金蝶K3ERP仓存管理操作手册.docx

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金蝶K3ERP仓存管理操作手册

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金蝶k/3-ERP仓存管理操作手册

文档作者:

乌石集团ERP小组

创建日期:

2011-08-25

更新日期:

控制编码:

文档版本:

1.0

1、概述：

本文档在接受金蝶公司培训的基础上，参照金蝶K3系统仓存业务操作流程，由乌石集团ERP项目组实施人员进行编写，主要面对终端用户操作

1.1金蝶K3系统仓存管理概述：

1、仓存管理是物流管理的核心，是进行货物流动、循环管理控制的系统。

2、仓存管理系统，通过入库业务（包括外购入库、产品入库、委外加工入库、其他入库、赠品入库），出库业务（包括销售出库、领料单、委外加工出库、其他出库、赠品出库）、仓存调拨、库存调整（包括盘盈入库、盘亏毁损），结合批次管理、物料对应、库存盘点、质检管理、虚仓管理、即时库存管理等功能的综合运用，对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业仓储信息管理。

与采购管理系统、销售管理系统、存货核算系统、成本管理系统的单据和凭证等结合使用，提供完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。

2、仓存管理模块的有关概念：

1、仓存管理系统是供需链的重要信息中心。

每个业务单据之间、业务单据与业务基础资料和管理资料之间的联系形成了一个全面、严密的信息网，不断传递和接收着各种业务信息。

2、仓存管理系统实现业务单据的处理、批次管理、保质期管理、即时库存、虚仓管理、物料对应管理、质量检验管理等功能综合运用，对仓存全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业仓储信息管理。

3、仓存管理模块的整体结构如下图：

图1.1

2.1基本功能

1、仓存管理系统的基本功能包括:

业务单据的处理、批次管理、保质期管理、即时库存、虚仓管理、物料对应管理、质量检验管理。

2、该系统还与工业供需链其他子系统结合运用，提供订单跟踪管理、供应商供货信息管理、销售价格管理、信用管理、集团分销中的分支机构出入库管理、代管业务、赠品管理等等。

3、仓存管理系统具有工业供需链的大部分公用的优秀功能，包括业务流程自定义、常用计量单位管理、多级审核设置、下推式单据关联、业务资料全面连查、单据复制功能等等。

4、设计系统业务流程的自定义功能和作为工作流基础的多级审核管理，可实现自定义基础资料→自定义业务数据引入引出→自定义单据输入→自定义单据输出→自定义报表→自定义业务查询→自定义系统流程→自定义工作流的全面用户自定义管理。

2.2基本概念

2.2.1、仓存管理所涉及到的相关单据：

1、外购入库单：

包括蓝字外购入库单和红字外购入库单，红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据，代表物料的退库。

两者数量相反.

仓库确认货物入库的书面证明，是货物转移、所有权实际转移的重要标志，也是采购付款、财务记账和核算成本的重要原始凭证。

2、产品入库单：

包括所有入库单据的蓝字和红字单据，红字入库单据是蓝字入库单据的反向单据，代表物料的退库。

产品入库单是处理完工产品入库的单据,产品入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。

3、委外加工入库单：

委外加工入库单是处理委外加工产品入库的单据,委外加工入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。

4、其他入库单：

是处理其他类型的产品入库的单据。

5、销售出库单：

又称发货出库单，是确认产品出库的书面证明，是处理包括日常销售、委托代销、分期收款等各种形式的销售出库业务的单据，是储备资金转为货币资金的标志。

6、生产领料单：

是确认货物出库的书面证明，是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证，与产品入库单相对应。

7、委外加工出库单：

用于处理委外加工原材料的出库，与委外加工入库单相对应。

8、其他出库单：

其它出库业务的书面证明，与其他入库单相对应。

）

9、仓库调拨单：

是确认货物在仓库之间流动的书面证明。

10、库存调整单：

是确认货物在仓库中盘盈、盘亏的书面证明

2.2.2、每张单证所应包含的基本参数

1、物料代码：

是产品差异性的标志性参数；

2、物料名称及规格：

对物料进行具体的描述；

3、数量：

发生相关出入库业务的数量；

4、辅助属性：

标志产品颜色的参数；

5、单位：

物料属性中的基本计量单位

3仓存管理的整体流程

仓存管理系统按仓存业务流程中的仓存单据划分业务管理阶段，设置了不同的连接轨迹和业务流转方法.从下面的流程中，可以看出仓存业务自身的流动方向和与其它系统的关系。

图1.2

4、入库流程

◆概述

1、入库业务（包括外购入库、产品入库、委外加工入库、其他入库等；

2、入库单证均有蓝字和红字两种，蓝字单证为正常正向入库单据，红字单为逆向单据，记录退货、退库等业务；

3、可以手工新增，也可以关联相关单证新增，在正常的公司业务中，按照业务流程及工序的衔接，一般都采用关联生成；

4、入库单采取两级审核制度，由仓库录入员录入，仓库主管审核；

5、对于赠品入库、代管材料等在财务上没有体现价值的物料入库时进入虚仓管理，入库步骤参照外购入库流程；

◆注意事项

1、（品检信息）判断是否需要检测。

4.1外购入库流程

外购入库单包括蓝字外购入库单和红字外购入库单，红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据，代表物料的退库。

系统提供手工新增和关联生成两种方式。

4.1.1手工录入外购入库单

◆概述

手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，比较适用于没有正式订单的零星入库。

◆注意事项

业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，需手工指定收料仓库及物料的基本信息。

◆步骤如下：

1、登陆：

打开金蝶K3系统的登陆界面，选择当前账套（如：

001高意光学），录入用户名及密码，确定即可进入主业务操作界面

图1.3

2、选择供应链-----仓存管理-----验收入库-----外购入库单录入，双击外购入库单录入即可，如下图，图中蓝色阿拉伯数字为操作顺序号；

图1.4

3、进入外购入库单操作界面，如下图：

图1.5

4、我们以物料编码为1200.00107001的原材料SF11玻璃为例，手工录入外购入库单。

1选择入库类型为“外购入库”；

2录入供应商信息，可手工录入代码或按F7查找；

3根据物料类别指定收料仓库（如原料库或低耗库，此处应选原料库），可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定；

4在物料编码列录入物料编码。

可直接手工录入物料编码，也可按F7键或工具栏中的查看按钮，从基础资料中选取相对应的物料编码（注意：

此操作的前提是此物料编码必须已维护到系统中）；

5依次录入产品等级、批号、实收数量等信息；

6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名（也可直接录入员工号码或按F7查找）。

7点击保存，即产生了如下图的外购入库单凭证，

图中蓝色阿拉伯数字为对应的操作步骤序号：

图1.6

5．外购入库单的审核。

仓存业务单据均采取了两级审核制度，由仓库录入员录入的单据，保存后要经过仓库主管的审核。

以仓库主管用户名进入系统后，进入仓库管理模块，选择验收入库-----外购入库单审核/反审核（或外购入库单—查询），系统会弹出如下的条件过滤对话框：

图1.7

1在图1.7中可根据所要审核的单据信息进行条件设置，系统会按条件进行筛选，方便我们查找和操作，点击确定后进入图1.8界面。

2选定上述所产生的外购入库单，点击工具栏审核按钮即可。

如果想审阅此外购入库单的具体信息，可双击此单，系统会弹出图1.6的入库单界面，审阅后直接点击审核按钮

至此，我们已完成了外购入库单的手工录入过程。

图1.8

4.1.2关联采购订单生成外购入库单

◆概述：

根据采购开列的到货通知单，仓库可以通过采购订单号关联生成外购入库，采购订单上的物料编码、品名、数量等信息可自动传递到单据体上，省去手工录入的繁锁，降低手工录入的错误率。

◆注意事项：

1、如果货物为免检，由采购订单关联生成收货通知单，仓管可直接入库；

2、如果货物为抽检，或者全检，由采购根据到货通知单，入待检仓，经质检部门检测后，仓库再凭已审核的采购订单关联生成外购入库单；

◆步骤如下：

1、登陆到图1.5的外购入库单操作界面；

2、选中采购订单号，按F7查找，系统会调出采购订单的序时簿，选中待入库单号双击即可；

3、在外购入库单界面可以看到如1.6的界面，根据待入库产品的信息或检测结果依次录入批号、等级、数量等信息，填写验收和保管信息后，重复上述保存和审核步骤；

4.1.3外购入库单的反审核、修改、查询与删除

◆注意事项：

1、如果对已审核的外购入库单进行修改、删除、作废时，需要先以原审核人（仓库主管）的身份反审核（退出审核），仓库录入员方可对单据上的信息进行相应的操作，以反审核为例，其它操作类同，不再赘述；

2、对单据进行删除、作废时请慎重！

如果已经产生了向下关联单证，将无法进行此操作。

◆步骤如下：

1、按图1.9中蓝色阿拉伯数字顺序登陆到审核反审核界面；

2、系统进入图1.8界面，选取将要进行反审核的单证，点击工具栏的“编辑”在下列框中选中“反审核”项，或按shift+f4；

图1.9

4.2红字外购入库单的生成

◆概述

红字外购入库单是蓝字外购入库单（即上述业务产生的单据）的反向单据，代表物料的退货。

◆注意事项：

红字外购入库单与蓝字单的内容是完全一致的，只有数量上相反。

◆操作步骤：

1、先登陆到图1.5的外购入库单界面；

2、按图2.0中阿拉伯数字顺序依次选取红字、由采购开列的退货通知单号等信息，如下图：

图2.0

4.3其他几种入库流程

4.3.1产品入库流程

1、登陆方法参照外购入库单录入的登陆方式；

2、进入产品入库单录入界面后（如图2.1），按照下图中蓝色阿拉伯数字顺序进行操作；

3、审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作，在此不再赘述；

图2.1

4.3.2委外加工入库流程

1、根据委外加工单号，图2.2中序号“2”，按查工具栏中的查看按钮或直接按F7键，选择相应的加工单号；

2、按图2.2中蓝色的阿拉伯数字序号逐步进行验证确认；

图2.2

4.3.3受托加工材料入库

1、受托加工材料入库的管理，指对在受托加工材料的入库的管理；

2、操作步骤如下，按下图中蓝色阿拉伯数字顺序进入录入受托加工材料入库界面：

图2.3

3、进入图2.4界面依次录入相关信息即可；

4、审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作，在此不再赘述；

图2.4

4.4其他入库流程

1、对于赠品、库存检验品等业务可采用其他入库方式，也包括蓝字和红字单据；

2、如图2.5顺序操作，其中3号操作只选其一，当其他入库单为关联赠品入库单生成时，只需录入“（3）”号操作的信息，如果为库存品送检的入库，关联库存检验申请单号生成，即“3”号操作；

3、审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作，在此不再赘述；

图2.5

5、出库流程

◆概述

1、出库单，是确认货物出库的书面证明。

是体现库存业务的重要单据，是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。

2、包括蓝字出库单和红字出库单，红字出库单是蓝字出库单的反向单据，代表物料的反向流动。

两者数量相反，但内容一致。

3、出库单有两种新增方式，手工新增和关联生成；其中关联生成包括：

生产领料单通过关联生产任务单生成、红字生产领料单通过关联蓝字生产领料单生成

◆注意事项

1、办理出库业务时，所出库的产品各项属性信息必须与库存信息相一致，包括等级、批次、所属仓库等，否则单据将无法保存；

2、出库单按正常的业务关联性，一般由生产任务单和销售发货通知单关联生成；

3、领料单采取两级审核，由仓库录入员录入，仓库主管审核；

5.1生产领料出库流程

◆概述

1、车间凭已经下达的生产任务单到库房办理生产领料手续；

2、一般由生产任务单关联生成，只有对没有正式订单的零星出库时才采取手工生成；

◆注意事项

1、如果通过关联生产任务单生成生关领料单，生产任务单必须是已下达、尚未关闭且尚未领料完毕的单据；

5.1.1手工生成生产领料流程

◆操作步骤

1、按图2.6登陆到生产领料单录入界面；

2、按图2.7中蓝色阿拉伯数字顺序进行操作，其中序号“1”可以按F7查找，也可直接手工录入，然后分别指定领料部门和发料仓库即序号“2”和“3”，第“4”步显示为“一般领料”为系统默认值，可以根据具本业务类型进行修改；

3、核实相关信息无误后，点击保存即可；

4、仓库主管进行此单据的审核；

登陆界面：

图2.6

领料单录入界面：

图2.7

5.1.2关联生成生产领料单

◆概述

1、关联生产任务单生成时，系统会将生产任务单的物料、数量等信息传递到单据体上；

2、但此生产任务单必须为已经下达、但未结案的任务单，已经完全领料的任务单蓝字领料单不能选，红字领料单可以选；

◆操作步骤

1、按图2.6登陆到图2.7的入库界面，选择生产任务单号（可按F7或工具栏中查看按钮进行查询选定），双击即可；

2、此时生产任务单号、领料部门会自动带到入库单界面，此时仓库录入员只需进行相关信息的核对即可；

3、核实相关信息无误后，点击保存即可；

4、仓库主管进行此单据的审核；

5.1.3生产领料单的反审核、修改、查询与删除

◆概述

1、生产领料单、销售出库单、其他出库单等单据的修改、删除、审核反审核与查询的操作基本相同，在此以生产领料单为例一并介绍；

◆注意事项

1、在反审核、修改、删除单据时，原单据必须为未下推关联的单据；

◆操作步骤

1、如图2.8中“1、2、3”为准备进行出库单据相应操作的公共步骤，“4、5、6、7”四个步骤视具体业务单据类型进入操作界面，此处以生产领料单为例；

图2.8

2、进入图2.9的条件过滤界面；

图2.9

3、可以在图2.10的过滤界面进行条件设置，如可设置序时薄按日期进行排序等；

图2.10

4、也可以根据需求对序时薄的表格显示内容时行设置，可要求要显示和不要显的列，只需在显示列选择是否打钩即可，如图2.11。

设置完成后进入序时薄；

图2.11

5、进入如图2.12的序时薄，即可选定相应的单据进行修改、反审核和删除操作，也可双击某一单据进入到出库单界面进行操作；

图2.12

5.2销售出库流程

◆概述

1、销售出库单一般根据发货通知单关联生成。

参照生产领料出库操作步骤，登陆到图2.13；

2、按图2.13中蓝色阿拉伯数字的顺序进行操作，源单类型一般为“发货通知单”，选定后再选取2号步骤查找相应的发货通知单号，核对发货仓库及待发货产品的信息，填写相应人操作人员；

图2.13

5.3委外加工出库单

1、参照生产领用出库单的登陆方法，进入到图2.14的委外加工出库单界面；

2、按顺序先选步骤1中的源单类型，一般关联委外加工生产任务单生成，其他操作参照上述业务单据操作；

图2.14

5.4其他出库单

1、主要用于生产领用出库、销售发货出库、委外加工出库以外的其他出库作业，如库存物料的转换、物料等级批号编码的调整等。

2、出库单录入界面如图2.15；

图2.15

5.5仓库调拨

1、主要用于不同仓库间的物料调整，如从易耗品库调拨到原材料库；

2、由于虚仓在财务上没有参与成本核算，故不能进行虚仓与实仓间的物料调拨；

3、调拨单的录入界面如图2.16,此类型业务单据主要包括三个内容，即从何仓调出、调入何仓、调拨何种物料，如图中的1、2、3的操作步骤；

图2.16

6、盘点

◆概述

1、为保证库存物料的账物相符，提高仓库管理水平，各库负责人应该对所辖物料进行各种形式账目、实物数量的核对；

2、盘点类型主要包括定期盘点和不定期盘点两大类，目前K3系统中可提供即时库存盘点和选定截止日期的期间盘点两种；

6.1库存数据备份

1、登陆界面及步骤如图2.17；

图2.17

2、系统弹出图对话框，点击操作步骤1的新建按钮；

图2.18

3、系统将出现图2.19的仓库数据备份界面。

其中操作步骤1和1’为盘点期间的选择，可根据需要，选择即时库存盘点和截止到某个期间的库存盘点；

4、对盘点对象进行定义。

可选择要盘点的库别和仓位（如果有进行仓位管理）。

点击确定后，系统将对相应的对象进行数据备份。

图2.19

5、备份完成后，可引出盘点数据或到图2.17的界面进行引出和打印盘点表。

6.2盘点数据录入和编制盘点报告

1、盘点后，需要在系统中录入物料点数据，自图2.17界面进入图2.20；在操作步骤1的位置录入实际盘点数量，确认操作步骤2的调整数量，无误后退出进入编制盘点报告的界面如图2.21；

2、在图2.21中“1”的位置，可以看到本次盘点的实际盘盈盘亏项目及数量；

图2.20

图2.21

6.3盘盈盘亏数据录入

1、针对盘盈盘亏项目进行库存调整，盘盈数据在图2.22界面录入；盘亏数据在图2.23界面录入；

图2.22

图2.23

仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。

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