项目文件管理要求模板.docx

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项目文件管理要求模板

项目执行标准管理文件/文档管理

项目文件管理要求

文件编号：

XXXX-XXXX-X

编制：

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版次：

目　　录

项目文件管理要求

1目的与适用范围

为了确保项目实施过程中产生的所有文件均处于受控状态，确保项目文件的真实、有效和完整，提高项目文件归档和交工资料的质量，指导项目文档管理人员的工作，制定本规定。

适用于公司所有项目的文档管理。

2相关文件

XXXXXX

XXXXXX

XXXXXX

3人员配备

信息技术管理部文档控制中心根据项目特性配备文档管理人员。

3.1总承包项目在组建项目部时，应会同信息技术管理部确定文档人员的配备，原则上根据总承包范围，分别配备设计、采购、施工现场三个文档管理人员，管理设计类文件的文档管理人员同时负责项目管理类文件的控制，为项目文档控制专业的负责人，即文档控制主管，综合型项目部（如：

XXXX项目）应设专职文档控制主管。

3.2大型设计项目配备一名文档控制工程师，主化工装置超过5个时，应配备2名文档管理人员，其中一名为文档控制主管。

上述（3.1、3.2条款）人员应在项目部（组）成立时，与其他管理人员一道任命。

3.3上述项目之外的常规设计项目，由3名文档管理人员负责设计文件的收集、归档验收和整理，其中设1名文档控制工程师，根据项目数量，可以增加文档管理人员。

文档控制工程师由公司任命。

4项目文件管理的通用要求

项目经理应负责组织项目文件管理人员按照公司文件管理的基本要求对项目文件的管理做出项目的实施规定，编制项目的沟通计划。

应在项目执行的本部、分部和施工现场，建立项目管理信息协同工作的平台，提高异地信息共享能力和异地办公的水平，使其作为项目报告、项目信息收集、交换、发布等的工具。

4.1文件控制的基本要求

4.1.1在使用处能得到正确版本的适用文件。

4.1.2文件标引清晰、易于识别和检索。

4.1.3利用文档管理系统，及时发布、传递文件，标识适用版次等信息，防止误用作废文件。

4.1.4从所有发放或使用场所及时撤出失效或作废的纸质文件，为任何目的所保留的作废文件，都应作明确的标识（加盖作废章）以防止误用。

4.1.5项目所有文件都要由文档管理系统来管理，条件成熟时，只在文档管理系统中授权使用，不再分发纸质文件，图纸除外。

4.1.6执行公司《记录管理程序》（XXXXXXXXX），保持对记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置的控制，确保能提供质量管理体系有效运行和工程（产品）符合要求的证据。

当顾客有要求时，按合同的规定对有关文件、记录进行控制。

4.2内部文件控制要求

4.2.1项目运行过程中产生的文件，为使其是充分与适宜的，在发布前应由授权人员审批，审批权限参见公司相关规定或有关标准规范；

4.2.2文件发布后，应在必要时进行评审与更新，并再次审批；

4.2.3识别文件现行修订状态，以防止使用失效或作废的文件

4.2.4在对质量管理体系有效运行发挥重要作用的各个场所，都能得到有关文件的适用版本。

4.3外来文件的控制要求

4.3.1利用文档管理系统建立记录，确保对外来文件予以登记识别（如：

标明文件编号、收文日期、文件来源、是否完整适用等）；

4.3.2控制文件的分发（如：

确定分发范围、发放登记等）和更改后的通知、更换；

4.3.3在工程项目有关文件（如：

开工报告、统一规定）中识别项目适用的国家、行业、地方标准的适用版本并予以控制；

5项目文件编制和格式要求

5．1项目部所有发出的电子邮件、传真、信函、会议纪要、备忘录等项目文件必须按照项目规定的文件格式进行书写。

5．2所有函件、电子邮件在编写时，应保证一文一个主题，一个编号，以便于文件的收集、整理和处理。

在函件、电子邮件中明确主送人、抄送人，主送人应为所发文件内容的执行人员，抄送人应为所发文件内容的了解、备案和协助完成人员。

5．3凡一份项目文件或项目信息中包含多项不同主题、涉及不同部门等，需多部门和多人处理的，应在所发文件中明确责任部门、协助部门，实施负责人、协助人员，提出完成工作时间。

6项目文件的处置

在项目开工后，项目部的各职能部门经理、各设计专业负责人应根据合同的要求和公司项目文件归档整理规定，分别确定各部分的文件清单，交项目文档管理人员汇总，同时在文档管理系统中建立相应的目录结构，供项目实施过程中及时建档和使用。

在项目实施中，设计文件应随时向文档管理人员归档移交，电子文件由文档管理人员上传至文档管理系统，供各方使用；成套的纸质设计文件由文档管理人员整理后随时向公司档案库房移交。

采购文件按采购包分阶段向文档管理人员归档移交，具体参见公司相关规定。

施工文件在项目完工后，项目经理组织项目部内各部门经理将其负责范围内的文档按要求进行整理，并和项目文档管理人员一起将所有项目文件组卷后向顾客和公司档案库房移交。

重复的文件和可不保留的文件，则予以销毁，并在清单中注明。

7项目文件的编号要求

项目运行过程中产生的文件应按公司文件分类及编号规定进行编号，当公司文件编号规定不能满足项目管理要求时，由各项目根据项目的具体情况编制适合于本项目特点的、统一的文件编号补充办法，由文档管理人员向信息技术管理部文档控制中心备案后实施。

所有文件无论是内部传递的或对外发送的，须附带编号进行传递，否则不得传递或发送。

顾客有要求时，可以根据合同规定采用双编号。

设计经理负责管理设计交付文件、请购单、中间工作文件的编号；采购经理负责管理自请购单之后的询价、采购、催交、检验、交付验收文件的编号；施工经理负责管理施工管理，中间检验质量记录，现场材料仓储、发用，吹扫试压、单机试车，机械竣工文件的编号。

项目文档管理人员负责项目管理文件和项目对外发送文件的编号，同时对整个项目文件的编号负有控制、检查、指导的职责。

8项目文件、信息的传递与发送

项目文件无论是内部传递或对外发送，均应按规定履行必要的签署手续，凡未履行签署程序的文件不得传递与发送。

正式发布的文件、信息对外统一由文档管理人员发送。

8．1项目文件的内部传递

项目部（组）内部，以及与公司各职能部门之间应直接传递有关文件，执行公司的有关规定，履行签收手续，发出文件的部门应留底，以备归档或查询之需要；

外来文件统一由文档管理人员接收、存档、上传至文档管理系统，项目经理或其授权人员确认分发范围，由文档管理人员通知各方，必要的图纸可以复制分发，其他文件不再发放纸质文件；

8．2项目文件的对外发送

原则上，文档管理人员是对外发送文件、传递信息的唯一出口，必须经由项目经理签字确认后才能发出。

所有发出文件均应留底，同时上传至文档管理系统。

对外发送文件应编制文件传递单，并履行签收手续，如为邮寄，则应保存邮寄单据，以备查询。

9项目重要文件编制和分发规定

一般情况下项目主要文件的使用权限、分发范围应按下表的规定，项目有特殊要求时，由项目经理补充规定。

编制和分发

权限或份数

文件名称

公

司

主

管

经

理

项

目

控

制

部

设

计

管

理

部

采

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部

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目

经

理

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工

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料

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制

工

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质

量

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目

设

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经

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项

目

采

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经

理

项

目

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工

经

理

项

目

开

车

经

理

项

目

财

务

经

理

项

目

IT

工

程

师

集

团

公

司

工

程

部

业

主

1项目管理规划／实施计划

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2

2项目开工报告

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3项目质量计划

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2

4项目进度计划

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2

5工程费用估算

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6设计图纸资料

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A

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A

7变更要求

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8设计计划

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2

9采购计划

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2

10施工计划

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2

11施工招标

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2

12施工分包合同

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2

13设计分包进展情况报告

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14施工分包进展情况报告

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15项目进展情况月报告

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2

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16申请工程施工开工报告

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A

17申请工程交工（移交）报告

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A

18合同项目验收报告

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A

19项目完工报告

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1

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20与业主协调会议纪要

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2

21费用估算审核会议纪要

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注：

表中V—组织编制负责人；R—在文档管理系统中可读；P—必要时发1份纸质文件；A—按需要发几份

10附则

10.1本规定由信息技术管理部制定，报公司批准后施行。

10.2本规定的企业标准编号为XXXXXXX。

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。