文秘职业生涯规划设计.docx
《文秘职业生涯规划设计.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文秘职业生涯规划设计.docx(4页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![文秘职业生涯规划设计.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-11/24/a2f5a866-11a2-49dc-8880-c32a902b39d9/a2f5a866-11a2-49dc-8880-c32a902b39d91.gif)
文秘职业生涯规划设计
文秘职业生涯规划设计
职业生涯规划设计
一、背景与意义
是一种综合性极强,涉及领域甚广的职业,大到国家机关、事业单位,小到地方私营企业都少不了工作。
近几年秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势,并且对秘书人才素质的需求越来越高,但是专业毕业的学生专业知识不扎实;个人能力水平低,动手实践能力不强;综合素质不高,难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。
并且刚毕业的学生大多有浮躁,急功近利,想拿高工资,谋求高职位的不健康的就业心态,而不满意的工作岗位。
对自己的工作岗位没有清晰的规划,不知道该做什么,该怎么做。
近年来,企业、机关对新近毕业的专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意,专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。
专业毕业的学生就业难,而企业难招聘到符合企业本身发展需要的工作人。
所以专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能,树立先就业,再择业的正确就业心态,按部就班,一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。
二、内容
工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。
对文书信函,新闻稿撰写,有需要的文字材料的准备和起草工作,对文书、文件的办理处理,文书、文件的打印、制作、收发、传递,立卷及归档。
从事工作的人的终极目标是高级秘书,也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理,最后是文员,文员是从事工作的人的初次择业岗位。
人员应该要有多元化才能,懂得一国甚至两国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。
组织能力,不仅一个职位,更是一个组织者,要为各种会议和活动作计划,并落实安排。
同时,还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。
沟通能力,人员需要和老板、同事以及客户打交道,要善于协调企业内外部的关系。
获取新知识的能力,人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,需要跟上计算机应用的发展步伐。
团队合作能力,人员要参加到许多实际项目中去,要收集信息,要督促团队努力工作。
作为人员还应该在实际工作中不断吸取经验,学习更多的知识和技能。
三、方案
没有人一蹴而就,都需要自己一步一个脚印,工作犹如是。
一、初次择业岗位
初级--办公室文员、主管助理
工作任务:
拟写,收文、发文处理,文档管理,会议前筹备、会议中服务和会议后落实,办公室日常接待,办公室日常事务管理,办公用品与设备的使用和管理,办公环境管理。
职业技能:
1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。
2、对文书进行立卷归档;
4、按要求发送会议通知,制作会议证件和指示标识,预定会议室,预定并确认会议住宿,确定最终参会人员;
5、按要求接站,完成签到工作,引导与会人员就座;
6、安排与会人员返程,清退会议文件资料,整理会议室;按要求签收、拆封、登记和分发文书;
7、确定归档范围
8、按外企的职业要求着装,接打电话,迎送来访者,招待来访者设计、填写接待记录与电话记录表;
9、安排会议室,安排用车,处理邮件;
10、发放办公用品,使用打印机打印文档,使用传真机收、发文件并对结果进行确认,使用复印机复印文件,碎纸机销毁文件;
11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境,维护上司的办公室环境及本人的办公环境
要有良好的组织、沟通能力,流利的英语听说读写能力,熟练的计算机操作技巧,行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是人员要具有的基本素质。
作为专业的毕业生,在大学课堂上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外,还要做到以下几点:
1、取得cET4、6级证书,作为专业的学生不仅要掌握专业的技能还要在此基础要学习英语。
因为随着国际化,机关企业少不了与国际接轨,懂得英语,会应用英语成为专业的一项技能要求,会英语、懂英语、会用英语,取得cET4、6级证书会成为文员的闪光点。
2、取得计算机办公软件中级证书;
2、多阅读,作为文员怎样才能增加自己听说读写的能力,那无疑就是让自己多阅读,多看书,并且多看应用文写作的书,这对文员的工作很有帮助。
3、熟悉地图和交通,作为文员会经常有需要的采买、预定、接送,熟悉路线和交通会很有用处。
4、多参加机关企业组织的各种活动,让自己在实践中学习到为人处世的知识和经验。
5、与周围同事搞好关系,会让工作事半功倍。
二、再次择业岗位
中级--经理助理、秘书
工作任务:
商务文书拟写、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常事务管理、办公环境管理、商务活动实施、信息管理。
职业技能:
1、拟写会议纪要、意见、合同、可行性研究报告;
2、制订档案管理制度,选择档案管理模式;
3、拟订会议策划方案,审核会议的筹备方案,组织与培训会议工作人员;
4、主持会议,督查会议决议的落实;
5、管理团队,陪同协助上司工作,拟订调研方案并组织实施;
6、实施并监管组织的安全运营,评估办公环境管理状况
7、安排参观活动、签字仪式、典礼仪式、展览活动、商务谈判、招商活动;
8、利用信息辅助决策,制订信息工作制度。
中级秘书,作为机关企业领导的助手,只有单单的专业技能是不能胜任的,在这个阶段也恰恰是作为人员的发张阶段。
知识,以及各方素养也应该增长。
作为中级秘书是为上级分担工作的,除了秘书必须具备的听说读写能力外
还要学习和增长一下几方面的知识和能力:
1、应变能力的提升,作为中级秘书,要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要有一定机动性和灵活性。
2、了解和学习人力资源知识,对人力资源知识进行学习,会成为让你在秘书的发展过程中有很大帮助。
3、提升中英文口语、阅读和写作能力,每天读记单词,朗读文章,多写作,多看书,会保持这项能力,而这项能力的保持和提升,会让你在秘书这条路上走得更加顺畅。
4、提高组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力,判断与决策能力,以及计划和执行能力,多参加公共活动,多与人交流,提高这些能力。
5、学习公共管理的知识或者人力资源的知识等。
6、了解和学习金融、经济方面的知识,会让以后的路走得更加顺畅。
三、终极目标岗位
高级--办公室主任、企业总裁秘书
工作任务:
商务文书拟写、收文、发文处理、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常接待、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、办公环境管理、信息管理。
职业技能:
1、拟写通告、通报、决定、请批、批答函、总结、述职报告,制定计划;
2、审核文书,拟办文书,承办文书,催办、注办文书;
3、提供并利用档案,编写档案参考材料,管理电子档案;
4、拟订各种会议的筹备方案,督查会务的筹备情况,审核会议文件,与上司沟通会议的有关事宜,拟订会议的应急方案;
5、提示会议按计划进行,监督会议经费的使用,处理会中突发事件
6、对会议进行总结,评估会议工作
7、安排涉外礼宾次序,涉外迎送仪式,涉外会见会谈和拜访,涉外宴请,选择馈赠礼品;
8、提出改进办公流程的建议,处理突发事件的预防及应对措施,督促检查各项事务的完成情况,制定工作计划,确定承办期限,进行工作评估
9、制定办公用品和办公设备的采购程序,提出采购办公用品和办公设备的预算方案,调配办公资源;
10、选择办公模式,提出办公室布局方案;
11、加工、编写信息材料,提供并利用信息,反馈信息
高级秘书是管理者、是参谋者、是要支持上司工作的下级,要有从事工作4-5年的工作经历,要拥有沟通能力,执行力,公关能力,应变能力,判断力,创新力,领导力,决策力等一般能力,和初级、中级秘书的各类技能和学识以外,还要学习和拥有以下几点:
1、学习和取得工商管理、企业管理、行政管理、企业管理或者行政管专业的知识和本科毕业证,这要成分利用个人的剩余时间进行学习和考试。
2、学习法律相关的知识,例如法律与金融有关方面的知识
3、熟悉和了解行业的相关信息;经常阅读期刊,周刊和报纸;
4、熟练的使用一门外语;
总结
没有人天生就是做某个行业的天才,也不是人人都从事同一行业。
在提高理论知识和动手能力,完善自我,升华自我的过程中,随着社会的日益进步,不断汲取知识,才确定自己要做的职业。
从事的人员须不断调整自身结构,以适应社会的变化和发展,只有当自己心理素质日益成熟、完善,有德、有才、有识时,才能成为一名优秀的人员。
四、参考文献
[1]欧阳周、陶琪.现代秘书学[J].中南大学出版社,XX.
[2]赵明剑.秘书理论与实务[J].国防工业出版,XX.
[3]杨树森.秘书学概论教程[J].安徽大学出版社,XX.
[4]何宝梅.秘书学基础理论探究[J].浙江大学出版社,XX.
[5]陆瑜芳.秘书学概论[J].上海大学出版社,XX.
五、指导教师评语
该生在设计期间积极与老师联系沟通,认真了解设计要求并按时按量完成各项设计任务。
选题具有社会价值及实践意义,设计方案合理,格式规范,准予通过。