文秘或助理面试问题.docx

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文秘或助理面试问题

文秘或助理面试问题

　　文秘或助理工作是公司运作中必不可少的环节，其工作范围往往涉及诸多细微且重要的方面。

一般而言，招聘方会从两个方面来设置面试问题：

①关于应聘者的性格特征和工作态度;②关于应聘者的工作技能和经验。

在本文中笔者将针对以上两方面来探讨文秘或助理面试中的常见问题，并提供应答思路和参考回答。

　　关于应聘者的性格特征和工作态度

　　1.Whatisyourgreateststrengthandhowwillithelpyourperformanceinthisposition?

（考察应聘者的优势）

　　应答思路：

在回答这一问题前，应聘者应首先了解文秘或助理工作人员必备的常见技能，例如安排策划能力、信息处理能力、时间管理能力、人际沟通能力以及电脑技能等。

然后，应聘者可根据自身的情况从中选择一两个方面作为自己的优势，并进行举例说明。

　　参考回答：

Myorganizationalskillsareoneofmygreateststrengths.Inmypreviousassistantposition,Irestructuredthefilingsystemtomakeiteasiertopullclientchartsandaccessinformationinamoretimelyandefficientmanner.ThiswillhelpmyperformanceinthispositionbecauseI’mabletokeepthingsorganizedandneat,soIcangetmoretaskscompletedinashorteramountoftime.

　　2.Whatdoyoufeelisyourgreatestweakness?

（考察应聘者的弱点）

　　应答思路：

对于这一问题，常见的回答误区是提供一些“并非缺点的缺点”或“不相关的缺点”，诸如“I’mtooyoung.”一类的答案。

这样的回答方式不仅容易误导主考官，也让提问失去了应有的意义。

正确的应答思路是如实地说明自己以往的一个缺点，并告诉主考官你是如何克服这一缺点的。

最关键的是，应聘者应强调自己在弥补这一缺点的同时，努力把劣势转变成了优势。

如果这个优势正好是应聘职位所要求具备的素质之一，则会给应聘者的面试加很多分。

　　参考回答：

Ioncehadaproblemwithtimemanagement.Iusedtotakeontoomuchworkandpromiseveryearlyturnaroundtime（周转时间）,andoccasionallyIfailedtofinishworkbeforedeadlines.SoIresolvedthisproblembypurchasingadayplanner.NowIrecordallmyprojectsandtasksinthereandprioritizethem,whichgivesmeabetteroverviewofhowmuchworkIamdoing,whichprojectortaskIshouldfinishfirst,andwhenIcanturnitaround.

　　3.Describewhatyoudotocontrolmistakesinyourwork.（考察应聘者的细心程度）

　　应答思路：

细心是文秘或助理必备的素养。

应聘者在回答这类问题时，切忌笼统地强调自己有多么细心，这样的回答缺乏说服力。

应聘者应借助自己以往工作中的实例加以说明，以达到令人信服的效果。

　　参考回答：

IcurrentlyworkasasalesassistantforHDE（HauptverbanddesDeutschenEinzelhandel德国零售商联合会）.EverydayIgivequotestomyclients.BecauseIdon’tlikemistakesandIdon’trelyonspell-checkoranyothertoolItakethetimetoproofread（校对）thequotationsthoroughlyandrepeatedlybeforetheyaresentout.Throughdoingso,myclientshavenotfoundanymistakesinmyquotationsforyears.

　　4.Whatareyoupassionateabout?

（考察应聘者的工作激情）

　　应答思路：

针对这一问题，应聘者不宜随意谈论自己生活中对之怀有激情的某一事物，而应围绕应聘岗位的要求来回答这一问题。

应聘者可以从以下几方面组织答案：

乐于助人、喜爱团队工作、积极迎接挑战、善于学习新事物等，这些都是文秘或助理必备的素质。

　　参考回答：

Oneofmygreatestpassionsishelpingothers.WhenIwasyounger,Ienjoyedhelpingmymomwithhouseholdrepairs.AsIgrewolder,thathabitgrewandIdesiredtohelpothersaswell.Ilikehelpingpeoplefindsolutionsthatmeettheirspecificneeds.

　　5.Doyoutakeworkhomewithyou?

（考察应聘者对加班的态度）

　　应答思路：

这是一个颇为棘手的问题。

应聘者倘若长篇大论地说明自己如何愿意加班，明显不合常理，也显得很虚伪;但应聘者又不能赘述自己不愿加班的理由，否则同样得不到主考官的认同。

总之，应聘者针对这一问题说得越多，就越尴尬，言简意赅为妙。

　　参考回答：

WhenIneedto,noproblem.Irealizetheimportanceofmeetingdeadlinesandgettingworkdoneontime.

　　6.Whatmotivatesyoutodoagoodjob?

（考察应聘者的工作动力）

　　应答思路：

应聘者在回答这一问题时要避免走两个极端：

一是自己的工作动力来源过于现实，譬如为了挣钱、谋生、养家等;二是自己的工作动力来源过于高尚，例如说自己非常热爱工作等。

比较妥当的回答是介于二者之间，应聘者可着重强调自己的敬业精神等。

　　参考回答：

I’vealwaysbeenmotivatedbythedesiretodoagoodjobatwhateverpositionI’min.Iwanttoexcelandtobesuccessfulinmyjob,bothformyownpersonalsatisfactionandformyemployer.

　　7.Whatdidyoulikemostaboutyourlastsecretary/assistantjobandwhatdidyouenjoyleast?

（考察应聘者对文秘或助理工作的喜恶）

　　应答思路：

关于对以往文秘或助理工作的喜爱之处，应聘者可以选择谈论与这一岗位的特征相一致的方面，例如可以学到新东西、锻炼团队合作能力等。

关于对其的厌恶之处，应聘者不宜抱怨诸如加班过多、工作环境不佳、薪水低等与工作条件或待遇相关的因素。

　　参考回答：

WhatIenjoyedmostaboutmylastassistantjobincludeddealingwithdiversepeople,learningnewskillandmeetingdailyandweeklygoals.Allthesegavemegreatestsatisfactioninmylastjob.Aboutthedisadvantagesofthisjob,Iwouldsaythejobwasn’tchallengingenough,andsometimestherewasnotenoughworktokeepmebusy.That’swhyIwantedtoleavethisjob.

　　关于应聘者的工作技能和经验

　　1.Areyoucomfortableusingaphonewithmultiplelinesandhandlingahighvolumeoftelephonecalls?

（考察应聘者的电话接听能力）

　　应答思路：

应聘者应强调自己擅于电话沟通，并适当描述自己在接听电话时会注意哪些方面，例如说话的语气要让对方感到你很友好、耐心、乐于助人等。

　　参考回答：

YeI’mcomfortableusingmultiplephonelinesandhavedonesointhepast.Ibelievethatit’sveryimportanttobefriendlyandhospitable.NomatterhowbusyIamwithotherwork,Ialwaysstrivetobeoutgoing,patient,andpleasant.Afterall,Iunderstandthatphoneconversationsareoftenthefirstformofinteractionthatpeoplehavewiththecompany,andthesefirstimpressionsareveryimportant.

　　2.Whatcomputerskillsdoyouhave,andwhatprogramsareyoucomfortableusing?

（考察应聘者的电脑技能）

　　应答思路：

在回答这一问题时，应聘者可以列举一些常见的应用软件，并说明自己能熟练使用这些软件。

如果应聘者还会使用其他软件，尤其是应聘公司使用的专业软件，应着重强调一下。

如果应聘者不会使用该专业软件，可以告诉主考官自己善于并勤于学习新事物。

　　参考回答：

I’mfamiliarwithMicrosoftWord,Excel,andPowerPoint.I’mcomfortableusingalltheseprogramsandhavehadalotofexperiencedoingso.Also,I’mwillingtolearnhowtouseanyothertypesofprogramsaswell.I’mverycomfortablewithcomputerandI’mconfidentthatIwouldlearnanyprogramsveryquickly.

　　3.Tellmeaboutatimethatyouworkedwithdata,interpretingdataandpresentingdata.（考察应聘者的信息处理能力）

　　应答思路：

信息处理是文秘或助理的主要工作内容，但应聘者如果只说明自己每天都处理哪些信息或资料，就会因回答得不够深入而无法显示出自己的优势。

应聘者可以着重谈论自己曾参与过的一个重要项目或任务，并说明自己为此整理过的具体信息或资料，同时强调自己从中获益匪浅。

　　参考回答：

WhileattheHDCcorporation,oneofmyjobassignmentswastoworkwiththeITdepartmenttopreparetheannualmeetingpamphletcompletewithfinancialdata,graphsandrelatedSEC（SecuritiesandExchangeCommission,证券交易委员会）requirements.Ibecameproficientatdesigninggraphsthatgaveanaccuratepictureofthefinancialdata,aswellaseditingthelegalinformationintoamorereadableformat.

　　4.Whatsortofpaperworkwereyouresponsibleforgenerating?

（考察应聘者的文书能力）

　　应答思路：

关于这一问题，应聘者首先可以如实说明或列举自己以往所从事过的文书工作，然后再强调自己在撰写任何文书时都会仔细检查，避免因文书出现错误而导致沟通出现障碍。

　　参考回答：

Inmylastjob,Ihadtowriteemailseverydayandwritereportseverymonth.Ialsowroteuptheminutes（记录）whichItookattheweeklymeetingandsentthemtomeetingparticipants.Moreover,Ifrequentlyhelpedtoputtogetherproposalsformylinemanager.WhenIwasdoingthiswriting,Iwouldtrytomakesurethespelling,grammarandinformationwereallcorrect,becauseIknewanymistakesmightcausemisunderstandingsincommunication.

　　5.Describehowyouhandledyourmanager’sworkschedule.（考察应聘者的日程安排能力）

　　应答思路：

秘书或助理时常需要为上司安排日程。

回答这一问题时，应聘者可以强调自己熟知上司的工作日程，会为其做好相应的安排工作;也可以提及自己会使用某种工具或系统来管理上司的日程安排。

　　参考回答：

First,Itriedtokeepmyselfinformedofmymanager’scommitmentsandactivities.Then,Inotedthemdownandprioritizedthemaccordingtotheirurgencyandimportance.Afterthat,Iworkedwithmymanagertoinputthemintoaplannerwithareminderfunction.Finally,Ijustneededtoremindmymanagertodothingswhentheyshouldbedone.