BAFS信息管理手册.doc

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版本：

A

北京机场饮食服务有限公司

信息管理手册

北大纵横管理咨询公司

二零零五年四月

北京机场饮食服务有限公司采购管理手册版本号：

A

修改记录

页数

修改后版本

修改日期

修改说明

备注

47

北京机场饮食服务有限公司信息管理手册版本号：

A/0

目录

第一章　总则 5

第二章　信息管理要求 6

第三章　组织结构及职责 9

第四章　信息管理流程 10

第五章　收集整理信息 11

第六章　汇总信息 13

第七章　信息分析及输出 16

第一节　研发报告 16

第二节 菜品标准化报告 16

第三节　营运督导报告 17

第四节　促销报告 17

第五节　供应商报告 17

第六节　财务报告 18

第七节　人力资源报告 18

第八节　战略规划报告 19

第八章　信息的监督和反馈 20

第九章　信息保密制度 21

第十章　系统选型管理办法 23

第一节　系统选型的基本要求 23

第二节　系统开发商选择要求 26

第三节　系统选型流程 27

第十一章　流程图 29

附件 37

附件1：

信息报送表 37

附件2：

信息反馈表 38

附件3：

顾客类信息 39

附件4：

竞争对手信息 40

附件5：

财务状况分析编写要求 42

附件6：

菜品研发信息 43

附件7：

菜品标准化信息 44

附件8：

人力资源状况统计表 45

附件9：

外派人员绩效考核统计表 46

第一章　总则

第一条目的

为了加强北京机场饮食服务有限公司（以下简称公司）信息管理的规范化，针对信息管理的各环节、各岗位管理职责，特制定本手册。

第二条意义

信息在公司的经营管理工作中，有着重要的作用。

首先，信息是公司计划决策的依据。

只有掌握了大量的外部信息和内部信息，才能把公司系统整体目标和计划制定得正确，符合实际。

其次，信息是对经营活动进行有效控制的工具。

公司在生产经营中的人流、物流、资金流，是按有关信息所规定的路线、要求和时间进行流动的。

信息对它们起着控制作用。

同时，信息又对公司各单元，在经营活动中的相互配合与工作衔接起着协调作用。

特别是当组织行为与目标发生偏离时，通过信息反馈，可以使管理者及时采取措施进行调整与纠偏，保证公司整体目标和计划的实现。

第三条使用对象

本管理手册，适用于公司中高层管理人员、分子公司管理人员及各级信息管理人员。

第四条手册的管理

（一）管理责任

公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收和手册版本等的管理工作。

各职能部门负责与本部门相关的内容的执行、修订和完善，并对相应的内容拥有解释权。

（二）发放管理

规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。

发放按照规定的范围执行，公司各职能部门及分子公司人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批，可领用与其作业相关的部分。

（三）版本管理

规划经营部负责本手册版本管理。

版本号为：

版本/修订号。

手册初始发布版本为A/0版。

以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册的修改记录中加以记录。

修改内容以补充文件的形式向相关部门发布。

补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。

手册每年12月底，由规划经营部组织一次修订，届时将年内所有补充文件修改内容，分类归并到手册各章节。

同时版本向上升一级。

规划经营部负责收回所有发出的原版本文件，加盖作废印章，同时发放新版本文件。

（四）保密要求

手册的保管和使用应作好保密工作。

严禁私自对手册进行拷贝和复印。

如工作需要可以办理申请，由规划经营部审批后，进行借阅或领用。

第二章　信息管理要求

第五条信息分类

公司各职能部门及分子公司报送信息内容主要包括，但不限于以下内容：

1.动态性信息，即反映经营管理动态方面的信息；

2.政策性信息，即与公司经营业务有关的国家、省、市、行业的政策性法规信息；

3.反馈性信息，即执行公司以上领导指示和决定的信息；

4.调研性信息，即在调查研究基础上，经挖掘提炼后，有分析、有探讨、有建议的深层次信息；

5.参考性信息，即为领导了解情况、开阔思路、实施决策而提供的具有参考性质、咨询价值和顾问作用的信息；

6.问题性信息，即反映工作中存在的问题、或由于政策等原因出现的问题、或有关政策实施过程中遇到的新问题的信息。

7.涉及干部职工思想反映等其它有关信息。

第六条信息管理的总体要求

（一）完整性要求。

对于本制度提到的信息及以后在经营过程中认为对公司的经营决策有重要意义和作用的信息，都要进行收集整理，使管理人员在经营决策时，能对情况进行全面、系统的分析。

（二）及时性要求。

信息具有时效性，其价值与提供的时间成反比，时间的延误，将会使信息的价值贬低或丧失。

因此要求信息管理人员及时记录、收集出现的各种信息；要以最快的速度加工和传递给各有关部门。

并在经常变化的信息上加注采集的时间。

（三）真实性要求。

信息一定要反映真实情况。

在收集信息过程中必须保证信息的真实性与可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。

（四）适用性要求。

信息的处理必须适合公司管理的需要，便于利用。

在收集阶段，信息要有针对性；在分析阶段，必须根据管理的需要进行分类整理，便于传输、利用；在传输阶段，必须适用本公司的要求和情况，寻找相适应的高效的媒介手段；在存贮方面，分类、登记、编码、归档要便于今后的查询和利用。

（五）经济性要求。

信息的处理必须考虑经济和社会效益。

经济的要求包括两个方面：

一是要求以最低的费用支出来获得更多的信息；二是要求以最低的成本获得更有价值和有较大效用的信息。

要做到经济，主要建立节约而又高效的信息处理系统。

第七条信息收集整理过程的工作要求

（一）要将公司各项管理工作纳入到信息收集的视野中，要从全面联系的观点来认识事物。

因此，要广泛开辟信息来源，确保信息的全面、完整。

（二）强调全员信息意识。

教育所有员工，使他们认识到公司的各种记录、报表、统计数据，都是重要的信息收集工作，应积极参与，认真执行。

（三）要重视信息变化及流向的分析与预测，对重大信息变动，要早做准备，以掌握工作的主动。

（四）强调信息收集的及时、准确和信息内容的真实性与有效性。

（五）收集处理信息的人员在思想、方法和行动上保持一致性和协调性，为保证信息流的畅通和有效，要落实具体的负责人、内容和时间。

（六）处理信息的使用者要对信息的真实性、可靠性从多方面进行印证和质询。

（七）在对信息进行汇总的过程中，要根据要求对信息进行分类汇总。

（八）汇总过程中发现数据不统一时，要及时向信息提供单位进行求证，对数据进行纠偏。

第八条信息分析过程的工作要求

（一）在信息鉴别时应透过现象看本质区别真伪。

（二）信息分析时，要注意方法，抓住重点要点，特别注意信息的变动趋势及潜在作用。

（三）信息分析报告中的观点要基于真实数据的分析，观点明确，并给出相应的意见和建议。

第九条信息传递管理

在信息传递过程中，无论是由下向上传递，还是由上向下传递，还是平级之间传递，文件类的信息都必须填写《信息报送表》，注明收件单位、收件人、主题、发件单位、发件人、发件时间、信息保密级别、要求反馈的时间期限。

第十条信息的反馈

　　信息接收人在接收到信息后，根据信息报送表的要求，如果为需要立即反馈的，则要及时进行反馈。

如果是需要执行的信息，信息接收人按信息反馈三阶段时间的要求进行反馈。

（见本手册第八章）

第三章　组织结构及职责

第十一条信息管理组织结构

公司信息管理工作由公司综合办公室负责，公司各职能部门及分子公司负责本部门或本公司信息管理工作。

第十二条公司综合办公室主要职责：

1.指定专人负责信息的收集、整理、传递和反馈工作；

2.负责汇编各部门报送的报告，呈报总经理批阅；

3.负责对领导批示的报告、文件的催办落实并及时反馈落实情况；

4.负责信息登记工作；

5.指导各部门信息管理工作；

6.保存归档。

第十三条各职能部门主要职责：

1.负责收集本部门职责范围内的有关信息，包括分子公司的相关信息，形成本部门整体信息。

2.建立与本部门工作相适应的信息网络（包括收集职责范围内分子公司相关信息的网络），保证上下信息的及时传递和处理。

3.接受综合办公室指导，加强对日常信息的管理。

4.选择责任心较强且具有一定文字表达能力的人员负责本部门的信息收集、整理、传递和反馈工作，并为其创造良好的工作条件，如列席有关会议、阅读相关文件等；

第十四条分子公司主要职责：

1.指定专人负责收集本公司信息，并根据信息内容，及时向公司综合办公室报送信息。

2.接受公司综合办公室指导，加强对日常信息的管理。

3.选择责任心较强且具有一定文字表达能力的人员负责信息的收集、整理、传递和反馈工作，并为其创造良好的工作条件，如列席有关会议、阅读相关文件等。

第四章　信息管理流程

第十五条信息管理的主要活动为收集整理信息、分析处理信息、传递信息、反馈信息。

第十六条收集整理、汇总信息

（一）收集整理信息主要是通过会议收集法、调查收集法、阅读收集法等多种收集方式对各类信息进行收集。

直接或间接获取外部环境的发展变化的信息。

通过收集公司内部的信息，及时了解公司的发展现状，为经营决策提供依据。

将收集到零散的信息进行分类整理，通过核实和查证，把信息中不真实、不可靠的成分剔除，增强可靠性。

并将信息整理成有条理的，能够反映全局的、具有宏观性的信息。

（二）汇总信息，各职能部门根据本手册第六章汇总信息的要求，将收集整理的信息进行汇总。

按照围绕公司中心工作、具有一定参考价值、前瞻性和启发性的原则进行选择，增强针对性。

在汇总信息编写上，要做到篇幅短、内容实、容量大，主题明确，结构严谨，逻辑清晰，用词准确。

第十七条分析处理信息，是各相关人员根据本手册第七章信息分析的要求，负责汇总后信息的索取，按照真实反映公司的发展现状，预测未来发展趋势，给出发展建议的原则，编写与分析报告，并制订相应的决策方案、计划等。

分析报告要求观点明确，立论充分，引用数据真实可信。

第十八条将各种信息的反馈意见分析报告传递到相关人员处。

传递方向，根据需要，在公司内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息，实现信息共享。

可能通过电话、内部交换和专人传递（对于紧急或比较重要的信息）等手段。

第十九条综合办公室及职能部门根据信息的性质和内容负责对信息执行情况进行监督检查。

第二十条信息管理流程示意图

第五章　收集整理信息

第二十一条分子公司信息报送

1.报送格式。

《信息报送表》（见附件1）是报送信息的最终格式。

2.报送时间：

除财务信息外，分子公司按经营信息报告内容进行编写（见母子公司管理制度附件3），并按信息的内容进行分类，在每月最后一天前，将其报送至综合办公室。

分子公司于每月7日向公司财务部上报上月财务报表、财务预