费用报销管理制度.docx
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费用报销管理制度
费用报销管理制度（暂行）
第一章总则
第一条为了加强公司的财务管理，厉行节约，杜绝浪费，规费用报销的流程与标准，根据公司的业务特点与管理要求，特制定本管理办法。
第二条费用报销的原则：
“先申请、后报销”。
第三条本管理办法适用元拓建筑铝模工程有限公司。
第二章费用报销管理容
第四条费用项目及开支围
序号
费用项目
开支围
费用标准
报销规定及附件要求
1
福利费
1、根据公司福利制度为职工提供的卫生保健、生活、住房、交通等所发生的各项补贴或非货币性福利；
1、发票及销货清单；
2、伙食费：
食堂购置的主食、副食品、调味品等、食堂工作人员工资、能源费；
2、节日福利：
春节、中秋200元/人、端午福利100元/人、三八妇女节100元/人（限女性员工）。
2、食堂工作人员工资：
提供人力行政部签字认可的工资表；
4、食堂餐具、桌椅、炊具；
3、发放给员工的福利用品：
需提供各部门中心的物资发放表。
5、员工体检费。
2
社会保险、公积金费用
公司为员工购买的规定的社会保险、住房公积金（公司承担部分）。
根据公司规定结合政府政策缴纳
1、人事提供社保局或公积金中心盖章的缴款通知书；
2、人事审核并签字的社保费用分摊表。
3
工会经费
1、是指工会依法取得并开展正常活动所需的费用；
1、提供相关领导审批同意的费用支出呈批报告；
2、主要来源是按每月全部职工工资总额的2%计提，并向工会拨交的经费；
2、开展工会活动时取得的各类发票和相关附件（工会活动通知、活动签到表、发票清单、合同或协议等）
3、主要用途：
会员活动费；职工活动费；工会业务费；事业支出；其他支出；上解经费支出等。
3、费用的支出项目必须与预算报告一一对应，总费用超出预算报告的，必须另行报相关领导审批同意。
4
职工教育经费
1、公司人力资源部为员工定期开展的通用类培训：
新员工入司培训、礼仪培训、公司管理制度培训等；
1、由培训组织的部门按培训实际情况提供以下附件：
2、各部门组织员工开展的专业技术培训：
专业技术资格证书继续教育培训、非外聘讲师的部门培训、外聘讲师的专门培训等；
2、提供培训发文通知、培训人员签到表、培训日程表、现场照片、培训物资采购清单；
3、外单位邀请我司人员参加的各类培训；
3、各类费用的发票（场地租赁、聘请讲师等）；
4、包括培训购买的培训资料、书籍、文具用品、宣传用品制作费、场地租赁费、设备租赁、会场布置费、茶水费等。
4、外地学员培训产生的住宿费发票及住宿流水清单、城市间往来车船费；
5、参加外单位的培训，还需提供培训通知或者邀请函。
5
广告宣传费
1、公司或各公司通过各种媒体宣传，达到提升公司形象，或激发客户对公司产品或劳务的购买欲望，以达到公司业绩增长的目的所支付的费用。
报供应商开具的发票，结算单、广告投放证明、合同
2、包括报纸、网络、电视、电台、户外大牌、楼宇、车站广告；形象宣传片制作、VI/CI制作、部刊物印刷等各种展现公司品牌形象的费用。
6
市场推广费
1、公司或各公司自行组织发起或参加外部单位组织的展会，接待外部单位来访、参观、考察所发生的支出。
1、事项报告、合同、发票、现场推广照片；
2、在活动中发生的资料费、文具用品、宣传用品制作费、会场布置费、茶水费、礼宾人员服装租赁、场地租赁费、设备租赁、翻译聘请费、摄录人员租赁费、会议影像后期制作费、赠送给来宾的礼品等计入该科目。
2、有参展邀请函（外部参展）；
3、为宣传活动在媒体上投放的广告、软文费用，计入广告宣传费中。
3、对参展费用有经过审批的整体费用预算报告；
4、参展人员明细表；
5、参展主办方活动日程表；
6、经过审批的参展费用决算报告。
7
劳动保护费
1、因工作需要为雇员配备或提供工作防护用品等所发生支出：
工作服（含管理类人员的衬衫、西服）、手套、安全保护用品、解毒剂、清凉饮料等，以及按照原劳动部等部门规定对接触有毒物质、矽尘作业、放射线作业和潜水、沉箱作业、高温作业等5类工种所享受的由劳动保护费开支的保健食品。
1、供应商发票及盖章的销货清单；
2、劳动保护费不得发放现金，是实物，发放现金的视为工资薪金支出计入工资中。
2、物资发放部门提供的物资发放表、费用分摊明细表。
8
董事会费
1、是指董事会及其成员为执行董事会的职能而开支的费用；
1、集团总部专项费用，其他单位不得列支；
2、包括办公费，外地董事会成员在企业开会和工作期间的住宿费、交通费、伙食费、邮电费和有关保险费的开支；
2、各类费用的发生需按规定提供相关附件和发票。
3、董事会开会和工作期间董事会成员和有关工作人员的差旅费、住宿费、伙食费以及有关的必要开支；
9
办公费
1、行政办公类：
限于公司因办公需要购买的以下办公用品：
文具、纸、打印机耗材、订书机、装订耗材、文件栏/架、纸杯、插线板、垃圾篓、财会用印刷品（不含发票购买和印刷）等；
1、一般标准：
70元/人*月（人数不含工人人数）；
1、供应商开具的发票，销货清单；采购部门签字确认的费用分摊明细表（无分摊又不能确定归属的，按人数分摊到各部门）；收发货部门提供物品入库单，领料单；
2、人事办公类：
工号牌、考勤机、企业文化刊板、员工手册等；
2、办公资产维修：
由资产保管部门及维修单位签字的维修单；
3、信息办公类：
电脑配件（单价低于2000元的存、硬盘等）、网络设备（单价低于2000元的交换机、集线器、网线等）、网络信息类工具（水晶头、测线仪、压线钳、信息插座等）；
4、办公类资产的维修费：
打印机、电脑、传真机、机、办公桌椅等；
5、公司管理部门租赁办公设备：
如租赁打印机。
6、手续费：
除银行业务办理手续费外，办理其他业务支付的各类手续费，如：
出国签证费，证件办理手续费。
10
水电费
1、公司生产、运营、办公产生的水电费。
1、办公用水电费的一般标准：
春、秋季节70元/人*月，夏、冬季节100元/人*月；
1、增值税一般纳税人单位需取得增值税专用发票，非一般纳税人单位取得普通发票；
2、人力行政部提供用电部门分摊表。
11
通讯费
1、公司办公用固定费：
月租费、通讯费、来电显示、固话安装费等；
标准见“第五条通讯费”
1、公司固话：
运营商发票；行政部提供的各部门费用分摊表；
2、公司人员手机话费：
月租费、通讯费、短信费、流量费、公司彩铃费；
2、个人手机话费：
报销必须为员工工作；
3、公司办公用网络宽带月租费。
3、网络月租：
运营商发票；
4、邮寄费：
计入该科目。
4、邮寄费：
服务业发票（营改增地区为增值税发票，一般纳税人单位需取得专用发票），行政部提供的各部门费用分摊表。
12
会议费
1、各部门举办各类非培训性质的会议支出。
1、具体可参考培训费。
2、支出包括会议资料费、文具用品、部宣传用品制作费、会场布置费、茶水费、礼宾人员服装租赁、场地租赁费、设备租赁、摄录人员租赁费、会议影像后期制作费等。
13
市交通费
员工在非出差期间的本地市交通费：
因公外出公交车费、的士费、晚加班的士费、自驾车油耗费。
1、公交、地铁按实报销；
1、需要提供明细清单并报部门负责人签字审批；
2、市自驾车按下列标准报销：
排量（≤1.5L）：
1.2元/公里；排量（1.5L<排量≤2.0L）：
1.4元/公里；排量（排量>2.0L）：
1.6元/公里；
2、自驾车需附人力行政部确认的派车单，如果确实有必要产生的路桥费、停车费等据实报销。
3、已享受定额交通补贴的人员不适用上述标准。
3、提供乘车清单，并注明路程和所办理的事项。
出差产生的市交通费通过差旅费报销。
14
业务招待费
1、接待外部单位人员产生的用餐、住宿、交通、娱乐、礼品等费用；
标准见“第七条业务招待费”
1、餐饮娱乐支出需提交客餐申请单；
2、不含会务、培训等用餐；
2、餐饮、娱乐招待：
发票、POS刷卡单、客餐申请单等；
3、其它费用（例如会务费、中介机构费、培训费）中未明确的用餐、住宿、交通、娱乐、礼品费用。
3、礼品招待：
礼品发票、购买礼品的POS刷卡单或银行转账单、客餐申请单、礼品明细（机打小票）及事由，送礼单等（主要是人数及单位）。
15
车辆使用费
1、产权在公司名下的各种车辆（含行政车辆、工厂及工程的车辆、销售部门的车辆）产生的费用：
保险费、年检费、路桥费、维修保养费、汽油费等；
1、车辆使用费限额标准：
董事长、总经理和市场用车费用标准参照集团相关文件规定，分月报销；
公司商务车：
对公支付ETC卡和专用加油卡的单据、行政派车单等；
2、司机协同出差产生的路桥费，计入车辆使用费
2、本部各管理部门制定费用定额及年度总额，报公司批准后按年度总额控制；
16
修理费
1、直接用于生产、制造、研发的机器设备保养费、维修费（计入固定资产大修理的除外）；
1、业务部门提供修理专项报告、维修合同、维修发票；
2、物业负责的房屋、管道、线路、路面维修、改造。
2、维修完成后还需提供双方确认的验收报告。
17
招聘费
1、人力资源部开展人员招聘时发生的费用：
招聘广告费、猎头经费、人事托管费、招聘人员差旅费、交通费、招聘场地租赁费、招聘车辆租赁、入职体检费。
1、本部及下属公司人力行政部门制定费用定额及年度总额，报公司批准后按年度总额控制；
1、供应商开具的发票；招聘广告发布的样板、照片、网页截图等；按合同计算的猎头费用结算表；人事托管合同约定的费用结算表；招聘人员的出差申请单；招聘场地、车辆租赁合同；新员工入司体检费用明细表；
2、入职体检：
A类城市200元/人次；其他城市或地区100元/人次；
2、大型专场招聘费还应编制预算与决算，并报相关领导审核。
18
差旅费
1、员工国外出差所产生的费用：
城市间往返交通费（含车船机票保险）、出差目的地市交通费、住宿费、餐费补贴；团体出差支付给旅行社的费用；高管出国考察费用；
标准见“第六条差旅费”
1、出差申请单，差旅费报销单、发票，住宿费POS刷卡单、住宿登记详单等。
2、司机协同出差产生误餐费一并计入差旅费中；
3、参加外单位组织的会议，产生的差旅费；
4、包含因参加集团部会议、培训而发生差旅费。
19
租赁费
1、公司租赁用于办公、生产、展示等用途的场地、房屋，按合同支付给出租人的费用，对方开具租赁费发票；
2、公司租赁的设备根据具体用途计入相应科目，如生产用设备计入成本，开发用设备计入研发支出等，办公用设备计入办公费；
提供房东开具的租赁费发票。
20
物业管理费
1、公司租赁用于办公、生产、展示等用途的场地、房屋，按合同支付给物业公司或出租人的物业费用，对方开具物业管理费发票；
1、取得物业管理费发票；
2、无外包物业管理服务的公司，自行购买的消防设备（灭火器、应急灯等）、安防设备（手电、对讲机、警棍、巡更棒、防盗门、锁具等）、保洁用品（清洁液、扫把、水桶、卫生纸、除臭用品等）、绿色植物等和相关服务（保洁服务、保安服务、物业设备维护服务等）。
2、购买的物业用物资提供采购发票及盖章的销货清单；
3、物业类维修：
门、窗、灯、锁、线路、水、电、气等。
21
装修费
1、公司对租赁用办公、生产、展示的房屋，进行装饰、改造等所发生的费用支出：
主要包括对顶、地、墙、消防系统、强弱电、管网、灯饰、地毯、招牌LOGO等装饰和改造所发生的人工、材料、税金等支出。
按专项预算标准执行
1、业务部门提供经领导审批的装修报告或预算报告；
2、装修包括对新开公司或办事处装修改造，对现有租赁物进行重新装修改造。
2、装修合同；
3、装修竣工验收表或装修决算报告；
4、装修或工程类发票。
22
聘请中介机构费
1、公司聘请外单位为我司提供公证性、代理性、信息技术服务所发生的费用。
包括：
仲裁、检验、鉴定、认证、公证服务；律师、会计、专利、商标、企业注册、税务、报关、签证代理服务；提供咨询、招标、拍卖、广告设计服务；
1、经过审批的费用合同复印件；
2、部分远大建工项目聘请人力资源公司代缴社保的代理费；
2、供应商开具的发票。
3、按服务合同约定支付的服务费
4、聘请外单位专业技术人员为我司提供专项工作，如审计、咨询等产生的交通费、住宿费、餐费。
不含娱乐、礼品费用。
5、招聘猎头费用归属人事招聘费。
23
咨询顾问费
1、公司长期聘请外部管理咨询机构或中介机构，对公司日常业务的开展进行中长期规划所发生的咨询服务费；
1、经过审批的费用合同或协议；
2、该咨询服务的提供方应参与到公司运营当中，为满足公司未来发展需要而开展咨询顾问服务；
2、供应商开具的发票。
3、公司购买的管理软件的服务费计入该科目；
4、加入行业协会支付的会费计入该费用。
24
诉讼费
1、诉讼费是指当事人为向人民法院提起诉讼程序应当缴纳的费用：
案件受理费；申请费；证人、鉴定人、翻译人员、理算人员在人民法院指定日期出庭发生的交通费、住宿费、生活费和误工补贴。
支付给人民法院的诉讼费，法院开具非税收入收款收据。
2、向律师支付的诉讼代理费计入聘请中介机构费中。
25
财产保险费
1、指公司或下属公司作为投保人，为避免公司或下属公司财产不因自然灾害或意外事故造成损失，根据合同约定，向保险人交付的保险费；
1、提供经审批的投保合同或保单；
2、不含车辆保险费。
车辆险计入车辆使用费。
2、保险公司发票。
第五条通讯费
（一）固定费标准
项目
标准
通讯费用-市场、采购部门
200元/台+50元/人*月
通讯费用-其他部门
100元/台+30元/人*月（不含工人人数）
（二）手机费标准
序号
职位
标准（元/月）
1
公司总裁（集团总裁级-副总裁级）
实报实销
2
部门经理（集团高级经理级-集团经理级）
150
3
部门主管、业务员、项目现场施工员、外联
80
4
职员级
50
第六条差旅费
序号
类别
乘座交通工具标准
出差地点类别
住宿标准（元/天）
伙食标准（元/天）
交通费（元/天）
1人
2人（同住）
2
公司总裁
飞机经济舱、火车软卧、高铁、动车
实报实销
5
部门经理
飞机经济舱（6折机票）、高铁非商务舱、动车非商务舱、火车硬卧、长途汽车
A类
240
120
55
35
B类
220
110
55
35
C类
90
50
20
6
主管、员工
飞机经济舱（4折机票）、高铁二等座、动车二等座、火车硬卧、长途汽车
A类
210
100
45
25
B类
190
75
45
25
C类
150
60
40
20
第七条业务招待费
参考如下标准：
项目
一级客户
二级客户
普通客户
政府领导
税务、中介机构
接待客户围
已签合同金额≥1000万，项目经理/或项目重要领导；大型建筑企业区域公司领导
已签合同金额≥300万，项目经理/或项目重要领导；中小型建筑企业区域公司领导
已签合同金额≥100万，项目经理/或项目重要领导；
政府领导及其随从人员
税务专员、税局领导、券商或会计师事务所前来办事人员
出席人员
工程部经理、总经理、市场人员、项目负责人
工程部经理、总经理、市场人员、项目负责人
工程部经理、市场人员、项目负责人
总经理
总经理、财务部门人
酒店标准
A类城市：
300元/间；B类城市：
250元/间；C类城市：
200元/间
A类城市：
250元/间；B类城市：
220元/间；C类城市：
180元/间
A类城市：
250元/间；B类城市：
200元/间；C类城市：
160元/间
A类城市：
300元/间；B类城市：
250元/间；C类城市：
200元/间
A类城市：
300元/间；B类城市：
250元/间；C类城市：
200元/间
用餐标准
5-10人≦1200元；3-5人≦700元；2人≦200元；（≦100元/人）
5-10人≦1000元；3-5人≦400元；2人≦200元；（≦100元/人）
5-10人≦700元；3-5人≦300元；2人≦150元；（≦80元/人）
5-10人≦1500元；3-5人≦700元；2人≦200元；（≦100元/人）
5-10人≦1200元；3-5人≦700元；2人≦200元；（≦100元/人）
酒水标准
5-10人≦400元；3-5人≦200元；2人≦50元；
5-10人≦300元；3-5人≦100元；2人≦50元；
5-10人≦200元；3-5人≦80元；2人≦30元；
5-10人≦400元；3-5人≦200元；2人≦50元；
5-10人≦400元；3-5人≦200元；2人≦50元；
注：
1、业务招待费报销以刷卡消费为主，一般不使用现金，且报销时提供POS机刷卡清单，报销人在刷卡清单后面签字。
2、业务招待费必须提供招待用餐审批单。
3、客户所住酒店不得超标，超标部分个人承担。
4、市场人员已签订合同的项目，对应项目发生的招待费在提成中扣除。
5、市区的酒水招待一般应从公司勤处按招待客户标准签字领用。
第八条专项福利
序号
类型
补贴标准（元/天）
备注
1
现场服务人员（技术指导）
50
2
现场学习、见习人员
30
3
长住工地（住宿补贴）
30
4
不住工地（交通补贴）
20
5
伙食费（限额以报销或补贴）
25
第九条费用报销单据规
（一）、报销单填写
1、所有费用报销通过纸质单据填报报销。
差旅费填写“差旅费报销单”，其他费用填写“费用报销单”。
2、报销单上的费用科目、报销事由需填写清楚、完整。
一次报销费用种类较多的，需按费用科目分行填写，不得将各费用混合填报。
3、报销单据任何情况下都不得随意涂改，有关单位、数量、单价、金额填写错误、大小写金额不一致的，一律重新填写报销单，重新提交报销流程。
（二）、附件要求
1、业务费“双人签字”原则：
业务招待费须由经手人和证明人在原始凭证的背面签字。
2、报销单附件需使用原始凭证粘贴单进行粘贴，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。
3、报销附件需分类粘贴整齐，紧贴粘贴单上边沿及左边沿，不要超出，若有超出右边及下边部分按报销单大小折叠。
对不符合规定粘贴附件的报销单，财务部门作退回处理。
（三）、报销单的签批
1、首签责任制：
经济事项的第一审核人（即首签人，一般为部门负责人），对该经济事项及业务财务数据的真实性、准确性、合规合理性、完整性、及时性等进行的首次审核，认定签字承担首要责任。
如若后续审核或部审计中发现该经济事项数据有虚假，公司将对经手人、首签人给予错报金额2倍罚款并公示。
2、报销单需报相关领导审批。
对其他部门委托办理的事项，还需经委托部门负责人签字确认,费用由委托部门承担，无委托部门负责人签字的,费用由经办部门承担。
（四）、发票和附件的规
1、报销单附件为正规合法的发票及其他相关附件。
凡是可以直接取得该经济事项发票的，不允许使用其他发票替代。
2、发票必须填列完整、清晰、不得涂改。
各业务经办人需根据事项所归属的法人主体取得正确抬头的发票。
发票抬头为空白、个人、人名、简称等均为无效发票（个人费、体检费报销可用个人名称）。
发票开具的时间必须在当年，大小写金额必须一致，必须加盖新版发票专用章且印章清楚。
对于有以上发票问题的费用报销单据，财务部门有权拒收，并要求业务经手人重新取得票据。
3、业务经办人不得使用假发票报销。
发票的真假由经手人自行校验（国地税官网或拔打12366查询真伪）。
财务人员在审核中发现假发票的须没收假发票，同时扣除相关报销金额，金额巨大情节严重的，将该情况向集团审计中心汇报并追究法律责任。
5、为避免税务风险，除在12月因发生的经济业务收取发票可在次年1月份报销入账外，当年发生费用并收取的发票原则上不允许次年报销入账。
除合同单独约定外，经济事项结束后10个工作日，须将发票及相关资料上报财务，以便于账务及时处理。
（五）、专项费用预算与决算报销
1、专项费用：
由一个部门牵头组织、多个部门配合完成的一次专项性质的活动，该活动过程中因物资采购、人员安排、场地布置、后勤保障等事项发生的费用可归集为该活动专项费用。
例如：
展会、仪式、大型会议、招聘会、投标、培训、专家评审等。
2、预算呈批：
专项活动须由组织部门提交经批准的需求审批报告（含方案和预算），以作为活动前期借支及预付款的依据。
3、决算呈批：
专项活动结束后由活动组织部门提交决算报告。
活动的各参与部门需认真梳理活动费用开支情况，及时将该活动的费用发生情况如实反馈到活动组织部门汇总、归集，不得多报、漏报。
决算报告需参照预算报告提交相关领导审批，若决算超过总预算的，需说明超支原因，并经领导（副总裁及以上）批准同意后方可报销超预算部分费用。
4、决算批复完成后，活动组织部门将决算批复报告发财务部门一份备案，并通知各费用发生部门报销剩余费用和归还借款。
财务部门在审核报销时需严格以决算报告为依据，决算未批准的费用不得报销入账。
（六）台账记录
招待用品（烟、酒、礼品等）由公司统一采购，对公支付。
预付款时，以采购申请单为主要附件；其他付款时以采购申请单、入库单、发票等为主要附件。
实物可由指定部门管理并记录台账。
领用时需经领导批准，领用人签字确认。
月底，经负责人审核签字的全月采购领用汇总表由相关部门上报到财务部，财务部依据该汇总表将费用记录至各项目、各部门。
第十条费用报销付款要求
报销付款金额达到1000元的，除紧急事项外一般不通过现金支付（根据《中华人民国现金管理暂行条例》的规定），一般需要通过银行转账支付。
第十一条报销审批时间的规定
原则上财务部门受理单据后3个工作日完成单据审核工作，后续付款审批流程完成后3个工作日完成付款。
第十二条关于借支的规定
员工因业务需要办理借支，按照借支管理制度执行。
第三章附则
第十三条本办法中所提到的各金额/标准，若未做特殊说明，币种均为人民币。
第十四条本管理办法经公司通过之日起生效并开始实施。
第十五条本管理办法由公司财务管理部负责解释和修订。
财务管理部
2017年3月10日
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