XXX公文跟综系统用户操作手册.docx

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XXX公文跟综系统用户操作手册

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公文跟踪系统

用户操作手册

有限公司编制

2011年8月1日

目录

1、系统简介1

1.1环境介绍1

1.2用户权限1

1.3功能简介1

2、系统登录2

3、收文管理2

3.1添加收文2

3.2查询收文4

3.3管理收文4

3.4生成收文登记簿7

4、呈文管理7

4.1添加呈文8

4.2查询呈文9

4.3管理呈文10

5、提示信息13

6、日期设置14

7、系统管理15

1、系统简介

1.1环境介绍

XXXX公众查询系统终端用户使用IE浏览器即可正常使用系统。

环境要求：

浏览器IE6.0以下；

显示分辨率为：

1024*768或更高分辨率。

1.2用户权限

本系统主要有三种用户，不同用户的权限是不一样的：

1、司领导角色：

可按照正在办理、办结、全部公文、本人处理的公文四种类别分别查询公文流转的路径，可及时掌握到重要公文的办理状态和办理情况，为领导决策提供一定的依据。

并对公文做批示。

2、业务处室角色：

文件办理、添加、修改呈文、信息查询、打印登记簿。

3、办公室管理员角色：

收文登记、管理配置、文件办理、信息查询、办理情况统计、打印登记簿、添加、删除自动提示信息、设置日期状态、添加、删除用户。

1.3功能简介

⏹收文管理：

用户维护每次收文登记时的相关信息，比如收文日期、收文号、来文机关、事由等。

⏹管理配置：

公文经办公室登记后，需要在人事司内部各相关处室及相关司局流转，每次公文的流转需经办公室统一分配，系统需要记载流转的每个节点信息。

节点信息的组成要素为流转时间与负责处室（负责人）。

⏹文件办理：

通过文件办理办公室可及时了解到正在办理、办结、全部公文的流转情况，对于需要及时催办的公文，可再次输入催办信息，提醒相关业务处室及时办理。

⏹信息查询：

用户利用组合条件，可方便查询正在办理、办结、全部公文的流转情况。

⏹打印登记簿：

通过系统提供的快捷查询条件进行筛选，选择文件后打印的处室小登记簿。

⏹办理情况统计：

所有收文办理情况统计功能。

可以按照责任处室、办理情况（办结、在办）,超时限类别（系统超时提醒、办公室超时提醒）等不同条件，以文件的紧急程度、收文时间项目排序显示，查询结果可以导出到EXCEL文件。

⏹自动提醒：

提示用户需要处理的公文及到期公文。

⏹假期设置：

提供人性化界面允许用户手动设置法定节假日。

缺省将周六、周日设置为假期，春节、国庆、清明、端午等法定节假日需要手动设置。

⏹权限设置：

系统提供相应的功能模块，对司领导角色、办公室角色、业务处室三种不同的角色分配权限，并添加用户。

2、系统登录

打开“XXXX人事在线系统”网站（http:

//172.1.2.22）,点击下方的[XXXX公文跟踪系统]图标，进入本系统。

（如图2-1）

图2-1登录界面

3、收文管理

功能描述：

1、维护每次收文登记时的相关信息，比如收文日期、收文号、来文机关、事由等。

2、可以查询相关收文信息，比如可以看所有收文，也可以按收文的开始结束时间、收文号、来文机关来查询收文相关信息。

3、可以修改已经登记的收文、办理需要本人及时办理的收文、催办将要到期的收文、为收文回复呈文。

4、生成并打印收文登记簿。

3.1添加收文

功能描述：

用于登记收文相关信息，比如收文日期、收文号、来文机关、事由等。

操作步骤：

登录网站，点击【收文管理】右上方的【添加】按钮。

（如图3-1）

弹出维护收文信息界面。

（如图3-2）

图3-1收文管理界面

图3-2添加收文信息界面

填写“事由”、“来文字号”等内容，点击【提交】按钮，完成收文登记。

或点击【关闭】取消操作。

3.2查询收文

功能描述：

可以查询相关收文信息，比如可以看所有收文，也可以按收文的开始结束时间、收文号、来文机关来查询收文相应信息。

操作步骤：

登录网站，点击【收文管理】，在上方的开始日期、结束日期、收文号、来文机关后面的输入框内输入想查看的收文相关信息，然后点击【查询】按钮即可查询相关收文。

（如图3-3）

图3-3查询收文信息界面

3.3管理收文

功能描述：

可以修改已经登记的收文、办理需要本人及时办理的收文、催办将要到期的收文、把收文做成呈文。

操作步骤：

登录网站，点击【收文管理】，在右侧选择相关操作。

（如图3-4）

图3-4管理收文界面

●如何修改收文

在窗口收文列表中，点击需要修改的收文后面的【修改】便会弹出收文编辑窗口。

修改收文信息后，后点击【提交】按钮即可完成收文的修改。

或点击【关闭】取消操作。

（如图3-5）

图3-5修改收文界面

●如何办理收文

在窗口收文列表中，点击需要办理的收文后面的【办理】便会弹出办理收文窗口。

选择收文信息后，后点击【提交】按钮即可完成收文的办理。

或点击【关闭】取消操作。

（如图3-6）

图3-6办理收文界面

●如何催办收文

在窗口收文列表中，点击需要催办的收文后面的【催办】便会弹出催办窗口。

选择催办状态，输入催办信息后点击【提交】按钮即可催责任人办理收文。

或点击【关闭】取消操作。

（如图3-7）

图3-7催办收文界面

●如何回复收文

在窗口收文列表中，点击需要回复的收文后面的【呈文】便会弹出添加呈文窗口。

编辑呈文信息后，点击【提交】按钮即可回复需要回复的收文。

或点击【关闭】取消操作。

（如图3-8）

图3-8回复收文界面

3.4生成收文登记簿

功能描述：

用于自动生成收文登记簿，并能够打印。

操作步骤：

登录网站，点击【收文管理】。

在下方“收文号”文本框中输入登记簿要显示的第一个收文的收文号，然后点击【收文登记簿】按钮。

（如图3-1）

弹出生成的收文登记簿界面。

（如图3-9）

图3-9收文登记簿界面

可以通过上面的打印设置等按钮，打印收文登记簿。

4、呈文管理

功能描述：

1、维护每次呈文登记时的相关信息，比如呈文日期、呈文号、公文类别、事由等。

2、可以查询相关呈文信息，比如可以看所有呈文，也可以按呈文的开始结束时间、呈文号来查询呈文相关信息。

3、可以修改已经登记的呈文、办理需要本人及时办理的呈文、催办将要到期的呈文。

4.1添加呈文

功能描述：

用于登记呈文相关信息，比如呈文日期、呈文号、公文类别、事由等。

操作步骤：

登录网站，点击【呈文管理】右上方的【添加】按钮。

（如图4-1）

弹出维护收文信息界面。

（如图4-2）

图4-1呈文管理界面

图4-2添加呈文信息界面

填写“事由”、“呈文日期”等内容，点击【提交】按钮，完成呈文登记。

或点击【关闭】取消操作。

4.2查询呈文

功能描述：

可以查询相关呈文信息，比如可以看所有呈文，也可以按呈文的开始结束时间、呈文号来查询呈文相应信息。

操作步骤：

登录网站，点击【呈文管理】，在上方的开始日期、结束日期、呈文号后面的输入框内输入想查看的呈文相关信息，然后点击【查询】按钮即可查询相关呈文。

（如图4-3）

图4-3查询呈文信息界面

4.3管理呈文

功能描述：

可以修改已经登记的呈文、办理需要本人及时办理的呈文、催办将要到期的呈文。

操作步骤：

登录网站，点击【呈文管理】，在右侧选择相关操作。

（如图4-4）

图4-4管理呈文界面

●如何修改呈文

在窗口呈文列表中，点击需要修改的呈文后面的【修改】便会弹出呈文编辑窗口。

修改呈文信息后，后点击【提交】按钮即可完成呈文的修改。

或点击【关闭】取消操作。

（如图4-5）

图4-5修改呈文界面

●如何办理呈文

在窗口收文列表中，点击需要办理的呈文后面的【办理】便会弹出办理呈文窗口。

选择呈文信息后，后点击【提交】按钮即可完成呈文的办理。

或点击【关闭】取消操作。

（如图4-6）

图4-6办理呈文界面

●如何催办呈文

在窗口呈文列表中，点击需要催办的呈文后面的【催办】便会弹出催办窗口。

选择催办状态，输入催办信息后点击【提交】按钮即可催责任人办理呈文。

或点击【关闭】取消操作。

（如图4-7）

图4-7催办呈文界面

5、提示信息

功能描述：

设置对尚未处理的将要到期的公文的自动提醒信息。

提醒的内容将会在设置的记录中随机抽取。

操作步骤：

登录网站，点击【提示信息】。

（如图5-1）届时将会在窗口右下角及时提醒责任处室的责任人将要到期的公文。

（如图5-2）

图5-1提示信息界面

图5-2公文提醒窗口

●如何添加提示信息

在提示信息窗口下方“提醒”后面的输入框内，输入要提示的信息，点击【添加】按钮保存信息完成操作。

（如图5-1）

●如何及时办理提示公文

在提醒小窗口中，点击【点击查看】即可显示需及时处理的公文。

点击公文后面的【办理】即可及时办理提醒的公文。

（如图5-3）

图5-3处理提醒公文界面

6、日期设置

功能描述：

提供了人性化界面允许用户手动设置法定节假日。

缺省将周六、周日设置为假期，春节、国庆、清明、端午等法定节假日需要手动设置。

操作步骤：

登录网站，点击【日期设置】。

即可显示当月的日期设置情况，节假日会以红色显示（如图6-1）。

点击日期前的【设置】弹出日期设置窗口。

编辑日期状态后点击【提交】按钮完成日期设置。

或点击【关闭】取消操作。

（如图6-2）

图6-1提示信息界面

图6-2日期设置窗口

7、系统管理

功能描述：

管理员可以登录此功能模块，分配不同的角色、对司领导角色、办公室角色、业务处室三种不同的角色分配权限，并添加用户。

备注：

（1）如果输入完成用户ID和密码后，系统无反应，请参见下面的步骤添加可信任站点。

第一步：

在IE浏览器中，单击菜单[工具]下的[Internet选项]。

（见图1）

图1Internet菜单

第二步：

在Internet选项窗口中，单击[安全]属性卡下的[可信任站点]。

（见图2）

图2Internet选项

第三步：

单击按钮『站点』，将站点http:

//renshibu/sbjjh输入“将该网站添加到区域中”，单击按钮『添加』。

（见图3）

图3添加可信任站点

（2）如果登录系统后，出现下图提示（见图4），请参照以下步骤解决：

图4系统提示

第一步：

在IE浏览器中，单击菜单[工具]下的[Internet选项]。

（见图1）

第二步：

在Internet选项窗口中，单击[隐私]属性卡，将

的勾选去掉。

（见图5）

图5阻止弹出窗口