文件管理制度.docx

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文件管理制度

文件保密制度

一、一切公文，包括密级文件，在收发、传递、送阅、打印、办理、保管、归档、送缴、销毁过程中，各相关岗位必须落实保密责任制度，防止文件丢失和发生失、泄密事件。

二、收发密级文件，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。

三、密级文件要按规定的范围阅读、分发；未经办公室主任及主管领导批准，严禁私自扩大传阅、分发范围；密级文件传阅一律遵循当天送阅，下班收回制度。

四、密级文件必须由办公室确定专人统一管理，只许限定人员阅读，并做到随阅随退。

其中，绝密文件由专人负责传送，如阅文人不在，不得把文件放在其办公室或交给他人代转。

如遇特殊情况，可临时确定专人专管专送。

五、起草文件中，凡内容涉及国家和企业秘密的文件，起草人应按定密的有关规定，分别标明密级和保密期限。

六、未经原发文单位批准，不得转发、翻印或复印密级文件。

除绝密级文件外，其他密级文件确需转发、翻印或复印的，应视情况经密级确定单位、上级机关或主要领导批准，并按同等密级密件管理。

七、借阅密级文件必须符合借阅条件，经办公室主任及主管领导批准，并登记签字。

对非阅读范围的人员，未经批准，不得向其提供涉密文件。

八、及时清退密级文件。

密级文件以上文件应随阅随退或按要求清退，由办公室清点、登记后统一送局办公室。

九、个人外出开会等带回的涉密会议文件，应及时交文书进行登记，阅办完后交办公室存档。

十、所有密级文件都应保存在保密柜内。

绝密文件以上文件、办公室的介绍信和印章必须放在保险柜内由文书档案室专人负责管理。

发文制度

一、发文的规定

1.全公司上报下发正式文件的权力分别集中于公司党委和公司，各部门一律不得自行向上、向下放送正式文件。

2.党群、各部室需要向上请示汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向公司党委、公司提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。

公司党委、公司同意发文，则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口经龙煤双销委×字、龙煤双销×字发文。

党群文件由党委书记签发。

二、发文的范围:

1.凡以党委、公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、公司下发文件主要用于:

（1）公布全公司规章制度;

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项;

（4）公布全公司的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等决定;

（5）发布有关奖惩决定和通报;

（6）其他有关全公司的重大事项。

3.党委、公司上行文、外发文主要用于:

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

（2）对兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5.凡各业务科室召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，为备查考，可以科室名义《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

三、发文程序规定:

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、公司提出申请;

2.党委、公司同意发文时，主办单位应工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从全公司角度出，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟稿人应填附发文签批单，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、交办日期和密级，并由拟稿人签名;

5.办公室应根据党委、公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）;

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚;

8.经主管领导核稿后的文件，按批准权限的规定分别呈送党委、公司领导审定批准签发;

9.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号送打印室打印;

10.文件打印样本，应由拟稿人校对。

校对人员应在发文稿上签名;

11.文件印刷后，由文书按份数分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，文书应拒绝盖印分发。

文件签收登记制度

1.凡来公司的公启文件（除公司领导亲启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送办公室的机要文件除外）后分别交办公室拆封。

2.在签收和拆封时，收发员和办公室工作人员均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，密件开口应拒绝签收。

3.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的 “四对口”核定。

如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

4.接到上级来文后应及时附上 “公文批办单”，并分类登记编号、传阅、保管。

须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交办公室办理正常手续。

5.本公司外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交文书进行登记编号保管，不得个人保存。

文件传阅制度

1.凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签，文书分送党政一职阅示，再分送承办部门阅办。

2.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导批示或拟办意见，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

4.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，防止丢失泄密。

5.文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

6.文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件及时归档周转。

文件清退销毁制度

一、文书对承办的公文应抓紧催办，应定期对办毕的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

二、各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

三、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

四、经审核同意销毁的文件，应指派相关部门人员（一般不少于3人）共同监视销毁。

文件立卷归档制度

一、文件的归档范围:

1.凡下列文件统一由办公室负责归档:

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

（2）党委、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;

（3）公司党委会、经理办公会以及各种专业例会记录;

（4）公司党代会、职代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

（5）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

（6）上级机关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料;

（7）反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品;

（8）公司日志和大事记;

（9）公司向上级批复的文件及上报的有关材料;

2、业务科室、党群日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、党群负责立卷归档。

二、立卷要求:

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。

六月份正式向档案室移交，清单一式两份，接交各留存一份备查。

文件借阅利用制度

一、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经办公室主任签字，对有密级的文件须经主管领导同意后方可借阅。

二、借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。

任何人不得将文件带出公司或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。

三、各部室借阅人员应做好文件的保密工作，不得将文件机密内容向外泄露。

四、外来人员借阅文件，应请示党委、公司负责人，同意后，履行借阅手续，就地阅看。