XZ10印章管理制度.doc
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北京三斯泰克石油科技开发有限公司
印章使用管理制度
起草：
李良涛
批准：
陈砚林
版本：
1.0
文件命名：
XZ06行政制度规定
变更原因：
初稿
2011－1发布2011－1实施
北京三斯泰克石油科技开发有限公司发布
印章使用管理制度
目的
公司印章是企业合法地位的象征，具有合法性、权威性和效力性，为加强印章的管理、使用和发放，特制定本制度。
适用范围
本制度适用于印章保管人和印章使用人。
相关流程
一、制作印章流程
1、公章、财务章
2、其他印章
二、用印流程
1、公章、财务章
2、其他印章
相关部门职责
1.财务部门负责财务章的保管和使用。
2.行政部负责公章的保管和使用。
3.商务部门负责合同章、报价章等的保管和使用。
4.技术部和研发部负责——出图、竣工、合格证、正副本章等。
特别注明
规定中的“其他印章”，是指公章、财务章之外的其他印章，如商务部的合同章、报价章，技术部的出图章、竣工章、合格证、正副本章等等。
具体内容
一、公章、财务章的使用管理规定
㈠印章的保管
1、公章、财务章保管人职责：
ⅰ.核对申请单与实际盖章内容是否一致
ⅱ.公章、财务章携带外出时，判断是否能当天返还
ⅲ.“用章登记表”、“用印申请单”的统计、装订、保管
ⅳ.可以拒绝在没有领导批准或者未按公司流程办事的文件上盖章。
2、公司公章和财务章由公司安排专人进行管理。
3、公章和财务章保管人应严格履行公章保管使用制度，在接收公章和财务章时必须填写公章和财务章保管登记表，登记表中包括公章和财务章名称、枚数、领取人、发放日期、收回日期、保管人姓名、批准签字等。
保管人如果外出，应由董事长或者常务总经理批准指定他人代为保管公章合财务章。
倘若批准人不在，应由出借人寻求批准的口头授意。
4、公司公章、财务章必须存放安全地方，所放的抽屉、柜子应加锁，并保管好公章柜子的钥匙。
保管人必须做到人离开柜子即立刻锁好抽屉，不管时间长短。
如发现有违反，将按情况处以记过处分，情节严重的公司将追究其法律责任。
5、公章、财务章一般只能在保管人办公室内使用，不得擅自拿出办公室。
6、发现公章、财务章丢失或异常现象，应保护好现场，及时报告领导并写明书面报告存档备查；必要时报告公安部门协助处理。
如果确认印章丢失，应到当地公安机关登记，并声明作废。
㈡印章的使用
1.办理日常事务，需盖公章、财务章的，应由公司部门经理或者部门经理以上领导签字同意后方可使用公章、财务章。
2.未经审批，不得在空白报表、证件、奖状、合同、协议、介绍信及空白纸张上使用公章、财务章。
如有违反将处以记过处分，情节严重的公司将追究其法律责任。
3.公章管理人员在用章前应认真审阅所需盖章的公文，慎重使用公章，对不符合办文流程、文稿有明显差错，超出申请范围等不符合使用公章规定的，应立即指出或者及时请示领导，等更正后方可使用公章。
4.原则上公章、财务章只能由保管人在所需文件上加盖，如文件较多或有特殊要求，可由借用人自行加盖，但公章、财务章保管人必须进行监督，如发现借用人所用之处不符合要求，保管人有权拒绝其使用并上报公司相关管理人员进行处理。
㈡印章的出借
1.所有公章、财务章借用人必须认真填写公司用章登记表：
包括详细的使用原因，使用时间，批准人。
因公必须外借使用者，还需填写借出公章、财务章申请，写明理由及借出和归还时间。
使用时必须按其申请内容正确使用公章。
如发现有违反者，公司将视情况对其进行记大过处分，情节严重者，公司还将追究其法律责任。
2.公章、财务章原则上一般事项由用章人拿资料到保管章人处盖章。
如特殊事项需携带外出请提前一天提出申请，载明事项，经董事长或者常务总经理批准后方可携带外出。
如遇节假日，最后一个工作日公章、财务章将不再外借。
3.携带公章、财务章外出后必须在当天归还（公章、财务章保管人有权针对公章、财务章使用人提出的用章事项及归还时间作出评论，如判断当日无法返还，可以不外借），如遇特殊情况当天无法归还需得到董事长或者常务总经理批准。
如无批准当天无法归还公章、财务章，作为记过处分。
4.公司各级人员如需携带外出使用公章、财务章，应按要求填写“用印申请单”，将“用印申请单”与所需用印的文件一并逐级上报、审核，由印章保管人审核后方可用印。
在公司内部使用应按要求填写“用章登记表”。
5.用印后该“用章登记表”、“用印申请单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理装订后存档。
㈣印章的停用、作废
6.对停用公章、财务章要如数收回，不得遗漏，做好停用公章、财务章的上缴、清退、存档或者销毁工作，立卷归档，以备核查，并做好换用新公章、财务章的通知工作。
7.公章、财务章的作废处理。
公章、财务章在公司董事长或者总经理的签字作废后，保管员应当严格按照国家法律的规定，对作废公章停止使用，并实行销毁。
二、其他部门印章的使用管理规定
1、各部门应安排部门内部专人进行印章的管理。
2、各部门的印章保管人应严格履行印章使用管理制度，在接收印章时必须填写印章保管登记表，登记表中包括印章名称、印章枚数、领取人、发放日期、收回日期、保管人姓名、批准签字等，并在登记表中加盖印鉴。
保管人如果外出，应由部门经理或者运营经理批准指定他人代为保管印章。
倘若批准人不在，应由出借人寻求批准的口头授意。
3、各部门的印章必须存放安全地方，所放的抽屉、柜子应加锁，并保管好印章柜子的钥匙。
4、各部门发现印章丢失或异常现象，应及时报告部门经理，迅速查明情况，及时处理，并对此作出详尽的书面报告存档备查。
5、各部门的印章管理人员在出借章前应认真审阅所需盖章的公文，慎重使用印章，对不符合办文流程、文稿有明显差错，超出申请范围等不符合使用印章规定的，应立即指出或者及时请示部门主管人员，更正后方可使用印章。
6、原则上印章只能由保管人在所需文件上加盖，如文件较多或有特殊要求，可由借用人自行加盖，但印章保管人必须进行监督，如发现借用人所用之处不符合要求，保管人有权拒绝其使用并上报公司相关管理人员进行处理。
7、所有借用印章的员工必须认真填写公司用章登记表：
包括详细的使用原因，使用时间，批准人。
因公必须外借使用者，还需填写借出印章申请，写明理由及借出和归还时间。
8、对停用印章要如数收回，不得遗漏，做好停用章的上缴、清退、存档或者销毁工作，立卷归档，以备核查，并做好换用新印章的通知工作。
9、携带印章外出后必须在当天归还，特殊情况下应有部门经理的签字；如无部门经理的批准，当天无法归还，处以记过处分。
10、公司各级人员如需携带外出使用印章，应按要求填写“用印申请单”，将“用印申请单”与所需用印的文件一并逐级上报、审核，由印章保管人审核后方可用印。
在公司内部使用应按要求填写“用章登记表”。
11、用印后该“用章登记表”、“用印申请单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理装订后存档。
12、印章保管人职责：
1）核对申请单与实际盖章内容是否一致。
2）“用章登记表”、“用印申请单”的统计、装订、保管。
3）可以拒绝在没有领导批准或者未按公司流程办事的文件上盖章。
附则
违反本规定，给公司造成损失的，按违纪处理，直至解除劳动关系；造成严重损失或情节严重的，公司可追究当事人的法律责任。
本规定最终解释权归行政管理部门。
本规定自公司总经理签批次日起生效。
北京三斯泰克石油科技开发有限公司
行政管理部
2011.01.22
附件一
出借印章申请单
部门
申请日期
年月日
用印名称
份数
文件名称及说明
申请人
部门经理
批准人
印章保管人
备注
说明：
1、批准人为董事长时，董事长不在时批准人为常务总经理。
2、文件名称及说明栏具体说明用章事项，及文件名称。
3、印章带出时，在备注栏具体说明携带地点及归还时间。
附件二
用印登记表
序号
印章名称
用印事由（事项、份数）
日期
用章人姓名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
6
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