文件编写编码管理办法.docx
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文件编写编码管理办法
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD4200-01
生效日期:
2004年07月01日
文件编写管理办法
版本号:
A修订号:
0
页次:
1/10
1.目的:
为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则,使其格式化、标准化,特制订
本管理办法,作为文件编写及编码的依据。
2.范围:
2.1本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。
包括:
首页、内页、文件结构、段落章节等。
2.2与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……),其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。
3.职责
3.1编写:
各部门负责人依据工作需要,应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。
3.2编号管理:
编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。
4.定义:
文件等级
文件种类
文件名称
文件格式架构
一级
制度文件
质量手册
ISO9001:
2000标准条款的格式
二级
程序文件
程序文件
七/八段结构
三级
程序文件所
延伸的作业说明
管理办法
七/八段结构
操作规程
检验规程
作业指导书
技术文件
依专业特征,个别制订
记录表单
记录表
报告
记录单
备注:
属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。
5.程序
5.1文件格式:
5.1.1质量手册及程序文件首页格式参见附页2
1)修订号:
0,1,2,3,4,5,每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。
如果文件一次性更改内容较多,可以看情况考虑换版。
版次以A、B、C……依序编制,使用至Z版后,应重新发放,原有编号应作废不再使用。
2)文件版次变更后,将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。
5.1.2质量手册及程序文件首页,必须使用附页4,内页必须使用附页3特定的格式,并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。
5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。
5.1.4质量记录表单的格式见附页6。
5.1.5文件封面见附页2。
5.2文件结构:
XXX精锻有限公司
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5.2.1四段结构
1)总则
2)职责
3)控制要求
4)相关文件
5.2.2七/八段结构
1)目的
2)适用范围
3)职责
4)定义(适用时)
5)程序
6)相关文件
7)质量记录表单
8)附页(适用时)
5.3文件编写结构说明
5.3.1目的
简述编写本程序的用途与宗旨。
5.3.2适用范围
概略说明文件的适用范围:
区域、部门、人员、产品,以确定文件适用广度。
5.3.3职责
简述文件中主要责任部门与相关责任部门
5.3.4定义
说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释,或在此文件中的特定意义。
5.3.5程序
1)文件的核心部分,如有必要编写时搭配流程图,依据逻辑的先后次序,以段落方式详细叙述相关文件要求。
2)清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限,说明前后步骤的关联性或影响,每个段落应有标题,以便详细了解程序的作业要求。
3)编写内容应注意:
简洁、完整、明确。
文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。
5.3.6流程图
将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达,各图表内的文字表示应力求简洁。
主要图型/符号说明如下:
起点/终点表示流程之起点或最终点均用此符号
处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作
决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。
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流向线流程和方向的标示
关联线作业与作业之间为非直接相关,为间接协助或辅助性的标示。
转接点表示本页结束(连接下页),续页开始(承接上页)
5.3.7相关文件
详细记录与本程序有关的一切其他文件。
5.3.8附件:
文件中所用的表单及其它文件。
5.4段落章节构成:
依据下列数字、文字顺序排列。
1.……
1.1……
1.1.1……
1)……
2)……
a)……
b)……
(1)
1.2……
2.……
5.5文字格式标准化
5.5.1统一使用MicrosoftWord建文件,文件封面及各表单必须有公司徽标,正文统一采用宋体,小四号,文件编号及数字统一采用小四号TimesNewRoman字体;文件、表单封面及正文具体要求详见附页(2、3、4、6)。
如文件不设封面,封面上的编制/审核/批准等相应信息,可放至文件末,见附页5。
文件放大张贴时,字体可相应放大。
5.5.2依据文件结构段落要求编写文件时,若没有资料可写,则在该段落之后注“N.A”。
5.6文件表单、编号说明
1)编码格式:
程序文件LC-XX-YYYY-ZZ
2)编号意义LC-—龙城缩写
XX—文件代号QM质量手册
QP程序文件
QD三层管理类文件
QT三层技术类文件
QC三层检验类文件
QR质量记录
YYYY-对应标准要素代码4200-8500
ZZ-顺序码01-99
3)编码范例:
质量手册LC-QM-2004
文 件LC-QP4200-01
LC-QD4200-01
LC-QC4200-01
LC-QR4200-01
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5.7文件编写、编码完成后,需按“文件控制程序LC-QP4200-01”要求呈送相关部门负责人审核,经批准后实施。
如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批,不需要审核批准的表单可只留编制。
5.7.1文件经批准后发布,自生效日期生效。
5.8文件制定/修订流程图见附件1
6.相关文件
LC-QP4200-01文件控制程序
LC-QD4200-02 技术文件管理制度
7.质量记录表单
N.A
8.附页
附页1:
文件制订/修订流程图
附页2:
封面格式
附页3:
文件内页格式
附页4:
文件首页格式
附页5:
不设首页的三级文件格式
附页6:
质量记录表格式
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附页1:
文件制订/修订流程图
职责部门
相关说明
表单
N
N
N
各部门职责人员
文件封面格式
文件内页格式
各部门职责人员
1.文件的审核
2.审核责任人会签
审核会签栏
各部门职责人员
文件批准
批准栏
文件管理员
文件、表单编号说明
文件管理员
文件发布范围
接收人签收
分发部门、文件发放签收表
文件持有人
各文件制订人
各部门责权人
依实际需要实施培训
文件发放部门
各部门责任人
注明文件更改内容
文件更改申请
文件管理员
文件回收及销毁
文件回收记录
文件销毁记录
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0
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附页3:
文件内页格式
XXX精锻有限公司
文件编号:
生效日期:
文件名称
版本号:
修订号:
页次:
1…..
1.1….
正文,采用小四号宋体
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD4200-01
生效日期:
2004年07月01日
文件编写管理办法
版本号:
A修订号:
0
页次:
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附页4:
文件首页
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD
文件名称
编制:
审核:
批准:
分发部门
■总经理
■常务副总
■管理者代表
■财务部
■供销部
■技术部
■质检部
■生产部
■质保部
■公司办公室
版本号:
修订号:
受控特性:
发放编号:
发布日期:
生效日期:
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD4200-01
生效日期:
2004年07月01日
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版本号:
A修订号:
0
页次:
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附页5:
不设首页的三级文件格式
XXX精锻有限公司
文件名称
发布日期:
生效日期:
文件编号:
LC-QD****-**
页码:
X/Y
以上表头
以下正文
1……
1.1…….
1.1.1…….
正文,小四号宋体字
以上正文
以下末尾仅在文件最后一页显示以下内容
分发部门
■总经理
■常务副总
■管理者代表
■财务部
■供销部
■技术部
■质检部
■生产部
■质保部
■公司办公室
编制/日期:
审核/日期:
批准/日期:
版本号:
修订号:
受控特性:
发放编号:
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD4200-01
生效日期:
2004年07月01日
文件编写编码管理办法
版本号:
A修订号:
0
页次:
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附页6:
质量记录表单格式
XXX精锻有限公司
表单名称
版本号:
修订号:
表单序号:
文件编号:
LC-QR4200-
表格内格式依实际需要而定,文字采用小四号宋体字
编制/日期:
审核/日期:
批准/日期:
XXX精锻有限公司
文件编号:
LC-QD4200-01
生效日期:
2004年07月01日
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页次:
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附页2:
文件封面
55TimesnewRoman
ISO9001:
2000
程序文件
(LC-QP-2004)
XXX精锻有限公司
2004年07月01日