行政方面检查汇总.docx
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行政方面检查汇总
行政方面检查内容
一、办公秩序综合检查
二、印章管理检查
三、档案管理检查
四、文字会务与公文流转检查
办公秩序综合检查表
检查日期：
被检查单位：
责任领导：
责任管理员：
检查员：
检查项目
序号
检查内容
违反人
违规情况
备注
办公秩序
1.
上班迟到，未按规定时间到岗
2.
桌面物品未分类、摆放杂乱、摆放办公外的私人物品
3.
文件没有分类整理、归档
4.
抽屉或文件柜面有灰尘
5.
办公桌下没有按规定摆放
6.
人员离开后抽屉未及时推回
办公区域
7.
文件柜、文件架上文件摆放杂乱、有灰尘
8.
人员离开后文件柜打开未关闭
9.
废旧文件、纸张未及时按规定处理
10.
电脑、桌椅脏乱、摆放与区域环境不统一
11.
公共场所有规定不准摆放的物品
12.
灭火器不按规定摆放
13.
墙面乱贴挂不合规定的物品或未经批准擅自悬挂、张贴物品
14.
座位上披挂衣服、摆放杂物
15.
人员离开后座位未推回归位
16.
空调温度设置不合规、开空调同时开窗户
行为举止
17.
接电话用语不规范
18.
不修边幅、衣服脏乱
19.
头发、胡须过长
20.
随地吐痰、乱丢垃圾
21.
不佩戴工牌或者佩戴不符合标准
22.
在办公区穿拖鞋
23.
未按规定着衣装
24.
在办公区域吸烟
25.
上班时间闲聊、串岗
26.
上班时间干私活、玩游戏
27.
下班不关显示器、电脑、电源
基础安全
28.
通道堵塞、有障碍物或不清洁
29.
在烟感喷水装置、灯管等处悬挂物品
30.
遮挡配电箱，影响配电箱正常开关
31.
下班不关灯、空调、窗户、门、饮水机电源等
注：
此检查只鉴于办公区域，实际运营场所以运营管理手册检查为准。
印章管理检查表
序号
检查项目
违规情况
备注
1
制度建设
1.1
有本企业的印章管理制度。
1.2
现有制度内容比较完整，与海航集团现有印章管理相关规定相吻合。
2
印章规格、式样
2.1
印章规格符合要求。
2.2
印章式样符合要求。
3
印章的名称、文字、字体和质料
3.1
印章上企业名称正确，与营业执照上的名称一致，内部机构印章名称与企业机构编制名称一致。
3.2
同时具有中文和外文（或少数民族文字）的印章文字排列正确。
3.3
刊有企业名称的印章字体为宋体字。
3.4
法人印章等重要印章质料为铜质等不易变形质料。
4
印章刻制、备案、启用和销毁
4.1
刻制印章符合相关审批手续。
4.2
刊有企业名称的各类印章均在公安局备案（有备案证明）。
4.3
本产业集团或本企业保管的所有印章（包括领导人名章）印模均在产业集团办公室（综合管理部）和海航集团办公室备案（备案印模原件在本企业留存）。
4.4
本产业集团或本企业保管的所有印章、印模及相关资料（包括领导人名章）均在海航集团文档管理系统中进行规范备案。
4.5
印章管理员变更、印章移交、印章作废等印章信息发生变更的能及时在海航集团文档管理系统中进行相应变更，相同印章备案信息不重复。
4.6
印章（领导人名章可除外）因变更在启用新印章前下发正式启用通知（附新旧印章印模）。
4.7
印章作废后能及时停止使用，并及时将印章送交本企业综合管理部（办公室）或原印章制发单位封存或销毁，交回公安机关封存或销毁的印章有据可查。
5
印章保管
5.1
印章按规定在对口部门专人保管。
5.2
实物印章粘贴印章编号，且与海航集团文档管理系统“印章备案”中的“印章编号”一致。
5.3
使用保险柜存放印章，并做到随用随锁，保险柜钥匙随身携带。
6
印章使用
6.1
用印审批
6.1.1
有现时使用的本企业相关公文审批规程（规定）。
6.1.2
用印审批程序符合公文审批有关规程（规定）。
6.2
盖印要求
6.2.1
公文格式符合有关要求，盖印位置正确，印迹清晰、端正，印章名称与公文责任者名称一致。
6.2.2
合同、协议等签字人为法定代表人或授权代表。
6.2.3
合同、协议、章程、约定书等文本除特殊情况外均加盖骑缝章。
6.3
特殊用印
6.3.1
因特殊情况提前用印的均对应保存有被授权领导和终批领导的邮件批示并及时补报审批件。
6.3.2
印章带出外地使用的，均经本企业董事长、CEO或总裁批准后由印章管理员陪同前往用印。
6.4
用印存档
6.4.1
属归档范围的文本在用印后均按有关规定完整保存电子审批件、终版呈报件和盖章件电子版（合同、协议等为纸质版）。
6.4.2
属归档范围的文本在用印后均按有关规定规范保存电子审批件、终版呈报件和盖章件电子版。
6.4.3
所有合同、协议、章程等文本（劳动合同可除外）在全部用印后必须保存1份纸质原件存档，暂未存档的在备注栏标识“跟踪盖章件”且不定期催还。
6.4.4
所有暂未整理的纸质合同、协议、章程等均在首页左上角直接打印或用碳素墨水笔标识合同编号并按合同编号排列。
6.5
用印登记
6.5.1
所有用印均利用海航集团文档管理系统进行即时登记。
6.5.2
用印登记规范。
6.5.3
按时将存档电子文件上传至海航集团文档管理系统。
6.6
用印报表
6.6.1
每月按时上报用印登记表。
6.6.2
报表格式、用印小结符合要求。
7
保密要求
7.1
印章管理员熟悉并遵守保密有关规定。
7.2
印章管理员使用的电脑设置开机密码和屏保，电脑或存档备份设备放置安全。
档案管理检查表
序号
检查项目
违规情况
备注
1
档案综合管理
1.1
统一领导
1.1.1
档案管理部门：
海航集团办公室、各产业集团办公室（或人资行政部、综合管理部）、各成员企业办公室等。
1.1.2
档案工作列入领导议事日程，确定一名领导分管档案工作，切实解决档案工作中的问题；关心档案工作人员，对工作突出者给予表扬或奖励；档案管理部门检查档案工作时，办公室或综合管理部分管档案工作的领导应到场并听取检查汇报。
（需有文字材料证明）
1.1.3
档案工作列入各企业办公室工作计划。
（需有文字材料证明）
1.1.4
认真执行档案管理部门关于档案工作的有关规定，接受档案管理部门的指导、监督和检查，按时提交档案检查报告。
1.1.5
取得档案管理上岗资格证达到100%。
1.2
统一制度
1.2.1
制订或按集团要求执行档案归档、利用、保管、鉴定等各项制度并予以实施。
含本单位文书、音像、基建、会计等档案管理制度，或参照集团档案管理规定制定或汇编相关制度。
1.2.2
制订档案人员岗位责任制，纳入工作职责和考核范围。
（有岗位说明书或工作职责等文字材料证明）
1.3
统一管理
1.3.1
本企业档案室统一管理本企业全部档案（不含员工档案）或集中统一管理本企业文书、音像、实物档案）。
1.3.2
档案库房配有铁门、铁窗、铁）或密集架、消防器材、去湿机、空调机、温湿度计等相关设备，并保持清洁。
1.3.3
档案柜号、保存内容等标识规范，档案按规范顺序排列。
1.3.4
档案统计、档案从业人员基础信息等及时、完整、准确，并按时上报
1.3.5
主动开发利用档案信息，做好查阅、借阅和利用效果登记。
（有档案查、借阅及利用效果登记表；有档案查借阅记录；有档案利用效果登记。
）
2
档案具体管理
2.1
文书档案
2.1.1
归档文件收集（共35分）
2.1.1.1
归档文件齐全：
凡是具有保存和利用价值的文件材料全部归档。
2.1.1.2
文件归档范围准确：
不具有保存和利用价值的文件材料不归档。
2.1.1.3
归档文件质量符合要求：
归档文件应为原件，公司内部有落款的红头或绿头文件应为彩色文头并加盖相应的印章；原件破损的要修裱，易褪变的要复印。
2.1.2
归档文件装订
3
2.1.2.1
归档文件装订规范:
每件中的排列顺序、装订位置等符合要求。
2.1.2.2
属于永久、长期保存的归档文件采用符合档案保护要求的用品装订。
2.1.3
归档文件分类
4
2.1.3.1
按“年度——保管期限”分类法进行分类。
2.1.3.2
归档文件划分年度准确。
2.1.3.3
归档文件划分保管期限准确。
2.1.4
归档文件排列
归档文件按年度、保管期限、机构或问题排列。
排列顺序要相对稳定。
2.1.5
归档文件编号
2.1.5.1
在归档文件首页右上角加盖归档章并工整标注（盖章或填写）相关内容。
2.1.5.2
标注总页数：
在每件归档文件的最后一页左上角或右上角标注该件归档文件的总页数（如归档章中有标识总页数的位置，则只标识在归档章中即可）。
2.1.6
制作目录
2.1.6.1
全宗说明内容简明确切。
2.1.6.2
归档文件目录质量、数量符合要求。
（含总目录、永久保存目录1分，各要素齐全、质量等符合要求1分）
2.1.7
归档文件装盒
2
2.1.7.1
档案盒规格、式样符合要求。
2.1.7.2
归档文件按保管期限（永久、30年、10年，）和室编件号顺序（从小到大）装盒。
2.1.7.3
档案盒封面、盒脊填写完整、准确和美观。
2.1.7.4
填写备考表（备考表规范，填写）。
2.1.8
归档文件纸质、油墨
归档文件纸质优良，无铅笔、纯蓝、红墨水字迹。
2.1.9
归档文件著录
2.1.9.1
采用海航集团文档管理系统著录。
2.1.9.2
归档文件著录完整：
每年度均完整著录，并把原文添加到档案管理系统中。
2.1.9.3
归档文件著录规范:
根据海航集团档案著录规则著录。
重点检查文件编号、文件形成日期、件号、题名、责任者等。
2.1.10
电子文件存档
2.1.10.1
电子文件收集齐全:
对本单位产生的具有保存价值的电子文件全部收集。
2.1.10.2
电子文件质量符合要求：
电子文件保存类型、公文格式（正式发文的要套绿色或红色文头）等符合有关要求。
2.1.10.3
电子文件管理规范：
文件夹分类、命名和电子文件命名方法符合要求。
2.1.10.4
电子文件安全备份。
2.2
音像档案
2.2.1
音像档案收集
2.2.1.1
音像档案收集齐全。
。
2.2.1.2
音像档案质量符合要求：
为原版、原件，图像清晰、声音清楚，文字说明（包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者或录制者）完整。
2.2.2
音像档案整理和保管
2.2.2.1
音像档案分类、排列、编号和文字说明规范。
2.2.2.2
音像档案保管期限划分准确。
2.2.2.3
音像档案装具（如照片册等符合国家规范）和保管符合要求，如底片、照片应恒温恒湿保存，录音带、录像带要注意防磁、防，光盘要防光，避免灰尘和油污等。
2.2.2.4
音像档案录入海航集团文档管理系统，并制作目录。
2.2.3
电子照片存档
2.2.3.1
电子照片收集齐全:
对本单位产生的具有保存价值的电子照片全部收集。
2.2.3.2
电子照片质量符合要求：
电子照片保存类型等符合有关要求。
2.2.3.3
电子照片管理规范：
文件夹分类、命名和电子照片命名方法符合要求。
2.2.3.4
电子照片安全备份。
2.3
实物档案
2.3.1
实物档案收集
2.3.1.1
实物档案收集齐全。
（主要含11大类）
2.3.1.2
归档实物要保持整洁、无破损。
2.3.1.3
归档实物应当拍照归档。
2.3.2
实物档案整理
2.3.2.1
归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）；可按物品种类分类，实物档案较少的单位，可不分类。
2.3.2.2
归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。
2.3.2.3
归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号（存档编号），并在不影响实物品像的合适位置粘贴档号标签（。
2.3.2.4
利用海航集团文档管理系统编制实物档案目录。
2.3.3
实物档案保管
实物档案应在档案库房或陈列室妥善保管。
未在档案库房存放的，应在海航集团文档管理系统中标明存放具体位置。
实物档案按同类实物从上到下、从左到右排列。
2.3.4
电子实物档案存档
2.3.4.1
电子实物档案收集齐全:
对本单位产生的具有保存价值的电子实物档案全部收集。
2.3.4.2
电子实物档案质量符合要求：
电子实物档案保存类型（jpg格式）、图片质量、颜色（应为彩色）等符合有关要求。
2.3.4.3
电子实物档案管理规范：
文件夹分类、命名和电子实物命名方法符合要求。
2.3.4.4
电子实物档案安全备份。
2.4
工商档案
2.4.1
工商档案收集
2.4.1.1
工商档案收集齐全：
向工商部门及有关行业的主管部门提交以及批复的所有文件资料，整套资料能够全面清晰地反映工商事务办理的全过程。
2.4.1.2
归档文件质量符合要求：
执照类原件应复印后存档，公司内部有落款的红头或绿头文件应为彩色文头并加盖相应印章或将文书档案中保存的原件复印放至工商档案中保存。
2.4.2
工商档案整理和保管
2.4.2.1
工商档案以件为单位进行整理和装订（同文书档案）。
2.4.2.2
工商档案分类正确。
2.4.2.3
工商档案排列正确。
2.4.2.4
工商档案按件编号并在每件右上角编文件档号。
2.4.2.5
利用海航集团文档管理系统编制工商档案目录。
2.4.2.6
工商档案应在档案库房妥善保管。
2.4.3
电子工商档案存档
2.4.3.1
电子工商档案收集齐全:
对本单位产生的具有保存价值的电子工商档案全部收集。
2.4.3.2
电子工商档案质量符合要求：
电子工商档案保存类型（jpg或pdf格式）、颜色（应为彩色）等符合有关要求。
2.4.3.3
电子工商档案管理规范：
文件夹分类、命名和电子实物命名方法符合要求。
2.4.3.4
电子工商档案安全备份。
文字会务与公文流转检查表
序号
检查项目
违规情况
备注
1
文字会务
1.1
文字会务管理
1.1.1
制作完善公司各类行政类制度和手册
1.1.2
制作本公司各类文件格式模板
1.1.3
是否安排公司要情通报人员及对要情通报程序熟知程度
1.1.4
按规定完成会议纪要、工作总结、工作报告、大事记、工作简报、领导讲话稿等文字材料并履行报批程序
1.1.5
各类公文种类使用正确，格式无误，主旨明确，语言通顺，用词规范，标点准确，发送范围准确
1.1.6
根据公司会议制度组织保障会议并做好会议纪要或工作简报的起草、报批及下发
1.1.7
跟踪督办各类会议或领导布置工作进展情况，并及时准确地反馈信息
1.2
公文处理
1.2.1
是否制订本公司公文审批流程。
1.2.2
严格遵守文件呈报程序，使用固定流，不擅自越级呈报。
1.2.3
公文呈报内容简介明了，无错别字等不规范现象。
1.2.4
按审批时限要求中转公文，提倡“点对点”提交公文。
1.2.5
根据平件、急件、特急件审批时限要求严格控制各类公文审批节点，平均每份公文审批时间不超过50小时，单位内部审批节点不超过3个。
1.2.6
严格执行公文并行会签功能，及公文超时转出功能
1.2.7
按规定结束并分发公文
1.2.8
按规定印发文件或在鹏程网发布
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