采购业务内部控制问题研究.docx

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采购业务内部控制问题研究

采购业务内部控制问题研究

摘要

采购业务是民营企业运营中最重要而又控制最薄弱的环节之一。

由于自身方面的一些缺陷，内部控制意识淡薄，导致采购成本高、采购质量差、采购舞弊等问题严重，给民营企业的生存和发展带来巨大的危机。

因此，加强民营企业采购过程中的内部控制具有非常重要的意义，而聚焦于采购过程来探索适合我国民营企业的内部控制研究也就具有显著的现实意义。

基于此，本文在总结分析国内外内部控制研究成果的基础上，攫取民营企业运营当中采购环节的内部控制作为研究对象，通过深入企业调研，归纳总结民营企业采购过程中的问题成因，依据采购流程及其内部控制特点，试图构建一套实践性较强的采购内部控制方案。

本文首先运用文献综述法，从国内外研究文献中梳理出内部控制建设的关键性元素和现实需要。

然后，依据企业内部控制规范和采购内部控制应用指引，结合COSO风险管理框架要素，从三个方面（维度）来构建企业采购过程中的内部控制，即采购业务流程与主要控制内容的确立、采购内部控制制度的建立和采购内部控制流程与控制点的确定。

前两个是基础，后面一个是关键，三位一体，最后形成采购内部控制总表。

这套方案——采购三维内部控制方案，紧紧把握设立科学、执行有效的宗旨，指出一方面纵向完善采购流程与采购流程控制，横向健全采购控制制度，形成由线到面的控制布局，进行全面控制；另一方面抓取流程中关键控制点作为重点控制，使控制能落到实处。

最后，本文理论研究与实践研究相结合，通过在SL公司的实践，进一步丰富与细化了这套方案，使之更具操作性，旨在为我国众多的企业提供参考。

关键词：

内部控制；采购；管理；民营企业

ABSTRACT

Procurementoperationsofprivateenterprisesisthemostimportantandcontroloperationofoneoftheweakestlink.Becauseofitsownintermsofthenumberofdefects,internalcontrolconsciousness,leadingtohighcost,poorqualityprocurementprocurement,procurementfraudetctheproblemisserious,tothesurvivalanddevelopmentofprivateenterprisesbringenormouscrisis.Therefore,tostrengthentheprocurementofprivateenterprisesintheprocessofinternalcontrolhasveryimportantmeaning,andfocusontheprocurementprocesstoexploresuitableforChina'sprivateenterprisesinternalcontrolresearchhassignificantpracticalsignificance.Basedonthis,thisarticleintheanalysisofdomesticandforeigninternalcontrolonthebasisofresearchresults,grabthecivilianbattalionenterpriseoperatorspurchaselinkofinternalcontrolastheresearchobject,throughin-depthbusinessresearch,summaryofprivateenterprisesintheprocurementprocessproblems,accordingtotheprocurementprocessandthecharacteristicsofinternalcontrol,triestoconstructasetofpracticalprocurementinternalcontrolscheme.

Thispaperusethemethodofliteraturereview,fromthedomesticandforeignresearchliteraturecombingouttheinternalcontrolconstructionofkeyelementsandpracticalneeds.Then,onthebasisofenterpriseinternalcontrolstandardsandpurchaseinternalcontrolguidelines,combinedwithCOSOriskmanagementframeelements,fromthreeaspects（dimension）tobuildtheenterpriseprocurementprocessinternalcontrol,namelytheprocurementprocessandmaincontrolincludetheestablishmentofprocurement,theestablishmentofinternalcontrolsystemandinternalcontrolofprocurementprocessandcontrolpointsdeterminationof.Toptwoisafoundation,behindoneoftheTrinityisthekey,thefinalformationofpurchasing,internalcontroltable.Thissetofschemes--buy3Dinternalcontrolscheme,firmlygrasptheestablishmentofscience,carryouteffectivepurpose,pointsoutthatalongitudinaldirectionwithrespecttoimproveprocurementprocessandpurchasingprocesscontrol,lateralsoundprocurementcontrolsystem,formedbythelinetothecontrollayout,toconductacomprehensivecontrol;ontheotherhandgraspingakeyprocesscontrolpointasakeycontrol,makecontroltofalltorealpoint.Finally,thispaperstudiesthecombinationoftheoreticalresearchandpracticeinSLcompany,throughpractice,furtherenrichingandrefiningthesetofplan,makeitmoreoperational,designedforChina'snumerousenterprisetoprovidethereference.

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Keywords：

Internalcontrol；Purchase；Administration；Privateenterprise

目录

引言1

一、企业采购内部控制综述2

（一）研究背景2

（二）研究意义2

（三）国内外研究2

1.国外研究概况2

2.国内研究概况3

二、内部控制基本概念4

（一）内部控制的内涵4

（二）内部控制的目标4

（三）内部控制的原则5

1.合法性原则5

2.制衡性原则5

3.适应性原则5

4.全面性原则5

5.成本效益原则6

6.重要性原则6

7.分步走原则6

三、目前我国民营企业采购的状况和问题7

（一）我国民营企业采购的现状分析7

1.采购员收受佣金成为普遍现象7

2.采购品质量不到位，引发的官司多7

3.盲目采购造成存货堆积7

4.采购不及时，影响生产进度8

5.采购成本高，加大了生产成本8

6.付款不及时，影响企业信用8

（二）我国民营企业采购内部控制存在的问题8

1.管理层对采购认识不够，缺乏内部控制意识9

2.采购流程不清晰、不健全，没有控制内容9

3.无采购内部控制制度或内部控制制度形同虚设9

4.没有形成良好的采购内部控制流程，其关键点控制不到位9

四、民营企业采购流程构造分析10

（一）制定准确的采购计划10

1.采购数量的确定10

2.采购预算的制定10

3.采购信息的收集10

（二）选择灵活的采购方式11

1.分散采购11

2.集中采购11

3.细分化采购12

4.联盟采购12

（三）分类设计采购流程12

五、案例——SL公司采购内部控制重塑分析14

（一）SL公司的基本情况14

（二）SL公司采购内部控制存在的问题14

1.SL公司采购存在的问题14

2.SL公司采购内部控制存在的问题15

（三）SL公司采购过程中的内部控制构建16

1.规范采购流程，明确控制内容16

2.制定采购内部控制制度18

3.确定采购内部控制流程和关键控制点19

结论23

参考文献24

致谢25

引言

随着企业内部控制得到越来越广泛的关注和探讨，我国企业在政府引导下大力推进内部控制建设。

自2008年6月财政部、审计署、证监会、银监会、保监会五部委联合发布《企业内部控制规范——基本规范》，2010年4月，五部委再次联合颁布3个配套指引：

《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》，用以推进企业内部控制的建设。

基本规范发布的目的是为了加强和规范企业内部控制，完善企业制度，提高企业经营管理效率和风险管理能力，促进企业健康长稳发展。

《企业内部控制基本规范》把内部控制定义为由企业董事会、证监会、经理层和全体员工实施的，旨在实现控制目标的过程。

内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略，这一定义凸显了内部控制的目标。

基本规范明确了企业建立与实施内部控制应当遵循的原则：

全面性原则、重要性原则、制衡性原则和适应性原则。

企业在建立与实施有效的内部控制时还要注意内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。

本文将重点引用《企业内部控制应用指引——采购业务》来具体说明内部控制在现代民营企业发展过程中的指导作用及有待改进的地方，尤其是在采购业务这一关键环节上。

众所周知，我国民营企业在改革开放的前20年取得了辉煌的成绩，已经成为国民经济中的一个重要组成部分。

但民营企业内部管理机制相对大企业而言还不是很健全，尤其是在采购环节上。

然而采购工作又是企业经营管理的重要组成，并对保证企业经济活动有效进行起着十分重要的作用，一个健全的采购内部控制的落实已成为实现企业低成本，高效益的重要条件。

但是近年来，因为采购环节内部控制存在的缺陷而产生贪污、腐败的案例层出不穷，缺乏公正公平、透明度的采购过程，产生了“以权谋私，暗箱操作，弄虚作假，收受回扣，以旧充新”等问题，导致企业采购物品价格高昂，品质低略，资金使用效益低下。

同时，激烈的市场竞争使得民营企业面临的压力也越来越大，库存居高不下，企业成本过高，因此，发现采购环节存在的问题，提高企业经营效率，提出合理降低企业成本的企业采购风险管理策略刻不容缓。

一、企业采购内部控制综述

（一）研究背景

众所周知，民营企业是我国国民经济的重要组成部分，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用。

然而，据有关资料统计，民营企业的平均寿命只有2.9年。

另据国家发改委民营企业司的初步统计，受金融危机的影响，2008年上半年中国约有6.7万家民营企业倒闭。

很显然，民营企业在激烈的市场竞争中生存与发展比较困难，抵挡市场风险的能力较弱。

究其原因，我国民营企业发展历史较短，产出规模较小，人员较少，资本和技术构成较低，资金比较薄弱，而且通常企业内部职员身兼数职，管理上缺乏内部控制的观念与手段。

有的业务流程不规范、不科学，不能实施有效、持久的控制；有的没有建立内部控制制度或将内部控制制度视为一纸空谈，企业内部控制成了“无法可依”或“有法不依”；有的业务没有形成良好的内部控制流程，其关键控制点控制不到位，控制力度不够，控制效果不好。

因此，内部控制成为时下许多民营企业管理工作的盲点。

当前，在全球金融危机仍在蔓延的背景下，民营企业的内部控制问题日益突出，特别是采购环节首当其冲。

（二）研究意义

首先，为国内的民营企业建立与完善内部控制体系提供参考。

本研究以内部控制理论为指导，结合公司的实际情况，并针对性的就管理风险最大的采购业务循环展开详细探讨、设计内部控制制度，并结合相关的控制环境提出保障制度有效实施的相关措施，为同类型的民营企业在解决相似问题上提供了参考。

其次，本研究有利于改善民营企业完善采购环节的内部控制，降低企业经营风险。

目前民营企业的采购与付款业务环节中存在诸多漏洞，给企业的经营带来了隐患，规范业务流程，设置内部控制点，有助于降低管理风险。

再次，采购环节是目前民营企业内部控制最薄弱且最易出现风险的环节，本研究作为民营企业全面建立内部控制体系的一个开端与试点，从本环节着手研究企业建立健全内部控制的要点和特色，有利于逐步建立起覆盖更多业务流程范围的完整企业内部控制体系。

（三）国内外研究

1.国外研究概况

国外对采购及内部控制的研究比较悠久，并且大多数都是基于严格的理论和检验基础上的，表现出很强的历史逻辑性与可验证性。

经济学家Lamming在采购的定义上认为现代采购所涉及的方面很广，它不仅涉及买卖原材料等成本花费，更是企业战略管理的一部分，采购管理以保证企业物资供应为目标，包括外部资源管理、物资采购、物流管理等多个环节，采购管理的顺利实施会提升企业整体运作的效率。

VanWeele的观点为：

采购管理就是以合适的时间、地点、质量和数量在企业外部获取产品和服采购管理的目的是保证企业的物资供应，以使生产顺利进行，并提升企业的竞争力。

彼得.贝利，大卫.法摩尔，大卫.杰塞，大卫.琼斯在《采购原理与管理》一书中说，采购的角色发生了变化，采购不再被认为是例行公事的或行政性的订购活动，即采购不再仅仅是订购或购买，还具有战略作用，关乎从原材料到使用和弃置整个过程的物料流动。

2.国内研究概况

我国内部控制管理以政府为主导,由政府颁布的法规从外部要求企业进行内部控制规范。

我国不少学者认为企业的采购不仅采购内容广泛，而且对采购活动要求特别严格。

一个合理完善的采购内部控制制度的落实已成为实现企业降低成本、保证企业利益最大化的重要条件。

蒋航程和王晓翔通过对长安福特公司的内部控制研究,探讨企业材料采购和付款中的风险评估,主要包括请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制等经济业务的风险评估。

通过总结该公司的经验和方法为我国《企业内部控制——应用指南》的制定提供了一些有效的参考。

这些都主要集中在对民营公司和国有大型企业内部控制的研究上，很少有人把研究重点集中在民营企业之上，更何况是民营企业的采购过程，这也造成了我国民营企业内部控制制度不健全，采购环节漏洞百出的现状。

总结上述我国对采购及内部控制的研究，我们可以对采购与付款内部控制提出定义。

首先，采购与付款内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在保证采购与付款控制的过程。

其次采购与付款内部控制的目标是合理保证采购与付款过程的合法合规性,保证资产的安全,保证在财务报告反映的相关信息真实完整,提高经营效率,促进企业实现发展战略。

二、内部控制基本概念

（一）内部控制的内涵

COSO在其1992年的报告《内部控制—整合框架》中明确了内部控制与管理活动、管理过程的关系。

内部控制是一个过程，是管理活动的一部分，而且，并非所有的管理活动都是内部控制组成部分，例如:

目标的建立，尽管这是一项重要的管理责任，却是内部控制的前提。

类似的，管理层的许多行为和决策都不是内部控制。

内部控制系统与企业的经营活动交织在一起，并因最基本的业务需求而存在。

“经营过程是指通过规划、执行及监督等基本的管理过程对企业加以管理。

这个过程由组织的某一个单位或部门进行，或由若干个单位或部门共同进行。

内部控制是企业经营过程的一部分，与经营过程结合在一起，而不是凌驾于企业的基本活动之上，它使经营达到预期的效果，并监督企业经营过程的持续进行。

内部控制只是管理的一种工具，并不能取代管理。

”当内部控制嵌入企业的基层组织并成为企业核心部分时是最有效的。

控制应该是“嵌入式”的而不是“流于表面”的。

“嵌入式”控制可以避免不必要的成本，可以对环境变化做出快速的反应。

COSO在2004年发布的报告《企业风险管理—整合框架》中也明确指出了内部控制、风险管理和管理过程的关系，指出，内部控制是企业风险管理的一个组成部分;企业风险管理是管理过程的一个组成部分。

企业风险管理框架的要素都是管理层经营一个企业所做的事情，但是，并非管理层所做的事情都是企业风险管理的组成部分。

在管理层的决策与相关管理行为中应用的许多判断，尽管是管理过程的组成部分，但不是企业风险管理的组成部分。

例如，确保有一个适当的目标设定过程是企业风险管理的一个关键组成要素，而管理层选择的特定目标不是企业风险管理的组成部分;在适当风险评估的基础上对风险做出反应是企业风险管理的组成部分，而所选择的特定风险应对策略和相关的资源配置不是企业风险管理的组成部分;确定和实施控制活动以确保管理层选择的风险应对策略得到有效的实施是企业风险管理的组成部分，而所选择的特定控制活动不是企业风险管理的组成部分。

在COSO2O03年10月发布《企业风险管理框架（草稿）》中，列示了一般的管理行为，并指出哪些构成了企业风险管理。

企业风险管理包括那些能够使管理层依据可靠信息做出风险基础决策的管理过程，但是，从一系列适当的选择中选出的具体决策不会决定企业风险管理是否有效。

（二）内部控制的目标

COSO指出，内部控制是为实现以下三类目标提供合理保证的:

1、经营的效率和效果；2、财务报告的可靠性；3、适用法律法规的遵循性。

第一类目标针对企业的基本业务自标，包括业绩和盈利目标以及资源的安全性;

第二类目标关于编制可靠的公开发布的财务报表，包括中期和简要的财务报表以及从这些公开发布的报表中精选的财务数据，例如业绩公告;第三类目标涉及对企业所适用的法律及法规的遵循。

这些明显的但是重叠的目标类型明确了不同的需求，并允许有所偏重以满足单独的需求。

内部控制系统可以合理保证财务报告的可靠性和合规性。

达到这些目标在很大程度上依赖于外部各方的标准，取决于企业是如何控制其内部的行为的。

但是，经营目标的取得，例如投资报酬率、市场占有率、新产品线的介入，并不完全在公司的控制范围内。

内部控制不能避免错误的判断或决定或者可能导致经营目标无法实现的外部事件。

对于这些目标，内部控制系统只有在管理层和董事会在监督职责的范围内，及时地知道公司向目标迈进的程度的时候，才能够提供合理的保证。

（三）内部控制的原则

内部控制应当遵循一定的原则，这些原则包括:

1.合法性原则

企业必须在合法经营业务的基础上按照国家有关规定建立现代内部控制，各种内部控制，必须符合国家和监管部门的规章以及公司章程的规定，包括必须符合《公司法》、《会计法》，以及财政部发布的《内部会计控制规范》等等。

必须具有高度的权威性，成为所有员工严格遵守的行动指南，执行内部控制不能存在未经批准的例外，任何人不得超越或违反内部控制的权力。

2.制衡性原则

在治理结构、机构设置及权限分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。

3.适应性原则

内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化而及时加以调整。

企业不需在脱离企业实际的情况下盲目建立最先进的管理系统，而应在了解企业所处环境的基础上进行风险评估，并结合自身的经营规模、业务范围等引进或开发适合自身特点的管理系统，并适时加以调整。

4.全面性原则

内部控制是一个系统，其内容涉及单位的各个部门、生产经营的各个环节。

系统全面原则要求，一方面，内部控制的内容应当全面，不能遗漏，否则便会被不法份子“趁虚而入”:

另一方面，内部控制的各部分内容应当相互协调，相互配合，形成有机系统。

如果内部控制内部存在矛盾，便会使执行者无所适从。

5.成本效益原则

成本效益原则要求以最小的控制成本取得最大的控制效果。

实施内部控制的单位应当对内部控制成本和由此而产生的经济效益进行权衡，如果效益大于成本，便应该建立相应的内部控制制度，否则，便得不偿失。

也就是说，一项内部控制制度既要有利于加强企业管理，但也不能阻碍企业的经营活动。

6.重要性原则

重要性原则要求单位的内部控制应当区别其重要程度，采用不同的控制程序和方法。

对于重要的控制项目，控制程序应当更加严密。

反之，则可以适当简化。

例如在财务收支审批中，对于超过一定金额标准的费用支出或者需要重点管理的费用支出可由总经理亲自审批，一般费用支出可由总经理授权其他人员审批。

7.分步走原则

企业在建立内部控制时，应当根据实际情况采取分步走的策略。

对于会计核算混乱、管理工作薄弱的企业，要针对当前会计和经济管理中存在的最严重的问题和环节，从定岗定员、明确岗位职责、完善内部牵制着手，按照合规经营的原则建立内部控制制度。

而对于内部控制基础较好的企业，则可直接按照经济效益性要求建立内部控制。

上市公司与非上市公司、大企业集团与民营企业也应该结合自身实际和环境变化，合理制定计划推动内部控制的建立健全和有效实施，并在内部控制制度自我评估、外部审计师鉴证等方面作出不同的制度安排。

三、目前我国民营企业采购的状况和问题

（一）我国民营企业采购的现状分析

我国民营企业内部控制十分不完善，加之采购环节的特殊性，民营企业在采购过程中常常出现一系列问题，给民营企业的生存与发展带来巨大影响。

下面就民营企业采购过程中存在的突出问题进行具体分析。

1.采购员收受佣金成为普遍现象

民营企业的采购员普遍工资不高，但采购员这个职位在市场中受到热捧，究其原因，恐怕与采购职位有“灰色收入”有关。

供货方为了做成生意，往往会给采购员一定比例的“回扣”，这几乎成为市场上的“潜规则”。

久而久之，采购员吃“回扣”，与供应商合谋舞弊，无疑会侵蚀企业大量利益，给企业经营带来灾难性的风险。

分析：

民营企业的采购工作很多是采购员一手抓，询价、下定单、验收、付款申请、付款等一系列工作都有交给采购员一个人做的情况，根本不