Excel与Word套打功能使用技巧.docx

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Excel与Word套打功能使用技巧

Excel与Word套打功能使用技巧

Excel与Word套打功能使用技巧

婚礼邀请友人参加，就需要写请柬。

而且写请柬不但要求字写得端正，还不能有错别字，再加上邀请的朋友多，写请柬就是一个劳累活。

这时我们利用Word的套打功能，就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。

下面，就让Word帮我们写请柬吧。

Step1：

先用直尺测量一下原始请柬大小为36cm×25cm。

打开Photoshop（其他的软件也行，只要能扫描成图片即可），用最低的分辨率将请柬上要填写内容的那半部分扫描成qj.jpg文档，然后在Photoshop中将qj.jpg文档扩成36cm×25cm。

Step2：

打开Word2003，新建Word文档，在“文件→页面设置”中，设置页面大小为25cm×36cm，边距均为2cm，方向选择“横向”（如图）。

注意事项：

页面设置中一定要这么设，否则A3的打印机是无法纵向打印的。

Step3：

在“格式→背景→填充效果→图片→选择图片”中选择第一步扫描的图片文档qj.jpg作为背景。

本步注意事项：

页面显示必须为100%，如果不是，背景显示将会错位，影响到后面的对位。

Step4：

在“文件→页面设置”中，调整左边页边距为19.5cm，然后插入一个15行15列的表格。

这时可以根据背景请柬中的实际位置，对表格各单元格的大小进行设置及合并。

如果表格列数及行数不够或有多余，直接进行增加或删除即可，设置完后，选择整张表格，在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中，将表格边框设为无。

本步需要注意的是：

调整表格各档大小时，遵循的顺序是从左上至右下，统筹安排，最后再合并单元格。

Step5：

在调整好的表格中，填入要填的内容，设置好字体及大小。

如果熟练的话，这步可以与上面调整表格同时进行。

本步需要注意的是，对表格填入的内容要有充分的估计，如果填入的内容过多的话，可能会改变表格的大小。

还有一点需要说明的是，表格的总大小最好调为刚好一页，这样的话，有利于后面批量打印。

Step6：

用Excel建一文档，将请柬中有变化的数据做成列。

本例中，有变化的地方只有呈请的对象及席设的包间不同，因此，我们可以将Excel设置为两列，一列是姓名，一列是席设的包间（如图），存盘为Data.xls文档。

Step7：

加到Word2003中，点击“视图→工具栏→邮件合并”，工具栏上就会出现邮件合并的各项。

点击打开数据源，选择刚才建的Data.xls文档，按默认值确定即可。

这时可以看到刚才的工具栏都变亮了。

将光标移到要插入姓名的地方，然后点击工具栏上的插入域，将需要的域插入相应的表格栏中。

同理在席设下面也插入“包间”域。

至此全部设置完毕。

Step8：

设置完毕后，我们可以点击工具栏中的“查看合并数据”查看合并效果，然后进行打印，看看打印效果怎么样，如果有偏移，可以通过改变页边距及表格宽窄等来调整。

达到满意效果后，我们可以点击“合并到新文档”将所有数据做成要打印的文档，还可以点击“合并到打印机”直接打印出来（如图）。

至此，一个统一格式可成批打印请柬的方法完成了。

如果大家要改数据，可直接在中改，然后重新打开一遍Word文档就OK了。

从此例我们也可以得到一个启发，对于很多需要套打的表格等，我们都可以用此办法进行处理。

希望本文能对大家有所启示。

利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢？

经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下：

准备工作：

准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。

只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。

需要注意的是：

在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

。

我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:

\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。

数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。

接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：

1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；

2．在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步“主文档”中单击“创建”下拉按钮，选择“套用信函”（如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。

3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源（O）…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏

4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。

5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按CtrlF9插入一个域，输入“IncludePicture"e:

\\photo\\”（不包含外侧双引号），再按CtrlF9插入一个域，输入“MergeField"准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：

{IncludePicture"e:

\\photo\\{MergeField"准考证号"}.jpg"}。

（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）

现在保持光标在域中，按ShiftF9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。

这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。

其实，在按ShiftF9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。

不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？

不会是上当了吧？

别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按CtrlA全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。

＾＿＾

不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。

没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。

这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。

图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。

也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。

查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改：

\*MERGEFORMAT（注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格）。

所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{INCLUDEPICTURE"e:

\\photo\\{MergeField"准考证号"}.jpg"\*MERGEFORMAT}

在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture"e:

\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField"准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture"e:

\\photo\\{MergeField"准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。

如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。

建议使用word2000，在word2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。

附：

"INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：

域用法：

{INCLUDEPICTURE"FileName"[Switches]}

"FileName"：

图形文件的名称和位置。

如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。

如{IncludePicture"D:

\\DocumentsandSettings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file:

//\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}

指定路径（路径：

操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如C:

\Manual\Art\Art22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。

例如：

“C:

\\Manual\\Art\\Art22.gif”

IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。

如{IncludePicture"邮件合并[url=file:

//\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。

Switches开关，如下：

\c　　Converter指定要使用的图形筛选。

图形筛选的文件名不带有.flt扩展名，例如，输入picture表示筛选文件Picture.flt。

\d　　图形数据不随文档保存以减小文件长度。

\*MERGEFORMAT　　注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。

注意事项：

1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。

应该使用CtrlF9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。

2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。

比如不能写成：

{IncludePicture"e:

\\photo\\{MergeField"准考证号"}.jpg"}，因为e：

前多加了空格。

3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。

如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。

如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可

数据处理好帮手——Excel

一、Excel在校园中的使用

1．教师——试卷分析数据统计（考试成绩统计）

2．教师——教育科研数据统计（调查报告、随笔、论文）

3．教育管理——各项管理数据统计

二、Excel培训内容

1．输入数据——直接输入、自动填充

2．数据处理——

（1）求和、求平均

（2）IF函数（由数值产生等级）

（3）排序（升序、降序）

（4）数据分类汇总、生成图表

（一）认识Excel

（1）启动Excel：

方法与启动Word、PowerPoint软件一样：

开始→程序→MicrosoftOff