两化融合文件控制程序.docx

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两化融合文件控制程序

1.范围

本控制程序规定了xxxxxxxx集团有限公司（以下简称“公司”）两化融合管理体系文件工作中，各部门的职责以及主要工作流程。

2.规范性引用文件

下列文件对于本控制程序的应用是必不可少的。

凡是注明日期的引用文件，仅注明日期的版本适用于本控制程序。

凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本控制程序。

3.术语和定义

下列术语和定义适用于本控制程序。

文件:

指信息及其承载的媒体，如：

过程记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。

媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体，图片或标准样品，或它们的组合等的展现方式。

4.职责

4.1.两化融合联合工作组

——统一指导和协调文件管理工作，对重要文件进行审查。

4.2.企管部

——负责文件控制的归口管理部门；

——负责建立并保持两化融合管理体系文件清单；

——负责管理体系文件的档案管理；

——负责建立公司规章制度体系并保持公司规章制度清单。

ff——负责外来标准的收集、发放，负责管理类体系文件的归口审核、抽查监督。

4.3.公司各部门

——负责本部门职能范围内文件的编制、送审、监督检查执行。

5.管理活动的内容与方法

5.1.总体要求

5.1.1目的

文件控制是对两化融合管理体系文件制定、标识、修订、审批、发布、存储、查询、重用、归档、作废等整个生命周期的控制管理。

通过建立文件控制程序，保证两化融合管理体系文件的可用性、有效性和安全性。

5.1.2相关要求

（1）文件在发布前均应经过批准，以确保文件的充分性和适宜性。

（2）必要时对文件进行评审和更新，并重新批准。

（3）确保文件的名称、版本、编号、受控性质、和最新修改状态等得到有效的标识。

（4）确保在各工作场所，能从内网查阅或获得纸质的适用文件的有关版本。

（5）确保文件保持完好、清晰，易于识别。

（6）确保两化融合管理体系的策划、运行所需的外来文件得到识别，并对其发放予以控制。

（7）作废文件均应撤出使用场所和现行有效文件数据库，如因其他目的而保留，应对其进行适当标识，防止误用。

5.2.业务描述

5.2.1文件的分类

5.2.1.1按文件内容分类

（1）一层文件：

管理手册（包括方针和目标）；

（2）二层文件：

程序文件；

（3）三层文件：

作业文件（包括：

外来文件、管理类文件）；

（4）记录。

5.2.1.2按文件形式分类

（1）书面形式文件；

（2）电子形式文件：

电子文件管理包括电子文档的管理、电子形式传输文件的管理等。

电子文件发布和管理的有效途径为公司“协同办公系统”。

5.2.2文档的编制

两化融合联合工作组牵头，建立完整的管理体系文件，对其及时更新和维护，支撑公司两化融合管理体系有效运转，并指导各项管理活动。

由企管部明确体系文件的层级结构，清晰说明各管理要求的逻辑关系，并与标准制度及其他管理体系保持一致。

企管部组织起草管理手册、管理目标等体系文件（见附录B），上报两化融合联合工作组批准。

程序文件、管理标准和工作标准的编制、审查和批准参考《技术标准管理办法》和《文件编号管理规定》等规定执行。

公司的两化融合管理规章制度的编制、审查和批准按《规章制度管理办法》相关规定执行。

5.2.3文档发布

各部门对本部门接收的和管理的文件“受控文件清单”，企管对适用的外来标准形成“外来文件清单”。

经批准的文件由主管部门进行发放，确定文件发放范围、发放份数等内容后发放，发放的受控文件需在文件上标识“受控”章。

文件的发放应确保在文件的使用处可以获得适用文件的有关版本。

发放书面文件的形成“文件发放/回收记录”。

5.2.4文档更改

文件的更改形式包括换页、换版、补充规定等。

较小的改动以换页的方式进行，同一文件需多张换页或流程调整等内容重大修订时，可予以换版或用补充规定的形式。

文件实施后如各部门发现文件内容有需要完善的，反馈给文件编制部门。

文件编制部门调研后确定更改内容，填写“文件更改申请单”，说明更改原因、更改方式、更改内容等，由规定审批人批准后进行更改。

文件的每次更改在更改页进行状态标识，使文件的更改和现行修订状态得到识别。

更改的文件经重新批准后发放，同时将作废文件从使用场所收回，或在适用时通知各部门自行废弃作废文件，确保在使用处的文件都是适用的最新有关版本，避免作废文件的误用。

企管每年或需要时组织对现行文件的适用性、科学性、合理性进行评审，对需要进行调整的按本文规定进行。

5.2.5文档的作废

新版文件实施后，旧版文件废止，回收的旧版文件如需销毁，形成“文件销毁审批单”，经部门负责人批准后可进行销毁。

对出于正当理由或有参考价值需保留的作废文件，加盖“作废保留”字样予以标识，防止文件的误用。

5.2.6外部文档控制

由企管收集适用于公司产品的外来标准文件，发放到信息中心等部门制定公司内部标准。

对已收集的外来文件要进行实时检索，掌握其变化情况。

对过期或更新的，及时进行处置，确保在用外来文件的有效性。

公司各相关部门、各单位根据业务要求对外部供应商提供的供方文件进行识别。

5.2.7电子文件的管理

公司目前同时存在书面文件和电子文件的管理，书面文件按以上规定执行。

电子文件参照以上条款管理，其中电子文件通过OA“体系文件发布流程”发放；更改时采用重新发布的形式；存储状态下的电子文件不允许私自复制、打印、修改、删除、转发，必要时可给予设定使用权限，如设定密码、使用PDF格式、禁止下载等。

其他具体管理通过系统实现。

5.3.检查与考核

对本控制程序规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表所示。

表考核内容

序号

考核项目

考核标准

考核对象

考核部门

1

归档文件完成情况

归档文件完成率100%

各部门

企管部

6.相关文件

表相关文件

序号

制度标准名称

标准编号（制度标号或发文号）

1

文件编号管理规定

HL/GX/C/01-2014

2

规章制度管理办法

3

外来产品标准管理规定

7.记录

下表给出了执行本控制程序的记录文件。

表记录文件

序号

编号

名称

填写部门

保存地点

保存期限

1

两化融合体系文件目录

各部门

企管部

3年

2

两化融合体系文件审批表

各部门

企管部

3年

3

两化融合管理文件作废/销毁审批单

各部门

企管部

3年

附　录　A

xxxxxxxx两化融合管理体系文件目录

管理要求

管理子要求

程序文件

范围

规范性引用文件

术语与定义

两化融合管理体系

总要求

文件要求

两化融合文件控制程序

两化融合记录控制程序

管理职责

最高管理者

两化融合管理手册

管理者代表

关注焦点

两化融合的方针

两化融合的目标

两化融合管理体系策划

两化融合体系策划控制程序

职责与协调沟通

基础保障

总则

资金投入

两化融合资金保障管理程序

人才保障

两化融合人才保障管理程序

设备设施

两化融合设备设施管理程序

信息资源

两化融合信息资源管理程序

信息安全

两化融合信息安全管理程序

实施过程

总则

策划

两化融合实施策划控制程序

业务流程与组织结构优化

两化融合业务流程和组织结构优化管理程序

技术实现

两化融合实施过程技术实现管理程序

匹配与规范

两化融合匹配与规范管理程序

运行维护

两化融合实施过程运行维护管理程序

数据开发利用

两化融合数据开发利用管理程序

动态调整

两化融合动态调整管理程序

评测与改进

总则

评估与诊断

两化融合评估与诊断管理程序

监视与测量

两化融合监视与测量管理程序

内部审核

两化融合内部审核控制程序

考核

两化融合考核管理程序

管理评审

两化融合管理评审控制程序

改进

两化融合不符合、纠正与预防措施控制程序

附　录　B

xxxxxxxx两化融合体系文件审批表

体系文件更改审批表

序号：

文件名称

文件编号

申请人

更改理由：

客户需求□法律法规要求□外部审核提出□管理评审提出□完善体系文件□

修改前内容

修改后内容

审核意见：

审核人：

日期：

批准意见：

批准人：

日期：

附　录　C

两化融合管理文件作废/销毁审批单

编号：

下列文件/记录申请作废销毁

序号

文件名称

文件编号

申请销毁原因

申请部室/单位：

申请人：

日期：

审查意见

部门负责人：

日期：

批准意见

主管领导：

日期：

实施结果

监督人：

实施人：

日期：