EXCEL学习教程总结.docx
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EXCEL学习教程总结
EXCEL学习教程
第一章EXCEL简介
Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；对教师来说就是处理统计学生成绩的好帮手。
第二章EXCEL基础知识
一、EXCEL启动与关闭
启动：
点击“开始”菜单——程序——MicrosoftExcel；出现EXCLE启动窗口界面。
关闭：
点击“文件”菜单——退出或者点击窗口右上角的“X”。
二、工作簿和工作表的概念：
EXCEL中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。
工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在单个文件中管理各种类型的相关信息。
而且工作表是用来存储和处理数据的最主要文档，所有对数据进行的操作，都是在工作表上进行的。
工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。
三、EXCEL主窗口的组成：
EXCEL主窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏，其中后五个区域组成了EXCEL的工作区。
1、工作簿窗口
EXCEL窗口是应用程序窗口，工作簿窗口是它所属的文档窗口。
工作簿窗口其默认的名称为book1。
同其它文档窗口一样，可以对其进行滚动、移动、缩放以及关闭等操作。
工作簿窗口由标题栏、工作表、滚动条和工作表标签组成。
（1）标题栏：
标题栏位于屏幕顶部，显示该工作簿的名字，当工作簿窗口最大化时，工作簿名字也显示在屏幕顶部，即与应用程序名字合用一个标题栏。
标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。
（2）工作表中，标题栏下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。
全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。
全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。
中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；
（3）滚动条：
当工作表很大时，我们无法在窗口中查看表中的全部内容，便可以使用工作簿窗口右边及下边的滚动条，使工作表在窗口中移动。
（4）工作表标签：
工作表标签上显示该工作表的名称，它用来代表该工作表，单击某一工作表标签，便可切换到对应的工作表中。
2、菜单栏
菜单栏位于主窗口标题下面，共有九个菜单项，它们从左至右分别是文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助。
当某一菜单项被选中时，引出一个下拉式菜单，可以从中选取命令。
Office2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。
因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。
3、工具栏
在菜单栏下面是工具栏，它由标准工具栏和格式化工具栏组成。
这些按钮都是一些常用的命令，用鼠标单击这些按钮就能执行某个命令。
各命令按钮功能见表1。
标准工具栏提供了用于日常操作的命令按钮。
格式化工具栏是对编辑后的数据进行格式化，能选择字体、字型、边界等操作。
各命令按钮功能见表1。
表1：
标准工具按钮的功能
序号按钮名称功能描述
1新建打开一个新的工作簿窗口，等待输入数据
2打开打开一个已有的文件
3存盘若第一次存盘，则会显示询问文件名等信息的对话框及摘要信息对话框，若再次存盘，则直接按原文件名存盘
4打印打印当前工作簿（会出现询问打印方式的对话框）
5预览在屏幕上模拟打印文件的效果
6拼写检查检查工作表或图表中英文单词的拼写正确性，包括文字框、按钮、页眉、页脚、单元格附注或编辑栏中的文字。
如出错，则给你提示，以便修改
7剪切将选定区域中的内容移到剪贴板中暂存，以便通过它转移到工作簿其它选定区域或其它文档中去
8复制将选定区域中的内容拷贝到剪贴板中暂存，以便通过它转移到工作簿其它选定区域或其它文档中去
9粘贴将剪贴板上内容移动或复制到当前选中的区域或文档中去
10格式刷从某一选中单元格或区域复制格式到下一选中单元格或区域中去
11撤消当某一步操作出错，可退回到执行前的情况，这是编辑常用的工具
12恢复将刚做过的命令，再做一次
13求和对所选中的若干单元格自动求和
14函数给出一个对话框，可查到各种函数，及它们的使用方法简介
15升序从小到大排列指定范围中数据或文字
16降序从大到小排列指定范围中数据或文字
17图表根据已选区域的数据引导用户一步一步制作图表
18文本框允许在表中、图中或其它图像中开辟一个文字框
19绘图加入绘图工具，可绘制任意图形
20显示比例允许工作表选用不同的比例显示
21提示选中它，在表的上面出现建议一栏，随时给出建议并指导你操作
22帮助选中它，鼠标变为一个箭头加一个问号的形状，将鼠标移到工具、函数、命令等的按钮上面，则会给出相应的帮助信息。
表2：
格式化工具按钮的功能：
序号工具按钮功能描述
1字体对指定区域内的文字，设定字体
2字号对指定区域内的文字，设定字号大小
3加粗将指定区域内的文字，设定为粗体风格
4倾斜将指定区域内的文字，设定为斜体风格
5下划线将指定区域内的文字下面加下划线
6左对齐对选中区域内的各单元格中的数据靠左对齐
7中对齐对选中区域内的各单元格中的数据居中对齐
8右对齐对选中区域内的各单元格中的数据靠右对齐
9两边对齐对选中区域内的数据，置于中间位置，并能两边对齐
10货币样式对选中区域内的各单元格中的数值型数据前加上货币符号
11百分比样式对选中区域内的各单元格中的数值型数据后加上%号
12千分分隔样式对选中区域内的各单元数值数据中加上千分位号
13增加小数位对选中区域内的各单元格中的数值型数据，小数位数加1
14减少小数位对选中区域内的各单元格中的数值型数据，小数位数减1
15边框对选中区域加边框线
16填充颜色为选中区域，指定背景颜色
17字体颜色为选中区域的文字，指定颜色
4、编辑栏
编辑栏位于工具栏下面。
编辑栏由名字框和公式栏组成。
它的左端是名字框，右端是公式栏，公式栏包含三个按钮和一个编辑区。
左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。
右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。
在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：
左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
5、状态栏
状态栏位于窗口的底部。
它的左端是信息区，右端是键盘状态区。
（1）状态指示区：
由状态指示区可以获知当前系统是处于哪一种状态。
（2）显示键盘模式：
当我们按键盘上面的“CapsLock”键、“NumLock”键、“ScrollLock”键，使其属于启动状态时，状态行右边便显示“CAPS”、“NUM”、“SCRL”。
6、指针
鼠标指针在EXCEL工作区的不同区域，有不同的形状，它指示不同的工作状态。
如将指针移到菜单栏时，指针变为一个箭头，当将指针在单元格上移动时，指针为空心十字形，当将指针移到公式栏并单击时，指针为“I”形，等等。
第三章工作簿的基本操作
一、新建工作簿
每次启动EXCEL时，系统自动打开一个空的工作簿，它的默认文件名是Book1，默认情况下，这个工作簿含有三个工作表。
我们也可以创建一个新的工作簿文件，其操作方法是：
用鼠标单击标准工具栏中的“新工作簿”按钮，便会出现一个新的工作簿，其缺省名称为Book2。
二、打开已经存在的工作簿文件
要打开已经存在的文件，可以用“文件”菜单上的“打开”命令，或用鼠标单击标准工作栏中的“打开文件”按钮，这时出现“打开”对话框。
用鼠标单击要打开的文件，然后单击“确定”按钮，便可打开文件。
三、保存工作簿文件
通常我们对表格的操作完成后，要保存自己的工作成果，这就要保存工作簿。
当我们下一次继续工作时，便可以打开保存过的工作簿。
第一次保存工作簿，EXCEL将会提示输入文件名，我们可以自己命名文件，以便日后再次打开它。
首先选取“文件”菜单里的“保存”命令，或单击“存盘”按钮，将出现“另存为”对话框，然后若想要保存文件到另外的驱动器，显示驱动器下拉列表，选择想要的驱动器；若想要保存文件到另一目录中，从目录列表中选择。
最后在文件名文本框中输入文件名。
EXCEL将默认其扩展名为.xls.
有时我们对打开的文件进行修改、编辑后，既要保存修改、编辑以后的文件，以要保存修改、编辑原来的文件，这时可用新的文件名来存储修改、编辑以后的文件。
首先选取“文件”菜单中的“另存为”命令，然后在“另存为”对话框中输入新的文件名即可。
四、关闭工作簿文件
当完成操作时，可关闭工作簿。
有两种方法：
（1）可选取“文件”菜单中的“关闭”按钮；
（2）移动光标在窗口左上角“控制”菜单上，用鼠标左键双击即可关闭。
五、单元格定位与选择
工作表中行和列的交叉所围成的矩形框为单元格。
单元格一般被用来存放数据，是工作表的基本构造块。
每个单元格占据工作表中唯一的位置，可以存放和显示信息。
每一个单元格都有其唯一的地址，地址是由它们所在的行和列位置命名。
如D5表示第四列与第5行交叉的单元格地址。
1、单元格的选择
单元格是EXCEL在工作表上进行操作的最基本单位。
同一时刻，只有一个单元格为活动单元格。
活动单元格周围有粗黑的边框线，呈反相显示。
其地址显示在编辑栏名字框中。
只有当单元格成为活动单元格时，才可以向它键入新的数据或编辑它含有的数据。
激活一个单元格使其成为活动单元格也称为选取单元格。
只需用鼠标单击某一单元格，就可以将其激活。
单击另一单元格，就可改变活动单元格。
2、区域的选择
区域是指工作表中的一组相邻的单元格，要选择一个区域，首先将光标移动到所需范围的左上角单元格，按住鼠标左键拖出所需要的范围即可。
3、选择整行或整列或全部单元格
用鼠标在所需列名或行号上单击一下，即可选定整列或整行范围的单元格；用鼠标单击左上角列名与行号交叉的“全部选取”按钮，则可以选定工作表全部范围的单元格。
六、输入数据
1、输入数字、文字、日期或时间
（1）请单击需要输入数据的单元格。
（2）键入数据并按ENTER或TAB。
用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：
例如，可以键入“2002/9/5”或“5-Sep-2002”。
如果按12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:
00p。
否则，Excel将基于二十四小时制计算时间。
例如，如果键入3:
00而不是3:
00PM，将被视为3:
00AM保存。
2、输入公式
（1）单击将要在其中输入公式的单元格。
（2）键入＝（等号）
如果单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”fx按钮，MicrosoftExcel将插入一个等号。
（3）输入公式内容。
（4）按ENTER键。
例：
建立学生成绩登记表并命名为学生成绩.xls
班级姓名性别政治语文数学物理化学总分平均分
1班张三男8582794681
1班王娜女7698678680
1班何平男9276857292
1班李婷女4664799176
2班徐达男5353779896
2班李四男8226957682
2班孙志浩男6489928276
2班王贺女8978864684
3班李志伟男7565948358
3班张传萍女3182835862
3班孙东男9696915938
3班江华女6891829286
建立工作表并输入数据的操作步骤如下：
（1）点击“开始”菜单——“程序”——“MicrosoftExcel”，进入EXCEL的默认工作簿窗口Book1.
（2）用鼠标选取A1单元格，从键盘输入“班级”。
（3）用鼠标选取A2单元格，从键盘输入“姓名”。
（4）用鼠标选取A3单元格，从键盘输入“性别”。
（5）以此类推，输入B1、B2、……、H13。
（6）输入完毕，选取“文件”菜单的“保存”命令，在“文件名”栏输入新的文件名“学生成绩”，系统默认扩展名为“xls”。
（7）单击“确定”按钮。
（8）单击“文件”菜单——“退出”。
关闭EXCEL应用程序。
七、数据编辑
1、单元格内容的编辑
（1）双击待编辑数据所在的单元格。
（2）对其中的内容进行修改。
（3）如果要确认所作的改动，请按ENTER键。
如果要取消所作的改动，请按ESC键。
在单元格编辑中，经常要用到下面的一些编辑键。
如表3
按键功能
→←移一个字符
End移到单元格尾
Home移到单元格头
↑↓当输入占用了一行以上时，上移一行或下移一行
Backspace删除插入光标前的字符
Del删除插入光标后的字符
Ins插入态与改写态转换开关
Esc编辑作废，关闭编辑区，恢复初始内容
2、数据的复制和移动
（1）选定要移动或复制的数据
（2）点击“编辑”菜单——“移动”（或复制）
（3）单击需移动或复制地目标位置单元格
（4）点击“编辑”菜单——“粘贴”
3、数据的填充
填充操作只能在相邻的若干单元格上进行。
（1）填充柄：
“填充柄”是位于活动单元格或选定区域右下角的黑色方块。
若选择了整列（或多列），则“填充柄”将出现在该列标的旁边。
若选择了整行（或多行），则“填充柄”将出现在该行号的旁边。
当鼠标指向填充柄时，其指针形状将变为“﹢”形指针。
顾名思义，“填充柄”的主要作用就是填充。
我们只要在填充区域的左上角单元格键入第一项，然后选中该单元格，用鼠标左键拖曳单元格的“填充柄”选中要填充的区域。
松开左键，就会看到输入项已经填满了选中的区域。
（2）用填充柄填充：
把鼠标指针移到选定单元格或区域的填充柄，指针由空心十字型变为实心，拖曳填充柄，松开鼠标按钮，同一方向的相邻单元格被复制了若干份原数据。
4、数据的清除、删除和恢复
（1）清除数据：
①选取单元格
②单击“编辑”菜单——“清除”——“全部”（或格式、内容、附注）
（2）删除单元格数据：
删除不仅删除单元格中的数据，而且还删除包含此数据的单元格本身。
①选取单元格
②单击“编辑”菜单——“删除”，出现删除对话框，再选择删除后单元格移动方式，单击“确定”。
（3）恢复：
若在清除操作中，选错单元格并做了清除或键入新内容时，可单击“编辑”菜单——“撤消清除”命令；或单击工具栏上“恢复”命令。
5、数据的插入
（1）插入单元格：
①选择要插入单元格的位置
②单击“插入”菜单——“单元格”
③在插入对话框中根据需要选择插入方式。
（2）插入行或列：
①选择要插入行或列的位置（行号或列号）
②单击“插入”菜单——“行”（或“列”）
例：
班级姓名性别政治语文数学物理化学总分平均分
1班张三男8582794681
1班王娜女7698678680
1班何平男9276857292
1班李婷女4664799176
2班徐达男5353779896
2班李四男8226957682
2班孙志浩男6489928276
2班王贺女8978864684
3班李志伟男7565948358
3班张传萍女3182835862
3班孙东男9696915938
3班江华女6891829286
将工作表中的内容作如下修改：
（1）将王娜的政治成绩改为78。
（2）在李婷的前面插入一条新数据：
1班吴东男5682487862
（3）将“江华”数据行复制到“王贺”数据行
（4）将复制的“江华”姓名改成“冯妍”
（5）删除“冯妍”数据行
操作步骤如下：
（1）用鼠标单击D3单元格，输入81。
（2）①用鼠标选中第5行。
再单击“插入”菜单——“行”；此时“李婷”数据行前出现一空白表格行。
②在A5单元格中输入“1班”，以此类推，输入“吴东”、“男”、“56”、“82”、“48”、“78”、“62”。
（3）①选中A13到H13区域。
②单击“编辑”——“复制”。
③选中A9到H9区域。
④单击“编辑”——“粘贴”。
（4）选中B9单元格，输入冯妍
（5）选中第9行，单击“编辑”——“删除”
八、数据格式化
为了使工作表的外形更美观、更具有可读性，可对工作表数据进行格式化。
工作表数据格式化是对数据的表示方式、字体、对齐方式、边界、列宽、行高等进行设置。
1、列宽、行高的设置
（1）列宽的设置：
将鼠标指针移到某列标的右边界拖拉此分界线来设置所需的列宽。
（2）行高的设置：
将鼠标指针移到某行标的下边界拖拉此分界线来设置所需的行高。
2、数字、字体、位置、边框和图案的格式化
格式化操作时，必须先选择单元格区域之后才可以对其中的数据进行格式化操作
选取“格式”菜单——“单元格”，打开“单元格格式”对话框，出现数字、对齐、字体、边框线、图案和保护标签。
可根据需要进行设置，以达到所需的效果。
（1）数字格式化：
①分类框中给出了数字格式的11种分类。
可以从中选择一类。
选中一种格式，该格式就会出现在“格式”框中，“示例”处将显示这种格式的表示形式。
②格式化工具栏：
用格式化工具栏上的“货币式样”、“百分比式样”、“千分位式样”、“小数位数递增”和“小数位数递减”按钮进行数字格式化，只需先选取区域，再单击按钮，就完成区域中的格式化。
它比使作菜单命令更方便，但菜单命令中的格式更齐全。
（2）对齐方式
EXCEL设置了数据对齐功能，一般文字性数据输入时，会自动向左对齐，数字性数据输入时，会自动向右对齐。
也可以利用菜单命令，按需要对数据进行对齐编辑。
单击“单元格格式”对话框中的“对齐”标签，可出现“对齐”标签对话框。
①水平对齐：
在“对齐”标签的“水平对齐‘的选项里有如下选项：
一般、靠左、置中、靠右、填充、两端对齐、跨列置中、分散对齐。
根据需要进行选项，最后按”确定“按钮。
见表3
表3水平对齐选项和功能
选项功能
普通文字左对齐，数字右对齐，这是默认对齐方式
靠左单元格内容左对齐
置中单元格内容置中对齐
靠右单元格内容右对齐
填充重复选定单元格的内容直到单元格填满
两端对齐单元格中换行的文字左右对齐，必须有换行的多行文字才能看到两端对齐
跨列置中一个单元格登录项跨过选定的单元格置中对齐
分散对齐具有上述置中与两端对齐功能
②垂直对齐：
设置垂直对齐的选项有：
靠上、置中、靠下、两端对齐、分散对齐。
操作步骤与水平对齐相同。
见表4
表4垂直对齐选项和功能
选项功能
靠上单元格内容沿单元格顶端对齐
置中单元格内容在单元格中部置中
靠下单元格内容沿单元格底端对齐
两端对齐单元格内容在单元格宽度内靠上靠下两端对齐
分散对齐具有上述置中与两端对齐功能
（3）字符格式化
①在工作表中，为了要突出某些数据的显示，可以改变显示的字型种类及属性。
字型的种类有正常体、粗体、斜体等，字型属性有字体、大小、底线、色彩、效果。
“字体”有宋体、仿宋体、楷体等。
“大小”指字型的大小，以点数来表示，点数愈大，字型愈大，一般为12点。
“底线”可分为无底线、单线、双线、会计用单线、会计用双线。
“色彩”可选择“自动”或56色彩之一作为正文的颜色。
“特殊效果”有删除线、上标、下标等。
字符格式化可对字体、字形和颜色等进行设置。
②格式化工具栏：
用工具栏上的“字体”、“字号”、“粗体”、“斜体”、“下划线”和“字体颜色”按钮可进行字符格式化格式设定。
选定的字符格式化将用于当前选定的单元格或区域内已输入和将输入的字符。
（4）边框的选择
为了强调或突出工作表上某些范围内的数据，需要进行框线设置。
框线可附加于选定区域
的每个单元的上端、下端、左端、右端或四边。
也可附加在整个范围内的四边（外框）。
框线的式样有点线、实线、粗线、双横线、虚线、空白等。
①用“边框线”标签：
单击“单元格格式”对话框中的“边框线”标签，出现“边框线”标签对话框。
“边框线”框中有上、下、左、右、外框五个选项，可为选中区域添加边框或在它的上、下、左、右添加线条。
“式样”框列出了七种边框线及具有一个“颜色”列表，可为线条设置颜色。
②用格式化工具栏：
用格式化工具栏上的“边框线”按钮可使添加边框的操作更方便。
选择要添加边框的所有单元格。
如果要应用最近选过的边框样式，请单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。
如果要应用其他的边框样式，请单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所需的边框样式。
例：
将表格进行如下格式化操作：
班级姓名性别政治语文数学物理化学总分平均分
1班张三男8582794681
1班王娜女7698678680
1班何平男9276857292
1班李婷女4664799176
2班徐达男5353779896
2班李四男8226957682
2班孙志浩男6489928276
2班王贺女8978864684
3班李志伟男7565948358
3班张传萍女3182835862
3班孙东男9696915938
3班江华女6891829286
1、给表格加上表格边框线。
2、将表中除2班的数据外其余声居中。
3、将第一行字设为14号字，楷体，加粗，加下划线。
4、将各行的行高设为最合适行高。
5、将各列的列宽设为最合适列宽。
操作步骤如下：
1、用鼠标选取A1：
J13，选取格式工具栏的“边框线”按钮，在其中选取“田”框线（或选取“格式”菜单——“单元格”——“边框线”）。
表格线制作完毕。
2、先用鼠标选中A1：
J5，按住键盘上的Ctrl键，再用鼠标选取A10：
J13，选取格式工具栏中的“置中对齐”按钮（或选取“格式”菜单——“单元格”——“对齐”）。
居中设置完毕。
3、①用鼠标选取A1：
J1，选取格式工具栏的“字号”、“字体”按钮，选择“14”号，“楷体”；②选取格式工具栏的“加粗”、“下划线”按钮。
（或选取“格式”菜单——“单元格”——“字体”）。
4、用鼠标选取A1：
J13，选取“格式”菜单——“行”——“最适合的行高”。
设置完毕。
5、选取A1：
J13，选
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