秘书基础复习专题.docx

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秘书基础复习专题

《秘书基础》复习专题

中国秘书的起源

　在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。

最初的含义是指物而非指人。

即带有神秘色彩的图书。

根据古籍记载，这些图书主要有两类：

　　宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。

如《晋书•荀勖传》：

"及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。

"

　　指谶纬图箓。

这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

　　至东汉后期：

"秘书"不仅指物，也指机构和人员。

　　古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。

　　唯有一次例外，那就是东汉末年

　　魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

　　至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

　　辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

　　其一：

秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

　　其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

一、秘书工作的基本属性：

1、辅助性2、政治性（体现在三个方面：

鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性）3、服务性

二、秘书工作的主要任务：

政务和事务（俗称“办文”“办会”“办事”）

三、我国秘书工作的发展趋势：

参谋职能化、管理科学化、手段现代化

习题：

1、秘书工作者在参谋过程中要做到（B）。

（2008高考试题）

A.既谋且断B.只谋不断C.只断不谋D.不谋不断

2、现代公共关系理论的精髓是（A）。

（2007高考题）

A.传播沟通B.管理职能C.问一下功能D.协调作用

3．现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是（）时期的（）

A．殷商秘书B．铜朝史官C、殷商巫（贞人）D．东汉秘书令

案例分析：

《秘书的责任》

《人民日报》报道了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗子去XXX万美元。

案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这次交易的函电。

这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。

事后在处理有关领导的渎职时，有几个秘书也被处理，没有审批权力的秘书负的是什么责任。

分析：

秘书无直接的责任。

但也有失职之处，四个月中，这份重要的函电经过十多个省级领导之手，也至少从十多位秘书手中“溜过”。

如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。

可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行。

等有关领导层层批阅完结，再正式终止交易。

这就可以避免数百万美元的损失。

此案例充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议的必要时性。

四、秘书工作的基本原则、特点和作用。

1、秘书工作的环境——领导活动（领导活动的要素包括三个方面：

领导者、被领导者、作用客体）

★案例分析要点：

秘书在领导身边，不等于就是领导，“参谋”不是“参与”，千万不能

“越权”，秘书是领导的参谋和助手，没有决策权。

2、秘书工作的核心——领导意图

3、秘书工作在领导活动中的作用；枢纽作用——助手作用——参谋作用——辅助作用——“不管部”作用——窗口作用。

（释疑：

秘书向来有“不管部”之称，凡是其它职能部门不管的事，领导都可以安排秘书部门去做。

）

4、秘书与领导者的关系：

⑴在组织上是上下级关系，

（案例分析的理论）⑵在工作上是同志关系——不是主仆关系，无贵贱之分，只是分工不同，秘书与领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。

⑶在职能上是“主辅”关系。

5、秘书与领导相处的基本原则：

⑴“职权划分，单向请示”的原则

（案例分析的理论）⑵“按规章制度办事”的原则

⑶“不分亲疏，一视同仁”的原则

⑷“通报情况，维护团结”的原则

6、现代秘书工作的原则：

准确、周密、迅速及时、

五、秘书信息工作的则：

⑴追踪原则⑵超前原则⑶、选优原则（选择题）

六、信息的整理加工

1、信息的（整理加工）是整个信息工作的核心。

（单项选择题）

2、信息成为信息资料有四道程序：

筛选—校核—加工—编制（多选题）

3、信息工作的核心是（）。

A.收集B.储存C.整理加工D.传递

4、《红楼梦》列宁格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说价值很高，面对一个养鸡专业户来说，就没有什么价值，这要求秘书活动中的信息工作，必须注意信息的（）

　　A．综合性B．时效性c．经常性D．针对性

七、辅助决策

1、科学决策必须具备的四个要素：

⑴决策者⑵、决策对象⑶决策机制⑷、决策结果

2、秘书工作在决策中的在位和作用：

决策者是领导，秘书中辅助参谋作用。

八、秘书部门检查督办工作的主要内容：

⑴克服“进度差”。

⑵、克服“行为差”

⑶、克服“效果差”⑷、克服“失误差”

九、沟通协调

1、接待的规格：

高规格接待、低规格接待、对等接待

2、接待工作的基本原则：

①、热情相待原则②礼仪对等原则

③保密原则④、讲求实效原则

习题

1、宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（D）

A.备忘B.欢迎惠顾C.务必出席D.请答复

（Repondezs'ilvousplait是R.S.V.P的缩写）

2、秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（）。

A.后排右座B.后排左座C.前排右座D.后排中间

3　进行民意测验的主要工具是（A）。

A.问卷表B.抽样C.资料D.实施调查

、

案例分析：

市糖果公司下属兴荣食品厂，这几天围绕着职工付金厚与秘书小梁谁的建议最合理而争论不休，付金厚四处说，梁秘书侵害了他的利益，非要搞个水落石出，大有不获全胜决不收兵的架势。

小梁却泰然处之，一副什么也没发生的样子。

原来，在沿海厂商糖果糕点和进口糖果的合围下，国有食品厂家家亏损。

兴荣厂领导为扭亏为盈，发动全厂职工献计献策，并设下重奖，20多天前，付金厚去医院去探望一位患糖尿病的老领导，了解到医院许多人想去买点椒盐饼干之类的无糖或低糖食品吃，可市场上无货，付金厚连跑了好几家医院，情况都一样，他回来后马上向领导汇报。

与此同时，厂长也收到一份厂办秘书小梁的市场调查报告，内容和观点与付金厚的相同，厂部根据两人建议，生产了一批不含糖又极易消化的椒盐饼干、糕点，投放市场后大受欢迎。

食品厂扭亏增盈了，可这合理化建议的奖金该发给谁？

付金厚是寸不不让，小梁该怎么办？

十、公文的办理

1、公文办理的核心是：

审核（审核的重点是：

“公文是否需行文”）

案例分析：

1、小李原是机关一般职员，因为爱好写作，常在某晚报上发表点文章，处长爱才，把他调到宣传处任文字秘书，不久，处长让他写一篇报告，向上级汇报本单位一年来是如何加强思想政治工作的，有何成绩，存在问题以及今后工作的打算，领导意图很明显，楞小李三易其稿也示过关。

第一稿，可谓笔走龙蛇，只一个下午就完成了，交稿。

可处长一看，说太“花”了，无内容。

原来小李写作时充分卖弄自己的特长。

一会儿抒情，一会描写，一会议论，这怎能过关。

第地二稿，散文笔改了，但立足点太低，产要是通过小李的眼光看事情，缺乏个局观。

第三稿，存在问题和缺点占了80℅的篇幅，而且用的的“请示报告”这种文种，处长看了直摇头。

分析：

1、小李示认真搜集材料，第一稿想当然的成分太多。

2、小李未领会领导意图。

工作报告主要篇幅要谈成绩，存在问题和缺点。

要梳理归类，不能占太多篇幅。

要从实际出发，挂好两头。

3、小李缺乏公文写作的基本知识，向上级汇报工作，要用“报告”这一文种，而不能将“请示、报告”合用。

2、阅读下材料，简要分析秘书小马工作中的不足之处。

办公室主任要求秘书小马起草一份《XX公司情况简介》，在交付任务时，

主任不仅具体详细地告诉了他该文的写法，而且告诉他要如何收集材料，如

何组织材料，重点放在哪里，要突出什么等等。

小马很认真地记录下来，但

又怕主任看轻自己，于是便漫不经心，没用心领会主任的意见。

第二天，小马便按照自己的想法和构思完成了初稿。

主任审阅后，提出

了许多问题，要小马按照昨天的要求进行修改。

小马不知所措，按主任的意

见办，自己没听进去，再请主任，又怕丢面子，思来想去还是自己想法子，

闭门造车。

第二稿交上去后，主任还是那些意见，批评仍是“按交办意见修

改”。

就这样，这份简介，小马足足写了五遍，仍不符合领导意图。

后来，

小马觉得无法再改，便自作主张，将第五稿交文印室打印，就直接发给了上

级主管部门。

十一、调查研究中的调查方式：

普遍调查非普遍调查（1、典型调查2、重点调查、3、抽样调查4、综合调查）

几种新颖的调查方法：

1、头脑风暴法2、哥顿法3、特尔斐法（即专家调查法）

习题：

“麻雀虽小，五脏俱全”，解剖一例，可知其他，采用的是（）调查。

（典型调查）

十二、会议工作

1、会海的危害：

①、造成时间、精力的浪费。

②、造成经济的浪费

（案例分析）③、信息的重复、浪费。

④、滋长不正之风。

2、会务策划：

①会前筹备：

安排会议议题——确定与会人员——确定会议时间、地点——确定会议议程、日程——制发会议通知+——准备会议用品——准备会议文件——会场布置——经费预算

②会中服务：

签到——分发文件—引导就座——维持会场秩序——，内外沟通传递信息——处理临时交办任务——收集会议信息——做好会议记录——编写简报

③会后工作：

会后检查会场——收集、整理会议文件——立卷归档——会务总结——经费结算——检查催办

案例

某总公司是一家大型企业，其下属长沙分公司年前推出了一款新产品，4月28日，长沙分公司拟召开新产品推介会，为期三天。

分公司办公室成立了筹备小组具体负责这次会议，假设你的任务是负责会议中的生活管理，你该怎样进行？

（1）4月27日总公司领导乘坐的ZA—8668次航班将于下午3：

15到达长沙黄花机场，你被派去机场迎接总公司领导。

（2）总公司领导、来自全国各地的客户大约200人，于4月27日下午陆陆续续来到了长沙分公司，准备参加明天的新产品推介会，公司派你去安排他们的食宿。

（3）4月29日，新产品推介会已圆满结束，请你负责安排晚上文化生活。

（4）4月30日，负责安排总公司领导的早餐，早餐后，负责送他们去机场。

会议中的生活管理内容：

◆会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

◆会议住宿：

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

◆会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。

◆会议娱乐：

娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

◆会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

十三、日常事务

1、来客接待原则：

礼貌——负责——方便——时效

2、接打电话

3、信件处理

案例分析：

1、某公司秘书小刘某日上班后，从传达室取回当日的各种信函、邮件。

有一封标注着总理亲启的信件、有一封反映下属工厂管理混乱民，财务管理不清的信件，但内容较长，条理不清，还有一封是举报某部门经理挪用公款的信函。

对这三封信应如何处理？

分析：

秘书不拆领导的私人信函，应将第一封信直送领导。

对内容重要、表达条理不清的信函要实行摘报，因此第二封信应采取摘报形式。

第三封信反映问题重要，，内容不宜分开，应采取批转的方法，先交总经理批示，再交有关部门领导查处。

2、（阅读下面的资料，试用秘书工作的基本原则解析下面的案例，）

梅锦县供销社王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供

销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。

前2年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。

后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种子和各种树苗，并学会栽培技能，帮助农民发展生产。

本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。

此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。

张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的状况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：

（1）将此事压下来，不向领导汇报。

如果以后有人问起，就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请您对上述4种方式判断正误，并结合案例内容，运用相应的理论进行解析，逐条说明理由。

十四、秘书人员的知识结构：

秘书人员的知识结构，应具有深渊的基础知识、精深的专业知识和实用的相关辅助知识。

专业知识：

秘书学、秘书写作知识、文书档案知识、公共关系学、会务信访知识、电脑知识等是。

《秘书基础》测试题

　　一、选择题（1—12为单项选择题，13—20为多项选择题。

）

1影响科学决策的关键因素是（）

A、决策者B、决策对象C、决策机构D、决策结果

　2．秘书工作的核心是（），

　　A．领导意图B．领导活动c．决策D．领导人

　　3．《红楼梦》列宁格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说价值很高，面对一个养鸡专业户来说，就没有什么价值，这要求秘书活动中的信息工作，必须注意信息的（）

　　A．综合性B．时效性C、经常性D．针对性

　　4．（），应是秘书信息工作的灵魂。

　　A．及时B．准确C．全面D．适用

　　5．整个信息工作的核心是（）

　　A．信息的整理加工B．信息的收集

　　C．信息的贮存D．信息的传递

　　6．依据决策，对本单位的人力、物力、财力进行统一支配，平衡安排，

属于秘书沟通协调工作中的（）

　　A．决策协调B．业务协调乎

　　C．事务协调D．临时性工作的协调

7、秘书的表达能力包括（）

A、管理能力B、应变能力C、口头表达能力D、书面表达能力

8、在正规的社交场合中，可以穿着（）

A、黑色式深色皮鞋B、运动式旅游鞋

C、中山装式西装D、夹克衫式运动服

9、下列不属于秘书工作基本属性的一项是（）

A、辅助性B、事务性C、政治性D、服务性

10、最能反映秘书工作本质特点的是（）

A、机密性B、依附性C、综合性D、政策性

11、政务类、事务类任务是属于秘书工作（）的特点。

A、机密性B、政策性C、综合性D、服务性

12、向领导提供“马后炮”信息是违背秘书工作的（）的特点。

A、追踪原则B、超前原则C、选优原则D、最佳原则

13、秘书部门检查督办工作的主要内容是克服（）差。

（多项选择）

A、进度B、行为C、效果、D、失误

14、为了制定新的工资政策，应该使用（）等调查方式对现行工资情况进行必要的调查。

A、普遍调查B、收集书面材料C、统计调查D、问卷调查

15、公文的签发权限属于（）等人员。

A、正职领导B、主管副职领导

C、分管该项的秘书、D、主管部门负责人

16、湖南省人民政府办公厅曾经在“湘办发【2010】28号”文中规定‘风各地各部门报送省政府和省政府办公厅审批文件’，各承办处室“应在十天内办理完毕”，并答复报文单位的“十天内办文”制度。

本文件旨在（）

A、规范办文B、强调办文时效

C、提高公文处理效率D、克服官僚主义

17、信息是人类取之不尽，用之不竭的“资源”，能产生巨大的动力，推动社会的发展和变革。

同一个信息，不同的人可以从中获取不同的利益，但是，由于社会的瞬间万变。

因而一个有效的信息也可能京戏成无效信息以上情况说明，信息具有（）的特点。

A、开发B、共享C、选择D、时效

18、下列文种中，不属于国家正式文件的是（）

A、总结B、意见C、议案D、广告

19、我国“秘书”一词最早期的涵义是指（AB）

A、皇宫内密藏的书籍B、纬图之类的书籍

C、掌管皇宫图书的官员D、为领导服务的社会职业

20、领导人员与具体领导人相处的原则包括（）

A、相互信任原则B、知识互补原则

C、整体协调D、适应领导原则