档案管理制度.docx
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档案管理制度
档案管理制度
编制：
审核：
会签：
批准：
2010-9-08发布2010-9-15实施
青岛华世洁环保科技有限公司发布
1.目的
为建立、健全公司档案工作，完整地保存和科学地管理公司的档案，充分发挥各类档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各职能部门服务。
特制订本制度。
2.适用范围
青岛华世洁环保科技有限公司各职能部门
3.职责
3.1制定或参与制定档案工作的规章制度；
3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；
3.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
4.档案管理部门及负责人
4.1公司档案主管部门待定
4.2公司立档单位为各部门；
4.3档案管理责任人：
各部门负责人和专（兼）职文员
4.4各部门均应指定专（兼）职人员，负责收集和管理本部门的文件材料，并按要求立卷归档，保持相对稳定。
若有人员变动应及时通知档案室
5.档案的种类
5.1法规性文件：
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业内部制定的各种标准、规章制度等。
5.2企业的重大决议：
包括公司级会议纪要及会议决议。
包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等
5.3计划性文件。
包括企业总体计划或规划、研发计划、项目质量计划、销售计划、财务计划等。
5.4总结性文件。
包括企业年度和月度工作总结、部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5.5批示性文件。
包括企业各类计划指标、技术指标、销售指标等。
以及企业各类命令、工作指示等。
5.6通知类文件。
会议通知、业务通知，公司内部一些活动通知等文件；
5.7报告类文件。
包括请示报告、出差报告、统计报表、申请报告、方案、提案、建议等文件;
5.8证件类文件。
包括法人营业执照、房地产权证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书等。
5.9基建类文件。
工厂平面图、工厂各种线路，地上地下管道图、厂房、办公楼平面图及以上设施的新建、扩建、改建过程中的勘测、设计、施工、竣工、维修等各阶段所形成的文件资料。
包括施工许可证，规划许可证等各项审批文件，隐蔽工程资料，竣工图纸资料等
5.10设备类文件。
包括办公设备、车间设备、实验室仪器设备、各种检测仪器的使用说明书、保修卡及设备维护、维修记录等各种有价值的文件
5.11合同类文件。
包括销售合同、招投标文件，采购合同等
5.12技术类文件。
归档原则是以项目为单位，一个项目形成一套档案。
包括：
技术图纸、更改记录、采购清单及技术协议；工艺流程图及工艺流程说明、计算书，电气原理图、电气控制说明，仪表条件一览表，设备条件一览表；质检检测数据记录及分析报告；设备主要材料的材质报告单及外购件合格证；设备使用说明书；调试记录（现场调试施工日志与调试数据记录、调试过程中遇到的问题和解决方法等）；项目过程中和客户的沟通记录文件等各种有价值的文件；各实验项目的立项申请书、试验图纸、试验数据以及取得的成果
5.13会计档案：
包括
1）会计凭证主要指原始凭证，记账凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表
2）会计账簿主要指先进银行存款日记账，明细账，总帐，辅助账薄
3）财务报表主要指月度、季度、年度会计报表及文字说明
4）其他会计文件材料主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行对账单及其他应当保存的会计资料
5.14声像制品资料。
包括企业在其经营活动或娱乐活动中，以及在外学习、考察时或企业外部提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
5.15电子文件的归档
1）企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。
音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。
2）企业各信息系统所形成的电子文件的原数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
6.归档要求
6.1根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向档案部门移交。
6.2立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固。
原稿由档案室保存，相关部门和个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本
6.3填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
6.4立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
6.5立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
6.6立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
6.7立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
6.8文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
6.9关于项目档案，技术、工艺、电气、生产、质检及采购等部门要以项目为单位整理文件，及时将有价值的项目文件存档。
原则上项目图纸、合同等A4、A3规则纸型的文件要用打孔文件夹保存，档案室接收到项目文件后，要对其汇总，整理，建立完整的项目档案
6.10各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
6.11声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整，
6.12归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
通用电子文件格式主要有：
电子文件类型
推荐数据格式
文本
PDF、XML、TXT、RTF、CEB
图像、照片
TIFF、JPEG、PDF、DWG
音频
MP3、WAV
视频
MPEG-2、MPEG-4、AVI
数据库与光盘数据表
DBF、XML
图形
DXF、SVG、DWF
网页
HTML、XML
1）电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。
2）物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。
有网络传输和介质传递两种方式。
网络传输既可实时进行，也可定期完成。
介质传递宜定期完成。
3）逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。
逻辑归档应实时进行，并定期进行物理归档。
4）电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。
5）加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
7.档案的保密要求
7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作
7.2档案密级分为绝密、机密、一般三级。
1）绝密文件（Confidential）；用C表示，系指与公司生死攸关的可听、可视性文件及公司自主研发的有较大市场前景的产品或工艺。
包括：
重大经营决策、重要商务信息、关键财务信息、重要技术信息、高管人员变动方案、特殊会议精神等内容相关的文件；
2）机密文件（Secret）:
用S表示，系指公司经营活动中的指导性文件及控制性文件。
包括：
公司的经营方针、年度计划大纲、管理制度、人事政策、人员档案，通用技术文件、各类财务报表记帐簿，采购合同，销售合同，公司级会议纪要文件
3）一般文件（Normal）:
用N表示，系指公司运营中的不会产生重大影响的文件。
包括：
空白表格、会议通知、公示文件、内刊、各种荣誉证书等
7.3借阅档案的人员，对所借档案应负责保密，不得转借他人，不准带出公司外，档案用后要及时归还。
如若丢失借卷人应写出书面报告，经领导审批后，送公司保密委员会审理，然后交档案室存档备查。
7.4对已到保密期限的档案要请相关部门领导和管理部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
7.5外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.6档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
7.7企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。
档案管理员调离，应由档案主管领导监督办理，档案交接之后，方能调离。
7.8电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。
8.档案的移交
8.1各部门档案每季度的最后一周向档案室移交一次，（第二季度的最后一周移交第一季度的档案。
依次类推，第一季度的最后一周移交上一年第四季度的档案）会计档案为每年向档案室移交一次。
8.2档案移交前各部门专（兼）职文员要编写《档案移交登记表》（详见附件一），并让部门负责人签字，档案接收人和移交人共同清点所移交的档案并在《档案移交登记表》上签字确认，档案移交登记表一式两份，移交人和接收人各执一份
8.3档案管理员接收到各部门移交的档案后，应对档案（卷、代、盒）进行检索、编号
9.档案借阅
9.1 档案一般不得借出档案室。
如遇特殊情况，须按要求办理借阅手续。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
9.2部门负责人如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处填写借阅登记表，借阅的档案材料必须在三天内归还。
若需延长借阅时间，需到档案管理员处办理续借手续
9.3各部门其他员工因业务需要对本部门档案资料进行借阅或利用的，须一律填写《档案借阅申请表》（详见附件）并经部门负责人签字许可后，方可借阅档案。
如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人签字许可。
9.4如需借阅公司人事、财务、销售合同等资料必须经总经理批准许可
9.5档案管理员依据《档案借阅申请表》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息
9.6借阅的档案原则上在公司内使用。
机密文件和绝密文件仅供在档案室查阅，不予借出
9.7借阅档案的人员应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
9.8档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等
9.9档案主管应接受公司有关部门、人员的咨询要求
9.10政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助
10.档案的保管
档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
11.档案的销毁
11.1公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密
11.2公司成立档案鉴定小组，档案管理员应组织小组成员定期对档案的价值和保存期限进行鉴定，对已失效的档案，应编制《档案销毁登记表》（附件三），经相关负责人审核和总经理批准后方能销毁。
该清册永久保存。
11.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
12.档案分类编号细则
12.1档案分类原则：
以公司全部档案为对象,根据管理职能,结合档案内容和形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用
12.2档案类别的设置
1）档案的类别共设置九个大类，即:
企业管理性档案，基建档案，科研档案，产品档案，设备仪器档案，会计档案，合同档案，员工档案，特殊载体档案
2）根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目（属类）,不设置三级类目（详见附表）。
3）录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号，统一存放。
4）各职能部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理
12.3分类标识方法
1）企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序（A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……）标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。
2）档案实体排架和编号要反映九个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。
3）企业管理性档案的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1”另行编号,并用案卷目录号加以区别。
12.4档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成
12.5档案编号（档号）标识举例示意图:
1）企业管理类：
Ｘ–ＸＸＸＸ–ＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号
二级类目
年度
一级类目
2）基建档案：
Ｘ–ＸＸ–ＸＸ–ＸＸ
案卷编号
单项工程（比如音响工程，排水工程等）
综合工程（办公楼，1#车间、2#车间）
一级类目
3）科研档案
Ｘ–ＸＸ–ＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号
型号
系列
一级类目
4）产品档案类
Ｘ–ＸＸＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号
项目代号
前两位为年度后两位数，后两位为该年的第几份销售合同的顺序号
一级类目
5）设备仪器档案
仪器编号由本部门档案管理员统一编制，并发给档案室一份
Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号
设备仪器编号及型号
设备仪器所属部门代号（见附附件二）
一类科目
6）会计档案
Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号（按二级类目编流水号）
年度
二级类目（凭证、帐簿、报表、其他）
一级类目
7）采购合同档案
Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号
项目代号
二级类目
一级类目
8）销售合同档案：
Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ
比如2010年的第八份销售合同，则此处的编号应为1008
案卷顺序号
前两位为年份的后两位数，后两位为本合同在今年销售合同中的顺序号
二级类目
一级类目
9）员工档案
Ｘ–ＸＸ–ＸＸ
案卷顺序号（在二级类目中，以姓氏笔画编流水号）
二级类目（双位制）
一级类目
一级类目
代号
二级类目名称
二级类目编号
基本范围
企
业
管
理
性
档
案
A
行政事务
01
企业综合性行政事务工作，公司会议，各类保密工作等
人事管理
02
员工管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务派遣工作等
会议管理
03
各类公司级会议记要，专业技术会议纪要等
外事工作
04
企业涉外活动
经营决策
05
企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等
计划工作
06
企业中、长期计划,年（季）度计划,各项专企业中、长期计划,年（季）度计划,各项专业发展计划，全面计划管理工作等。
统计工作
07
各种统计报表,企业综合性统计分析工作等。
财务管理
08
资金管理,价格管理,会计管理,资金流通等。
物资管理
09
物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。
产品销售
10
市场分析,用户调查,产品销售，广告宣传，售后服务工作等。
生产调度
11
生产组织，调度指挥工作等。
质量管理
12
企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。
劳动管理
13
劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。
安全管理
14
安全生产,工伤事故处理,职工安全教育等。
科技管理
15
新产品开发,科技成果管理,技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。
标准化管理
16
企业标准化管理工作，各种标准档案。
档案和信息管理
17
企业档案工作，各类数据管理等
基建档案
B
基本建设二级类目按照工程项目或建筑项目设置
同一工程项目内包含工程的审批、设计、施工、竣工验收的全过程。
科研档案
C
科研档案二级类目按照课题设置
同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。
产品档案
D
产品档案按照项目设置
在一个项目内，包含从工艺、电气至设备验收出厂，直到现场调试合格的全过程
设备仪器档案
E
设备仪器档案二级类目按照其所属部门设置（详见附件二）
同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。
会计档案
F
凭证
01
各种会计凭证
账簿
02
各种财务账簿
报表
03
各种财务报表
其他
04
合同档案
G
销售合同
01
各类销售合同
采购合同
02
按照各个项目设置
员工档案
H
管理人员档案
01
简历，体检表，入职登记表，转正评估表，员工薪酬岗位调整记录，各类培训协议，各种证书复印件等
工人档案
02
履历表，体检表，各类证书、等
特殊载体档案
13.附件
13.1.《档案移交登记表》
13.2.《档案借阅申请表》
13.3.《档案销毁登记表》
13.4.《打孔文件夹侧面标签统一格式示意图》
13.5.《各部门代号表》
14.本制度有档案管理部门制定、解释、补充，由总经理批准后颁行。
附件一：
档案移交登记表
序号
文件标题
主要内容
份数
页数
备注
移交人：
接收人：
年月日
注：
本表一式两份,一份存档案室,一份存移交人。
附件二：
青岛华世洁环保科技有限公司
档案借阅申请表
日期：
编号：
申请人
部门
职务
拟借档案名称
借阅用途
预计归还日期
部门负责人
批准人
注：
本单一式两份，借阅人和档案管理员各留一份
（第一联：
档案室留档）
————————————————————————————————————————
青岛华世洁环保科技有限公司
档案借阅申请表
日期：
编号：
申请人
部门
职务
拟借档案名称
借阅用途
预计归还日期
部门负责人
批准人
注：
本单一式两份，借阅人和档案管理员各留一份
（第二联：
借阅人自存）
附件三：
青岛华世洁环保科技有限公司
文件销毁登记表
No.：
NO.
编号
文件类型
文件名称
存档日期
作废日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
编制：
审核：
批准：
监销：
附件四：
打孔文件夹侧面标签统一格式：
档号
D·2010·ZJJH·
类别号
D
年度
2010
机构
技术中心
保存期限
可暂不填写
起止件号
1-78
附件五：
《各部门代号表》
序号
部门名称
代号
1
管理部
GL
2
生产部
SC
3
质检部
QC
4
工务部
GW
5
供给部
GJ
6
研发部
YF
7
技术部
JS
8
销售部
XS
9
仓库部
Ck
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