公文格式及实例.docx
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公文格式及实例
二、报告
三、通知
四、公告
五、通报
六、简报
七、工作联系函
八、会议纪要
九、贺信/词
十、介绍信
、请示
【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示
属于上行公文，应用范围较广泛。
【模板格式】
1v标题。
一般写成“关于XXX的请示”
2、主送机关。
只能写一个，如“人力资源处”；忌多头请示，如“人力资源处、
行政管理处”。
3、请示的原因。
4、请示的事项。
5、结语。
一般写成“以上请示妥否，请批示”一
【参考实例】
关于购置无线麦克及扩音设备的请示
信息化部：
控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会
议。
最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使
用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需要。
因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。
以上建议妥否，请批示。
人事行政部
二00六年三月二十七日
二、报告
【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提岀意见和建议，或答复上级机关询问的公文。
【模板格式】
1V标题。
一般写成"关于XXX的报告”
2、报告对象。
如“张总”
3、报告原由。
4＞报告事项。
5、结语。
可用“专此报告”
【参考实例】
董事长：
2005年10月21日，控股公司下发了《关于安排部署控股公司2005年底九项重点工作任务的通知》，安排部署了至2005年底的九项重点工作任务，工作任务涉及到的各子公司及控股公司各部门领导都给予了高度重视，狠抓落实，有序推进，力争完成既定的工作任务目标。
同时人事行政部为督促做好九项重点工作，开展了定期督办工作，各责任单位每半个月将工作任务推进情况及资源落实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事长报告。
从们月15日至2006年元月10日，人事行政部累计开展了四次报告，分阶段向董事长报告了各重点工作的进展情况。
本次是最后汇总报告，结合各子公司的实际工作情况，九个重点工作完成情况评价如下：
一、完成的重点工作有：
1、XX钢管项目；
2、xx扭亏为盈工作；
3、财务部全面预算工作；
二、基本完成的重点工作项目有：
1、xx轧钢项目，预计元月传日投产。
2、xx冷轧项目，预计2月份投产。
3、企划部方针管理工作，预计近期将完成。
4、财务部们月及12月资金平衡及安排工作。
5、xx与XX合作工作，参股协议已签署。
三、未完成重点工作项目有：
1、XX炼钢、轧钢项目投产及化工公司扭亏为盈工作。
2、XX项目核准及启动、资金协调工作。
各重点工作项目具体完成情况请见附表（略）。
特此报告。
人事行政部
二“六年元月十三日
三、通知
【文种说明】通知是上级向下级传达指示、批转或转发公文、布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，常见有会议通知、工作通知及任免通知。
【模板格式】
V标题。
一般写成“关于XXX的通知”。
2、通知对象。
如“各单位”。
3、通知内容，如“会议名称、目的、时间、地点、岀席人及会议内容”等。
4、其它特殊事项补充说明。
【参考实例】
控股公司12月份工作例会通知
各子公司、控股公司各部门：
按照公司工作计划，现将控股公司12月份工作例会事宜通知如下：
一、会议时间：
2004
年12月31日8：
00
二、会议地点：
总部3#楼二楼第一会议室三、参加人员：
各子公司总经理、控股公司各部长
四、会议议程安排另见材料。
五、其他事项
1、此次相关会议资料已以电子版形式已发至各子公司、各部门负责人及相关联络人员处，会议材料中材料六《控股公司2005年度资金平衡计划》暂缺，将在例会上通报，请各位参会领导携带笔记本电脑参加会议。
2、按照董事长指示和相关会议纪要精神，为充分做好会议准备，请各子公司、控股公司各部门办公室人员提前组织本单位相关部门和专业人员对会议议题材料进行专题讨论并形成具体意见提供给参会领导，并将本单位上会意见请于12月29日前反馈至人事行政部行政组XX.人事行政部将整理各部门意见汇总及时提供董事长参阅。
3、外埠子公司领导请于12月30日报到，请各子公司办公室人员及时将领导来京时间告知会议联系人。
4、住宿、用餐安排在XX俱乐部。
5、联系人：
XX
XX有限公司
二00四年十二月二十七日
四'公告
【文种说明】公告是适用于向一定人群范围宣布重要事项或者告晓性的公文。
【模板格式】
1、标题。
一般写成“关于XXX的公告”
2、公告对象。
如“各单位”
3、通告原由。
4、通告事项。
5、结语。
常用“特此通告”
【参考实例】
关于成立总部各类文体协会的公告
控股公司各部门：
为增强员工体质、活跃员工业余文体生活，促进员工之间交流与进步，营造健康、向上的企业氛围，公司鼓励员工自发成立各类文体协会和活动小组。
协会和小组以自我管理为主，公司对于协会和小组的重大活动予以资助。
根据公司已开展的体育活动现状及周边地区场地和设施情况，近期拟分别成立羽毛球协会、乒乓球协会、网球协会和篮球协会。
1、羽毛球协会活动时间为每周六、周日，活动地点为XX俱乐部。
联系人：
XX（企划部），电话：
XX,邮箱：
XX
2、乒乓球协会活动时间为每日17：
00后，活动地点为XX3号楼一楼大厅。
联系人：
XX（企划部），电话：
XX,邮箱：
XX
3、网球协会活动时间视报名情况再定，活动地点为总部基地三区管委会大楼后面。
联系人：
XX〈人事行政部〉，电话：
XX,邮箱：
XX
4、篮球协会活动时间为每日17：
00后，活动地点为总部基地七区。
联系人：
XX（矿业公司），电话：
XX,邮箱：
XX
欢迎对以上活动有兴趣的员工及时与上述人员联系。
4月份总部办公室房间调整之后，还将在总部楼内开展瑜伽训练和踢踏舞培训，敬请关注。
如有员工希望组织除上述活动之外的其他活动，请与人事行政部XX联系（电话：
XX）o
特此公告。
控股公司人事行政部二“六年五月九日
五、通报
【文种说明】通报是用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。
【模板格式】
1、标题。
一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于给勇于救人的王XX
同志记功的通报”
2、通告对象。
如“各单位”
3、通报原由。
4、通报决定。
5、希望和要求。
【参考实例】
关于对XX水泥厂发生特大水泥工艺质量事故的通报
各分厂、各职能处室：
4月27日、5月4日、5月5日XX水泥厂水泥工艺连续出现质量问题，熟料f-C偏高，最高达9.51（内控W1.5）,且40平米电除尘有大量黄粉拉入水渣仓中.造成岀磨水泥f-C偏高
（最高为3.30）,最终导致水泥安定性不合格，所有不合格水泥被迫打入铁4#仓库存。
一、事故经过：
1、4月27H23:
00生产PS32.5水泥，出磨水泥f-CaO高的原因：
4月23日窑刚投料产生大量的黄粉，因40平电除尘拉链机坏，未能将黄粉全部拉岀。
4月26日拉链修复后将剩余黄粉拉入水渣仓，造成出磨水泥f-C高。
质量管理人员将所生产的PS32.5水泥打入铁仓，并建议其停磨未能执行。
4:
30分改生产P.042.5,f-CaO略有下降为:
2.13>1・80、1.70.
2、5月4日零点生产P042.5水泥，出磨f-CaO高的原因：
5月4日零点生产P042.5水泥，搭2#仓熟料（为次料仓）45箕检测岀磨f■CaO为2.13,质量管理人员迅速通知水泥磨改生产PS32.5,并停用2#仓熟料。
〈零点改PS32.5）做f-CaO为2.34,质检建议其停磨，未能执行；全部用佛仓熟料，做岀磨水泥f-CaO为2.17>2.92,加做储仓熟料f-CaO为5.35,再次要求其停磨，水泥磨于6:
30停磨停喷。
3、5月5日零点生产P032.5水泥，出磨f-CaO高的原因：
5月5日零点水泥磨生产P032.5发现入磨皮带出现大量黄粉，因窑不正常产生的大量黄粉经40平电除尘拉入水渣仓，出磨f-CaO偏高.质检建议停磨，车间未能执行；车间将高f-CaO的P032.5拉入新包装仓。
二、事故原因
1、大修对系统进行技改，生产处于调试过程，5月2日网电闪落，致使系统积灰严重。
由于系统处于热态，无法进入内部检查，尾煤管道积煤造成分解炉煤粉内爆燃，系统参数变化较大，风、煤、料难以平衡。
2、分解炉进煤管道改为双路，且管头装有螺旋叶，管路阻力增大，煤粉输送困难，
5月2日停电后窑系统变化较大，出窑熟料结粒不好，加剧了三次风管入炉斜坡处积料（新改的煤管入口在此处），更加剧了煤粉输送的阻力，致使分解炉煤粉加入量难以控制，最终导致入窑物料分解率不稳定，窑热负荷增大，熟料质量下降。
3、烧成车间对熟料入仓未按规定执行
分厂规定（质量管理规程也如此规定）岀窑熟料f-CaO小于1.5入1#优质熟料仓,f-CaO大于1.5入2#劣质熟料仓：
因2#仓满，烧成值班主任说不能外放熟料，将劣质熟料全部入1#仓（2.34、3.72、2.74、4.41、7.39、9.51、3.03、3.93）,导致岀磨水泥f-CaO过高，结果造成岀磨水泥不合格。
三、采取的措施：
1、将分解炉煤粉管道改为原来的单路，减少因系统积料而对煤粉输送所增加的阻力。
2、系统积料清理，利用更改煤粉管道的时机对三次风管、窑尾斜坡、分解炉出口管道、C5平管道、C4平管道、分解炉底等处进行人工清理，降低系统阻力。
3、进一步摸索系统技术参数，减少波动，缩短调试期。
4、把质量放在第一位，坚决禁止熟料f-CaO大于1.5%的物料进入1#熟料仓。
5、各级质量管理人员严格按照质量管理规程做好各项质量管理工作，把好产品质量关。
6、水泥厂要提离质量管理意识，吸取此次事故的经验教训。
7、技术处、生产处尽快理顺水泥质量'生产管理流程，加强管理和监控。
四、事故处理：
根据《工艺纪律管理考核办法》，此次质量事故已构成特大违纪行为，
烧成作业区对熟料入仓未按规定执行，负直接责任，专业工程师监督不力，水泥厂领导未采取有效措施，导致事态扩大。
生产处、技术处对水泥厂管控不力，反应缓慢，为此考核如下：
（略）
XX有限公司
二。
。
六年五月九日
六、简扌艮
【文种说明】是向上级反映情况或向下级、平级单位传递信息、通报情况的一种简便公文。
【模板格式】
1v标题。
简报的标题，与报章杂志上“消息”的标题类型大体相似，应简洁、贴切、醒目、反
映主旨，表明主题。
如“安全检查工作简报”
2、导语。
同新闻导语相似，用简洁的语言概括简报的内容，一般包括：
时间、地点、人物、事件、结果。
要求开门见山，简明扼要和统领全篇。
3、主体。
首先概括工作成绩，然后分析具体做法、经验及工作成绩或不足等。
4、结尾。
对连续性简报，要在结尾处交待后续工作，如“对上述情况，将继续跟踪”等。
【参考实例】
控股公司2006年一季度督办工作简报
各子公司、控股公司各部门：
按照董事长在2005年控股公司总结表彰大会上提出的“XX"的讲话指示精神，为督促各子公司及各部门高度重视两个例会议定事项及总裁、副总裁交办的各项工作事项落实工作，强化责任感和执行力，人事行政部从2006年起将定期（每季度）将各单位承办的替办结果完成情况以《督办简报》形式在内网上进行公示，督促各单位强化督办工作并努力完成工作，现将2006年一季度内到期的督办工作完成情况通报如下：
一、督办工作
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