职场礼仪.docx
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职场礼仪
职场礼仪
不学礼，无以立。
——孔子
人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁。
——荀子
一个人的成功，15%是靠专业知识，85%是靠人际关系与处世能力。
——安德鲁·卡内基
工作环境与家庭、公共场所等活动环境都不同，有其另一套“规矩”。
职场礼仪，是人们在职业场所中应当遵循的一系列礼仪规范。
对于每一位刚踏入社会或进入一家新公司的“职场新人”，了解、掌握并能够恰当地运用职场礼仪将有助于良好个人形象的塑造、工作的顺利展开，为自己的光明前景打下良好的铺垫。
本文主要介绍求职应聘礼仪、办公室礼仪，以及接电话、通讯、拜访、接待等职场中常见行为的礼仪要求。
希望能给处于不同职业阶段的职场人士，提供符合礼仪的行为举止的参考。
第一节求职应聘礼仪
求职应聘是进入职场的第一步，招聘者通常通过观察应聘者行为表现中的细微之处，来认定和判断应聘者的礼仪层次，进而推断其修养。
掌握求职应聘的礼仪，是应聘者求职路上一块重要的敲门砖。
一、职位申请
政府部门，公营机构以及跨国集团都有自己的职位申请表，以供招聘雇员的时候，要求申请人填写个人资料。
职位申请表的作用，是为了配合机构挑选雇员的准则，让职位申请人在既定的范围和格式下，填写个人资料。
另一方面，也为方便和公平的考核申请人的资格。
机构的职位申请表和个人的申请书应负有同样的责任。
是申请人向用人机构自我推介，希望获得面试，甚至聘用而撰写的文书。
所以申请人在填写职位申请表时也应该充分准备，认真和用心的填写。
具体来说有八方面的注意事项：
1.紧随指示
首先，必须留意申请表上解释如何填写资料的“指示”、“指引”，然后照着去做。
这是非常重要的因为如果你连简单的指示都不跟随，那便反映你轻视这份工作，或做事草率大意，甚至是你在理解文书方面能力甚差。
例如“指引”注明：
请用黑色墨水或原子笔以正楷填写各项。
如果你用了其他颜色的墨水笔或原子笔，或是用了草书，那就是错了。
如果要求你手写，而你采用了电子打印版，也违反了机构的要求。
2.看清内容
在填写资料之前应该从头到尾的看清楚申请表的内容，然后再落笔，最好先复印表格，试写初稿，然后才正式填写正稿，这样可以避免错漏或大量的删改，影响申请表的整洁美观。
3.参照“备忘”
在某些情况下，填写申请表是在机构的办公室里和面试之前，不容你有许多准备的时间，这是你若随身携带事先准备好的履历表，就能发挥参照的作用，保持心情的镇定。
4.彰显长处
因应各项目的要求，你应该尽量突出自己的长处，如果空位不够填写，可以考虑另附页，列明有关资料。
许多用人机构都是允许这样弹性处理的方法的。
5.避免漏空
不少用人单位在招收同类职位时，所采用的都是标准化的职位申请表，而一些外资或跨国机构的职位申请表格，更适用于各地区的分公司或办事处，所以你会遇到某些项目是不适用于你的。
例如：
你到目前为止只服务于现在仍受雇的机构，那么在“前任顾主”一栏中写“不适用”，这样写比不写或填上“没有”，要显得得体。
6.忌用简写
不要因为习惯而用简写或电脑简码去填写资料。
许多申请人用[F.6-F.7],[课程名称：
1234]来分别代表[Form6-7]以及所念的课程的名称，那都会被用人机构扣分。
记着简写的负面意义是不尊重和不认真的处事态度，正式的公文是不会有简写的。
而且，用人机构没有必要猜想你所填写的英文字母或数字背后的意思。
7.小心核对
经过再三核对后，确定资料正确，没有遗漏，才能递交申请表。
8.切记签署
亲笔签署是确认申请人申请职位的意愿和诚意，是整份申请表的蓝章。
一份没有签署和日期的申请表是毫无用处的，只会被用人机构挑错。
二、简历制作要点
有些机构除了要求申请人填写申请表外还要求他们附上自己的简历，制作一份简约明快、突现自身特色的简历，将会激发招聘者希望深入了解、考察的愿望。
1.语言简练
对于求职者来说，用简练的语言明确的表明自己的目的，是使其简历行之有效的基础。
如在教育背景中写相关课程，要针对职位所需的专业知识的需要，而不要把所有的课程一股脑儿地都写上。
2.个人资料部分
包括求职者的姓名、性别、出生年月等。
第二部分为教育背景，若撰写英文简历，必须注意：
英文简历中，求职者受教育的时间排列顺序与中文简历中的时间排列顺序正好相反，也就是说，是从求职者的最高教育层次（学历）写起，至于低至何时，则特定规定，可根据个人实际情况安排。
3.社会工作
求职者要将所服务单位的名称，自身的职位、技能写清楚。
把社会工作细节放在工作经历中，这样会填补工作经验少的缺陷，例如，在学生时代担任班长、学生会主席等社会工作时，组织过什么活动，联系过什么事，参与过什么都可以一一罗列。
同样，若为撰写英文简历，在时间排列顺序上亦遵循由后至前这一规则，即从当前的工作岗位写起，直至求职者的第一个工作岗位为止。
4.所获奖励和作品
将自己所获奖项及所发表过的作品列举一二，可以从另一方面证实自己的工作能力和取得的成绩。
所获奖学金，一项一行。
另外，大多数外企对英语（或其他语种）及计算机水平都有一定的要求，个人的语言水平、程度可在此单列说明。
三、面试仪表
想全面作好求职应聘的准备工作，不能忽略外表装扮，因为招聘人员的对你本人的第一印象是从你踏入面试室开始的。
所谓先入为主，这第一印象会严重影响到他们对你的感觉，初次见面一定要力争给人以整洁、美观、大方、明快的感觉，不修边幅会给人留下懒散、懈怠的印象。
作为年轻人，穿着仪表主要体现青春和朝气，展示于社会的第一印象应该是大方、整洁。
得体的装扮，可以把本来平凡的外貌“包装”得仪表出众，但要注意面试的装扮不能太出位，否则，会弄巧成拙。
可以根据用人机构所属的个行业、机构的规模，以及自己所申请的职位，来考虑自己的装扮定位。
比如，国家机关进行招聘，希望未来的公务员衣着端庄，体现稳健踏实的作风；公司企业（尤其是外企）注重整体形象的漂亮、明快。
职业装强调的是服装与工作性质、场合的统一、协调。
职业装不等于休闲服，衬衫、T恤固然轻松，但如果与整体的办公环境不相协调，就会给人一种不良的感觉。
1.发型
通常面试官注视应聘者的第一眼就是头部，而发型从某着层面体现出人的一些特制。
注意不要太新潮的发型，干净整齐往往给人留下好印象。
勿让额前的刘海遮住你的眉毛甚至眼睑，因为这样看起来不醒目。
你可能为了看清眼前的人而不停地把脑袋左摇右摆，或搬弄刘海，这些小动作都显得很失误。
适量的定型水可使头发看起来有光泽而不紊乱，但过量就会给人油腻的感觉。
如果你有头屑，就要注意勿要头屑洒落到肩上（深色的衣服尤其要注意）。
2.面试的基本服饰
服饰是指衣服及其装饰，也就是广义上的服装。
它包括衣服和装饰两个部分。
装饰有两种含义，一是装饰用品，比如领带、胸针、眼镜、手表、手链之类的饰物；二是指装饰用品或衣服上的图案、色彩等。
服饰礼仪是人们在交往过程中为了表示相互的尊重与友好，达到交往的和谐而体现在服饰上的一种行为规范。
求职面试时，给人的第一印象往往是你的仪表服饰。
一位人事总监说：
“我认为你不可能仅仅由于戴了一条领带而取得一个职位，但是我可以肯定你戴错了领带就会使你失去一个职位。
”服饰礼仪既是一个人审美观的集中表现，也是文化素养的具体反映。
下面分别介绍女性与男性的面试基本服装，供参考：
（1）女士：
◆套裙或有袖连衣裙，紫色或粉色，细格或花纹皆适宜。
避免柔薄的衣料，并且注意领口不要开的太低，裙子可长可短，但太长（及脚踝）或太短（裙角在膝上四寸）都不适宜。
◆半跟皮鞋，鞋跟不超过两寸，皮鞋色调以黑色为最标准，白或米色也可接受。
款式以光身或无头著饰花为佳，切勿穿露趾凉鞋。
◆切记穿着丝袜，颜色可选择灰色或接近肉色，忌黑色，白色或有花纹的丝袜。
◆作清淡的化妆，轻涂胭脂或薄薄的口红即可。
◆饰物方面，一只腕表和一只简单大方的挂肩皮包是必需品。
放弃流行闪亮的装饰与跳动不停的耳环，采用高雅稳重的款式最为保险。
（2）男士：
⏹整套西装。
深蓝色或炭灰色是上佳的颜色。
勿用黑色或咖啡色：
前者是礼服色，后者一向不是上班一族的标准色。
若觉得整套西装太隆重，最低限度是穿着长袖白恤衫，西裤和结领结，领带宜采用不反光真丝质地。
⏹黑色皮鞋，只有黑色才是面试的标准色，款式以系带，光身和传统为佳，切勿穿着运动、休闲鞋。
⏹袜子的颜色可与西装相同，袜筒长度应为小腿的一半，俗称半筒袜。
这样可以避免坐下后裤脚被扯高而露出半截毛腿，白袜与运动装都不适用于面试。
⏹胡子要刮干净。
（3）男女着装共同点：
●衣料和颜色不能太夸张、耀眼，款式不要一味的追求时髦，而忽略大方得体。
羊毛与棉布的衣服都是最适合上班的。
●切忌穿着牛仔装去面试，也不应穿运动装，或颜色鲜艳、荧光或反光的衣服。
●若要携带申请书，邀约面试函件或其他文件、证书副本，可用黑色皮质的公事包或文具店有售的纸质公文包。
切忌用超市购物袋或塑料袋。
●最重要的一点：
从头到脚，仪容整洁。
四、面试中的礼仪要点
1.守时是美德
面试千万不要迟到，试从招聘者的角度想：
还没有聘用，你已经在面试这么重要的约会迟到，难保以后你不会迟到早退，甚至缺席大小会议。
迟到或过早在心理方面也不好，因为匆忙赶急或费时守候的感觉都是难揠的，会令你心生紧张，影响面试表现。
所以要紧记面试的时间，正确估计你与面试地点的距离，以及乘交通工具所花的时间，以助你从容的赴约。
这不但表明你申请职位的诚意，还反映出你把握时间的准确度。
另外给自己留有一定的时间整理仪容。
2.大方有礼
没有用人单位喜欢聘用行为粗野没有礼貌的雇员。
从踏入大门开始，就应建立大方有礼的举止，走入接待处时，应该向单位内的职员点头微笑，然后恰当地表明来意，如：
“早上好，我是***，是来面试的，我申请的职位是***，和你们约定的时间是***”，这样方便接待人员作下一步安排，因为空缺职位可能不只一个，通知面试的人员也不只一个。
与人方便就是与自己方便。
一些基本的客套语不妨常挂在嘴边，如：
接待你去登记时，说句“麻烦你了”，完成后说句“谢谢”。
不要以为只需对面试官有礼即可，其实单位内的高级职员总是无处不在的，他们可能会出现在会议室，接待处，甚至洗手间。
如果一不小心对他们失礼，你就丧失了机会。
3.主动打招呼
进入面试室时应该主动向面试委员打招呼，大声说一句：
“早上好”，就会为面试营造良好的气氛。
4.握手的学问
是否应主动与面试官握手是个难题，尤其是其中有女性，因为当你伸出了手，他们都无意与你握手的话，你会很尴尬，恰当的方法是察言观色——当你觉得委员有意伸手的时候，应同时伸手，热忱而有力的握一下。
正规的握手是右手，忌过分的热情，也不能怠慢。
当然如果对方是左手，你也只能是左手。
5.得体的姿态
在对方未邀请你坐下前，不要坐下，在被邀坐下时，也应该先说谢谢。
有些面试人员特意观察在不被邀请坐下前，应聘者的反应。
若你遇到这样的情况，过了开场白仍未被邀请坐下，就主动的提出：
“我能坐下吗？
”毕竟，他们的目的是考察应聘者是否大方有礼，而不是刻意令人难堪。
坐下后确保大方的姿式，双腿靠拢，腰肢挺直自然，手掌平放，头部略向前倾作聆听装。
6.称谓的技巧
有礼的称谓是姓氏加尊称，例如“**先生”、“**女士”切忌连姓带名的直呼委员，这是不礼貌的。
有些外国人让你直呼其名，除非对方刻意，否则还是按照上述的原则显得较为得体。
7.适当的眼神接触
眼神接触有助于你与面试官的沟通，除了可以表示诚意和自信外，还可留心对方的表情与动作，从而组织和修饰答案。
不要东张西望或低垂眉目，这样会惹人反感，如果面试官超过一人，应当正对于自己说话的那个人员，而眼神旁及其他人员的表情。
8．微笑与幽默感
微笑可以缓和面试的气氛，适时适量的幽默感还可以及时化解尴尬。
曾经有一个未婚的女应聘者，面试时努力推荐她的成熟和对社会的理解，招聘人员赞赏之余，不禁怀疑有些虚假的成份，于是笑问道：
“既然你有那么多公共活动，哪有时间谈恋爱啊？
”这位女士立刻扬起她的左手（无名指上戴着一枚小巧的戒指），同时轻快地回答：
“我分配公私时间的能力尚好，其实我刚订婚，打算两年后经济基础好了便结婚。
”这个回答让招聘者由怀疑到相信，认为她不但优秀并且处事有分寸，结果当然乐于聘用。
面试结束时，除了说“再见”以外，更应该感谢面试人员：
“多谢你们接见我”。
或者“谢谢你们安排这次面试，我受益非浅。
”不要忽略这个细节，因为这会让对方感到舒服，而给予你良好的印象分。
第二节办公场所的工作礼仪
办公场所是有规则和程序可循，工作人员为同一目标共同奋斗的地方。
在办公场所的日常工作之中，职员有一些基本的礼仪规范必须遵守，这就是办公场所的工作礼仪。
就时间而论，办公场所的工作礼仪适用于职员的一切上班时间之内。
就地点而论，办公场所的工作礼仪则适用于职员的一切办公地点之内。
也就是说，在一切工作场合，作为一般性守则的工作礼仪，是任何职员均应恪守不怠的。
一、办公场所的行为要求
办公室是机关、企业、事业单位文化的“窗口”，办公室工作人员的一举一动都代表着所在单位的整体形象。
所以办公室的工作人员必须注重规范自己的行为。
1.遵守公司各项规章制度和工作守则，做到“有令则行，有禁则止，有行必果”。
2.工作态度严谨，工作作风扎实，讲究工作质量和效率。
一是，具有岗位意识。
所谓具有岗位意识，主要是要求既热爱本职工作，又严守工作岗位。
在工作岗位上不可一心二用，甚至脱岗。
二是，具有责任意识。
所谓责任意识，是岗位意识的自然引申，在实际工作里应具有高度的责任心，遇事不但要区分职责，更要主动负责，尽职尽责，不允许得过且过，敷衍了事，缺乏基本的工作责任心。
三是，具有时间意识。
具有时间意识，是岗位意识与责任意识的直接的体现。
其具体含义，是要求在实际工作中要做到心到身到，自觉遵守法定的作息时间，每天准时上下班，不准迟到早退，不得旷工、怠工、磨洋工。
3.严格按照工作业务流程和岗位职责规范开展工作，尽职尽责，敬业爱岗。
4.严守商业秘密，必须遵守公司的保密制度，不得在XX的人讨论公司视为机密或尚未公开的信息。
客户资料重要文件请不要带出公司，需要销毁必须使用碎纸机。
5.办公场所必须保持清洁安静，走路脚步要轻，抽屉、窗户要轻轻拉推；离开座位，轻轻起身。
下班前，请关闭电脑，并将桌面收拾干净。
6.参加会议应提前到达，会议结束后，请把椅子归位，纸杯带走，丢入垃圾箱。
7.语言文明，音量适中，讲普通话，工作时间不得上网聊天、睡觉。
8.交递物品时如果是钢笔、铅笔、剪刀等，请把尖端朝向自己，方便对方拿取，如果递交文件等，要把正面对对着对方。
9.借用他人或公司的物品，是用后要及时送换或放回原处，未经许可，不得翻阅他人桌子上的文件。
10.办公废弃物应放入置纸篓内，阅读后的报刊杂志要整理归位。
11.不得在公共场所抽烟，吸烟须到吸烟区，即使在吸烟区也要问周围的人地否介意吸烟。
12.工作时间必须讲普通话，写规范字。
13.增强职业道德和法制观念。
不利用职权之便谋私利、搞特权，不搞非法活动和交易，应该做到“心底无私天地宽”。
二、办公场所的人际交往礼仪
处理好自己在本单位、本部门的各种内部人际关系，它是自己所须正视的种种交际的基础之所在。
进行内部交际时，应当讲究团结，严于律己，宽以待人，并且善于协调各种不同性质的内部人际关系。
1.处理好上下级关系
摆正领导与被领导的关系，不“越位”、不“越权”。
讲究工作方式、方法和艺术；能够正确地对待批评和表扬，并能合理地提出可行性建议或意见。
一是互相尊重。
在平时工作当中，上下级之间要互相尊重。
比如：
上级对于比自己年长的下级，要尊敬如常，虚心向他们请教、吸收他们的经验。
对下级提出的要求，应尽力设法帮助解决。
如果确有困难，应说明情况。
当你请求下级协助时，应用商量的口吻，不能用命令的口气，颐指气使，盛气凌人。
上司招见时要注意：
准时到，带上记录本和笔，笔插在本子里。
先敲门，听到“请进”后再进入。
进门后先说“您好，您找我”。
如果是主动找上司，应先说“您好，打扰您一下”。
结束谈话欲起身离开时，请先道一声“再见”，然后转身离开并轻轻带上房门。
上司来到你的工作间，请不要马上起身，先退离办公台一段距离，再起身。
一般同事到你的工作间可以不必起身。
二是求同存异，冷静地处理矛盾。
上下级之间难免因工作产生矛盾和意见分歧。
这时，作为上级，态度一定要冷静，并虚心听取下级意见，决不能自以为是，固执己见，以权势压人。
如果是自己错了，则可在适当的时机，用真诚而友善的态度认错赔不是，切忌讽刺挖苦。
有些问题一时搞不清楚，不妨采取“冷处理”。
与下级即使发生了争执，也不应耿耿于怀，争执过后仍应友好相处，千万不可因此而抱有成见，寻机打击报复。
上下级之间遇有矛盾，如非原则问题，应从团结的愿望出发，尽力缓和与消除矛盾，切不可火上浇油；如是原则问题，也应态度鲜明，决不迁就。
三是切忌轻信传言、搬弄是非。
下级听到别人传来的对上级不利的消息，不要轻信，也不要再传开去，更不能妄加猜想，添油加醋地传给别人听。
这既有损于领导，也有损于自己的人格。
四是切忌嫉妒之心。
当下级取得了进步，工作中有了成绩时，作为上级领导应真诚祝贺，与下级共享成功的快乐；而不能讽刺挖苦，或想方设法抢功邀功，更不能不择手段中伤别人，给下级穿小鞋。
2.处理同级间的同事关系
同事之间要加强团结协作，注意整体形象。
互相理解、宽容，保持谦恭、随和、真诚、友好的态度，互相勉励，公平竞争。
具体来说，真诚处好同事关系应注意以下六个方面：
一是要把同事关系建立在平等和互相尊重、互相帮助的基础上。
二是以诚意和真心对待同事，严以责己，宽以待人，对同事要先看长处，多看长处，并善于向同事的长处学习。
三是遇到繁重、复杂的工作任务，要多承担，不挑肥拣瘦，拈轻十白重；主动配合和协助同事做好工作。
与同事合作取得成绩时，要讲同事的功劳；出现失误时，要主动多承担责任。
四是当同事在工作中取得成绩超过自己时，不妒忌；当同事工作中出现纰漏甚至发生错误时，既不幸灾乐祸，也不“明知不对、少说为佳”，而应该及时地、善意地批评指出，并采取措施弥补。
五是当和同事发生分歧和矛盾时，要及时地、开诚布公地交换意见，交心谈心，先检查自己做得不够的地方。
遇上评奖、晋级等实际问题与同事发生利益中突时，要根据实际情况正确对待。
六是当同事生活上有困难时，应该热心帮助。
三、办公场所的着装礼仪
办公场所的服装应当合乎身份，庄重、朴素、大方。
注重服饰美，在一定程度上体现着自身的教养与素质。
1．服饰素雅
（1）色彩简单。
在工作场合所选择的服饰，其色彩宜少不宜多，其图案宜简不宜繁。
切勿令其色彩鲜艳抢眼，令其图案繁杂不堪。
（2）品质精良。
在经费允许的条件下，服饰应尽量选用质地精良者。
如其正装一般应选用纯毛、纯棉或高比例含毛、含棉面料，而忌用劣质低档的面料。
（3）款式雅致。
服饰的选择，应以其款式的素雅庄重为基本特征。
（4）做工精细。
工作场合的服饰虽不必选择名牌货、高档货，但对其具体做工应予以重视。
（5）搭配适宜。
一个人的服饰之美关键在于和谐，而服饰的和谐则又主要有赖于精心的搭配。
2．服饰整洁
服饰整洁，是对常人的基本要求，具体上应注意如下几方面。
（1）保持干净。
既不应令其存在异物，又不应令其存在异味。
（2）避免残破。
服饰一旦出现残破，即应及时对其修补或更换。
（3）保持平整。
一般来说，衣着以平整为美。
若其出现众多的折皱，即应及时更换，或熨烫平整之后再穿。
（4）切忌乱穿。
在穿衣服、戴首饰时，必须遵守其既有的规范性做法。
不能随心所欲地将其乱穿、乱戴。
3.西装及西装套裙的穿着要求
（1）穿着西装时，领子应紧贴衬衫并低于衬衫1.5厘米左右，袖长应达到手腕为宜，衬衫的袖长应比西装衣长出1.5厘米左右。
衣长以垂下手时与虎口平为宜，胸围以穿一件厚羊毛衫松紧适宜为好。
西装要平整洁净，裤子要熨出裤线。
（2）西装上衣的两个口袋可放小物品，如手帕等，其余口袋均不可放物品，如钥匙，以免破坏其造型。
（3）手机等物一般置于手提包、上衣内侧口袋。
禁挂于腰间。
（4）穿着西装不得配以皮鞋以外的任何鞋。
一定配以深色皮鞋，深色皮鞋一定配以深色袜子，皮鞋应要经常上油察亮。
女士着套装配肉丝袜，无皱、无脱丝。
（5）男士正式场合须配适宜的领带。
（6）若需佩戴工作证，应戴在左胸前
第三节常见职场行为的礼仪要求
一、职场电话礼仪
电话是社会生活中最普及的信息传递工具之一，也是现代企事业单位使用最频繁的通讯工具。
使用电话，不仅仅是一个信息传递的过程，还在很大程度上体现着通话者个人的修养和工作态度，进而折射出本单位本部门的整体形像。
因此，职场人士在接打电话时都应当遵守和掌握一定的礼仪之规。
总体而言，就是要维护好自身的电话形象。
所谓电话形象，就是指通话者在通话过程中留给通话对象及其他在场者的总体印象。
电话形象既可以通过通话时的态度、语言、表情等直观地体现出来，也可以通过通话内容、准备情况、时间感等间接地为人感受。
良好的电话形象不仅是对通话对象的尊重，而且是对本人及本单位本部门的美誉度的维护。
1.通话的准备
只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，观点得以准确阐明，信息得以及时传递，分歧得以有效消减。
（1）内容准备
在拨打电话之前，首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。
同时须明确受话人的电话号码，仔细核实、谨慎拨打。
更为重要的是，在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。
最佳办法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理清晰的提纲。
这样，电话一通，发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。
（2）仪态准备
在一般情况下，不论是拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。
首先应当暂时放下自己手头的一切工作，端坐或端立于电话前，然后从容地拿起电话，微笑通话。
通话虽然只是一个“口闻其声，不见其人”的交流过程，但通话人的神情举止完全可以通过声音的变化为对方清晰地洞察。
通话人可以根据声音来判断对方到底是全神贯注还是心不在焉，到底是和蔼可亲还是麻木呆板，进而推断对方对自己尊重与否，从而微妙地影响交流的进程与效果。
通话时，通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录，以及可以利用一些与通话内容相关的书面资料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于交流沟通。
有些人为了方便，喜欢使用免提通话，以便腾出手来做其他事。
这同样有违全神贯注的基本要求，是不尊重对方的表现，不仅不能提高工作效率，反而有可能引起对方的误会和不满，进而影响工作。
（3）记录准备
任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。
因此，接听电话的人员应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具，要养成一听到电话铃就拿起纸笔的习惯。
为了避免因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述，甚至遗漏信息要点的情况，受话人应在接听电话时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。
值得注意的是，来电记录必要时须给有关领导传阅或批示，有的还要存档备查。
因此记录应力求完整准确，机密性内容要妥善保管。
（4）补缺准备
由于种种原因，难免办公时间暂时离开自己办公桌处理其他要事，以致自己无法接听他人来电。
此时，一般可采取如下两种应对措施。
①委托他人代为接听自己的电话。
让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及电话号码，转告他自己会在回办公室后即刻复电，并致歉意。
一般不宜要求对方隔时再来电，以免给人以“摆架子”之嫌；也可请受托之人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但须确保记录准确，以免误事。
②设置电话录音。
预留录音时应使自己的发音谦逊友好，其基本内容大致如下：
“您好！
这里是某某部门，现工作人员因公外出，请您在信号声过后留言，或留下您的姓名和电话号码。
我们将尽快与您联络。
谢谢。
”
2.通话的态度
有专家指出，应当在企业中发展一种
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