物业集团接待管理制度.docx

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物业集团接待管理制度

物业集团接待管理制度

1、目的

为规范公司公务接待工作，保持廉洁、务实、勤俭、节约的工作

作风，树立良好的企业形象，建立及维护良好的公共关系，特制定本

制度。

2、适用范围

适用于物业集团及下属各分公司。

3、职责

3.1行政职能部门是公司接待工作的综合职能部门，其他各部门为业务归口接待部门。

3.2行政职能部门负责重点接待的组织实施，负责总经理的客人接待以及总经理临时安排的其他接待任务；协助其他部门的接待工作（如住宿、就餐指引，会务设备安装调试等）；负责外部媒体传播和媒体接待工作，负责危机事件的媒体危机处理。

3.3其他各部门负责本部门业务相关主管单位、客户、集团系统内单位的工作对接与业务沟通接待，包括接待对象住宿、就餐、参观、接送等。

3.4物业集团行政职能部门对下属公司接待工作负有统筹、监督、

指导及费用审核方面职责。

4、主要内容

4.1接待原则

4.1.1坚持热情、诚恳、周到、规格对等的原则，规格对等是指根据客人的职务等级安排我方同级别接待的领导。

4.1.2坚持业务对口原则，根据来宾的身份、目的、要求和内容，相关部门按照业务对口原则接待。

综合性接待时各部门应予以协调。

4.1.3坚持安全第一原则，保证客人食宿、财物、交通安全等。

4.1.4坚持节约原则，严格执行预算内开支、不铺张浪费。

4.1.5坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动请示。

4.1.6坚持保密原则，向来宾介绍情况，注意保守公司管理、技术及商业秘密。

重要会议要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。

4.1.7坚持全程陪同原则，所有接待活动，当事公司或部门务必派人全程陪同。

4.1.8坚持重大接待活动提前报批或报备物业集团行政及人力资源部的原则。

4.2接待审批规范

4.2.1行政职能部门接到上级主管部门、行业兄弟单位等来访的

信函或相关指示后，根据来宾情况填写接待审批表报告主管领导，

按领导指示做好接待准备工作。

4.2.2业务归口部门接到客户来访、参观、考察的信函后，填写接待审批表报主管领导，按领导指示做好接待准备工作，需行政职能部门协助的，需知会行政职能部门相关领导。

4.2.3各部门接到处级以上领导、重点合作单位的高管及重点客户等到访公司信息后，须及时报行政职能部门，由行政职能部门向按公司领导报批后按指示组织接待。

4.2.4所有媒体单位的采访均需要提前预约并报送物业集团进行采访审批，审批内容包括采访对象、采访主题、采访提纲及采访地点安排等。

任何人员在未经审批或未被授权的情况下不得接受任何采访。

4.3接待实施

4.3.1根据接待职责划分，明确单项接待工作责任部门后，由该部门全程安排接待的各项事宜，与来宾单位确认相关信息，牵头与相关部门共同拟定接待行程安排表，包括日程安排、陪同人员、活动地点、会务组织、食宿地点、车辆安排等内容。

接待行程安排、相关材料应至少提前一天知会相关人员和准备完毕。

4.3.2重点接待工作中，行政职能部门在统筹安排接待工作的过程中，为了更好地达到接待目的，可以调配各部门及下属公司的人员、车辆等资源配合接待工作。

对口部门在自行安排接待工作的过程中，如需其他部门协助，可通过行政职能部门进行统筹协调。

4.3.3以下属公司名义邀请的客人，物业集团如未派人陪同，下属公司必须指定专人与行政职能部门负责接洽并明确接待标准及费用预算；原则上客人超过8人（含）的接待活动，下属公司应派人陪

同。

4.3.4集团层面的媒体接待及危机处理由物业集团行政及人力资源部负责；分公司层面的媒体接待及危机处理由分公司品牌职能部门负责。

4.3.5需分管领导以外的其他集团领导参与接待的，须提前至少一天与行政职能部门沟通确认。

4.3.6各环节描述

环节名称

环节说明

配合部门

机场接机

提前候机短信提示、举牌迎接（重要客人，

行政职能部门/业务部

业务部门需指定专人协同司机前往接机）

门

车辆接送

来访接送、参观接送、宴请接送、游玩接

行政及人力资源部

送

迎宾

车辆引导、大堂欢迎水牌、大堂迎接、大

行政及人力资源部

堂合影

参观

各个项目

分公司职能部门/项目

会晤

会议室交流（汇报PPT、宣传资料）

行政及人力资源部

宴请

午宴、晚宴

职能部门（陪同）

住宿

客户住宿

职能部门（跟进）

休闲娱乐

市内游玩、省内游玩

职能部门（陪同）

摄影及宣传

贵宾接待摄影、摄像;重要/重大接待宣传

行政及人力资源部

工作

礼品

根据客户级别赠送礼品

职能部门（赠送）

媒体接待

接受采访、新闻发言人发布信息、危机处

行政及人力资源部

理

4.4接待及媒体档案

每次接待完毕需做接待归档；职责部门需按月编制接待汇总表，

下属公司须报至物业集团行政职能部门备案。

外部媒体发布的与公司密切相关的报道，由物业集团行政及人力

资源部和分公司品牌职能部门的媒体职能人员共同监测、收集和存档。

4.5接待规格及标准

4.5.1接待级别分为重点接待和一般接待

4.5.1.1重点接待指政府部门处级以上领导、重点合作单位高管以上及重点客户来司考察指导工作。

4.5.1.2一般接待指业务往来单位中层领导以下来司考察、座谈、调研、业务交流等接待活动。

4.5.2接送、陪同安排

4.5.2.1重点接待，由物业集团或下属公司高管、指定人员陪同。

原则上就高不就低。

4.5.2.2一般接待由业务分管高管或部门负责人、指定人员陪同。

4.5.3住宿标准

一般情况入住公司协议酒店，费用参考标准见下表。

特殊情况根

据公司高管指示安排，费用实报实销。

住宿标准：

（元/人）

类型

重点接待任务

一般接待任务

城市级别

一类城市

1000

600

二类城市

700

400

三类城市

500

300

港澳

2000

1500

4.5.4用餐标准

一般情况下由职能部门安排在签约餐饮机构进行，特殊情况下可

由职责部门在规定额度内自行安排。

其他重要宴请标准由职责部门请

示公司高管实报实销。

餐饮标准：

（元/人）

类型

重点宾客

一般宾客

城市级别

一类城市

500

300

二类城市

300

200

三类城市

200

100

港澳

800

500

附注：

一类城市：

北京、上海、广州、深圳。

二类城市：

北京、上海、广州外的其他直辖市及省会城市。

三类城市：

除深圳、直辖市及省会城市之外的地级市。

4.5.5礼品标准及采购原则

4.5.5.1礼品赠送与否及价值由接待职能部门视情况而定，并按

权责手册要求报相关领导审批同意后方可采购。

参考标准如下：

礼品标准：

（元/份）

重点宾客

一般宾客

单位团体

500-1000

200-500

2000-10000

4.5.5.2礼品采购统一由行政职能部门进行采购。

需求部门须提

前知会并明确采购物品或采购标准。

礼品采购前需经需求部门及行政

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职能部门负责人书面确认，采购完成后交由需求部门验收确认。

如礼

品有剩余，交由行政部门统一保管，并办理交接手续。

4.5.6对外媒体接待规范

4.5.6.1任何员工遇到媒体应礼貌接待，使用统一措辞完成接洽。

统一接待措辞为：

“您好，我司有指定的新闻发言人，请您出具采访需求、联系方式，我们将尽快与您联系，感谢您的配合。

”物业集团行政及人力资源部或各分公司行政及人力资源部需了解清楚媒体名称、采访对象、采访主题等要点，留下对方联系方式，再与采访话题涉及部门进行情况了解，并对采访内容信息进行相应审批后由被授权的新闻发言人进行回复。

4.5.6.2如果有媒体直接到物业集团或分公司的相关场所进行参观拍摄，在场的公司人员均有责任请对方出示证件，礼貌了解采访目的，并及时通知行政及人力资源部人员进行接待。

4.5.6.3媒体危机处理

①当分公司、项目出现可能引发媒体报道的危机事件时，分公

司行政及人力资源部门必须在事件发生后半小时内通过电话、短信知

会物业集团行政及人力资源部品牌组，在4小时内书面上报物业集团

行政及人力资源部品牌组，并在24小时内报审媒体应对方案和应对

说辞，作为此次事件媒体传播管理的指导性文件，组织实施传播管理

工作。

分公司行政及人力资源部门须及时妥善处理并持续跟进关注，

每天向物业集团行政及人力资源部书面报备危机事件的阶段进展。

②在危机处理过程中，物业集团行政及人力资源部、各分公司

行政及人力资源部必须明确危机事件的媒体沟通人员，根据已确定的

媒体应对方案和应对说辞，协调媒体资源，组织危机事件应急小组发

言人接受媒体采访，掌握事件信息发布的主动权。

在危机处理过程中，

所有的对外沟通必须通过危机事件应急小组指定的发言人和媒体人

员，XX，任何人不得随意对外发布信息。

4.5.7接待人员及场所管理规范

4.5.7.1接待人员着装要求参与人员需着统一工装。

4.5.7.2接待场所环境和物料准备

①接待场所包括会议室、办公区、接待厅。

②接待场所设备、桌椅摆放整齐，且表面无灰尘、污物。

③根据活动形式，提前准备所需物料，如欢迎牌、名牌、签约

本、宣传片等。

④接待场所地面清洁，空气流通清新。

⑤提前打开通风或空调设备，温度适宜。

⑥接待场所灯光明暗适宜。

4.6接待成本列支

成本列支采用“谁受益，谁承担”的原则。

4.6.1凡预算外的接待活动，需首先按责权进行预算外立项审批，经物业集团报批后，费用可列支专项接待费。

4.6.2集团高管产生的费用列支为高管授信费用。

4.6.3由集团带队赴分公司考察项目或其他业务所产生的接待费

用列支为带队高管或者相关职能部门授信费用。

4.6.4分公司带队主动来访，且需集团高管参与的，费用列支为

分公司。

4.6.5部门级接待费用列支为部门经费。

4.6.6高管及部门经费超标情况下，所有接待费用经行政及人力资源部审批后列支为行政接待费用。

5、附则

本制度由物业集团行政及人力资源部制定，其解释权归物

业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起实施。