工程项目管理制度系统集成.docx
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工程项目管理制度系统集成
工程项目管理制度
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1概述.............................................................................................................................3
1.1目的.......................................................................................................................3
1.2适用范围................................................................................................................3
1.3缩写和术语.............................................................................................................3
2过程活动详细描述........................................................................................................3
2.1角色和职责.............................................................................................................3
2.2进入准则................................................................................................................6
2.3输入.......................................................................................................................6
2.4活动.......................................................................................................................6
2.4.1项目启动..........................................................................................................6
2.4.2项目立项..........................................................................................................6
2.4.3项目实施..........................................................................................................7
2.4.4项目结项.........................................................................................................11
2.5输出.....................................................................................................................12
3技术文档目录.............................................................................................................12
4记录模板....................................................................................................................12
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1概述
1.1目的
明确工程项目管理工作流程,规范各部门职责及相关接口配合,保证公司
项目结果满足合同约定,特制定本文件。
1.2适用范围
本办法适用于公司工程项目的管理——项目立项、项目执行监控、项目验
收、项目结项四个阶段的管理控制。
1.3缩写和术语
2.6工程项目:
主要指合同签约成功,进入实施阶段的项目,一般包括软件
开发项目、系统集成项目、IT服务项目等。
2.7技术部门:
从事项目设计、开发与实施的专业部门。
2.8客户经理:
直接与甲方联系、争取市场定单的工作人员,来自市场营销
部门或经营销部门确认的公司职员。
2.9项目经理:
为确保合同履行而明确的项目负责人。
2.10项目管理EPM:
公司“企业项目管理(EnterpriseProject
Management)”中用于项目实施阶段管理的软件模块。
2过程活动详细描述
2.4.5角色和职责
1.项目管理部
1)建立并实施、改进工程类项目管理规程;
2)合同(包括虚拟合同)生效后,负责牵头组织工程项目的立项、过程监
控、结项工作,对项目预算、立项综合信息、项目变更申请进行审核;
3)负责依据项目任务计划,对项目进行动态跟踪管理,特别是关键里程碑
阶段对实际完成情况进行监控及相关协调工作;
4)负责项目周报的归口管理,定期检查、统计分析,与业务/技术部门接口,
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并依据周报核实项目工作量;
5)负责项目外包的监控管理,详见《外包控制过程》;
6)负责项目必要的管理文档、技术资料的收集、存档工作(详见技术资料
目录要求);
7)负责对工程项目整体情况进行汇总分析,向总裁室通报项目信息;
8)与技术部门、商务部、各质量管理部门有接口工作,保证项目信息及时
有效的沟通。
1.4软件质量管理部:
负责公司软件项目的质量监控和软件生产过程的管理。
详见《软件实施项目实施规范管理办法》
1.5系统集成部和IT服务部的质量管理部门
1)系统集成项目或是相关的IT服务项目立项时,负责明确项目经理及质
量监理;
2)系统集成项目或是相关的IT服务项目立项或变更时,负责对任务《实
施计划》进行审核;
3)负责项目具体进度监控以及相关协调工作;
4)负责对本部门项目经理提交的管理文档和技术文档的审核;
5)与项目管理部有接口工作,保证项目信息及时有效的沟通。
1.6商务部
1)工程项目立项或变更时,负责依据合同对《项目采购计划》设备配置、
数量的符合性、价格和交货期进行审核;
2)按采购计划执行采购任务,并在采购任务完成后及时办理商务采购结项
工作;
3)负责项目外包的监控管理,详见《外包控制过程》;
4)与项目管理部、技术部门有接口工作,保证项目信息及时有效沟通。
1.7技术部门负责人
1)负责对项目计划逐级审批,以及项目实施过程中的关键技术文档、产品
进行的审核。
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2)项目监控过程中的资源协调。
1.8总裁或总督
1)负责对项目立项的最终审批;
2)对超出合同范围的费用预算、进度计划、设备采购申请进行审批。
1.9技术专家委员会
负责对项目实施过程中的关键技术文档、产品进行终审。
1.10客户经理
1)参与项目经理任命审批。
2)在工程项目实施过程中,与项目经理定期沟通,及时反馈相关信息,并
负责与甲方的必要协调工作。
3)客户经理依据虚拟合同立项时,视情况需要对《项目采购计划》和《变
更清单》等设备的配置、数量进行符合性或合理性进行确认。
1.11项目经理:
1)负责落实项目组成员,并按照本文规定的管理过程——工程项目立项、
工程项目实施(跟踪与监控)、工程项目验收、工程项目结项,组织项目
的管理和实施工作;
2)积极处理在项目实施过程中遇到的问题,处理不了及时上报,跟踪问题
直至解决;
3)在合同和已经明确约定范围内协调项目组与客户间的项目活动;
4)定期召开项目例会并形成会议纪要(建议:
每两周至少召开一次有客户
经理参加的项目例会),通报客户经理、直接主管、项目管理部;
5)负责按项目管理规范要求,督促项目组成员及时填写周报、准确填报工
作量并按时批阅;
6)负责项目外包的监控管理,详见《外包控制过程》;
7)依据工作实际需要,对采购合同中的设备配置或工程、服务需求等内容
进行审核和确认;
8)按时完成并提交有关技术、管理文档资料。
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1.12项目助理
是技术部门除项目经理以外的、与项目管理部就工程类项目问题进行沟
通、联系的接口人员。
2.11进入准则
项目启动
2.12输入
工程合同(或虚拟合同);如果有涉及外包内容,还应该有公司审核确认
的外包合同(或外包申请)。
2.13活动
2.4.6项目启动
2.项目经理任命
工程项目立项以项目合同为输入。
项目管理部收到工程合同后,在
EPM中启动项目经理任命流程,由技术部门在2个工作日内提名项目经理,
待项目经理任命审批通过后,项目进入启动阶段。
3.大项目管理原则
1)涉及多个立项的大项目管理,一般在立项启动时予以明确大项目经理,
负责统一协调大项目总进度、关键问题,以及监控各子项目具体实施过
程。
2)大项目经理对大项目所属项下项目的实施计划有审批权,费用预算、工
程进度实行项目经理负责制。
3)跨一级部门的大项目管理,各项目经理的周报及例会内容要定期互相通
报,跨二级部门的大项目管理,各项目组等同于大项目组成员进行管理。
4)正常情况下,按合同或是合同中各个功能模块的报价,相应核算各一级
或二级部门完成的任务指标。
软件合同无具体明确划分的,其二级部门
的任务指标由软件部门领导予以明确。
2.4.7项目立项
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1.13项目编号设定
项目经理任命审批通过后,项目管理部的项目管理员在EPM中给该项目设
立编号及项目简称,以便项目经理在EPM系统中准备相关立项资料,EPM中
的立项资料有:
《立项申请表》
《项目采购计划》
《项目费用预算》
《项目进度计划》
1.14项目实施计划编制和审批
项目经理负责“项目实施计划”的编制工作,“项目实施计划”包
括项目背景、范围、质量目标、进度计划(工作产品清单及对应的
里程碑)、组织计划(软件项目)、风险管理计划、项目跟踪计划(软
件项目)等。
项目管理部、质量管理部、技术部门负责人、商务部、总裁或总督
按照相关职责分别对“项目实施计划”各部分进行评审,经审批通
过后生效执行。
1.15立项:
项目经理完成EPM上相关立项资料填写并上传《项目实施计划》
后,提交给相关部门领导审批,审批通过后项目进入实施阶段。
1.16管理文档归档:
立项阶段的管理文档包括该项目的《项目方案建议书》、
《项目实施计划》等,统一上传EPM。
2.14项目实施
2.4.8项目经理
项目经理对工程实施的质量、进度、实施费用预算全面负责,根据合同、
技术方案、项目实施计划,组织项目中人、财、物各种资源,按照项目实施
计划进度完成各阶段任务。
2.4.9监控形式
项目管理部、质量管理部门、技术部门分别按照职责权限,对工程
项目进行分级监控,项目必要信息要及时沟通,以便统一协调处理。
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项目管理部对工程项目的管理及监控,主要通过《项目周报》、《项
目例会纪要》、阶段成果验证、项目沟通会(主要是市场人员、质
量管理部门、技术部门的信息交换)等方式进行。
项目管理部在项目各里程碑阶段进行检验,检查可以以里程碑评审
或项目经理述职形式进行,并形成《项目经理述职报告》。
1.17项目周报和项目进度计划监控表
编制责任人:
项目经理。
编制方式:
EPM员工周报形成项目周报。
项目组成员周五下班前用
EPM写员工周报时,选择相对应的项目号填写内容,即形成项目周
报;在外不能用EPM的,应提交电子版周报给项目助理,项目助
理应在每周一中午之前上传EPM。
由项目管理部每周二下午前向总
裁室及各一级部门领导汇报项目周报提交情况。
内容要求:
EPM《项目周报》应包括“任务名称”、“任务状态”“完
成任务量”、“预计完成日期”、“还需人日”、“本周工作完成情况”、
“下周工作计划”、“已投入人员及工时”、“存在问题与解决”信息。
周报审批:
项目经理负责及时对项目组成员的周报进行审批,部门
主管经理负责及时对项目经理周报进行审批。
各技术部的质量管理部门负责督促项目经理填写《项目周报》,项
目管理部负责定期检查并及时反馈信息。
项目进度计划监控表:
EPM根据项目周报,自动生成《项目进度计
划监控表》。
1.18项目月费用预算管理
实施项目月费用支出,按公司《预算管理制度》有关规定执行,一
般情况下每月25-27日完成下月的项目费用预算,经逐级审核批准
后执行。
新立项项目的当月费用预算,可以根据实际情况在立项申请时填
写,费用预算即可生效执行。
1.19项目信息沟通
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信息汇总:
项目管理部通过不同监控方式获取实施项目动态信息,
整理汇总出工程项目的整体情况,包括项目状态、上周进展情况、
存在的问题、本周计划情况、风险状态等内容;质量管理部门或是
相关技术部门对项目监控过程中发现的重大问题,依据公司《重大
/突发事件上报管理规范》执行。
信息上报:
项目管理部将汇总信息形成《实施项目综合信息简报》,
以邮件方式定期上报给总裁室及各部门相关人员;质量管理部门或
是相关技术部门的专题报告,要在第一时间通报总裁室相关领导,
同时抄送项目管理部。
信息处理:
总裁室成员根据所上报的信息,对有问题的项目提出处
理意见,反馈给项目管理部、质量管理部、相关技术部门。
问题跟踪:
项目管理部根据总裁室的意见,按各部门职责权限组织、
协调、执行问题处理过程,并跟踪处理结果,直到问题处理完毕。
1.20项目变更
A.变更总要求
当项目的实际进展状况与立项计划出现偏差时,应做变更并提交变
更申请。
经过相关方审核通过后,变更有效。
B.项目变更具体要求
项目采购计划变更:
当设备或材料的采购与立项时设备清单不一致
时,项目经理应通过EPM进行变更。
在“项目变更”界面填写项
目变更信息及变更明细,形成《变更申请》和《项目采购计划变更
细目表》,在EPM提交给相关主管人员审批。
项目费用预算变更:
当实际或预计发生的费用超出立项时的预算
时,项目经理应通过EPM进行变更(否则财务不予报销)。
在“项
目变更”界面填写项目变更信息及变更明细,形成《变更申请》和
《项目费用预算变更细目表》,在EPM提交给相关主管人员审批。
项目进度计划变更表:
在项目实施过程中,当项目里程碑出现偏差
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时,项目经理应通过EPM进行变更。
在“项目变更”界面填写项
目变更信息及变更明细,形成《变更申请》和《项目进度计划变更
表》,在EPM提交给相关主管人员审批。
项目经理变更:
技术部门与项目管理部确认后,将需要做项目经理
变更的项目简码、项目名称及变更后的项目经理等信息书面通知项
目管理员,由项目管理员在EPM生成项目经理变更审批单,待相
关领导审批通过后,项目管理员对EPM做变更。
原项目经理需提
交“工作交接单”给新项目经理,如项目经理离职,需先经新项目
经理确认一切应办手续齐全后,项目管理部方可签字。
1.21项目暂停
暂停申请:
当项目需要暂停时,项目经理须填写《项目暂停申请表》
交项目管理部备案。
项目事实上已暂停(以停止提交周报为准),
但是项目经理未提交《项目暂停申请表》的,项目管理部与项目经
理所在部门的负责人确认暂停后,有权将项目状态直接调整为暂
停。
暂停控制:
暂停项目自暂停批准之日暂停每周的《项目周报》,同
时暂停该项目费用报销。
暂停恢复:
如暂停项目恢复实施,需提交《项目暂停恢复实施申请
表》给项目管理部,项目管理部门审核确认后将EPM中项目状态
转为实施,该项目可发生费用报销。
暂停期限:
原则上项目暂停期限为3个月,逾期项目因故未能恢复
实施的,项目管理部视实际情况,与相关部门沟通后负责提出对该
项目的处理意见,报总裁室审批后执行。
1.22项目撤项
如项目需要撤项,项目管理部经与技术部门主管领导沟通后,会以
电子邮件形式通知客户经理启动撤项,客户经理填写《合同/项目撤
销审批表》并由相关人员签字批准后,提交项目管理部,同时提交
形成的设备签收单、产品附录列出的成果文档,项目管理部根据各
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部门领导的审批意见做相应处理,对得到批准的撤项项目在EPM
中将状态转为撤项;对需要结项的,项目管理员发出结项启动邮件
通知技术部门启动结项。
项目撤销后不能发生费用。
工程项目在办理撤项时必须有财务部对资产进行审核签字。
1.23产品度量和客户满意度调查
参见《软件产品度量规程》和《顾客满意度评价规程》。
2.15项目结项
2.4.10结项原则:
集成项目原则上初验后启动结项;软件项目原则上终验后启
动结项,但是初验后开始核算奖金。
初验后项目经理要估算出初验到终验期
间的工作量,以确定此期间的费用在成本范围之内。
2.4.11结项准备:
项目经理凭经客户确认的验收报告,可到项目管理部门办理
启动结项。
自启动之日起,项目经理必须在10个工作日内完成结项全部工
作,同时完成项目费用的报销。
2.4.12结项过程
结项申请:
项目经理完成结项准备工作后,申请项目结项,在EPM
中填写《项目结项申请表》,并提交EPM由相关领导审批。
维护启动:
项目经理在《实施转维护接口表》填写有关结项信息和
维护立项所需资料,并上传EPM。
项目总结:
《项目结项总结报告》经相关部门审批通过后,由项目
经理上传EPM。
技术文档资料要求:
工程项目结项时,《实施转维护接口表》等项
目文档资料统一上传EPM。
存档的集成及软件项目的技术文档资料
内容,一般情况下详见技术文档资料目录。
因软件项目需要时,公
司配置管理员应保证及时向项目管理部提供最新版本的技术文档
资料。
工作成果一致性审核:
质量管理部门核查项目提交的工作成果是否
与“项目合同”和《项目实施计划》中所列的“工作产品”一致。
结项通知:
项目结项审批通过后,EPM中项目状态自动转成结项
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状态。
项目结项项目经理将不能报销费用入此项目。
项目实施阶段
结束。
1.24项目终验:
项目的终验工作由项目经理负责组织,客户经理协助完成。
项目结项后,由项目管理员统一汇总合同约定的终验时间,提前1个月通知
项目经理、客户经理准备相关终验工作,按时组织终验并取得经客户确认的
终验报告,提交项目管理部归档。
2.16输出
项目管理文档:
初验报告、产品度量表统计表、项目总结报告、实施转维
护接口表、终验报告。
项目技术文档:
详见技术文档目录。
退出准则:
项目结项评审通过。
3技术文档目录
技术文档详细目录:
集成项目软件项目
实施部门存档或上传EPM实施部门存档或上传EPM
1、《项目实施手册》1、《项目方案建议书》
2、《现场勘察报告》2、《需求分析规格说明书》
3、《设备签收单》3、《概要设计》
4、《已安装设备明细表》4、《详细设计》
5、《网络设备拓扑图》5、《源程序、源代码》
6、《IP地址分配图》6、《测试文档》
7、《测试文档》7、《用户手册-系统安装说明、维护手册》
8、《用户使用手册》8、《验收报告》(初验、终验)
4记录模板
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