本及其他投标相关资料打包

交予行政人员，由行政人员负责合同制作、验收报告等其他相关工作。

2、投标未中标：

追踪投标保证金的及时退回，投标保证金,谁办理的由经办人追踪投标

保证金的退回，财务必须跟进追踪。

附1：

保证金缴纳及退还流程

A、由我公司直接参标：

现金交付

a.由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；

b.开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。

网上付款

a.由本项目商务人员填写纸质版及电子版（表格另附）付款审批单；

纸质版交与财务，电子版商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）

b.将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；

c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印电子回单；

d.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。

B、借用合作公司资质名义投标：

现金交付

a.由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；

b.开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。

c.及时结算合作方的相关商务费用。

网上付款

a.与上游公司联系确定汇款方式及账户信息；

b.由我司负责本项目的商务人员填写纸质版及电子版付款审批单，预先支付给上游公司；纸质版交与财

务，电子版（表格如下）商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）；将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；

c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印付给合作方的电子回单。

d.督促上游公司尽快办理投标保证金汇款；

e.将上游公司网上汇款截图索要留存，并让上游合作方将汇款至招标中心的回单或截图打印并盖章。

f.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。

附2：

中标后到代理公司领取中标通知书，需要代理公司开相对应的发票，

发票领回后需交行政部扫描保存，再交财务报帐。

五、奖罚制度：

（先试行半年。

分管副总可以作为最终审核人同时享有奖励或接受惩罚）奖励：

（奖金发放的原宗旨：

部门奖金总金额不超过2000元，个人奖金总金额不超过500元。

）

1、中标项目50万以内，奖励具体做标人100元、复核人50元、最终审核人25元；

2、中标项目50~100万，奖励具体做标人200元、复核人100元、最终审核人50元；

3、中标项目100~200万，奖励具体做标人300元、复核人150元、最终审核人75元；

4、中标项目200~300万，奖励具体做标人400元、复核人200元、最终审核人100元；

5、中标项目300~500万，奖励具体做标人600元、复核人300元、最终审核人150元；

6、中标项目500~1000万，奖励具体做标人1000元、复核人500元、最终审核人250元；

惩罚：

（实行风险管控制度，建立三级检查审核机制，出现人为问题共同担责）

1、由于人为因素制作标书导致废标，惩罚具体做标人300元、复核人200元、最终审核人100元；惩罚

分管副总千分之一，之多不超过2000元/次。

2、不但由于人为因素废标而且被认定为串标的，惩罚具体做标人500元，分管副总2000元，同时惩罚

复核人及最终审核人每人300元。

3、三人审核小组进行审核后，如未检查出来问题，而被公司其他相关人员检查出废标可能但能够及时补

救的，将三人同时惩罚各150元。

以上奖惩是以一个项目一家投标单位来计算的，在同一项目中以不同的商务角色出现的可以累加，但同一个项目不允许同时担任几家做标人角色，若必须有这种情况出现，由分管副总报总经理裁定。

奖金发放或惩罚扣款的时间和方式：

单个项目结束，中标通知书已接收且陪标公司的投标保证金已退回，由分管领导提请、财务主办审核经总经理审批，在当月工资中以奖励方式及时发放或扣减。

六、制作标书注意事项：

1、上游合作方传递资料时要仔细核对有无错误和漏项；

2、保证金打款时间、开标日期及开标地点的确认；

3、参数中的语病要反复查看并合理修改；

4、封装要求、正副本份数要理解透彻；

5、根据标书要求及类别制定工程技术方案；

6、价格要核对仔细清楚，包含分项及汇总；

7、确认带至开标现场的资格原件的证书号码与投标书中是否一致；

8、招标文件中要求的标书模板不能更改，适当可以增加项目（表格适用）；有点招标局要

求不准简单复制参数要注意。

七、中标后，所中标项目由行政部专人完成后续工作，包括：

中标后合同的起草，工程项目中的增项资料与联系单、签证单的整理，工程结束后验收报告的制定，本工程项目中的所有单据的保存，款项结算与办理等。

八、其它：

1、工程验收、审计准备：

1-1、施工过程中及时对接工程部要求提供完整的联系单和签证单，包括隐蔽工程照片影像资料、增减项、签字、盖章等，此项涉及到后期决算审计；

1-2、根据联系单签证单，做出设备移交清单及增减项清单，待验收时提供；做好自我决算报告，待审计时提交。

1-3、根据工程招标文件中要求，填写①工程竣工验收申请表、②工程竣工验收报告等。

1-4、备验收完成退履约保证金。

2、待续：

XXXX信息科技有限公司

融资租赁何时进入工程机械设备租赁业？

其实有些企业已经采用“以租代售”这种模式变相经营融资租赁，但因资质问题、税收问题和应收帐款过大问题，规模不大，政策风险极大。

工程机械设备租赁引入融资租赁要做几方面工作：

一是要研究工程机械设备融资租赁的利润市场空间有多大，时间有多长。

这就好比一个“蛋糕”。

如果工程机械设备市场有这样一个“蛋糕”，融资租赁公司，出资人都会来强食这块蛋糕。

如果没有这块蛋糕（市场可分配利润空间）谁也不会来做。

二是如何切分这块“蛋糕”。

目前障碍比较大的是出租人、承租人和供货厂商之间沟通难问题。

首先对租赁的内涵不了解，出租人把自己当银行加，承租人把自己当借款人，谁都怕承担风险，又不愿意让利，因此很难沟通。

这需要理论界和媒体在这方面多下功夫，了解租赁的操作过程和风险控制原理，让人们在平等的基础上如何合作切分这块蛋糕。

相互之间不是谁求谁的关系，而是共同承担风险划分利益的问题。

三是成立自己的融资租赁公司。

现有的租赁公司因为主要是资本类租赁公司，既缺乏资金又对工程机械行业不了解，加上二手市场不规范，因此在操作层面上比较难以合作。

如果设备制造厂商有自己的二手市场，可以解决融资租赁的租赁物件退路问题，开展工程机械设备融资租赁就容易的多。

四是目前成立融资租赁公司暂时还存在一些政策问题，但是商务部准备出台内资融资租赁公司管理办法，人大已经启动《融资租赁法》立法程序，相信在不久的将来，政策会越来越宽松。

遗憾的是目前工程机械行业对目前已有的政策不清楚，许多政策都被闲置，行业组织应该侧重这方面宣传工作，“绿灯来了跑步走”的广东模式也应该尽快引入工程机械设备制造行业。

商务部工作流程与制度1

XXX公司商务部工作流程与制度

一、招标信息的获取：

1、从各个招投标网站上获取与公司发展规划或营业范围相关的招标信息，将信息筛选、

归类并登记于专门的档案上，并请示分管领导或总经理是否参与投标。

2、从领导处直接获取招标信息。

3、公司直接操作的标。

二、投标报名工作：

1、确定参与投标后，请示分管领导或总经理安排本公司哪些商务人员参与本项目，并确

认是自己公司还是借用上游协作单位的资质去参加投标工作。

2、根据招标公告要求，准备投标报名纸质资料并及时去招投标中心报名。

（此项针对非

网上报名项目）

3、网上报名：

按照网上操作流程进行网上注册、登记、报名工作。

（首次注册的招标网

站记录其登陆名及密码备份留存）

三、制作标书：

根据招标文件要求制作标书。

将招标文件里的特殊要求或是难以满足的条款汇报领导，请示解决办法；或是及时向招标采购中心提出质疑，等待采购中心给予答疑，及时关注招标网的答疑更新。

1、制作文本版标书，初步完成标书模板；

2、与厂家/上游公司联系，索要投标资料；

3、按照招标文件规定的时间内缴纳投标保证金；（附1：

保证金缴纳流程）

4、请示领导，确认最终投标报价；

5、与投标代表联系，确认签字并复核标书；

6、将投标文件交与分管领导/经理审核，签字盖章；

7、对标书进行封装，交与投标代表，告知开标时需注意事项；

8、关注投标结果。

注:

投标文件做完后，三人审核小组进行审核，做标人先检查，检查后交与审核人检查，审核人检查无误后交与最终审核人（商务部负责人），审核小组检查完成后方可封标。

四、后期工作：

1、投标中标：

a、关注招投标网站投标结果公示，将结果告知领导，领导安排人员领取

中标通知书。

b、商务部将招标文件、投标文件最终确定版本及其他投标相关资料打包

交予行政人员，由行政人员负责合同制作、验收报告等其他相关工作。

2、投标未中标：

追踪投标保证金的及时退回，投标保证金,谁办理的由经办人追踪投标

保证金的退回，财务必须跟进追踪。

附1：

保证金缴纳及退还流程

A、由我公司直接参标：

现金交付

a.由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；

b.开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。

网上付款

a.由本项目商务人员填写纸质版及电子版（表格另附）付款审批单；

纸质版交与财务，电子版商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）

b.将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；

c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印电子回单；

d.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。

B、借用合作公司资质名义投标：

现金交付

a.由本项目商务人员填写纸质版借款申请单并经总经理审批后，领取款项，交与投标代表；

b.开标结束后，将由招标中心开具的发票（中标）或现金（未中标）交与财务部门办理报销或销账手续。

c.及时结算合作方的相关商务费用。

网上付款

a.与上游公司联系确定汇款方式及账户信息；

b.由我司负责本项目的商务人员填写纸质版及电子版付款审批单，预先支付给上游公司；纸质版交与财

务，电子版（表格如下）商务部留存（以便退还保证金时查询账户信息）；将付款审批单分别提请财务主办审核、总经理签字确认；

c.将付款审批单交与财务出纳付款，并留存网上汇款截图并打印付给合作方的电子回单。

d.督促上游公司尽快办理投标保证金汇款；

e.将上游公司网上汇款截图索要留存，并让上游合作方将汇款至招标中心的回单或截图打印并盖章。

f.开标结束后，追踪投标保证金退回或办理转为履约保证金事宜。

附2：

中标后到代理公司领取中标通知书，需要代理公司开相对应的发票，

发票领回后需交行政部扫描保存，再交财务报帐。

五、奖罚制度：

（先试行半年。

分管副总可以作为最终审核人同时享有奖励或接受惩罚）奖励：

（奖金发放的原宗旨：

部门奖金总金额不超过2000元，个人奖金总金额不超过500元。

）

1、中标项目50万以内，奖励具体做标人100元、复核人50元、最终审核人25元；

2、中标项目50~100万，奖励具体做标人200元、复核人100元、最终审核人50元；

3、中标项目100~200万，奖励具体做标人300元、复核人150元、最终审核人75元；

4、中标项目200~300万，奖励具体做标人400元、复核人200元、最终审核人100元；

5、中标项目300~500万，奖励具体做标人600元、复核人300元、最终审核人150元；

6、中标项目500~1000万，奖励具体做标人1000元、复核人500元、最终审核人250元；

惩罚：

（实行风险管控制度，建立三级检查审核机制，出现人为问题共同担责）

1、由于人为因素制作标书导致废标，惩罚具体做标人300元、复核人200元、最终审核人100元；惩罚

分管副总千分之一，之多不超过2000元/次。

2、不但由于人为因素废标而且被认定为串标的，惩罚具体做标人500元，分管副总2000元，同时惩罚

复核人及最终审核人每人300元。

3、三人审核小组进行审核后，如未检查出来问题，而被公司其他相关人员检查出废标可能但能够及时补

救的，将三人同时惩罚各150元。

以上奖惩是以一个项目一家投标单位来计算的，在同一项目中以不同的商务角色出现的可以累加，但同一个项目不允许同时担任几家做标人角色，若必须有这种情况出现，由分管副总报总经理裁定。

奖金发放或惩罚扣款的时间和方式：

单个项目结束，中标通知书已接收且陪标公司的投标保证金已退回，由分管领导提请、财务主办审核经总经理审批，在当月工资中以奖励方式及时发放或扣减。

六、制作标书注意事项：

1、上游合作方传递资料时要仔细核对有无错误和漏项；

2、保证金打款时间、开标日期及开标地点的确认；

3、参数中的语病要反复查看并合理修改；

4、封装要求、正副本份数要理解透彻；

5、根据标书要求及类别制定工程技术方案；

6、价格要核对仔细清楚，包含分项及汇总；

7、确认带至开标现场的资格原件的证书号码与投标书中是否一致；

8、招标文件中要求的标书模板不能更改，适当可以增加项目（表格适用）；有点招标局要

求不准简单复制参数要注意。

七、中标后，所中标项目由行政部专人完成后续工作，包括：

中标后合同的起草，工程项目中的增项资料与联系单、签证单的整理，工程结束后验收报告的制定，本工程项目中的所有单据的保存，款项结算与办理等。

八、其它：

1、工程验收、审计准备：

1-1、施工过程中及时对接工程部要求提供完整的联系单和签证单，包括隐蔽工程照片影像资料、增减项、签字、盖章等，此项涉及到后期决算审计；

1-2、根据联系单签证单，做出设备移交清单及增减项清单，待验收时提供；做好自我决算报告，待审计时提交。

1-3、根据工程招标文件中要求，填写①工程竣工验收申请表、②工程竣工验收报告等。

1-4、备验收完成退履约保证金。

2、待续：

XXXX信息科技有限公司

商务部工作职责和规章制度DOC1

西安陕汽车轮有限公司

Q/SQ—03—2010

工作职责和规章制度

（商务部）

编制：

审核：

批准：

分发号：

版本：

A/0

西安陕汽车轮有限公司

施

一、商务部组织机构图

（2）

二、商务部工作流程图

（2）

三、商务部各岗位工作职责

（2）

四、商务部各岗位任职要求（4）

五、采购质量按《原辅材料内控标准》（4）

六、顾客管理制度（5）

七、市场信息报告制度（6）

八、产品质量投诉工作的管理规定（8）

九、各岗位工作流程图（6）

十、商务部执行的相关管理文件（附1－8）（4）

附1关于物资购进申报计划程序的管理程序（5）

附2原辅材料质量问题的索赔管理程序（7）

附3商务部对供方评价与重新评价准则（8）

附4供方质量管理体系监督办法（9）

附5原材料安全库存表（15）

附6、产品退货规定（11）

附7、顾客财产管理办法（15）

附8、业务接待制度（17）

一、组织机构图：

二、工作职责：

（一）、部门工作职责：

1、负责贯彻实施公司质量方针，完成本部门质量目标。

2、不断开拓业务市场，努力完成公司下达的销售任务。

3、定期回访顾客，负责订单的确认和评审，统筹下发生产计划单并监督完成情况。

4、负责回收货款时的协调工作。

5、处理顾客投拆和司法纠纷。

6、统计分析顾客投诉及处理情况，提出产品质量改进建议，策划实施产品使用过

程中的安全防范措施。

7、不断规范售后服务工作，提高顾客投诉处理效率，平衡顾客和公司的利益，最

大限度的消除顾客的不满意。

8、负责处理商务部内部沟通、业务统计报告。

9、负责顾客提供的工程技术规范的收存及转交工作。

10、负责执行公司原料、辅助材料、办公用品采购任务，保证及时供应。

11、负责公司原辅材料采购合同的谈判签定，以及合同的保存管理。

12、负责公司原辅材料合格供方资料的建立和保存。

13、配合技术质检部对采购物资检验、供货产品质量问题索赔等，确保采购质量。

14、负责公司废料的对外销售。

15、负责职工食堂所需物品的采购。

16、负责仓库的日常管理。

（二）、商务部部长工作职责：

1、负责商务部的全面管理和人员分工。

负责《合同评审控制程序》和《顾客服务控

制程序》等与顾客有关的过程控制程序。

2、组织协调制订销售计划和合同签订前顾客要求的评审工作，建立顾客档案，与顾

客创建良好的业务和人际关系。

3、负责市场调查、分析、预测，提出调整开发市场的可行性建议，广告宣传推销产

品，及时提供售后服务，保持与顾客充分良好的沟通。

4、定期策划进行顾客满意度的测量。

5、负责对本部门各岗位工作人员的工作过程、工作业绩和考勤情况的监督审核，汇

总分析，不断提高服务意识和服务效率。

6、负责销售计划综合平衡，以及对业务员的监督审核工作。

7、负责对供方和选择评定，根据供货业绩再评定。

8、统筹采购计划管理，安排在合格供方中采购，确保采购物资质量满足需求。

9.负责对业务销售客户的计划管理，以及综合协调管理和客户满意度。

（三）、采购员工作职责

1、在部长的领导下，负责协调钢板、型材的月度购进、一般辅助材料采购计划和

程序购进物资，确保生产、供应及时。

以及主要辅助材料（如与生产质量有紧

密关系的焊丝、油漆等）计划采购、供应工作，保证生产供应。

2、负责审查供应商提供的有关资质证明及产品合格证明;

3、负责采购原材料的质量、价格等市场调研分析工作，密切关注原辅材料的价格

变动情况，负责为部长和公司领导提供决策依据。

4、负责同技术质检部、仓库协调办理采购物资的入库手续。

5、负责同供应方的有关质量问题纠纷的处理工作。

6、负责职工食堂所需物品的采购。

7、负责公司对外维修物品的管理。

8、负责对采购合同执行情况进行跟踪、督促，同时对合同进行存档、登记。