4S店财务管理制度.doc

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《XX汽车销售服务有限公司财务管理规范2011版》

XX

汽车销售服务有限公司

财务管理规范

发布日期：

2011年07月01日

目录

目录 2

第一章总则 3

第二章现金管理制度 3

第三章银行存款管理制度 6

第四章财务审批制度 6

第五章员工借款管理制度 7

第六章存货管理制度 10

第七章费用报销制度 13

第八章印鉴管理制度 19

第九章票据管理制度 21

第十章商品车交车流程 23

第十一章维修车辆交车流程 25

第十二章招标管理制度 28

第十三章附则 29

第一章总则

第一条、为加强公司资金的内部控制和管理，降低筹资用资成本，防范经营和财务风险，确保公司资金规范、安全、高效运作，实现公司资产和股东资金收益最大化的目标，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定并结合公司实际情况，特制定本规范。

第二条、本规范适用于公司及公司所属单位，包括公司所属部门、直属机构、服务维修站。

第二章现金管理制度

第三条、为了加强公司现金管理，建立健全现金收付制度，严格执行现金结算纪律，对现金管理作如下规定。

第四条、现金使用范围：

1、员工工资、奖金、津贴及劳保福利费用；

2、出差人员差旅费；

3、采购办公用品、零星备件或其他零星开支；

4、业务活动的零星支出备用金；

5、确需现金支付并经总经理书面同意的其他开支。

第五条、现金收付原则：

1、收付现金必须根据规定的合法凭证办理；没有按照第四章《财务审批制度》审批签章的，出纳不予付款。

2、因公外出或购买物品，需借用现金时，按照第五章“员工借款管理制度”的规定办理。

3、出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位，不准谎报用途，套取现金、不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不准将公司收入的现金以个人名义存入银行（董事长和总经理共同书面许可除外），不准保留帐外公款。

4、出纳不准白条顶款，不准垫支挪用公司资金。

第六条、现金收入和支出：

1、不论何种来源收入的现金，原则上应于当日全部送存银行。

2、支付现金，应该从备用金中支付或从银行存款提取，公司任何员工不得以收入直接支付各项开支，严禁坐支现金。

3、公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入，在取得现金收入后应及时上缴财务。

4、支付现金在1-5万元的，经办人必须提前一个工作日通知财务部门；5-10万元的，经办人必须提前3个工作日通知财务部门；10万元以上的，必须提前5个工作日通知财务部门；事先未通知的，财务部门有权拒绝办理付款业务（公司紧急、重大的非日常事项例外）。

第七条、现金报销时间规定：

1、购买物品借用现金应在购货验收入库后2个工作日内报销。

2、出差人员所借现金必须在出差返回后5个工作日内报销。

3、如不按时还清借款又不向财务部书面说明原因的，财务部有权直接从借款人的工资中扣除。

第八条、库存现金的保管：

1、库存现金限额原则上以满足公司2天日常零星开支为标准，禁止超过限额备用金。

2、出纳办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账，及时登记现金日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。

3、出纳人员必须每日核对库存现金，保持账款相符，如发生长短款问题要及时向财务负责人汇报，查明原因后按照总经理审批签章后的书面处理意见进行处理，不得擅自将长短款项相互补抵。

4、财务负责人每月末必须定期对库存现金情况进行清查盘点﹙每月不定期对库存现金进行盘点，每月不得少于壹次﹚。

重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无帐外资金等违法违纪行为。

5、现金保管要有安全措施，存放现金要用保险柜，保险柜钥匙要由出纳专人保管。

第九条、处罚：

1、对违反本制度照成公司损失的，视其情节严重，结予处罚，并保留以法律手段追究当事人责任的权利。

2、凡超出规定范围、限额使用现金，用不符合制度的凭证冲抵库存现金，未经批准坐支现金，私存小金库，编造用途套取现金，公款私存，截留收入，逾期报销的，除给有关人员处罚外，分别给予违纪金额20%的罚款。

第三章银行存款管理制度

第十条、公司发生的一切收付款项，除第二章规定的可用现金支付外，都必须通过银行办理转账结算。

第十一条、银行预留印鉴分别由付款出纳和财务负责人分别保管。

第十二条、为随时掌握银行的收支和结存情况，合理组织货币资金的收入，按各开户银行设置“银行存款日记账”进行序时核算。

第十三条、出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证。

对所有的银行结算凭证，财务负责人必须进行严格审核，以防止和杜绝挪用、贪污等违法犯罪行为发生，并每月末核对银行存款余额。

第四章财务审批制度

第十四条、资金支付审批权限：

1、单笔支出金额在500元以下，由部门负责人、财务负责人、分管副总、总经理审核签字后支付，全月通过本方式的支出累计不得超过5000元。

2、单笔支出金额在500元以上，由部门负责人、财务负责人、分管副总、总经理和董事长审批签字后支付。

3、需由董事长签字的款项支付，未能及时由董事长签字但确需立即支付的款项，财务负责人应电话请示董事长得到肯定答复后予以支付；待董事长回公司后由财务负责人立即完善签字手续。

第十五条、员工借款按照第五章规定办理。

第五章员工借款管理制度

第十六条、为了加强员工借款管理，减少资金占用，更好的服务于公司经营活动，对员工借款作如下规定。

第十七条、员工借款范围及审批：

1、公司员工因公出差、零星采购、工程周转金及处理其他零星支付业务，根据需要可借用现金。

2、公司员工借支现金需要填写“借款单”，经部门负责人批准，财务负责人审核后，报总经理签批。

现金借支5000元以上，需要提前1个工作日通知财务部。

3、临时工、试用期员工和学徒工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借支现金。

4、未在公司担任具体职务的股东，不得以股东名义在公司借支现金。

在公司担任具体职务的股东借款限额按照总经理级别执行；超过限额的借款，按照公司同期银行贷款利率上浮2个百分点加收利息；且借款期限不得超过一个会计年度。

5、现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签字，除经董事长书面同意外不得委托他人代理借款事项。

6、财务部工作人员不得接受他人委托以委托人名义向公司借款。

第十八条、员工借款额度：

1、员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。

2、公司员工由于个人或家庭原因，由所在部门负责人或一名公司中层以上管理人员担保，提出借款申请（注明还款计划）并经总经理和董事长审批签字后，可在公司借支不超过在公司任职期间﹙超过一年的按照一年计算﹚工资总额30%的借款。

3、对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务部门有权拒绝再次向其借款。

4、员工借款额度表：

员工级别

借款额度

总经理

10000.00

副总经理

5000.00

部门经理

2000.00

其他职员（不含试用期、学徒工和临时工）

1000.00

第十九条、禁止白条抵现，对于符合规定的员工借款，财务部要及时进行账务处理。

第二十条、员工报销的款项应首先用于偿还借款。

有工作任务需要支出现金时，需再次履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金。

第二十一条、工程周转金借款，实行“前账不清，后款不借”原则。

报销还款时，必须取得合法的票据，按照规定程序报销。

第二十二条、财务部要严格控制员工借款，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支。

第二十三条、员工借款原则上次月发放工资时扣回。

特殊情况的，需由借款人提出还款申请经总经理和董事长审批签字后交由财务计划扣款。

第二十四条、出现无法收回借款情形时，由部门负责人﹙或担保人﹚承担还款义务。

由财务部工作失误造成无法收回借款的，由财务经办人和财务负责人共同承担还款义务，总经理承担领导责任。

第二十五条、员工借款时填写的借款单据，由财务部门及时进行账务处理。

员工归还借款或报销费用冲抵借款时不退还原借款单据，根据借款员工的需要，财务部门可出具收款收据或款项结清证明。

第二十六条、为客户代理上户及购买保险的，可由上户专员根据计算的上户保险费用提出借款申请（不受上述借款额度的限制），经审批权限审批后到财务部门办理借款手续；办完上户手续后立即到财务部门办理核销手续；发放工资前未办理核销手续的，财务部门有权拒绝发放该员工工资直到完结核销手续为止。

第六章存货管理制度

第二十七条、本制度所述存货包括但不限于商品车、装饰材料、维修备件、维修工具、工程物资、购进尚未使用的办公用品设备等。

第二十八条、公司所有存货的进出均须采用电算化系统办理出、入库手续，并实行严格的审批制度。

商品车出入库手续必须由销售经理审批。

第二十九条、库存商品车由商品车库管登记管理，该库管为商品车库房管理人。

服务站库房保管为除商品车之外其他存货的库房管理人。

第三十条、存货采购与入库：

1、商品车采购由公司统一安排，商品车到货后由相应的库房管理人办理入库手续。

2、非商品车存货由总经理或董事长指定人员采购，购入后由采购员办理入库手续。

3、急用物料的采购，购入后应由保管验货并由相关人员开具《出库单》后方能使用。

4、存货入库（包括商品车调拨入库）时，须填写财务部门指定格式的《入库单》，一式三联。

由购买人、保管、相关部门经理共同签字确认。

购买人以签字后的《入库单》财务联连同合法的购买凭证交由财务部门结算；手续单据不齐，财务部门有权拒绝办理。

5、零星办公用品的采购，采取购入后凭合法购买凭证经审批制度规定的审批流程后予以报销。

第三十一条、存货日常保管：

1、库房钥匙和商品车钥匙由库房管理人专人保管。

2、未经库房管理人同意，除董事长、总经理和财务负责人外任何人不得私自进入库房，违者每次罚款100元。

3、非商品车存货保管与保养：

﹙1﹚根据库存物料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。

﹙2﹚合理摆放：

对不同的品种、规格、质量的物料都应分开，按照电脑系统的统一编号（金蝶系统的备件编码按照“库房号.货架号.第几层+四位顺序号”的方式编码；SGM的备件按照“库房号.货架号.第几层+四位顺序号”的方式进行仓位管理）存放，以便发货。

﹙3﹚物料摆放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿，所有材料要采用“编码+名称”的方式标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。

﹙4﹚对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱造成性能受到影响。

4、商品车存货的保管与保养由4S展厅另行规定。

第三十二条、销售与出库：

1、商品车的销售出库：

﹙1﹚由4S展厅提交订车单并由装饰部门开具注明有车架号码及装饰项目的《精品装饰销售出库单》（一式三联）后，交由库房进行领料出库（库房留存第三联）进行车载装饰。

﹙2﹚装饰部门完成所需装饰项目在《精品装饰销售出库单》（一式两联）上签字并交由4S展厅验收签字后，将财务联（第一联）取出留存汇总后交由财务计算装饰工资。

﹙3﹚销售人员交车时，根据财务部盖有“财务审核准予交车”字样的《商品车交车单》和《精品装饰销售出库单》（第二联）交由商品车库管确认无误再由客户签字认可后进行商品车出库，商品车库管应留存盖有“财务审核准予交车”字样的《商品车交车单》和《精品装饰销售出库单》（第二联）汇总后交由财务部门存档。

2、服务站销售出库：

﹙1﹚SGM管理系统内的材