物资管理制度.docx

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物资管理制度

中铁隧道集团二处有限公司黄山轨枕场

03-2011

物资管理制度

编制:

审核:

批准:

版本号：

2011

2011-05-20发布2011-05-20实施

中铁隧道集团二处有限公司黄山轨枕场发布

1引用标准1

2编制目的1

3适用范围1

4总则1

5设备物资部（物资）及岗位工作职责2

5.1设备物资部（物资）2

5.2物资主管3

5.3采购员3

5.4仓库管理员4

6主要物资供方评价的规定5

7物资计划、采购管理6

7.1物资计划管理6

7.2物资采购管理8

8物资过程控制管理11

8.1材料进场验收11

8.2材料入库保管12

8.3材料出库管理13

8.4材料库存管理14

9材料标识管理15

10不合格品管理15

11附则16

物资管理制度

1引用标准

依据《客运专线铁路双块式无砟轨道用双块式混凝土轨枕暂行技术条件》（科技基[2008]74号）编制。

2编制目的

为健全和完善轨枕场的物资管理工作，规范物资管理行为，提高物资管理的工作效率，确保施工生产的顺利进行，有效控制采购物资及外协加工件的质量、降低生产成本，现结合轨枕场实际，特制订本制度。

3适用范围

本制度适用于合福铁路中铁隧道集团二处有限公司黄山轨枕场物资管理过程。

4总则

（1）物资管理工作的目的是：

在保障物资供应以及物资质量的前提下，通过一切经济、行政、技术手段降低施工生产成本，促进轨枕场整体效益的提升。

（2）物资管理工作的基本任务是：

按照供应好、周转快、消耗低、费用省的原则，适时、适质、适量、适价地组织物资供应，满足施工生产的需要。

（3）在物资管理工作中要认真贯彻党和国家的方针政策，严格执行各项规章制度，遵守财经和物资纪律，不断加强从业人员的思想素质、职业道德水平和业务素质。

5设备物资部（物资）及岗位工作职责

5.1设备物资部（物资）

（1）遵守国家相关法律、法规，贯彻执行上级和轨枕场的各项相关管理制度。

（2）细化轨枕场各项物资管理实施细则。

（3）负责对轨枕场所用物资的物资供方进行评价、选择，报上级物资部门审批，并建立轨枕场《物资合格供方名册》。

（4）负责物资信息资源的收集、市场行情的调查、采购资料的复核、招标文件的编制、大宗材料（钢材、水泥、掺合料、外加剂、砂石料等）或批量零星材料的招标采购，负责材料的验收、保管保养、发放、现场管理，负责剩余材料以及废旧材料的招标处理等工作的具体实施。

（5）定期进行清仓查库并及时对主要材料消耗量进行核算。

（6）在轨枕场场长授权下，签订物资购销合同。

（7）负责质量、环境、职业安全健康管理体系在本部门的贯彻实施。

（8）加强与集团公司其他项目的联系，充分利用局内部物资资源，并加大轨枕场现有资源的利旧利废力度。

（9）负责轨枕场物资统计及报表上报工作。

（10）协助集团公司对周边工程项目投标的资源调查工作。

（11）完工后，负责将所有原始物资资料及凭证归档成册，移交上级物资部门。

（12）完成领导临时交办的工作。

5.2物资主管

（1）在轨枕场场长或副场长领导下，全面负责管理体系在本部门贯彻实施。

（2）全面负责轨枕场的物资计划、采购、收发、现场管理、回收利用、消耗量核算及成本控制工作。

（3）严格执行集团公司、轨枕场各项管理规定，并结合轨枕场特点细化本部门的各项物资管理细则。

（4）参与大宗材料招标采购工作。

（5）在进行合同采购时，负责合同条款的商定。

（6）建立材料采购资金台账，把好资金使用关。

（7）负责与集团公司所属各轨枕场的联系，加快施工材料、周转材料、机具的流通，实现资源的合理调配。

（8）对轨枕场各项的物资管理工作进行指导、检查、整改和跟踪，并参与对本部门员工的考核。

（9）完成领导临时交办的工作。

5.3采购员

（1）负责市场行情调查和资源信息的收集，及时反馈到轨枕场，为材料采购提供原始资料。

（2）采购材料要做到勤跑腿、勤动嘴，货比三家，努力降低采购成本。

（3）严格按计划采购，不采购无计划的材料。

（4）严格按照管理体系要求，不采购质量、环境、安全不符合要求的材料。

（5）及时索取所采购产品的材质证明书（含合格证），产品检验报告或产品性能说明书等资料。

（6）采购的材料必须先入库，不得直接交现场使用。

特殊情况时，应及时通知仓库管理员到现场一起办理各项手续，并提前通知作好卸车和验收准备。

（7）负责按进场材料检验试验计划的要求，对所购工程材料的报验工作。

（8）认真填好采购验收记录，及时与供应商对账、索要发票到财务报销，不能及时报销时应估计进账，做到日清月结。

（9）完成领导临时交办的工作。

5.4仓库管理员

（1）严把材料验收入库关。

质量验收不合格的材料不得入库，并做好标识、隔离存放，交采购员作退货处理。

（2）负责入库材料标识的制作、维护、移交等记录工作。

（3）负责合理控制材料储备，搞好库容库貌，规范仓储管理。

合理布置各种材料存放位置，堆场材料堆放整齐，标识鲜明，上盖下垫，库内材料实行五五摆放，严格遵守物资保管规程对库内物资进行管理。

（4）负责库内以及现场存放材料的维护保养，做到不腐蚀、不受潮、不过期、不变质、防火防盗，督促对周转材料及机具进行维修保养。

（5）负责对轨枕成品点收入库（存轨枕区），做好轨枕成品标识的工作，并建立轨枕成品收发台账。

（6）对保管的材料实行日清月结、永续盘点，确保账、卡、物、资金四相符。

（7）严格把好材料出库关，严格按有效凭证发料。

（8）每月准时清账，完善台账并及时报统计员。

（9）完成领导临时交办的工作。

6主要物资供方评价的规定

（1）设备物资部（物资）负责对供方的评价、选择。

选择供方时，由设备物资部、安质部、工程部、经财部、轨枕场总工和场长对物资供方进行调查，确定多个可提供的供方名单，填写《供方评价调查表》，对其能否提供符合规定要求的物资的能力进行评价，以便选择合格供方。

（2）供方评价内容包括供方资质、技术性能、产品质量、价格、供货能力、企业信誉以及服务能力等。

合格判定标准见合格供方评价表。

所有的供方都必须有营业执照及税务登记证，对于砂和石子要有采矿许可证，钢筋、水泥的生产商要有全国生产许可证。

供方为生产商时应有不少于两项下列资料（必须有营业执照）：

1）营业执照；

2）供方已通过质量管理体系或产品质量认证；

3）国家行业部门批准的生产许可证；

4）供方提供的产品技术质量检验资料；

5）供方货源处的产品抽样检验、试验结果；

6）供方为供销商时还需评价其经营范围（如营业执照或代理委托书）及产品质量（证明）和产品生产商。

（3）设备物资部（物资）根据《供方评价调查表》评价结果，将合格者填入《合格供方名录》报场长批准后，由轨枕场公布。

（4）设备物资部组织物资管理人员、安质部、工程部根据进场程序记录评价分析，每季度对合格供方重新评价一次，填写《供方再评价调查表》，对其提供的物资质量、价格、服务、履约状况及持续保证能力等方面情况进行评价。

合格者保留，不合格者注销，同时补充新的合格供方。

（5）《合格供方名录》有变动时应发布变更通知或重新编发。

（6）因名册中的供方不能满足需要另行选定供方时，应按本程序“

（2）”中的内容对其进行评价合格后，经设备物资部领导批准后实施采购。

（7）甲方指定的供方同样执行上述评价原则，如供方达不到要求时应向甲方说明并记录结果。

7物资计划、采购管理

7.1物资计划管理

（1）物资计划管理遵循“归口编制，分类上报”的原则，实施要求如下：

1）主要工程材料需用总计划应由轨枕场工程部门编制，总工审核，场长批准后上报经理部工程管理部、合同管理部及物资部，以便为上级组织相关部门进行集中采购或招标采购提供依据，以取得规模订货的经济效益。

2）主要周转材料需用总计划应在施工方案确定后由轨枕场工程部门编制，总工审核，场长批准后报送经理部物资部，以便经理部物资部门能及时进行内部资源的清理、调配或按照周转材料管理办法的规定进行购置。

3）主要工程材料和周转材料需用总计划，应按照分部、分项或单位工程进行统计和划分，并结合工程进度计划，明确各类材料的使用时间和各时间段的需用数量。

4）因设计变更或施工方案调整，而需要改变原主要工程材料和周转材料需用总计划的，应在变更方案确定后的七日内，将变更后的调整量，按上述程序报送公司相关部门。

5）年度、季度材料需用由轨枕场工程部门负责编制，总工审核，场长或副场长批准。

6）月度材料需用计划、零星材料需用计划由技术主管负责编制，总工审核，场长或副场长批准。

7）机械配件、燃润油料需用计划由设备部门负责编制，设备物资部部长审核，副场长批准。

8）劳保及防护用品需用计划由安质部门负责编制，安质部长审核，副场长批准。

（2）材料需用计划要求规范填制，材料名称、规格必须采用标准称谓，明确计划订货数、交货时间、批量要求及材料使用部位，重要材料必须提供图纸，提出交货依据、检验标准和验收条件，涉及到职业安全健康、环保的产品还应提出安全、环保要求。

（3）编制材料需用计划必须严格按图纸工程量计算材料需求量，精打细算，控制材料用量，严禁虚报冒估材料用量。

提倡和鼓励在编制材料计划时选用和推行新材料、新工艺，降低材料耗用。

（4）为了物资部门合理安排采购，有效降低采购成本，各类材料需用计划应超前编制，大宗材料计划至少提前一个月报出，零星材料计划至少提前三天报出。

（5）物资部门对需用计划不详之处可以提出质询；对市场资源保证程度不高的材料，可与工程部、安质部、材料使用单位协商，推荐代用材料。

（6）物资部门应对各类材料的需用计划、采购执行计划进行整理，并按时间顺序和类别装订保存备查，轨枕场完工后转入档案管理。

7.2物资采购管理

（1）设备物资部必须按计划采购，不得采购无计划的物资。

1）在采购前应复核需用计划各栏内容，如材料名称、规格型号、计量单位、数量、材质要求、技术参数、执行标准、需用时间等，计划不清时不得盲目采购。

2）在采购前应核实仓库库存数量，有库存的，根据库存数量调整采购数量；有替用物资的，应向部门主管和使用部门领导协商，争取对原计划进行变更，达到充分利用现有资源、降低库存和减少资金占用的目的。

3）对需用时间不急的材料计划，经使用部门同意后，可先落实资源和价格，充分对市场行情进行调查，尽可能形成批量采购，达到量大从优、减少运杂费用，最终实现降低采购成本的目的。

4）加工订制的物资采购，需用部门必须提供经过复核和审批的图纸。

（2）开工之初，设备物资部应调查、分析轨枕场所在地的资源结构，根据工程需求，对潜在的物资供方进行选择与评价，并建立本轨枕场《物资合格供方名册》。

（3）若业主对材料准入有所要求时，应满足业主对材料准入的相关规定。

（4）施工材料、周转材料、机具等材料在采购前，轨枕场设备物资部应加强同集团公司系统内各轨枕场设备物资部的联系，充分利用局内现有资源，以调拨的方式获取，达到降低物资成本、减轻轨枕场资金占用压力、盘活内部资产等目的。

（5）具备招标采购条件的主要材料以及大宗材料的采购，业主有相关规定或要求的，按照其规定或要求办理；业主未予以规定或要求的，按照上级单位相关规定，采取招（议）标的方式选定材料供应商和确定供应价。

（6）不具备招标采购条件的材料采购应按照如下方式进行市场采购：

1）主要材料和大宗材料的采购，上级部门已发布采购指导价的，应在指导价的范围内进行询价比价采购，当价格高于该指导价时，设备物资部须及时向上级物资部门提出书面报告，并说明原因，取得上级物资部门书面同意意见后方能采购；采购指导价中未涉及的物资，可采用询价比价的方式进行采购。

2）零星材料采购，应货比三家，比质、比价（部分材料要结合掺量）、比运距、比售后服务、比信誉，择优选定供应商。

3）安全防护用品以及涉及环境保护的材料采购，必须到国家批准定点经销单位购买，使用有生产许可证厂家生产的合格产品。

（7）进行合同采购时，由物资部门负责物资采购合同的起草，订货合同起草完毕后还应报轨枕场场长审核，物资采购合同须由场长签章。

物资订货合同中应设立质量条款，明确规定质量标准、验收办法、质量争议处理等内容。

涉及到环保、职业健康安全方面的产品，还应按政府相关管理规定予以明确。

与流通企业签订订货合同时特别要指定材料生产厂家、产品品牌商标。

在签订的合同中要有反索赔理念，应随时作好市场调查，根据市场价格变化及时变更合同单价，达到降低采购成本的目的。

（8）在施工生产与物资供应成本发生冲突时，除按规范程序进行采购外，要以保障供应为工作重点，以避免轨枕场停工待料而造成更大的直接、间接经济损失。

在对市场资源预测比较充分情况下，应及时将信息反馈给轨枕场工程部，要求增补材料计划，进行合理储备。

（9）购进的物资必须先入库，后发放，严禁不经过仓库管理员验收，直接将采购回的物资交给现场使用人员。

特殊或紧急情况时要有相关负责人签字批准，否则不予办理核销手续。

（10）采购员应及时向供方索取材质书、产品化验单或产品性能说明书等文件资料，按《原材料检验制度》的规定填写《试验委托单》，及时报检。

（11）物资采购应遵循“谁经办谁负责”的原则，由经办人负责不合格物资的退货、索赔工作。

（12）物资采购后采购员应及时填写验收记录，连同实物、采购计划、技术资料等一并送交仓库验收入账，并及时到财务部门办理报销手续。

对于不能及时取得发票的入库材料，必须办理估计进账手续，待取得发票后，先冲销原估价单，再以实际价格填写收料单办理报销入账。

（13）大宗材料订货应优先选择工地现场交货，尽可能的将运输损耗与风险转移给物资供方。

物资部门必须根据质量、环境以及职业安全健康的要求，对供方的运输、装卸等做出必要的提示或规定，以控制和防止材料在运输、装卸过程中的环境污染和安全危害。

（14）所有原材料、外协件的采购必须在合格供方名册内的供方单位中选择。

8物资过程控制管理

8.1材料进场验收

进场物资的验收应严格执行《原材料检验制度》，保管员根据有关凭证负责对进库物资（采购的原材料及外协加工件）进行检验、验证和抽样试验，把好收料质量关。

要结合采购资料检查外观质量，核对品名、型号、规格、尺寸、材质、出厂合格证、说明书、图纸等技术证件；技术证件资料应编号保存，并予以登记，若技术证件不齐只暂作点收处理；特殊物资请相关职能部门共同验收。

开包、计件（支）、检尺、量方、过磅计数。

对计重物资，按实重计算，带包装计重物资应注明毛重、皮重、净重；以理论换算交货的，检尺（或量方）后按理论换算重量验收；计件物资应全部清点件数，带有附件或成套交货的机电设备，须查清主件部件、零件和工具等；凡原包装完整，定量计重或计件的物资，可按原出厂数量抽查验收；对大量的小件散装物资、型体规格相同，可采用“检斤点数”的方法计数。

严格按照《原材料检验制度》所规定的检验项目、频次，对进场物资（采购的原材料及外协加工件）进行抽样检验和试验。

物资部门负责提供待检产品，试验部门负责取样,物资验收人员填写试验委托单,物资主管签字后报检。

试验人员按相关试验规程和规定，对所取样本进行检验和试验。

到库物资应随到随验收，当天未验收完的，次日继续验收，最迟不超过三个工作日，并及时办理物资入库进账手续。

具体验收程序如下：

（1）砂石料进场后由物资部门验收，表观质量合格后方可卸货进入待检仓。

磅房人员负责控制数量，登记过磅记录并打印磅单。

对于含水率较高的河砂要通知试验室做出准确含水率后再根据合同要求5%含水率扣除多余水分所占磅重。

卸货后及时委托试验人员取样做进一步检验。

（2）水泥、掺合料、减水剂进场后由物资部门验收，待确认厂家材质证明书及合格证齐全、委托试验人员取样后方可打入罐体。

由磅房人员负责控制数量，登记过磅记录并打印磅单。

（3）钢材进场后由物资部门验收，待确认厂家材质书与实际货物相符，并且表观无锈蚀、公称直径在允许误差范围内时方可卸货。

卸货时按照规格型号、进场日期、炉（批）号分类存放，并及时委托试验人员取样以作进一步检验。

（4）构配件（主要指预埋套管、螺旋筋、箍筋固定件）进场后由物资部门验收，构配件必须有出厂合格证书方可卸货。

卸货后及时通知安质部抽检其外观尺寸是否合格，并委托试验人员取样做进一步检验。

8.2材料入库保管

（1）保管、保养好库内外物资，做到不腐蚀、不受潮、不变质，有相应的防盗、防火措施，经检验和验证合格的材料即可投入使用；经检验和验证不合格的材料应单独存放，做好标识和记录。

对进场材料进行标识和可追溯性记录,材料标识内容有：

材料名称、规格型号、进场日期、检验日期、生产厂家、质量证明文件（批号）、进场数量、检验状态、库存数量。

（2）机加工后的冷轧钢筋、桁架、箍筋由物资部门点收后统一管理，并做好半成品的标识与保管工作。

（3）易燃、易爆危险源物品保管：

易燃、易爆危险源物品必须由专人、专库管理，必须分开储存，分地管理，不准变动位置，并有危险源标识牌。

易燃、易爆危险源物品只限轨枕场施工使用，任何人不得转借或出售。

8.3材料出库管理

（1）严格依照领料审批程序发料，即先办理领料单、保管账等的审批和签认手续，后发料。

领料凭证各栏须填写清楚，审批、签认齐全。

（2）材料使用部门应指定专人领料手续。

遵循“先进先发、先旧后新”的发料原则。

未经检验合格的材料严禁投入工程使用。

确因工程急需，在轨枕场总工签发紧急放行报告后，可按紧急放行控制程序处理。

（3）发料时领发双方当面点交，确认材料的品种、规格和数量。

属于以旧换新的材料（例如：

机具、特殊劳保用品及低值易耗品），必须回收和发放同时进行。

如对该材料使用年限有规定的，应结合使用时间，先办理报损/报失/赔偿手续后再发放。

因施工需要，重复领用保管账上已有的材料，必须经设备物资部部长或分管领导审批后才能发放，仓库管理员要敦促及时归还。

（4）混凝土材料发放：

搅拌站生产要有记录，每班次生产任务结束后及时向物资统计员递交当班次混凝土物料消耗统计报表，物资部门根据搅拌站物料消耗统计报表开出发料单，由预制作业队队长、物资主管确认无误后签字。

（5）钢材发放：

钢筋原材和冷轧钢筋应按照加工能力发放并开出发料单，发放人员要记录发放钢材的炉批号与重量，以便于材料追溯。

桁架和箍筋按照当班次需求量定额发放并及时开出发料单，多退少补。

（6）构配件发放：

构配件应根据当班次需求量定额发放并开出发料单，多退少补。

（7）危险源物品发放：

危险源物品如氧气、乙炔要根据需求量发放并及时办理领用手续，搬运过程中要小心，严禁挤压、碰撞，以免引起火灾或爆炸。

（8）退回仓库的材料，仓库管理员应注明原领料单号以及材料名称、规格、数量、质量状态，及时办理退料手续。

（9）每月25日由设备物资部组织，工程部、安质部、综合部等部门参与对场内原材料库存进行盘点，并由设备物资部制作《材料月循环自点表》，准确掌握原材料库存。

分析理论库存与实际库存的差值，找出原因，及时补差。

设备物资部每月必须对入库和出库轨枕成品进行清点，做到账物相符，发现问题及时上报轨枕场领导处理。

8.4材料库存管理

（1）合理布置各种材料存放位置，提高仓库场地使用效率。

（2）堆场材料堆放整齐、标识牌鲜明、上盖下垫、防止材料受潮。

（3）库内材料悬挂料卡；易燃品、易爆品、危险品、剧毒品和腐蚀性物资，必须专库保管；贵重物资、精密仪表等要专柜存放；料架下摆重，上摆轻，顶上摆不常用物品，分类存放，堆码有序，便于发放和盘点。

（4）妥善保管库内外物资，做好相应的防腐、防潮、防盗、防火措施，并敦促轨枕场加强周转材料、小型机具及工具的维修保养。

（5）采用永续盘点和定期盘点相结合的方式对库存材料进行盘点。

每次材料收发工作后，保管员应及时对发生动态的材料进行清点，查看库存材料数量是否正确，做到账、卡、物、资金四相符；每年年初进行“元·一物资大清查”，对库存材料进行全面盘点，查清材料的盈亏情况，并填报清仓查库登记表和清仓查库汇总表。

（6）每月准时清账，完善台账并报物资统计员，确保账、卡、物、资金四相符，日清月结，永续盘点。

盘点发现的问题，要查明原因，落实责任，作好记录，分别按储耗、磅差盈亏、规格调整、报废、事故损失等报请领导同意批准后，方能做财务处理。

9材料标识管理

对进场材料进行标识和可追溯性记录：

（1）材料的标识可采用挂牌、区域划分、颜色区分等方法。

（2）根据“谁收货谁标识，谁施工谁标识”的原则，对材料标识的制作、保护、移交等工作实行归口管理。

（3）材料标识的内容为：

材料的品名、规格、等级；材料的生产或供应单位；材料的进货日期、批号、生产日期；材料的使用部位；材料的检验状态等。

10不合格品管理

进场材料经试验室检测不合格后，试验室出具有效试验报告，设备物资部及时对不合格的材料办理清退手续，并登记不合格材料台账。

未能及时清退的不合格材料要单独存放，做好标识，严禁使用。

11附则

1本制度由设备物资部负责解释；

2本制度从发布之日起执行。