规章制度文件编制指引.docx
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规章制度文件编制指引
**局**口控股股份有限公司
规章制度文件编制指引
（二○○三年四月二十一日总经理办公会议审议通过）
第一章总则
第一条本指引旨在规范公司规章制度文件的编制。
第二条本指引适用于公司规章制度文件编制过程中的格式设置、内容、文字表述、发放、装订、更新等。
各单位的规章制度文件编制可参照本指引。
第三条术语及注释
本指引中所称“公司”包括**局**口控股股份有限公司和深圳**房地产有限公司。
本指引中所称“公司各部门”包括**局**口控股股份有限公司总部各部门及深圳**房地产有限公司各中心、部门及项目部。
本指引中所称“公司各单位”包括深圳市**创业有限公司、**局物业管理有限公司、深圳**供水有限公司和深圳**供电有限公司。
本指引中所称格式术语均采用Microsoft公司生产Word软件简体中文版术语。
本指引中所指纸张规格均采用ISO9000体系规格。
第二章职责
第四条公司规章制度文件的编制格式审定由公司行政与人力资源部负责。
公司各部门在起草规章制度文件时应遵循本指引。
第五条公司各单位、各部门须指派专人负责公司发放规章制度文件的归卷、登录目录、填写更新记录及保管，并接受公司行政与人力资源部的定期检查。
第六条根据公司：
《关于颁布实施**局**口控股股份有限公司〈规章制度建设管理规定〉的通知》（**控发字[2002]076号）新订规章制度的程序如下图：
责任部门/人
程序阶段
拟订部门
行政与人力资源部
分管领导
及有关部门
总经理
总经理办公会议
拟订申请
审批
拟订
审核
格式校对
审议
发布
第三章排版格式
第七条用纸
规章制度文件印刷用纸为80g/m2复印纸或胶版纸，规格为A4，特殊情况下可使用A3。
页面设置：
天、地头（上、下白边）各2.54cm，左、右边（左、右白边）各3.17cm；拼页；竖向用纸（必要时横向用纸）。
第八条页眉
规章制度文件编制时应设定页眉。
在Word的页面设置中设奇偶页不同、首页不同。
页眉中：
首页取消下边框，不键入文字；其余为小五号常规宋体字列示文件名称；奇数页右对齐，偶数页左对齐。
第九条文字
规章制度文件的格式为：
第一行列示公司名称，如“**局**口控股股份有限公司”，小二号加粗宋体字，标准字间距，单倍行距，段前、后间距均为0，居中对齐。
第二行列示规章制度文件名称，如“××××管理办法”，二号加粗黑体字，标准字间距，单倍行距，段前、后间距均为0，居中对齐。
若文件名称过长，可分行列示。
文件名称后一行加括号列示审核通过日期。
如“（××××年××月××日总经理办公会议审议通过）”，五号加粗楷体字，单倍行距，段前后为0。
年、月、日以汉字标示，“零”写成“○”。
按五号常规宋体字、单倍行距、段前后间距为0的设置空一行。
之后开始正文。
章节号格式：
四号加粗黑体字，居中，行距1.5倍，段前1行，编号（一、二、三、…），制表位0.74cm。
正式条文格式：
首行缩进1.15cm，五号常规宋体字（编号加粗），左对齐，1.5倍行距，段前6磅，编号（一、二、三、…），制表位2.42cm。
正式条文中段落：
首行缩进2字符，五号常规宋体字，左对齐，1.5倍行距，段前后为0。
示例：
第一章
××××
第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
第一十条程序图示
正文中涉及程序时，应尽可能图示。
图示方式如下：
职责
程序
责任人/部门1
责任人/部门2
责任人/部门3
责任人/部门4
申报
审核
执行
图示应在一页上完整表示。
第一十一条附表
需要以表格形式表述的，可以在正文后附录表格，附录内容与正文内容应一致并具有同等制度性约束效力。
第一十二条颜色
文件中图文均为黑色。
第一十三条页码
建议采用Word中的默认值，插入/页码，外侧，小五号TimesNewRomar字。
横排A4及竖排A3表格页码置于左下角。
第四章表述
第一十四条规章制度文件的文字表述使用规范语文体，力求严谨、简洁。
第一十五条规章制度文件的名称建议使用“规定”、“办法”、“规则”、“程序”、“指南”、“指引”等；避免使用“制度”、“决定”、“通知”、“手册”等。
第一十六条规章制度文件的第一章应为“总则”，内容至少包括如下三个部分：
宗旨言明本规章制度制订的目的，期望达到的要求。
建议使用后列方法描述：
“本办法（规则/程序…）旨在规范××（事项），将××（事项）置于可控的范围”。
避免使用口号式语言。
适用言明本规章制度的适用事项和范围，最好能言明不适用的事项和范围，言明参照范围。
建议使用后列方法描述：
“本办法（规则/程序…）适用于××（单位）在××（事项）的全过程，将××（事项）置于可控的范围。
××（单位）可参照办法（规则/程序…）执行。
××（事项）本办法（规则/程序…）不适用”。
术语与释义对本文件中所使用的简称、专用术语进行简要解释，以避免理解歧义。
在第一章“总则”中还可描述本规章制度的制订原则等内容。
第一十七条规章制度文件中必须有专章描述本规章制度执行过程中各责任部门（人）的职责。
可根据部门（人）分条描述，亦可在一条中分段描述。
第一十八条规章制度文件中必须有专章描述本规章制度所涉及事项、部门（人）执行的程序。
程序描述必须令先后顺序、责任、手续清晰，避免不可操作现象出现；同时应考虑程序简化和效率。
第一十九条规章制度文件最后必须列有专章“附则”。
内容至少包括如下两个方面：
解释言明本规章制度的解释由某部门负责。
生效言明本规章制度的生效条件。
例如“本办法（规则/程序…）经××（单位）总经理办公会审议通过后生效”，或“本办法（规则/程序…）总经理签署批准后颁布实施”，或“本办法（规则/程序…）自颁布之日起实施”。
必要时，应言明本规章制度颁布前的有关制度作废。
第二十条有附件时，应在规章制度中列有专章“附录”，并言明附录与本规章制度正文同样有效。
第二十一条有参照文件时，可在规章制度文件中列有专章“参照”，将所涉参照文件的发放单位、发放日期、文件名称和文号列明。
第二十二条有支持文件时，可在规章制度文件中列有专章“支持文件”，将所涉支持文件的文件名称、文号列明。
第二十三条必要时，将需要列明的内容专章描述。
第五章印刷
第二十四条规章制度文件可采用直接打印、复印等方式双面印刷；必要时可单面印刷。
第六章装订
第二十五条规章制度文件一律采用竖式双眼打孔活页装订，封皮采用公司统一印制的硬纸板文件活页夹。
第二十六条装订顺序应按规章制度文件生效日期由前向后排列。
第二十七条装订成册的规章制度文件首页应为《目录》，列示卷内文件的发布日期、文号、文件名称、页数。
目录编制由公司行政与人力资源部统一操作。
《目录》样张见本指引附录1。
第二十八条装订成册的规章制度文件最后第二页应为《更新记录》，列示卷内文件的更新日期、更新文件文号、更新文件名称、更新文件页数、更新装订责任人。
《更新记录》样张见本指引附录2。
第二十九条装订成册的规章制度文件最后一页应为《规章制度文件管理责任表》，列示本卷文件的管理部门、管理责任人、管理责任人交替时间和交接签名。
《规章制度文件管理责任表》样张见本指引附录3。
第七章发放
第三十条规章制度文件经审议通过或批准后的两天内必须发放。
第三十一条批准发放的规章制度文件由公司行政与人力资源部统一印制、打孔，并根据《规章制度文件发放表》发放。
《规章制度文件发放表》应列明文件发放时间、文件名称、文号、收文部门（单位）、收文人（管理责任人），经签署后的《规章制度文件发放表》应与该文件一同归档。
《规章制度文件发放表》样张见本指引附录4。
第三十二条各单位、各单位规章制度文件管理责任人在收到文件后应立即将其装入专用的活页装订夹，并详细填写《目录》；遇有规章制度文件更新、替换，应及时填写《更新记录》。
第八章有效性检查
第三十三条装订成册的规章制度文件应保持充分的有效性。
第三十四条每年1月的第二周、7月的第二周由公司行政与人力资源部对各部门（单位）装订成册的规章制度文件有效性进行检查。
检查记录应向总经理办公会议通报，并存档。
第三十五条检查中发现的问题应及时整改，并对有关责任部门（单位）或责任人作出批评或通报批评处理。
第九章支持文件
第三十六条**局**口控股股份有限公司2002年11月18日：
《关于颁布实施**局**口控股股份有限公司〈规章制度建设管理规定〉的通知》（**控发字[2002]076号）。
第一十章附录
第三十七条本指引列如下附录，并与本指引具同样约束性效力：
附录1：
《目录》样张；
附录2：
《更新记录》样张；
附录3：
《规章制度文件管理责任表》样张；
附录4：
《规章制度文件发放表》样张。
第一十一章附则
第三十八条本指引由公司行政与人力资源部负责解释。
第三十九条本指引经公司总经理办公会议审议通过后颁布实施，并自颁布之日起生效。
第四十条深圳**房地产有限公司2002年6月12日：
《关于下发〈部门工作管理手册管理办法〉的通知》（招房地字[2002]046号）同时废止。
附录1：
《目录》样张
**局**口控股股份有限公司
规章制度汇编目录
部门________________________
序号
文件名称
文号
文件页数
通过/实施
日期
发放日期
发放人
第页
附录2：
《更新记录》样张
**局**口控股股份有限公司
规章制度文件汇编更新记录
部门________________________________
序号
更新文件名称
更新文件
文号
更新文件
页数
更新日期
更新装订
责任人
第页
附录3：
《规章制度文件管理责任表》样张
**局**口控股股份有限公司
规章制度文件汇编管理责任表
部门________________________________
序号
管理责任人
开始管理时间
结束管理时间
接手管理责任人
部门负责人
附录4：
《规章制度文件发放表》样张
**局**口控股股份有限公司
规章制度文件发放表
发放文件名称：
__________________________________________________________________
文号：
______________________文件通过/实施日期：
_____________________________
文件页数：
________页发放部门：
_____________________发放人：
___________
收文部门签收：
序号
单位
管理
责任人
日期
序号
单位
管理
责任人
日期
1
策划设计中心
14
海项目部
2
工程管理中心
15
八项目部
3
营销中心
16
**创业
4
租赁管理部
17
**局物业
5
财务部
18
**供水
6
预算采购部
19
**供电
7
企业管理部
20
8
审计部
21
9
董事会秘书处
22
10
行政与人力资源部
23
11
205项目部
24
12
山项目部
25
13
花园项目部
26
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