word论文排版基础教程.docx

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word论文排版基础教程

论文排版教程

作者：

瓶子

本人在学习word的过程中，发现很多人对论文的排版很是头疼，于是我就收集和总结了一些在论文的排版中常用到的技巧，供大家参考，欢迎大家的批评与指正。

声明：

1、本教程基于word2003编写。

2、本教程中涉及的具体案例不够丰富，大家可以举一反三的应用。

3、若有其他不懂之处，可以联系本人，联系方式：

QQ244179517。

4、由于本人水平有限，不妥之处在所难免，请大家原谅。

5、本教程欢迎转载于复制，但请保留作者信息，谢谢。

写在前面：

1、在开始写论文时就应该先熟读论文的格式要求，在写论文的过程中就将格式调整好，这无疑是最好的选择，很多的东西留到论文完成了再来修改会比较麻烦。

2、如果你的论文格式已经被弄的乱七八糟，不知从何开始按照格式要求下手进行排版的话，我个人认为最好的方式就是将整篇论文的格式全部去除（ctrl+A全选，ctrl+shift+N清除格式，建议先备份），再按照我下面所说的这些技巧进行论文的格式化。

3、在开始排版你的论文之前，应该要知道格式和样式的关系。

简单的说吧，样式就是众多格式的一个合集。

Word2003为我们预置了很多样式，这些样式是不可以删除的，但是可以被修改，当然也可以新建你自己想要的样式，但我个人认为，Word2003提供的样式已经能够基本满足我们的需求，我们要做的只是将预置的样式中那些不符合我们要求的格式修改为我们所需的格式即可。

而且使用预置的样式进行排版，对日后批量的修改格式也非常有帮助。

本文中所采用的格式要求：

1、目录格式要求

（1）章的标题的字号：

小四黑体；

（2）节的标题的字号：

五号黑体；

（3）目的标题的字号：

小五宋体。

2、页眉页脚格式要求：

（1）每页须加“页眉”和“页码”。

（2）页眉为各章的大标题。

3、正文排版的要求

（1）字体字号：

五号、宋体；

（2）段落格式：

首行缩进两字符、单倍行距；

（3）图表居中，图表标签位于图表下方，居中。

4、标题格式和排版的要求

（1）章的标题（即标题1）：

三号黑体；

（2）节的标题（即标题2）：

四号黑体；

（3）目及子目以下的标题（即标题3以下）：

小四号宋体。

目录

目录I

图表目录II

第1章样式的设置1

1.1样式的设置方法1

1.2样式的设置说明3

1.2.1“正文”样式说明3

1.2.2大纲等级说明3

1.2.3默认样式说明3

第2章多级符号4

2.1自动生成章节号4

2.2图表或公式标签中带章节号5

2.3关于多级符号的说明6

第3章正文的排版7

3.1标题部分的排版7

3.1.1标题的格式及大纲设置7

3.1.2标题的自动编号7

3.2文字部分的排版7

3.3图表及公式部分的排版8

3.3.1题注8

3.3.2自动插入题注9

3.3.3公式的编辑10

3.3.4标签的交叉引用10

3.3.5在图表和公式的标签中添加章节号11

第4章页眉页脚的设置12

4.1页眉的设置12

4.1.1页眉横线的编辑12

4.1.2从第X页开始添加页眉13

4.2页脚的设置14

4.2.1插入页码14

4.2.2从第X页开始插入页码14

4.3页眉页脚的奇偶不同14

4.4各章节不同的页眉页脚设置14

第5章脚注和尾注的设置15

5.1脚注的插入15

5.2尾注的插入15

5.3参考文献的编号格式设置16

5.4删除尾注分隔符16

5.5关于尾注和脚注的说明18

第6章索引的编制19

6.1标记索引项19

6.2索引的生成19

第7章目录的生成21

7.1插入目录21

7.2修改目录格式21

7.3将“目录”、“附录”、“参考文献”等编入目录21

7.4插入图表目录22

第8章论文的后期修改23

感谢23

尾注示例24

图表目录

图11格式栏1

图12样式和格式任务窗格1

图13“显示”下拉菜单2

图14修改样式对话框2

图21项目符号和编号对话框4

图22自定义多级符号列表对话框5

图23题注编号对话框6

图31字体格式设置对话框7

图32段落格式设置对话框8

图33题注设置对话框9

图34自动插入题注对话框9

图35公式3.010

图36图表的交叉引用对话框11

图41边框和底纹对话框12

图42页面设置按钮13

图43页面设置对话框13

图44页眉页脚-链接到前一个14

图45插入页码14

图51脚注和尾注对话框15

图52脚注和尾注对话框216

图53查找替换对话框16

图54视图-普通17

图55视图-脚注17

图56查看尾注区17

图57尾注下拉菜单17

图58尾注分隔符18

图61标记索引项对话框19

图62索引对话框20

图71目录对话框21

图72大纲工具栏22

图73图表目录对话框22

第1章样式的设置

1.1样式的设置方法

对一篇论文进行排版，应该先熟知论文的排版要求，然后在样式中进行设置。

例如本文中我就先按照格式要求对各级标题样式进行设置。

如图11所示，点击格式工具栏的格式窗格，打开样式和格式的任务窗格，如图12所示。

图11格式栏

图12样式和格式任务窗格

在图12中我们可以看到，样式和格式的任务窗格中默认显示了几个预先设置的样式，从我们的格式要求来看，三个标题已经够用，若有需求的可以点击样式和格式的任务窗格下端的显示下拉菜单中的所有样式，再根据自己的需要选择所需样式即可，如图13所示。

图13“显示”下拉菜单

现在，根据本文的格式要求，修改“标题1”、“标题2”和“标题3”样式中的格式。

点击“标题1”样式右侧的下拉箭头（鼠标移至标题一样式时自动显示），点击修改，打开修改样式对话框。

如图14所示。

图14修改样式对话框

在本文中对标题1的格式要求为“3号黑体”，可直接在修改样式对话框内实现更改，如图14红框内所示。

依次按要求修改好标题2和标题3的样式备用。

这里仅仅就标题样式的修改做了简单的说明，大家要举一反三，根据自身的需求，在样式集中找到自己想要的样式进行修改和使用。

1.2样式的设置说明

1.2.1“正文”样式说明

格式要求中有对正文的格式要求，但是不能随便更改样式集中的“正文”的格式，因为很多样式都是基于“正文”的。

举个例子，对指定的文字或段落执行“清除格式”命令后剩下的那个格式，就是“正文”的格式，大家可以新建一个文档，随便输入一些内容，修改里面的“正文”样式，再执行“清除格式”命令就一目了然了。

1.2.2大纲等级说明

默认的“标题1”样式所含的大纲等级是1级，“标题2”是2级，以此类推，Word总共支持9个大纲等级的设置。

而大纲等级所起到的作用是至关重要的，比如后面要说到的目录的生成就完全依赖于大纲等级的设置，以及后面要说到的“项目符号和编号”中的“多级编号”等。

1.2.3默认样式说明

个人认为修改和设置这些默认自带的样式是很有必要的。

尤其是对于论文的排版，使用默认的，比新建样式要好，这一点的重要性将在后面的目录的生成中做相应的说明。

第2章多级符号

2.1自动生成章节号

若要在标题的前面自动生成章节号，比如“第X章”，“1.1”等，需要对标题进行大纲等级设置，具体的设置请参见样式的设置。

在标题样式设置好后依次点击菜单栏的格式-项目符号和编号打开项目符号和编号对话框，再选择多级符号选项卡，如图21所示。

图21项目符号和编号对话框

可以任选一个多级符号样式进行进一步的设置，在本文中我选择第二个样式进行进一步的设置。

点击多级符号选项卡的自定义，打开自定义多级符号列表对话框，如图22所示。

图22自定义多级符号列表对话框

从对话框继续点击高级后可以看到，我们能对编号的各个属性进行设置，在此我调出几个比较重要的参数进行解释，请大家注意理解。

1、编号格式-级别，这个主要是用于对多个文段级别的编号

2、将级别链接到样式，这里我们是对标题进行编号，因此要将级别链接到标题样式，而这里的标题样式即是我们前面第1章中设置好的标题样式，如果你的标题的设置没有使用Word提供的“标题”系列样式的话，就把级别链接到你自己新建的样式上去，效果是一样的，注意，是样式，不是样式不能链接。

依据你论文中使用的标题样式级别，分别将编号格式级别链接到不同的标题样式。

3、正规形式编号，这个主要是在需要将编号强制设为“1，1.1，1.1.1…”等。

点击确定回到项目符号和编号对话框，继续点击确定即可完成对章节标题的自动编号。

2.2图表或公式标签中带章节号

图表或公式标签即题注的自动生成请参见题注，若要题注中包含章节号的话，章节号必须是用多级符号自动生成的，否则题注中无法包含章节号，依次点击菜单栏的插入-引用-题注打开题注对话框，如图33所示。

在对话框中点击编号打开题注编号对话框，在对话框中勾选包含章节号即可。

图23题注编号对话框

2.3关于多级符号的说明

若章节号是用多级符号自动生成的，在后期论文的修改中将会十分方便。

例如在论文中任意位置插入一章或一节的内容，后面的章节号均会自动的更改，无需手动一个个的去改，那样耗时耗力，还容易出错。

第3章正文的排版

3.1标题部分的排版

3.1.1标题的格式及大纲设置

设置好标题的样式，请参见样式的设置。

将光标移至需要被设置为标题的文段中，点击样式和格式任务窗格中所需要的格式，即可完成标题的格式及大纲的设置。

3.1.2标题的自动编号

请参见多级符号

3.2文字部分的排版

对正文的文字部分的排版比较简单，选中要进行格式设置的内容，点击菜单栏中的格式-字体，打开字体格式设置对话框，如图31所示。

设置好后点击确定（本文中正文字体用的是五号宋体）。

图31字体格式设置对话框

点击菜单栏中的格式-段落，打开段落格式设置对话框，如图32所示。

设置好后点击确定（本文中正文用的行间距是1.5倍）。

图32段落格式设置对话框

说明：

某些论文的段落格式要求为“X磅”，这种就点击段落格式设置对话框中行距的下拉菜单，选择固定值，再在后面的设置值中填入所需的“X磅”即可。

3.3图表及公式部分的排版

3.3.1题注

图片标签采用的是插入题注的方式生成，采用这种方法初期看似麻烦，但是对于论文后期的修改是大有好处的，尤其是对于需有生成图表目录要求的，这一步必不可少。

具体的操作为：

选中插入的图片，依次选择菜单栏的插入-引用-题注，打开题注设置对话框，如图33所示

图33题注设置对话框

在题注设置对话框的标签下拉菜单中选择我们所需的标签，确定即可。

若预设的标签中没有我们所需的标签，可以点击新建标签来输入我们所需的标签，如本文中所用的标签为“图”。

3.3.2自动插入题注

每次插入图表时都要插入一次题注很麻烦，因此我们不妨选择自动插入题注，在自动插入题注对话框中选择好你所需的类型，以后再插入图表时就能够自动插入题注，而不需要我们手动一遍遍的去插入了。

如图34所示。

图34自动插入题注对话框

使用插入题注的方式插入图表的标签有很大的好处。

比如当论文在编辑完成以后，因需要在图5和图6之间插入一幅图，原来的图6就变成了图7，后面的也依次类推，若没有使用自动插入题注的话，就要一一的更改后面的图表的标签，非常的麻烦，而且容易出错，若使用的是自动插入题注的话，后面图表的标签会自动更改，十分方便，且不会出错。

3.3.3公式的编辑

对于某些专业的论文，里面有数学或物理公式的输入需求。

关于公式的录入，Word本身有提供公式编辑器。

依次点击菜单栏的插入-对象-Microsoft公式3.0，即可打开公式编辑器，此公式编辑器操作简单，新手也能很快的编辑出复杂的数学或物理公式。

图35公式3.0

值得指出的是，Word本身自带的公式编辑器是公式编辑器是DesignScience出版的MathType的简要版，有需求的可以下载MathType完整版使用。

3.3.4标签的交叉引用

在论文的编辑中，免不了要在文中使用图表的标签进行说明，如本文中的“如图X所示”，这时就需要用到交叉引用了。

例如本文中，将光标放在“如”字后面，依次点击菜单栏的插入-引用-交叉引用，打开交叉引用设置对话框，如图36所示。

在交叉引用对话框中的引用内容处可以按需求选择需要引用的内容。

图36图表的交叉引用对话框

使用交叉引用的好处在于，当在文中插入新的图片后，若没有使用交叉引用，还得在文中找到原来的图表标签进行更改，这样工程量大，且容易出错，而使用了交叉引用后，只要用ctrl+A全选，再按F9更新下就可以完成文中图表标签的修改，且不会出错。

3.3.5在图表和公式的标签中添加章节号

请参见图表或公式标签中带章节号

第4章页眉页脚的设置

4.1页眉的设置

4.1.1页眉横线的编辑

1、去掉页眉的横线的方法有两种。

（1）依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。

然后直接按ctrl+shift+N清除格式。

这种方法虽然能快速的去除横线，但是页眉的格式也没有了，对于对页眉有格式要求的来说，此法不适用。

（2）依次点击菜单栏的格式-边框和底纹打开边框和底纹对话框，如图41所示，在边框选项卡中点击应用于的下拉菜单，选择段落，在边框选项卡的设置中选择无，点击确定。

这样页眉的横线就去掉了，而且页眉的其他格式也得以保留。

2、页眉横线的其他设置

需要对页眉的横线做其他设置的，可以在边框和底纹对话框中进行设置。

在边框选项卡的设置中选择自定义，再根据自己的需要选择好线型、颜色和宽度等，然后在应用于的下拉菜单中选择段落，在预览下面的按钮设置边框，确定即可。

图41边框和底纹对话框

4.1.2从第X页开始添加页眉

1、从第2页开始添加页眉。

依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。

如图42所示，点击页眉页脚工具栏上的页面设置按钮，打开页面设置对话框，如图43所示，在页面设置对话框中勾选版式选项卡下的首页不同，点击确定。

这样设置以后删除首页的页眉即可实现从第2页开始添加页眉。

图42页面设置按钮

图43页面设置对话框

2、从第任意页开始添加页眉。

此处以第三页开始添加页眉为例。

将光标移至第二页末尾，依次点击插入-分隔符-下一页，这样就插入了一个分节符。

大家可以在左下方的状态栏发现插入分节符以后，第1页和第2页变成了“1节”，而第3页变成了“2节”。

Word中很多编辑对象都是以“节”为单位的，比如现在正在讲解的“页眉”。

将光标移至第三页，依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。

如图44所示，点击页眉页脚工具栏上的链接到前一个取消页眉页脚与上一节的链接。

此时再编辑第三页的页眉时，前面一节的页眉将不被编辑。

图44页眉页脚-链接到前一个

4.2页脚的设置

4.2.1插入页码

依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。

将光标定位至页脚，如图45所示，点击页眉页脚工具栏上的插入页码按钮。

图45插入页码

4.2.2从第X页开始插入页码

请参见从第X页开始添加页眉

4.3页眉页脚的奇偶不同

依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。

如图42所示，点击页眉页脚工具栏上的页面设置按钮，打开页面设置对话框，如图43所示，在页面设置对话框中勾选版式选项卡下的奇偶不同，点击确定。

这样设置以后即可分开编辑论文中奇数页页眉和偶数页页眉。

4.4各章节不同的页眉页脚设置

论文中有时会要求用各章的大标题作为页眉。

这需要先对论文中的各章进行分节，将光标定位至前一章的末尾，依次点击菜单栏的插入-分隔符-下一页，将光标定位至本章开头。

如图44所示，点击页眉页脚工具栏上的链接到前一个取消页眉页脚与上一节的链接。

此时再编辑本章的页眉时，前面章节的页眉将不被编辑。

第5章脚注和尾注的设置

5.1脚注的插入

先选中需要被注释的字词，再依次点击菜单栏的插入-引用-脚注和尾注打开脚注和尾注对话框，在对话框内选择脚注，设置好需要的格式后点击插入，如图51所示，这时候光标会自动跳至本页的末尾，此时即可输入附注。

图51脚注和尾注对话框

5.2尾注的插入

先选中需要注释的字词或文段，再依次点击菜单栏的插入-引用-脚注和尾注打开脚注和尾注对话框，在对话框内选择尾注，设置好需要的格式后点击插入，如图52所示，这时候光标会自动跳至文章的末尾，此时即可输入参考文献等信息。

图52脚注和尾注对话框2

5.3参考文献的编号格式设置

论文中的参考文献编号的格式要求一般都是[1][2]这种，但是我们却发现在尾注中编码格式中并没有这一编码格式。

我们不妨先把编码格式选为默认的1，2，3…，ctrl＋H打开替换窗口，在查找内容栏输入^f（此是脚注，尾注用^e），在替换为栏输入[^&]（^&表示所查找内容），之后点全部替换，如图53所示

图53查找替换对话框

5.4删除尾注分隔符

很多人不喜欢尾注分隔符的那条横线和段落标记（即参考文献的那条横线和回车）。

依次点击菜单栏的视图-普通切换到普通视图，如图54所示。

图54视图-普通

再依次点击视图-脚注，如图55所示。

图55视图-脚注

在弹出的查看尾注对话框中选择查看尾注区，如图56所示。

图56查看尾注区

在尾注窗口处点击尾注下拉菜单，选择尾注分隔符，如图57所示。

图57尾注下拉菜单

选中那条横线，删除即可，如图58所示。

连那个段落标记也不想要的注意了，这个是删不掉的，但是我们能将它缩小到可以忽略，选中那个段落标记，将其字号设为1即可。

图58尾注分隔符

5.5关于尾注和脚注的说明

使用脚注和尾注后，只要光标停留在被注释的字词或文段上时，注释会自动出现。

而且尾注和脚注会自动依据在文中位置编号，删改尾注和脚注时也会自动更改编号，且双击尾注和脚注的编号时能快速的找到尾注和脚注在文中的位置，非常方便。

论文中的参考文献多是以尾注的形式插入的，很多论文格式要求在参考文献之后还要添加内容，也就是在尾注后再加入正文的内容，这在Word其实是不被支持的，因为尾注是被在加在整篇文章的末尾的。

第6章索引[]的编制

6.1标记索引项

要编制索引，就要先确定索引关键词，本文中以“正文”、“样式”、“图表”、“页眉”、“页脚”、“索引”、“脚注”、“尾注”、“目录”等作为索引关键词。

现在我以标记索引项“正文”为例，解释索引项的标记及索引的生成。

先选中“正文”二字，然后同时按下Alt+Shift+X，打开打开标记索引项对话框，如图61所示。

图61标记索引项对话框

点击对话框内的标记全部，这样文中所有的“正文”字符都会被标记为索引项。

这时候Word会自动勾选工具-选项-格式标记-全部，此时很多默认隐藏的格式标记会显示出来，不用担心，在我们编辑完索引之后再去掉格式标记-全部的勾就好。

6.2索引的生成

在索引项标记文成以后就可以正式的生成索引目录了。

依次点击菜单栏的插入-引用-索引和目录打开索引和目录对话框，在对话框内选择索引选项卡，如图62所示，在对话框中根据自己的喜好或者论文的格式要求设置好索引的格式，最后点击确定即可。

本文中使用的索引格式为“现代”，“缩进式”，分为两栏，以索引项的汉语拼音首字母作为排序规则。

需要说明的是若要修改索引的格式，就只能选择“来自模板”，选择其他的格式则不可修改。

图62索引对话框

第7章目录的生成

7.1插入目录

当整篇论文的排版基本完成后，就可以插入目录了。

若是前面的章节号、标题等是按照我给出的技巧设置的话，此处自动生成目录将会非常的简单。

依次点击菜单栏的插入-引用-索引和目录，打开索引和目录对话框，在对话框内选择目录选项卡，如图71所示。

你用了几个标题级别就选几个显示级别，本文中是3。

确定即可生成目录。

图71目录对话框

7.2修改目录格式

有些论文中对目录的格式有要求，这时我们就不能使用Word提供的目录样式了，需要自定义。

需要指出的是，Word中，只能修改来自模板的目录样式，和索引相似。

选择来自模板后，点击修改就可以修改各级目录所需的格式了。

7.3将“目录”、“附录”、“参考文献”等编入目录

在目录的编制过程中，有时我们需要将“目录”、“附录”、“参考文献”等也编入一并编入目录，此时就需要单独对“目录”、“附录”、“参考文献”等标题设置大纲等级了，这里并不能使用我们前面设置好的标题1样式，因为若使用标题1样式，那么“目录”、“附录”、“参考文献”等也会被多级符号自动的生成“章节号”，而且标题1的样式不一定满足我们“目录”、“附录”、“参考文献”等标题的格式要求，此时，就需要对“目录”、“附录”、“参考文献”等标题做另一些设置。

依次点击菜单栏的视图-工具栏-大纲，打开大纲工具栏，如图72所示。

选中“目录”、“附录”、“参考文献”等标题，点击大纲工具栏的大纲级别的下拉选项，选择1级，此时就完成了对“目录”等标题的大纲等级设置。

在目录中右击鼠标，选择更新域-更新整个目录，即完成对目录的编制

图72大纲工具栏

7.4插入图表目录

若论文中每一张图表的标签都是用插入题注的方式生成的话，就能够很轻松的插入图表目录了，有关题注的插入方式请参见图表及公式部分的排版。

依次点击菜单栏的插入-引用-索引和目录，打开索引和目录对话框，在对话框内选择图表目录选项卡，如图73所示。

在题注标签的下拉菜单中选择你所使用的题注标签，确定即可生成图表目录。

图73图表目录对话框

第8章论文的后期修改

若是整篇论文的格式设置是由我给出的技巧所设置的话，论文的后期修改将会变得非常方便，比如删改章节，删改图表公式等，章节号和图表公式的标签会自动的修改。

而对于其他内容，例如正文的格式修改则只需在“样式和格式”中修改下就可完成整篇论文的格式调整。

索引

ＺＨ

正文·3,7,15,18,19,23

Ｍ

目录·3,19,21,22

Ｙ

页眉·12,13,14,19

页脚·12,13,14,19

Ｗ

尾注·15,16,18,19,24

Ｔ

图表·5,8,9,10,11,19,22,23

Ｂ

标题·1,2,3,4,5,7,14,21,22

Ｙ

样式·1,2,3,4,5,7,19,21,22,23

Ｓ

索引·19,21

Ｊ

脚注·15,16,18,19

感谢

感谢word办公群（群号：

173934560）和Word联盟精英群（群号：

107124703）各位朋友的支持，另有需要交流word技巧的朋友可加入群共同学习。

尾注示例