卷烟厂备品备件寄售业务操作手册1.docx
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卷烟厂备品备件寄售业务操作手册1
用友NC管理软件
红云集团备品备件寄售业务用户手册
适用岗位：
<…>
适用流程：
<…>
序号
版本号
摘要
修订人/建立人
日期
1
<1.5>
<新建/修订>
国栋梁
2008.07.08
2
修订历史说明：
序号按照流水码排定，版本号新建时填写为1.0，后可以依据具体的修改情况变化；本手册第一次发布的版本版本号为2.0，在第一次正式发布前的版本号不应超过2.0；
摘要只能填写新建或修订。
1.备品备件寄售业务整体介绍
供应商寄售方式主要针对一些备品类、备件类物资，主要目的是为了实现企业的零库存管理，转移库存风险，减少资金占用。
供应商寄存方式根据出库消耗数量与供应商进行结算，同时系统能够根据消耗数量生成补货入库单。
寄售业务用于供应商将物资寄存于客户方，并发生了实际销售的供需业务。
即供应商将常用类物资寄存于客户方由客户代管，客户领用时视同销售行为成立，并以实际领用数量与供应商结算的采购业务。
ＮＣ系统中通过单独设置“寄售业务”类型来进行业务处理。
1.1业务流程
流程说明：
（1）寄售仓库中，同一物资在固定期间内入库单价唯一。
如果价格变更，需要先用红字采购入库单回冲结存后，重新入库。
（2）寄售仓库出库时，系统自动在虚拟仓库生成相应的采购入库单和领料出库单。
寄售仓库同时进行多家供应商物资出库时（一个出库单有多家供应商的物资），虚拟仓库对应的入库单需要按照供应商进行分单。
寄售仓库出库单中，供应商为必输项。
（3）寄售仓库的采购入库单中单价以实际采购单价填写，不参与暂估和成本计算。
（4）虚拟仓库中自动生成入库单和出库单的触发动作是：
寄存仓库出库单签字。
虚拟仓库中自动生成入库单和出库单未进行签字操作的，还可以进行对寄存仓库出库单进行取消签字，将自动取消虚拟仓库中自动生成入库单和出库单；如果虚拟仓库的出入库单有后续操作，将不允许取消寄存仓库出库单签字。
（5）虚拟仓库中生成的出入库单的状态为保存状态（未签字），入库单签字后自动进行暂估。
入库单取消签字将自动取消暂估。
出库单在签字时系统自动进行成本计算并回写单价。
（6）采购发票参照虚拟仓采购入库单生成。
采购发票审核自动进行采购结算。
1.2供应商寄售业务涉及的人员岗位及操作
岗位
操作
NC系统中的模块节点
采购员
采购订单录入
采购管理－采购订单－订单维护
采购主管
采购订单审核
采购管理－采购订单－订单审核
仓管员
采购入库单录入
库存管理－入库业务－采购入库
仓库主管
采购入库单审核
库存管理－入库业务－采购入库
仓管员
领料出库单录入
库存管理－出库业务－材料出库
仓库主管
领料出库单审核
库存管理－出库业务－材料出库
采购发票录入
采购管理－采购发票－录入采购发票
采购发票审核
采购管理－采购发票－采购发票管理
1.3仓库的基础设置
为了满足寄售业务的个性需求，同时遵循备件系统统一的成本核算需要，寄售业务采用独立设置业务类型，单独设置寄售仓库的方案实现。
每个库存组织分别设置寄售仓库和寄售虚拟仓库。
寄售仓库：
专门用于实物的出入库管理，记录供应商的实际出入库单价，此仓库的出入库单不进行成本计算，不传递财务系统；
虚拟仓库：
用于其库存组织内对应寄售仓库的采购结算与出入库成本核算，结算与成本计算信息传递财务系统。
仓库编码
仓库名称
库存组织编码
库存组织名称
是否货位管理
备注
是否外寄仓
是否进行存货成本计算
是否影响atp
J01
昆烟寄售仓库
01
昆明卷烟厂
Y
Y
N
Y
X01
昆烟虚拟仓库
01
昆明卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J04
昆烟分厂寄售仓库
04
昆烟分厂
Y
Y
N
Y
X04
昆烟分厂虚拟仓库
04
昆烟分厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J02
曲烟寄售仓库
02
曲靖卷烟厂
Y
Y
N
Y
X02
曲烟虚拟仓库
02
曲靖卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J03
会泽寄售仓库
03
会泽卷烟厂
Y
Y
N
Y
X03
会泽虚拟仓库
03
会泽卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
04
昆烟分备件库
04
昆烟分厂
Y
N
Y
Y
01
昆烟备件库
01
昆明卷烟厂
Y
N
Y
Y
02
曲烟备件库
02
曲靖卷烟厂
Y
N
Y
Y
03
会泽备件库
03
会泽卷烟厂
Y
N
Y
Y
2.寄售业务操作流程
2.1采购订单
采购订单是企业向供应商发出的正式的采购文件，供应商可据此交货并形成债权债务。
对于寄售业务来说，其采购订单是1、为了方便用户录入采购入库单，在采购订单上定义好的信息，将直接带到采购入库单上。
2、为了避免客户在采购入库单上输入价格，有输入错的情况，将根据采购订单做采购入库单，将订单上定义后的价格进行带到入库单上。
3、采购订单上的数量是一个虚拟的数量，数量的多少根据我们日常采购情况而定，要求数量大于日常采购的数量。
单价金额为与供应商签订的存货单价。
系统中采购订单的来源有：
手工录入，采购计划转入。
寄售业务使用手工录入采购订单。
采购订单的去向有：
采购入库单
2.1.1采购订单录入
功能节点：
供应链→采购管理→采购订单→订单处理→维护订单
采购订单编制步骤：
1、选择业务类型
2、选择增加：
供应商寄售业务根据流程配置，自制采购订单。
编制采购订单，首先编制表头，然后编辑表体。
注意：
采购订单必录项有：
订单日期、业务类型、采购组织、库存组织、供应商、采购员、采购部门、存货编码、数量、金额、单价
2.1.2保存、修改和删除采购订单
单击“单据维护”—〉“保存”命令保存已录入或修改的数据。
单击“单据维护”—〉“修改”命令可以修改当前采购订单。
只有状态为“自由”的采购订单才能被修改。
当不需要保存对订单的修改时，单击〖取消〗即可取消保存之前所做的操作。
单击“单据维护”—〉“作废”命令可以删除不需要的采购订单。
只有状态为“自由”的采购订单才能被删除。
2.1.3采购订单的审核
（1）单击“执行”—〉“审批”命令。
（2）弃审采购订单：
查询出已审批的采购订单，通过‘弃审’按钮可以完成弃审。
注意：
采购订单进行状态维护，生成入库单或发票后，不能弃审。
2.1.4查询采购订单
单击“浏览”—〉“查询”，根据查询的要求自行设定查询条件
2.2采购入库单（寄售仓）
采购入库单来源于：
采购订单。
采购入库单参照采购订单录入。
主要完成企业供应商寄存物品入库业务。
完成存货入库、货位指定、签字记账等功能。
用户进入NC系统，点击进入【供应链】－【库存管理】－【入库业务】－【采购入库】接口
2.2.1采购入库单录入
1、选择业务类型
2、选择增加——参照单据（单据种类根据业务类型确定，这里是采购订单。
）
3、根据查询条件选择相应的采购订单。
4、编辑采购入库单
编辑过程中，用户可以使用单据行维护的按钮：
增行、删行、复制行、粘贴行、插入行等功能。
在单据表体点击右键同样可以实现以上行操作。
右键点击单据表体列名，显示菜单中选择锁定按钮，可以锁定该字段左侧所有列，使不参与滚动。
选择解锁按钮，可以将锁定列解除。
生成采购入库单后，表头表体的绝大多数的内容会直接从采购订单中导入，用户需注意的地方是必须要在采购入库单中录入货位。
还需要维护表头信息：
收发类别、仓管员、仓库。
表体信息：
实收数量。
注意点：
货位信息的录入。
进行货位管理的仓库，入库时必须指定入库货位，录入表体实收数量后，点击〖货位〗按钮，系统显示货位分配接口，用户可在接口列表中参照选择货位，输入存放到该货位的数量。
直到将所有数量都指定货位后，点击确定返回单据界面。
2.2.2查询采购入库单
单击〖查询〗按钮，显示查询面板，用户可按查询目的组合定义查询条件，点确定后按查询条件显示单据。
查询结果显示在单据列表接口，上表为表头信息，下表显示为游标定位单据的表体行信息。
可通过列表、卡片切换按钮在列表卡片接口进行切换显示。
2.2.3删除采购入库单
查询定位已有采购入库单，点击〖删除〗按钮，系统进行删除确认提示，确认后，可以对该单据执行删除操作。
也可以在列表接口游标选中多张单据一次删除。
2.2.4采购入库单签字
寄售业务采购入库单签字后，该单不推式生成采购发票。
在采购入库单正确保存之后，直接点击采购入库单的接口上点‘签字’按钮即可。
2.2.5采购入库单取消签字
对于需要修改的采购入库单，对签字后的入库单，可以进行取消签字动作。
在采购入库单上，选中要取消签字的单据，直接点击采购入库单的‘维护—>取消签字’按钮即可。
2.3领料出库单（寄售仓）
主要完成企业寄售货物消耗领用出库业务。
完成存货出库、货位指定、签字记账等功能。
领料出库单的录入可以分为两种：
自制领料出库单、参照入库单（自制）。
领料出库单签字后，自动生成虚拟仓的采购入库单和领料出库单。
用户进入NC系统，点击进入【供应链】－【库存管理】－【出库业务】－【材料出库】
2.3.1新增领料出库单
库存系统单独使用时，直接录入材料出库单完成出库业务。
进入材料出库单接口，单击【维护】菜单下的〖增加〗按钮，系统将显示编辑状态空白领料出库单，用户可依次录入表头、表体专案信息。
录入完毕点〖保存〗按钮保存。
也可点〖取消〗，放弃当前录入信息。
也可通过复制已有单据进行快速录入。
注：
蓝颜色字体为必输项。
寄售业务的领料出库单，要填写业务类型为寄售业务。
选择的寄售业务入库货物的供应商要与领料出库的供应商相对应。
必输项：
单据日期、库存组织、业务类型、仓库、库管员、存活编码、实发数量、供应商。
进行货位管理，还需要进行货位分配，将出库存货数量指定到货位。
按供货商、件号、外文名称、货位管理的存货应录入相应跟踪信息。
单据在编辑状态时单击【维护】菜单下的〖货位〗按钮，给存货分配相对应的货位。
点击确定返回单据界面。
2.3.2修改领料出库单
查询定位已有领料出库单单，点击〖修改〗按钮，进入编辑状态，用户可修改单据信息。
修改完毕点〖保存〗按钮保存，也可点〖取消〗放弃。
已指定货位的存货也可以重新点击货位分配进行修改。
2.3.3删除领料出库单
查询定位已有领料出库单，点击〖删除〗按钮，系统进行删除确认提示，确认后，可以对该单据执行删除操作。
也可以在列表接口游标选中多张单据一次删除
2.3.4单据行操作、右键功能和接口列锁定
编辑过程中，用户可以使用单据行维护的按钮：
增行、删行、复制行、粘贴行、插入行等功能。
在单据表体点击右键同样可以实现以上行操作。
右键点击单据表体列名，显示菜单中选择锁定按钮，可以锁定该字段左侧所有列，使不参与滚动。
选择解锁按钮，可以将锁定列解除
2.3.5查询单据
单击〖查询〗按钮，显示查询面板，用户可按查询目的组合定义查询条件，点确定后按查询条件显示单据。
查询结果显示在单据列表界面，上表为表头信息，下表显示为游标定位单据的表体行信息。
可通过列表、卡片切换按钮在列表卡片之间进行切换显示。
2.3.6跟踪供货商、部门库存——在出库时跟踪入库单
当用户在进行库存管理时希望跟踪供货商、部门库存时，在出库时应指定本次出库的存货对应的入库单据，系统提供了对应入库单的参照，用户在录入出库数量时，参照选择对应的入库单，系统就能进行跟踪每一笔入库单的结余数量。
2.3.7签字与取消签字
选择录入的单据，点击〖签字〗，系统将该单据记入库存台账。
库房签字后的单据不可再修改、删除。
用户可用〖取消签字〗恢复单据到未记账状态。
然后在进行修改、删除操作。
对于寄售业务，领料出库单签字，自动会生成两张单据：
采购入库单（虚拟仓）、领料出库单（虚拟仓）。
对于生成的单据我们可以在采购入库单节点和领料出库单节点查到。
在生成的两张单据没有后续操作的情况下，可以对领料出库单进行取消签字。
取消签字后将自动取消所生成的采购入库单（虚拟仓）、领料出库单（虚拟仓）单据。
2.3.8存量查询
在单据接口，点击〖存量查询〗按钮，系统显示存量查询接口，系统自动显示表体光标所在行存货的:
存量公司现存量、库存组织的现存量、仓库的现存量，库存组织的可用量。
用户还可以在查询深度滚动条中，指定按供货商、件号、外文名称、货位进行展开查询，对话框表体显示查询的明细信息。
用户也可以在此接口指定其它仓库、存货进行查询。
2.4采购入库单（虚拟仓）
寄售业务：
领料出库单签字后，自动生成采购入库单，在【供应链】—》【库存管理】—》【入库业务】—》【采购入单】节点，点查询，可以查询到虚拟仓的采购入库单。
2.4.1采购入库单查询
打开采购入库单节点后，点界面上的【查询】按钮，输入要查询的条件，可以精确查询，也可以模糊查询。
2.4.2采购入库单签字与取消签字
查询到虚拟仓的采购入库单，点击界面上的【签字】按钮，对虚拟仓的采购入库单进行签字。
入库单签字见自动进行暂估核算成本。
虚拟仓的采购入库单的下游单据是采购发票，按实际的领用量与供应商进行接结算。
2.5领料出库单（虚拟仓）
寄售业务：
领料出库单签字后，自动生成领料出库单（虚拟仓），在【供应链】—》【库存管理】—》【出库业务】—》【材料出库】节点，点查询，可以查询到虚拟仓的领料出库单。
2.5.2领料出库单查询
打开材料出库单节点后，点界面上的【查询】按钮，输入要查询的条件，可以精确查询，也可以模糊查询。
2.5.3领料出库单签字与取消签字
查询到虚拟仓的领料出库单，点击界面上的【签字】按钮，对虚拟仓的领料出库单进行签字。
材料出库单签字后自动进行出库成本的核算。
并将核算后的价格直接回写到领料出库单上。
【取消签字】将把核算后的数量和价格返回到出库成本核算之前的价格和数量。
只有对已经签过字的单据，才可以取消签字。
取消签字在【维护】—>【取消签字】按钮。
2.6采购发票
采购发票主要是指增值税专用发票、普通发票。
是企业在采购活动中，供货单位开具给采购企业用于报销采购存货的凭据。
采购发票描述的是采购者购买货物时需要支付的价值和税款，是向供应商付款的依据，同时也是确认收到货物的成本的依据。
2.6.1采购发票维护
进入供应链→采购管理→采购发票→维护发票节点，其操作步骤：
1、选择业务类型：
2、选择增加——参照单据（单据种类根据业务类型确定，这里是库存采购入库单（虚拟仓的入库单））；
3、确定参照条件；
4、选择须生成采购发票的单据；
5、编制采购发票。
需要维护的信息：
发票号：
发票号是系统自动生成的不需要去手工维护，当然也可以去手工去填写发票号。
发票日期：
按实际情况维护发票日期。
发票类型：
国内专用、国内普通、国外专用。
供应商：
指开据发票的供应商。
2.6.2采购发票修改
待审核的发票还可以进行修改，对于审核过的采购发票和和作废的采购发票不能再进行修改。
在卡片界面和列表界面都可以进行修改采购发票。
在列表界面选中要修改的单据，点【修改】按钮，选中的单据会切换到卡片界面，进行编辑和修改。
在卡片界面显示的单据，直接点【修改】按钮，进行修改编辑。
对于修改后的单据，点【保存】按钮，将保存本次修改后的记录。
点【取消】按钮，将取消本次的修改操作，将返回到上次的单据保存状态。
2.6.3采购发票审核与弃审
进入采购发票审批界面，鼠标点击列表记录，将"选择"单据，对所要审批的发票行选择，点击【审批】按钮，即可完成审批操作。
系统提供了弃审的功能，通过【弃审】按钮可以完成弃审。
单击〖状态查询〗按钮，可以查询当前采购发票所处的审批状态。
单击〖逐级联查〗按钮，以图形化方式显示当前采购发票的来源单据和后续单据情况。
单击〖文档管理〗按钮，可以使用文件上传、文件删除、文件查询功能。
2.6.4采购发票作废
采购发票作废可以提供两种方式，一个是在列表窗口选择要作废的采购发票后，单击〖作废〗可以作废被选中的采购发票，可同时作废多个采购发票。
可同时作废多个采购发票，可以通过〖全选〗〖全消〗快速的选择多个发票。
另一个是在卡片状态下，单击〖作废〗可以作废当前的采购发票。
2.6.5采购发票暂估结算
采购结算通过建立采购发票与入库单的对应关系，可以确定货物的最终财务成本；本系统在发票审批的同时自动进行结算。
包括如下功能：
1、暂估。
当货物已到，发票未到时，对已入库货物估价入库，以保证存货计价的实时准确。
2、结算单作废
结算单作废实际上就是删除结算单，是结算的逆操作。
结算单作废可以提供两种方式，一个是在列表窗口选择要作废的结算单后，单击〖作废〗可以作废被选中的结算单，可同时作废多个结算单。
另一个是在卡片窗口下，单击〖作废〗可以作废当前的结算单。
3、暂估处理
暂估是指发票未到时，对入库的货物进行估价的过程。
对已入库但发票未到的货物进行估价，以便进行存货核算，同时满足会计报告的需要。
对入库单进行暂估后，会在存货核算系统产生相应的入库记录。
一般地，暂估单价取自订单的单价。
暂估操作是针对入库单行的，一行入库单只能暂估一次。
在主菜单中单击【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【暂估处理】，系统将弹出'暂估处理'的窗口。
首先输入查询条件（未暂估），查询出未暂估且未结算的采购入库单，选择要暂估的入库单，单击〖暂估〗，即可完成暂估操作
反暂估时：
首先输入查询条件（已暂估），查询出已暂估且未结算的采购入库单，选择要取消暂估的入库单，单击〖反暂〗，即可完成反暂估操作。
反暂估操作将实现与暂估操作完全相反的处理。
3操作技巧
3.1保存
单据维护完成后，直接按F6保存单据。
3.2新增
新增单据直接按F5。
3.3插入
增行按Ctrl+N
插入行按Ctrl+I
3.4查询
直接按F3，可以查询单据。
3.5删除
删行按Ctrl+D
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