销售部考勤和差旅费用操作管理办法59.docx

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销售部考勤和差旅费用操作管理办法59

一、管理部门:

营销中心办公室：

负责监督销售人员的出勤，销售人员的去向及时向销售部经理反映，按有关考勤的管理办法进行统计和处理。

销售部；负责确定和跟进销售人员的去向

总经室，负责考勤管理办法的确定，监督营销中心办公室有关销售人员考勤的管理工作。

二、日常考勤

规定细则：

Ａ、大区总监考勤

（1）每周一至周六8：

00~17：

30为公司正常上班时间（除节假日外），如没有出差则按正常时间打卡，禁止任何人代打卡行为。

（2）当有客户到访，需大区总监陪同时，大区总监应先到销售部助理处将到访客户的资料进行登记（客户到访资料登记后与营销中心办公室主任共享，以备随时抽查），所有大区总监外出必须出示上级领导签批的放行条，方可离开公司；

（3）大区总监在公司正常上班期间，凡离开办公室超过1小时，并没有知会大区助理其去向的，销售助理应马上进行手机定位抽查，发现异常情况立即上报；

（4）大区总监出差时，销售部助理根据手机定位按周进行上报，每天至少抽查一次。

Ｂ、业务人员考勤

（1）每周一至周六8：

00~17：

30分为公司正常上班时间（除节假日外），在此期间，业务员在所负责的区域工作，每周向大区总监助理用当地固定电话报到三次以上；

（2）驻外所有业务人员在正常上班时间手机必须保持开通。

为了更好地了业务员的出勤情况，部门每周至少对驻外业务员不定期随机抽查三次，大区助理抽查考勤时间不定期；对个别人员可以一周多次，具体可由大区总监通知大区总监助理执行。

大区总监助理一般通过发信息或打电话的形式对业务员进行抽查，收到抽查信息或电话的业务员必须在半小时内用当地座机回复（来电必须有显示当地区号）或彩信回复（拍摄相片和附近照片回来）。

针对彩信回复的区域人员，销售助理必须连续对该部分人员抽查考勤3天；除抽查外，业务人员日常也应该自觉向大区总监助理进行报到。

销售助理对每次考勤抽查情况进行总结，并走流程汇报至各大区总监，大区总监根据考勤抽查情况对存在问题的人员进行跟进了解及提出处理意见，相关处理意见必须严格按照公司考勤制度管理执行；

（3）驻外人员如要离开自己负责的区域，必须先向直接上级请示并通知大区总监助理，再走OA流程请假，批准后方可离开所负责的区域。

假后返回区域时，应第一时间用当地固定电话向直接上司及大区总监助理报到，才可算正常出勤。

（4）驻外人员需回公司的，必须先向直接上司请示，批准后才可返回，但每月逗留时间不超过七天（特殊情况需经上级批准）。

回到公司上班的，由营销中心派发考勤卡，按公司上班时间考勤在考勤机上进行考勤打卡登记，每月由考勤统计员导出考勤记录，并提交销售助理处进行出勤天数统计，相关迟到早退等情况按公司考勤制度处理；区域人员往返前后应用固定电话向大区总监助理报到，说明准备回公司时间以及到达办事处时间。

违规处理办法：

（1）抽查发现大区总监无理由未在公司正常上班或陪同客户信息虚假者，罚款100元/次。

大区总监或内务人员如有代打卡行为，一经查实，则对双方各处罚100元/次处理。

（2）月度内连续出现三次长达两小时以上的停机、关机或不接听的，取消当月通讯费补贴处理；整天出现停机、关机或不接听的，当旷工处理；一月内连续三天或一年内累计十日以上旷工的，公司可单方解除劳动合同并无需支付经济补偿金。

（3）抽查考勤没有按时回复且没有正当理由的，罚款30元/次；一周内连续两次没有回复考勤者，大区助理单独出处罚通报；每周报到未达两次的，则按其个人标准扣除当月拓展费1天/次；当月抽查累计出现两次（含）以上不回复的，罚款100元并单独通报；以上行为视情节严重性作辞退处理。

（4）未请假就离开所负责区域者，当旷工处理；超出三天未返回区域，当自离处理。

（5）如发现驻外人员回来又不到公司签到者，当旷工处理，且不给报销该期间所产生的费用；每月在公司逗留超出七天而又未经上级批准者，必须按正规流程办理请假手续，按请假处理，否则当旷工处理，不给报销该期间所产品的费用。

三、出差考勤管理操作

为进一步提高销售人员出差有效性，合理利用时间提高出差成效，特对销售人员出差予以规范：

（一）以周计划表、周总结表（代替原月度总结表、周总结表、出差申请、出差总结）形式体现；

Ø周计划表、周总结表：

反映每周工作的计划和实际完成情况、费用计划和支出情况，反映市场信息等。

每周一前提交上周的工作总结和本周的工作计划。

Ø提交报表的时间：

每周一前提交上周的工作总结和本周的工作计划。

（二）、周报表规范流程

（1）周计划表：

A、区域主任填表——区域经理审核——大区总监审核——大区总监助理登记——区域主任接收（待总结继续填写）。

B、区域经理填表——大区总监审核——大区总监助理登记——区域经理接收（待总结继续填写）。

C、事业部区域经理/渠道开发部大区经理——事业部总经理意见/渠道开发部总监——事业部助理/渠道开发部助理登记——发起人接收（待总结继续填写）

（2）周总结表：

A、接上表：

区域主任填表——区域经理审核——大区总监审核——大区总监助理登记——财务助理（抄送：

区域主任）结束流程

B、接上表：

区域经理填表——大区总监审核——大区总监助理登记——区域经理填写————财务助理（抄送：

区域经理、销售总监助理）结束流程

C、接上表：

事业部区域经理/渠道开发部大区经理——事业部总经理意见/渠道开发部总监——事业部助理/渠道开发部助理登记——发起人接收（待总结继续填写）

（3）报表汇总：

每周周三前将以上各项管理情况进行收集，按类别进行统计分析，给出处理意见后提交给销售助理进行汇总，再通过大区总监、销售总监及总经室副主任审批后在OA通报，每周一次。

（4）为激励全体销售人员的工作热情和积极性，针对以上规定项进行每周与每月考核评比，对表现突出的人员奖励30-100元/月。

对管理不到位，不尽职责的区域经理及大区总监，罚款50-100元/月。

（上述流程开通销售部助理的查看权限，便于进行监控管理；）

（三）、出差注意事项

1、所有销售人员出差必须提前在《周计划表》中体现，所有出差计划只有经大区总监同意后才能执行；；

2、所有销售人员在填写《周计划表》时，必须清楚写上出差地点、拜访客户、工作内容、出差费用计划；在《周总结表》上必须对应出差工作内容完成进度汇报，同时还须备注上费用使用情况；

3、所有销售人员在一个地点（以地级市为单位）出差时间须控制在3-5天内，特殊情况要提前向大区总监请示特殊处理；

（四）、出差监控规范

1、大区总监助理监控所有销售人员有没有按照公司规定及时递交《周计划表》和《周总结表》，针对拖延提交或未提交者及时向上汇报；

2、销售助理及营销中心办公室主任负责监控总监级以上人员按照公司规定及时提交《出差计划表》及《出差总结表》；

2、大区总监是监控销售人员《周计划表》和《周总结表》填写是否明确、合理的第一责任人，大区总监助理、销售部助理是第二责任人，遇到填写内容不明确、不合理的现象，直接在报销单上扣除不明确的费用；

3、销售人员出差过程中，大区总监助理按照《周计划表》中填写的时间和地点进行考勤抽查（打给业务人员或客户），看他们是否按照计划执行；之后根据《周总结表》填写的内容进行再次复核，看是否与抽查时的内容一致，针对内容不一致者及时向上汇报；

4、大区总监助理、销售部助理每周针对《周计划表》和《周总结表》递交是否及时、内容填写是否明确和合理、出差考勤抽查是否按计划执行等，对表现不好的进行通报批评或罚款处理，对屡教不改者给予调岗或辞退处理；

5、营销中心办公室或总经室每月将从销售部出差人员中抽取20%进行查实、监督，对未按照公司制度执行者，对销售人员本人和内务管理人员都要进行重罚；

6、“销售人员出差规范管理”项目将纳入到大区总监助理和销售部助理的考核中，进行重点跟进。

（五）、报销管理规范

1、报销流程：

SOK大区总监：

大区总监填写——大区总监助理审核——销售部助理审核——销售总监审核——财务助理审核；

MK大区总监：

大区总监填写——大区总监助理审核——销售部助理审核——财务助理审核；

SOK区域人员：

区域人员填写——大区总监助理审核——大区总监审核——销售总监审核——财务部助理审批（标准内）——总经理审批（标准外）；

曼科区域人员：

区域人员填写——大区总监助理审核——大区总监审核——财务部助理审批（标准内）——总经理审批（标准外）；

2、可报销的，实行大区标准范围内“实报实销”原则，但必须具备以下条件：

A、按规定时间递交《周计划表》和《周总结表》；

B、经抽查出差过程中严格按照计划来执行的，特殊情况必须附有经同意的特殊说明；

C、完成出差计划中的任务目标；

D、出差过程中每个（以地级市为单位）出差时间控制在3-5天内的；特殊情况必须附有经大区总监同意的特殊说明；

（备注：

如区域人员的出差全部按照上述条件来执行的，当月实际产生的超出报销标准的费用都可以进行“实报实销”）

3、以下情况不给予报销出差费用：

A、未及时递交《周计划表》和《周总结表》的，后补申请一概不接受；

B、未按《周计划表》来执行的，特殊情况也未提前作特殊申请说明的；

C、未完成出差计划中的工作目标的；

D、出差过程中每个地点（以地级市为单位）时间超过3-5天的，特殊情况也未提前作特殊申请说明的。

特殊说明：

如遇大区总监出差情况下，可由直接上一级领导审批。

重点说明：

1、出差定义：

所有销售人员离开公司去所负责的区域开拓业务都属于出差（包括销售总监、大区总监离开公司出差超出半天以上，区域人员只有在离开办事处所在地），都必须在周报表上详细汇报工作内容，周工作报表填写内容进行跟进、检查、监督，作为每月考勤和考核的重要依据；

2、业务人员用周计划表、周总结表来汇报工作内容和进度处理，经上级领导批示同意且检查后为合理有效的出差产生的费用，大区总监级以上人员出差要求提前1天以上写出差计划表，出差完毕后在2天内填写出差总结表，经上级/总经理审批后，方可进行费用报销；报销按照《2014年出差报销标准》执行即可；

3、有私家车的销售人员，报销按照《2014年私家车报销标准》执行即可；

4、大区费用使用标准是以领导审批后的该大区《月费用计划》为使用标准。

5、新进人员和交接人员的费用列入大区费用范围内。

（六）、报销标准详见销售部报销制度文件

（七）、报销激励制度

其他规定：

1、拓展费用计划：

使用月的前一个月20日之前，由区域人员做好使用月拓展费的计划，走流程至大区总监助理处进行收集，由大区总监助理统一交至销售助理处进行流程审批。

2、拓展费的报销：

按照“报销标准”执行，控制在已审批的“本月费用计划”额度内进行实报实销。

3、报销流程：

业务员寄回上月报销票据（每月10号前）——大区总监助理整理、销售助理审核（18号前）——大区总监审核（18号前）——财务助理审批（25号前）/总经理审批（标准外）——财务发放（30号前）

4、票据报销管理规范：

（1）10号前公司需收到报销票据，逾期未收到，报销票据放到次月报销，并给予通报处罚20元/天（详细情况在内务通报处体现）；

（2）如发现票据凌乱无序或不够整洁，给予处罚50元/次。

（3）所有费用报销，如有虚报现象，一经查实，则按虚报金额的2倍倒扣，严重者予以辞退处理。

（4）凡是不按规定开具发票回来的一律不予报销。

（5）住宿票据上应填上旅馆的电话号码，以便抽查之用，否则不给予报销。

（6）个别业务员有私家车的（包括：

汽车或摩托车），申请用油费代替市内交通费的，个人需要提供拥有的车辆证明（行车证复印件）、驾驶证明（驾驶证复印件）等有效证明到营销中心办公室备案，经总经理同意的人员，可以限额报销部分油费，但不能再有市内交通费用的报销，同时公司建议业务员长途路线乘坐公共交通工具，驾驶私人交通工具的，个人要负责交通安全的全部责任。

（7）每月的费用要求在次月内报销，超过2个月不足6个月的，报销60%费用，超过6个月以上的，按30%报销，超过12个月的费用，不给予报销。

报销标准详细参照《2014年业务员报销标准》

（8）区域人员必须按照填写规范格式（在下面的附表处）进行填写报销，否则报销将留至下月才报销，并将报销寄回本人进行修改，公司不给予邮费报销，由区域人员负责，大区助理将不帮区域人员整理报销，希望各区域人员重视。

（9）对于没有按照公司制度标准所产生的费用，公司有权不报销。

附表：

.................i’]i

××

办事处

××年×月×日

序号

摘要

金额

备注

出差车费

××

市内公交补助

××

　餐费补助

××

大写：

×拾×万×佰×拾×元×角×分

小写：

×元

付总：

财务监督：

报销人：

×××

后附1表：

交通费用明细附表

部门：

MK销售部

办事处（区域）

××

姓名

×××

序号

月

日

时间

交通工具

起止地点

金额

备注

10:

汽车

××至××

××

流水号:

××

11:

汽车

××至××

流水号:

××,坐代理商车

12:

汽车

××至××

××

流水号:

××

13:

汽车

××至××

××

流水号:

××

14:

汽车

××至××

××

流水号:

××

合计:

××元

后附票据：

1.车费为当月1日至月底所有车票,按顺序排列.要按填写的顺序叠放，手撕票要写上时间和起止地点，区域经理手撕票要控制在20%内，区域主任手撕票要控制在40%内，且不能连号。

2.坐代理商车未产生费用也需注明交通明细。

3.在备注栏填写出差总结流水号.

4.房租需正规收据或发票（没有至少要印手印）；

5.餐补助:

按出差天数给予补助，每月最多不超过26天。

（具体核算时间以票据为准）

第二例（住宿费—收据）

报销清单

××

办事处

×年X月X日

序号

摘要

金额

备注

出差住宿费（收据）

××

×天*×元/天

房租费

××

大写：

×拾×万×佰×拾×元×角×分

小写

××元

付总：

财务监督：

报销人：

×××

后附2表：

住宿费用明细附表

部门：

MK销售部

办事处（区域）

××

姓名

××

序号

月

日

时间

交通工具

起止地点

金额

备注

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

合计:

××

总天数

后附票据：

当月1日至31日出差住宿收据/发票,按顺序排列.票据上必须（清淅）有：

旅店盖章、电话号码。

不能出现连票号，或是出现后面出差的收据票号比之前的票号还小的，或是前后出差间隔N天，票号却只相差十几号的！

（注:

收据与发票分开两份填写）

第三例（住宿费—发票）

报销清单

××

办事处

××年×月×日

序号

摘要

金额

备注

出差住宿费（发票）

××

×天*×元/天

大写：

×拾×万×佰×拾×元×角×分

小写

××元

付总：

财务监督：

报销人：

×××

后附2表：

住宿费用明细附表

部门：

MK销售部

办事处（区域）

××

姓名

××

序号

月

日

时间

交通工具

起止地点

金额

备注

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

××至××

住宿地方

××

××天数

合计:

××

总天数

后附票据：

当月1日至31日出差住宿收据/发票,按顺序排列.票据上必须（清淅）有：

旅店盖章、电话号码。

不能出现连票号，或是出现后面出差的收据票号比之前的票号还小的，或是前后出差间隔N天，票号却只相差十几号的！

（注:

收据与发票分开两份填写）

第四例（电话费）

报销清单

××

办事处

××年×月×日

序号

摘要

金额

备注

×月电话费

××

大写：

×拾×万×佰×拾×元×角×分

小写：

×元

付总：

财务监督：

报销人：

×××

后附票据：

电话费需营业厅打印的正规发票（要有明细，如：

通信费：

X元，月基本费用X元等）,不能用收据代.

第四例（其它费用-收据或发票）

报销清单

××

办事处

××年×月×日

序号

摘要

金额

备注

快递费

××

备注为何产生此费用或明细

复印费

××

备注为何产生此费用或明细

打印费

××

备注为何产生此费用或明细

大写：

×拾×万×佰×拾×元×角×分

小写

××元

付总：

财务监督：

报销人：

×××

后附票据：

收据与发票分两张填写.

月周周工作计划

区域：

职称：

姓名：

一、个人工作计划：

日期

出差地点

拜访客户

工作内容

住宿费

交通费

其它费用

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

二、上级交办任务：

序号

工作项目

完成标准

三、费用预算：

拓展费

预计总费用：

广告费

预计费用：

实物：

终端：

投放明细：

月周周工作总结

区域：

姓名：

一、个人工作计划完成情况：

日期

出差地点

拜访客户

工作总结

住宿费

交通费

其它费用

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

二、上级交办任务完成情况：

序号

工作项目

完成情况

三、费用使用情况：

拓展费

实际费用：

广告费

实际费用：

实物：

终端：

投放效果：

市场信息反馈

上级意见

特此通知

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