三品一福利管理制度.doc

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山东美伦食品有限公司管理标准

名称：

办公用品、低值易耗品管理制度

类别：

管理标准

编号：

发布：

人力资源部

状态：

修订

时间：

2011年12月1日

起草：

王彬

审核：

审批：

总经理

为进一步规范企业基础管理，使办公用品、低值易耗品、劳保用品及员工福利的管理合理化、标准化，严格控制“三品一福利”的采购和使用，保障不正常的办公和工作秩序，避免铺张浪费，力争勤俭节约，根据公司实际情况，特制定本管理制度。

一、“三品一福利”的分类：

三品一福利是指：

办公用品、低值易耗品、劳保用品及员工福利。

办公用品：

笔、纸张、胶水、印台、胶带、大头针、图钉、笔计本、标签、信纸、橡皮擦、钉书针、剪刀、订书机、打孔机、电池、工作证、碎纸机、考勤机、电脑配件、各类电子存储设备（U盘、移动硬盘）……

低值易耗品：

拖把、笤帚、毛巾、铁簸箕、刷子……

劳保用品：

工作服、工作鞋、特殊岗位专用防护器械……

员工福利：

季度洗化福利、妇女节福利、中秋节福利、春节福利……

二、管理要求：

1、非消耗类的办公用品的领用，必须以旧品替换新品。

2、个人使用的非消耗类文具因工作岗位出现变动时，需进行交接，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

3、设立“三品一福利发放记录表”，由人力资源部统一保管，物品领用时分别登记，并掌握领用情况。

4、公司发放的物品均为公共财产，严禁占为己有。

5、新进人员入职时由各单位提出物品申请向人力资源部申请购置，人员离职时，应将剩余物品一并交原所在部门。

6、日常办公文件的打印、复印、外印等由人力资源部统一管理，设立台帐，做好记录，月底汇总分摊费用。

7、各部门领用物品需根据预算和使用标准办理登记手续。

三、管理流程：

1、本办法所称办公用品、低值易耗品、劳保用品及员工福利指公司内所有需要消耗的此类物品，均纳入统筹管理范畴。

2、办公用品、员工福利由人力资源部统一实施采购及管理，公司各部门配合人力资源部制定本部门此类物品的使用标准，报人力资源部审批；低值易耗品、劳保用品由供应部统一实施采购，并实行入库管理，相关要求及标准由供应部、物流部负责制定。

3、办公用品、劳保用品、员工福利的管理：

（1）公司各部门根据本部门需要，每月25日前提报下月采购计划（注明采购物资名称、规格、数量、用途、需要时间等）。

（2）紧急物资（突发性事件对经营造成影响的）单独申请单独审批，执行临时采购计划，随报随买。

（3）计划由各部门提报，部门负责人审核，人力资源部汇总审批，特殊物品需由总经理审批。

（4）计划的提报和审批统一采用正规格式《办公用品采购计划申请单》，严格履行签字手续。

（5）常用常备的办公用品由人力资源部集中采购备领，各部门无计划的提报不予购买，造成损失责任由部门负责人承担。

（6）劳保用品：

工作服、水鞋每年为员工发放一套。

新员工入职时，交纳工作服押金，工作满半个月后退还押金；工作不足一年者出现离职，离职时需扣除工作套装的成本费用；出现丢失重新领取时，按照首次入职交纳押金。

工作满一年后，工作套装无偿交付给员工使用。

（7）员工福利：

①季度福利：

以洗化产品为主，每季度发放一次，根据上季度员工出勤情况，足月方视为一个整月，工作达不同的月数，所发放的物品的种类和数量要有区别。

②妇女节福利：

以洗化产品或女性喜爱的物品为主，每年妇女节前发放，根据当时的具体女员工数确定采购和发放数量。

③中秋节福利：

以月饼等具有节日特点的物品为主，每年中秋节前发放，根据当时的具体员工总数确定采购和发放数量。

④春节福利：

以食用油、鱼等具有节日特点的物品为主，每年春节放假前发放，根据当时的具体员工总数确定采购和发放数量。

员工福利的采购工作由人力资源部负责，提前准备，集中采购与发放。

4、定货与采购：

（1）人力资源部根据审批的采购明细进行分类，确定购买计划，急需物资优先购买，其它物资进行分类分批采购，严禁同类物资重复出车反复购买，以减少无计划采购造成的资源浪费。

（2）如遇技术专业性强或采购人员不能准确确定的物资，可由部门委派内行人员联合采购。

（3）物资采购必须做到：

供应及时，确保质量，价格合理。

（4）公司大宗或者特殊物资根据需要由人力资源部同有关人员选定厂家并签订供货合同，一般性物资可由采购人员自行办理。

（5）采购人员采购过程中严禁弄虚作假，徇私舞弊，一经发现交纳激励基金500元到1000元，甚至取消其采购资格。

（6）物资采购过程中，如遇价格、品种、厂家与事先确定的有不一致时，要及时通知人力资源部，由人力资源部与业务部门协商解决。

（7）采购采用招标、定点或者批量采购等办法，尽可能实施货比三家：

比质、比价、择优择廉、择近购买，以降低价差成本。

（8）常用物资定点并建立供方档案，根据物资类别明确供方类别，定期评审，根据信誉、产品品质、服务状况等调整供货方资格。

5、用款制度：

（1）办公用品、员工福利的采购由经办人先从财务借支，待完成采购任务后报销，做帐目处理。

（2）借款的审批报销签字权限按照财务的相关规定执行。

（3）票据要根据财务部的要求索取发票或收款收据（虚假票据不予处理）。

6、物资验收：

（1）常用物资的验收由人力资源部负责，特殊物品或专项物资，由人力资源部协同使用部门、仓库保管员三方进行验收，验收地点可根据实际情况确定；

（2）专项物资验收方法：

①首先核对物资的名称、型号、规格、数量与采购计划是否符合。

②检查资料：

合格证、质量验收单（资料）、装箱单图纸。

并一一记载入帐，缺少部分应立即通知采购人员向物资来源处所取。

（3）数量验收：

按不同计量方法验收。

专项物资由使用部门和人力资源部按个、件、包、桶、箱、公斤计量的要点清。

常规物资由保管员直接验收。

（4）质量验收：

专项物资由使用部门根据经验或常识对来货质量进行评估验证，确定来货是否符合使用要求，是否具有持久使用价值。

进入公司被确定不合格的物资不能办理入库手续和投入使用，由采购人员负责（人力资源部协助）与供货商或生产厂家进行交涉，提出处理意见并负责实施。

7、物资保管：

（1）公司原则上不做物资长期储备，除部分洗化物品、办公用品外，购进物资各部门一律按呈报计划及时领取。

（2）领取的物资部门负责妥善保管，人力资源部负责统计备案，出现破损或变更、移动等，部门负责及时通知人力资源部。

（3）重要仪器设备入库物资的图纸、说明书、化验单、合格证及其他文件，由使用部门妥善保管，建立台帐。

8、人力资源部建立物资领用台帐，作详细记录，部门领用时办理登记手续，每月进行盘点汇总。

9、财务部、人力资源部负责每年末对各部门物资进行盘点，出具盘点情况表，并经部门负责人签字确认。

10、财务部负责各类票据的报销复审工作，发现问题有权拒绝处理单据。

5

执行范围：

全公司生效日期：

2012年1月1日

山东美伦食品有限公司