办公室管理1.docx

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办公室管理1

办公室管理：

一、单项选择：

1、级别高的办公室一般成为（办公厅）。

2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅属于（国务院）

3、办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观）。

4、办公室的本质属性是（服务性）。

5、办公室工作的第一要义是（服务）。

6、常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔）。

7、发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒适用部门和人员节约办公用品）。

8、办公用品库存管理中的再订货量是（判断需要订购新的办公用品的库存余额）。

9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（名牌和高档）。

10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（国家级或省部级财政部门）。

11、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手）。

12、办公室在做调查研究工作时不能（调查时，牢记领导对问题的预判来筛选。

。

）

13、办公室调查研究的选题原则不包括（易出成果原则）。

14、监督工作部门的基本任务不包括（在督查中就有关重大问题作出重新决策）。

15、办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好）。

16、在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪要素（要有“诚心”）。

17、下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂）。

18、介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄）。

19、行政办公费用中的“三项经费”不包括（业务招待费）。

20、行政事业单位压缩办公经费不包括（把事权尽量分给下属机构，单位本身做事）

21、根据1990年9月19日国家保密局发布，，，绝密事项不超过（三十年）。

22、公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（4.5厘米）。

23、在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合（他会故作忙碌状）

24、下面属于文书的是（书信）。

25、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是（抄送下级机关）。

26、公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准）。

27、向上级做请示时，下面做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接向国务院）。

28、意向书的特点不包括（约束性）。

29、在办公室发文时，经复核，对于不符合要求的公（退交起草部门补充或修正）

30、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件（公开出版的杂志的赠阅信件）

31、“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型）。

32、电子公文的属性是（具有规范格式）。

33、电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理）。

34、公共关系工作的特点不包括（以慧己为原则）。

35、危机的特点不包括（经常性）。

36、危机管理的原则不包括（转移焦点原则）。

37、下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出自己能力时，坦诚地说）

38、会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（茶歇）。

39、中型规模的会议人数一般是（数百人）。

40、会议的直接成本不包括（会议工时成本）。

41、制度会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指（会议参加人员）。

2、判断题：

1、办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。

（√）

2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

（×）

3、信息调研是办公室的一项具体职能。

（√）

4、办公室的工作具有综合性特点。

（√）

5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。

（×）

6、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

（×）

7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

（√）

8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

（×）

9、办公用品的库存控制和监督中，要求进货、出货和库存的三卡一致。

（√）

10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。

（×）

11、我国古代的谋士、谏官和官僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是（√）

12、调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定（√）

13、调查和研究是一回事。

（×）

14、决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的（×）

15、办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除（√）

16、涉外礼仪中以右为尊。

（√）

17、迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入（×）

18、名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。

（×）

19、举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。

（×）

20、签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。

（√）

21、印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。

（√）

22、无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的（√）

23、狭义的文件即指公文。

（√）

24、公文行文时越级行文是普遍现象。

（×）

25、办文能力就是指写文能力。

（×）

26、意向书简单而言就是传递意向的文书。

（√）

27、协议书本身与合同的法律效力是一样的。

（×）

28、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。

（√）

29、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。

（√）

30、档案保管期限就是对档案划定的留存年限，它与档案本身的价值大小无关（×）

31、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三（√）

32、电子文档不存在销毁问题。

（×）

33、办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。

（×）

34、危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。

（×）

35、危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大（√）

36、请人勿送的常用礼貌用语是说“留步”。

（√）

37、会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。

（√）

38、会议的主办者就是会议的主持者。

（×）

39、大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程（×）

40、大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。

（√）

三、简答题 

1、简答办公室的主要特点。

（l）辅助性：

（2）综合性：

 （3）服务性

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

（1）办公室人员善谋要求：

能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：

一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，加强于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。

3、简述办公室设备使用规范。

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

 （3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

 （4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

 （6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

 ②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到． ④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

 ⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

5、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

（1）准备阶段：

主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

（2）实施阶段：

主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段：

主要是撰写调研报告。

6、办公室督查工作的方式。

（1）现场督查；

（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查；（5）互联网督查

7、办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

8、信访工作中网络来信的处理要求。

（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。

（2）重要信访，及时报请。

（3）转办信访，跟踪督办。

（4）网络保密，脱机阅读。

9、第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

第三代时间管理讲究优先顺序的观念，即把要做的事情分清轻重缓急，成为ABCD法则。

A、重要且紧急：

必须立刻做；

B、紧急但不重要：

在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事情；

C、重要但不紧急：

只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；D、既不紧急也不重要：

有闲工夫再说。

10、简要回答公文写作的五部曲。

第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。

第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。

第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：

模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。

第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：

第五步，符合国家公文格式标准。

11、简述起草请示的“五步棋”。

起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走 

（l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。

（2）请示什么问题――提出请示的主题内容。

（3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。

（4）请求上级回复――结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。

12、简述公文校对工作要求。

公文校对工作要求：

校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人和撰稿人处理；需要使用标准校对符号；对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。

13、 简答电子公文处理过程的五个环节。

（1）创建：

根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

（3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

（5）销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

14、简述公共关系的三大构成要素及其原则。

（1）公共关系的三大构成要素包括：

社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。

（2）公共关系的原则：

公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。

15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

（1）会议是否确有召开的客观必要性；

（2）会议目的和会议风气是否端正；

（3）会议时机是否已经成熟；（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位．

（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

16、简述会议的积极作用。

（1）交流信息，互通情报；

（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，促进团结；

（4）统一认识，协调行动；（5）带动消防，促进经济。

17、简述会务管理的要求。

（1）会前的最后检查：

工作认真负责、细心、耐心；

（2）组织签到和登记：

任劳任怨能连续作战；

（3）做好联络协调：

沟通协调能力强；

（4）会议记录与保密：

业务素质与原则性；

（5）会议后勤保障：

服从分配协作意识好。

四、案例分析题：

1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责

（1）小曹犯了多头请示的错误。

遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应该按照孙的意见办，不应多头请示。

（2）在工作中不应过分亲近和疏远某领导，以致落到尴尬的境地。

（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办。

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行。

（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。

这是文员执行主要决策人的意见。

2、新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。

（1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）

（2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）

（3）该说的没有说（没有及时向上司汇报）

（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）

（5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）

（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门

（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话

3、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着

（1）文秘人员接听电话时，首先应自报家门。

挂断电话应遵循“谁先打谁先挂”的原则。

丁秘书做错了。

（2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。

在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。

请你以后不要来电话了。

如果情况有了变化，我会主动与你联系的。

谢谢！

”

（3）审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。

如果上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。

（4）在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。

4、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9:

00到11:

00召开销售会

（1）应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单

（2）打印好书面通知

（3）在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意

（5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点

（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作

5、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司

（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；

（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提出重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎欢迎”嘴里说着，

（1）主人和客人之间，应该主人先伸手

（2）在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗？

”

（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意

（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”

（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座

（6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不适合的话题

（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等

7、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会

问题一：

会议通知缺少主题（议题）；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人（或秘书）签字,打电话确认是否出席。

问题二:

针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？

会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。

补救措施可以是：

小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。

五、设计题：

1、设计一份A4纸白文件纸库存记录卡。

库存记录卡库存参考号B4

项目A4白文件纸最大库存量100令

最小库存量15令

单位数量包（1令=500页）再订货量25令

日期

发放

接收的

数量

发票号

供应商

发放

数量

申请号

个人

部门

余额

2、设计一份电话记录单。

来电人：

。

姓名单位部门：

来话时间：

年月日时分

通话地点：

。

来电人地点：

。

。

通话要点：

1.

2.

结束时间

年月日时分

。

。

处理要点

1.交由进行处理

2.请由尽快回电

记录人

3、设计一份归档文件目录。

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

4、几位领导同时布置任务怎么办？

X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份

（1）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。

（2）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。

（3）他人查找完杨副市长所需的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把参与查找人员名字讲一下。

5、设计一个开业典礼的筹备工作流程。

开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告和告示栏中张贴开业公示——要做好来宾邀请工作——发放请柬——现场的布置——准备开幕词、致答词——要做好接待服务工作——要做好礼品馈赠工作——拟定典礼程序——做好各种物质准备。

6、设计一个新闻发布会的筹备流程。

主题的确定——时间的选择——地点的确定——人员的安排——材料的准备——发放请柬——准备胸卡和名签——准备好视听设备——制定预算计划。

《办公室管理》补充：

一、单项选择题

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？

（决策性

2．办公室布置要注意（各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，不适宜（较大的物品放在稍高于眼光平行的层

4．以下关于文员对办公室布置的情况，错误（办公桌抽屉里的物品摆放要注

5．在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。

6．传真机的使用哪一项是不对的？

（随时随地可向对方发送

7．在使用复印机的过程中，以下哪项不恰当（接通电源可立即复印操作

8．以下关于录音机的使用不适宜（录音时需将监听开关至于“ON”位置

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（应设置电脑的桌面屏幕保护功能

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？

（制造

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜（让员工们随意领取办公用品

12．以下文员的工作顺序中，正确（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变

13．文员按照“优先顺序”处理工作，不适宜（可以按照文员自己的习惯进行工作

14．文员必须管理好自己的时间，不适宜（每天把工作安排得超出工作时间，给自

15．以下关于文员管理好时间的说法，不正确（把零散工作安排在安静、有效的时16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜（标准的零用现金单据有一

17．文员传达上司的指示时，不适宜（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意

18．文员必须具有合作精神，不适宜（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

19．以下接打电话的行为中，不适宜（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院

20．以下哪个接打电话的行为不正确（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

21．文员在接打电话时，正确（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜（打出电话，而对方无人接听，等铃声

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？

（按私人公务标准分拣

24．文员在拆邮件时，不正确的做法（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名

26．邮件送到单位所租的信箱，不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？

（爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人打印顺序（姓名、部门、地址、国名

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？

（感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信（初次写信，或有过激言行的

32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时不应（处理信件按照“分级

33．在会议开始前和进行过程中，不恰当（作会议记录时离开会议室接听电话

35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录（征求主持人意见，停止笔录

37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？

（圆桌型

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？

（审查功能

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员（发表意见

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，错误（如果上司出差，可以在他回来

42．文员制作日程安排计划表时，应避免（日程安排计划笔记本如果已经使用一年

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得，另一是具有（说话的技巧

44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，不适宜（以电话方式决定面谈或开

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，不适宜（代替上司制定约会计划

46．以下关于预订工作的行为中，不适宜（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其

47．上司出差，文员预订机票时，不正确（不必提前在取票前或出发前再用电话予

48．照料上司身边琐事的说法，不正确（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，

49．以下关于名片的使用方式，正确（如果对方给你名片，你恰好没有带，应说明

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这

51．以下关于交际礼仪的举止行为，适宜（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿

52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（以右为尊

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（查证消息的可靠性

54．文员协助举行宴会时，不用考虑（有无休息室

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，正确（工作餐是非正式宴请形式，早、午、

56．以下关于文员的宴会礼仪中，正确（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向

57．以下餐巾的使用方法是正确的（用来擦嘴唇嘴角

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜（未用完一道莱时，应将刀叉平

60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服

61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？

（由过程先说