档案管理借阅制度.docx
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档案管理借阅制度
公司档案管理及制度
第一条:
总则
本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。
包括:
国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案(人事档案由人事部自行管理)。
公司对档案实行集中管理。
第二条:
档案管理架构
公司档案管理由办公室主管,并设有档案室
档案室由办公室档案管理员负责管理。
档案室负责公司全部重要档案原件的管理。
各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条:
档案分类
文书类档案
政府部门各类文件
公司对外、对各类正式发文
法律公文
项目文件
工程技术类
工程档案
销售档案
开发档案
财务类档案
公司各类证照
第四条:
归档工作流程
一、档案工作分为七个环节:
收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计。
各部门以工程项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司档案室归档。
二、各部门按要求建立档案,做好档案登记目录,经部门负责人审签后,及时交送公司档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司档案室。
如部门确需留存原件的,应与公司档案室办理借阅手续。
第五条、归档要求
一、归档文件必须完整齐全。
归档文件必须按规定分类整理、编目。
档案编目
文书类档案:
年度+(项目)部门+案卷号
二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,就先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
第六条、档案借阅、移交
一、档案借阅者必须做到:
1.爱护档案、保持整洁、严禁涂改。
2.注意安全,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
二、部借阅程序
1.各部门经办人根据业务需要借阅档案时,就填写《档案申请借阅单》,经其部门主管、办公室主任、副总核准后向主管档案人员借阅。
2.档案管理人员接到《档案申请借阅单》,经核查后取出该项档案,并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间,将档案交于借阅人员,《档案申请借阅单》由按归还日期先后整理以备催还。
3.在档案室当场借阅者,免填《档案申请借阅单》。
4.档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案归入档案夹。
《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。
5.《档案申请借阅单》以一案一号为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情况就延长借阅期限时,应按借阅程序重新办理。
6.借阅人员对于所借档案,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管理档案人员负责处理。
7.借阅人员借阅档案,应于规定期限归还,如有其他人员借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自接受。
8.借阅档案限与经办业务有关,如借阅与经办业务无关之案件,应经相关部门主管同意。
9.各部门只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经各主管部门负责人批准。
三、外部借阅程序
1.公司档案室档案原则上不得外借其他单位,如确需外借,需经公司主管总经理批准。
借阅档案、证照一律办理借阅手续,档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
四、移交
公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主作负责监督办理档案交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条、保管和制度
1.存放档案的档案柜排放整齐:
采用统一档案盒,且要求标识明确。
档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
2.档案的严格执行档案制度,采取相应保管措施。
销毁档案要由专人监督,防止泄密。
3.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
4.公司档案密级分为绝密、、秘密三个级别,绝密级档案原则上禁止借阅。
5.档案保管期限,分为长期,指15年以上,较长期,指10年,分为短期,指3年以上。
6.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记,并归档,登记表要永久保存。
7.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或副总或办公室主任指定专人监督销毁。
第八条、附件
《公司档案资料销毁审批表》,《公司档案资料销毁登记表》,《公司档案资料归档登记表》,《档案借阅申请表》。
附件一:
档案资料借阅流程图
附件二:
合同档案资料归档登记表
日期
合同编号
合作单位
签约容
份数
原件
复印件
转交人
签字
接收人
签字
备注
附件三:
档案借阅申请表
部门
借阅人
时间
借阅事由:
预计归还时间
借阅部门负责人意见:
部门负责人(签字):
办公室领导意见:
签字:
档案室负责人签字
档案室经办人签字
借出时间
借出案卷档号:
利用效果及使用意见:
签字:
年月日
附件四:
公司档案资料销毁审批表
附件五:
公司档案资料销毁登记表
序
号
文件标题
年
度
目
录
号
文号
页(件)数
文件
原
期
限
销毁原因
备
注