项目监理部监理文件档案资料整编管理规定.docx
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项目监理部监理文件档案资料整编管理规定
项目监理部监理文件档案资料整编、管理规定
1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理部的一项重要工作。
为规范项目监理部监理文件档案资料的管理，特制订本规定。
2工程建设监理文件档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。
监理文件档案资料管理是否规范，是公司对项目监理部工作考核的主要内容之一。
各项目监理部必须按公司统一要求认真做好此项工作。
3项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责,落实专人具体实施。
4为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
5监理文件档案资料的日常管理应做到：
注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。
6日常管理中监理资料的具体分类如下：
6.1合同文件
6.1.1监理合同（包括招投标文件）；
6.1.2施工合同；
6.1.3分包合同和其他合同；
6.1.4合同变更协议文件；
6.1.5费用索赔和工程延期文件。
6.2监理文件
6.2.1监理大纲；
6.2.2监理规划；
6.2.3监理实施细则；
6.2.4会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、其他与工程监理相关的会议纪要）；
6.2.5监理阶段性总结报告；
6.2.6监理月报；
6.2.7监理日志/日记；
6.2.8监理旁站记录；
6.2.9监理工作联系单、监理工程师通知单；
6.2.10监理工作总结。
6.3工作联系文件
6.3.1建设单位联系单；
6.3.2施工单位联系单；
6.3.3政府部门函件；
6.3.4设计变更文件。
6.4施工单位报验资料
（一）
6.4.1开工文件；
6.4.2施工组织设计及方案；
6.4.3总包单位（分包单位）资质资料；
6.4.4人员上岗证；
6.4.5工程量申报及付款报告；
6.4.6试验室资质报审资料。
6.5施工单位报验资料
（二）
6.5.1建筑材料、构配件、设备报审表；
6.5.2——报验申请表；
6.5.3工程质量问题处理记录及质量事故处理报告；
6.5.4工程测量放线报审文件；
6.5.5工程进度计划报审文件。
6.6工程验收文件
6.6.1工程桩基、基础、主体结构工程等中间验收文件；
6.6.2设备安装专项验收记录；
6.6.3工程竣工预验收报验表；
6.6.4人防工程验收记录；
6.6.5消防工程验收记录；
6.6.6单位工程验收记录；
6.6.7工程质量评估报告；
6.6.8竣工移交证书等竣工文件；
6.6.9工程照片及声像资料。
7.日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先，应由资料员审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，无误后交专业监理工程师。
专业监理工程师主要审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认签字后返还资料员，资料员将签认过的资料保留一份，其余返还施工单位。
8.监理文件档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档。
9.工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交的工程监理文件档案的归档和移交执行《施工阶段监理文件归档和移交规定》。
施工阶段监理文件归档和移交规定
总则
1为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本规定。
2本规定适用于2003年1月1日后开工的新建、扩建、改建建设工程施工的监理文件。
3本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。
4为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，要求在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，同时应主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求。
基本规定
1项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。
2由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。
3工程部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。
监理文件的归档范围及质量要求
1监理文件的归档范围
1.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档；
1.2工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求。
2归档监理文件的质量要求
2.1公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；
2.2工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。
2.3工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
2.4工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
2.5工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
2.6工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。
图纸应采用国家标准图幅。
2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
2.8其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。
工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。
工程文件的立卷
1名词解释
1.1立卷：
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
1.2案卷：
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.立卷的原则和方法
2.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.2一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。
2.3立卷可采用如下方法：
2.3.1单位工程：
可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；
2.3.2建设工程项目：
可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。
2.4立卷过程中宜遵循下列要求：
2.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
2.4.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
3.卷内文件的排列
3.1文字材料按事项顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3.2既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
4.案卷的编目
4.1卷内目录的编制应符合下列规定：
4.1.1卷内目录式样宜符合本规定附录C的要求；
4.1.2序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；
4.1.3责任者：
填写文件的直接形成项目监理部或个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
4.1.4文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号；
4.1.5文件题名：
填写文件标题的全称；
4.1.6日期：
填写文件形成的日期；
4.1.7页数：
填写组成案卷文件的总页数；
4.1.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4.2卷内备考表的编制应符合下列规定：
4.2.1卷内备考表的式样宜符合本规定附录D的要求；
4.2.2卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
4.2.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；
4.2.4卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。
4.3案卷封面的编制应符合下列规定：
4.3.1案卷封面为内封面。
案卷封面的式样宜符合附录E的要求；
4.3.2案卷封面的内容包括：
档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；
4.3.3档号：
由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；
4.3.4工程编号：
应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；
4.3.5案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；
4.3.6编制项目监理部：
应填写项目监理部全称；
4.3.7起止日期：
应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；
4.3.8保管期限分为永久、长期、短期三种。
各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。
永久是指工程建设档案需永久保存；
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为长期。
4.3.9密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
4.4编制卷内文件页号应符合下列规定：
4.4.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
4.4.2页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角；
4.4.3成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4.4.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
4.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。
5.案卷装订
5.1装订时必须剔除金属物。
5.2案卷可采用装订和不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
6.公司案卷装具一般采用卷盒的形式。
6.1卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。
6.2卷盒封面应符合附录F的要求；案卷脊背应符合附录G的要求。
工程档案的移交
1工程项目竣工验收前20日内，项目监理部应将整理好的监理文件报工程监理部审核。
工程监理部在5日内给予审核结果答复。
项目监理部在10日内根据审核意见进行整改并按要求进行装订、整编成册后，送呈城市档案管理机构预验收，验收合格，并取得工程档案认可文件后，方可进行工程竣工验收。
2向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：
2.1项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程监理部移交档案，并办理“工程监理档案移交清单”；
2.2工程监理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合办公室，并办理“工程监理档案移交清单”；
2.3移交公司的监理文件范围见附录A。
3向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定：
3.1工程竣工验收合格后50日内，项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”，经各部门、主管领导会签完成后，方可向建设单位、城建档案馆移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交工程监理部一份备案。
3.2若因各种客观原因（如:
业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等）导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交付工程监理部，并办理“工程监理档案移交清单”。
由工程监理部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。
3.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。
3.4根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设单位移交监理归档文件。
3.5移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定，按其具体规定进行整编。
3.6移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录B。
4其他
4.1在施工过程中已移交建设单位、施工单位的施工过程资料，监理服务资料，工程监理档案移交时，项目监理部不再另行移交（除委托监理合同另有约定外）。
4.2承包单位施工过程报验的各种施工过程资料，按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设单位、施工单位，项目监理部只保留一份。
各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况，对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式，按各方约定的办法变通处理。
4.3工程监理档案整理、归档除附表A规定以外的资料（主要是施工过程中施工单位报验监理工程师签认的服务过程资料），可全部移交建设单位。
4.4工程施工过程中相关监理资料已向建设单位、施工单位提供的（以发文、收文簿签收为据），工程竣工资料移交时，项目监理部不再提供如要求另行提供时，须报经工程监理部同意。
5质量记录
5.1工程监理档案移交清单
5.2工程监理档案移交会签单
附录A向公司移交施工阶段监理文件一览表
序号
归档文件
保存期限
密级
1
监理规划
①
委托监理合同、监理规划
短期
秘密
②
监理实施细则
短期
秘密
③
监理部总控制计划等
短期
秘密
2
监理月报中的有关质量问题（若无以相分，以月报形式留存）
长期
秘密
3
监理会议纪要中的有关质量问题（若无以相分，以会议纪要形式留存）
长期
秘密
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
长期
秘密
②
工程开工/复工暂停令
长期
秘密
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
秘密
②
质量事故报告及处理意见
长期
秘密
6
工程质量验收记录
①
检验批质量验收记录
长期
秘密
②
分项工程质量验收记录
长期
秘密
③
基础、主体工程验收记录
长期
秘密
④
幕墙工程验收记录
长期
秘密
⑤
分部（子分部）工程质量验收记录
长期
秘密
7
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
长期
秘密
②
有关质量控制的监理通知
长期
秘密
③
有关造价控制的监理通知
长期
秘密
8
监理日志、旁站记录
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
长期
秘密
②
费用索赔报告及审批
长期
秘密
③
合同争议、违约报告及处理意见
长期
秘密
④
合同变更材料
长期
秘密
10
监理工作总结（含阶段监理工作总结）
①
专题总结
短期
秘密
②
工程竣工总结（含阶段竣工总结）
长期
秘密
③
质量评价意见报告（含阶段性质量评估报告）
长期
秘密
④
工程竣工结算审核意见书
长期
秘密
11
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
秘密
附录B向建设单位、档案馆移交文件一览表
序号
归档文件
建设单位
政府档案管理部门（室）
1
监理规划
①
监理规划
√
√
②
监理实施细则
√
√
③
监理部总控制计划等
√
2
监理月报中的有关质量问题
√
√
3
监理会议纪要中的有关质量问题
√
√
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
√
√
②
工程暂停令
√
√
5
质量控制
①
不合格项目通知
√
√
②
质量事故报告及处理意见
√
√
6
造价控制
①
预付款报审与支付
√
②
月付款报审与支付
√
③
设计变更、洽商费用报审与签认
√
④
工程竣工决算审核意见书
√
√
7
分包资质
①
分包单位资质材料
√
②
供货单位资质材料
√
③
试验等单位资质材料
√
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
√
②
有关质量控制的监理通知
√
③
有关造价控制的监理通知
√
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
√
√
②
费用索赔报告及审批
√
③
合同争议、违约报告及处理意见
√
√
④
合同变更材料
√
√
10
监理工作总结
①
专题总结
√
②
月报总结
√
③
工程竣工总结
√
√
④
质量评价意见报告
√
√
11
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
√
√
注：
1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。
附录C卷内目录
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
附录D卷内备考表
本案卷共有文件、材料共页。
其中：
文字材料页，
图样材料页，照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
附录E案卷封面
档号
工程编号
案卷题名
编制项目监理部
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
附录F卷盒封面
档案盒
卷内
标题
起止时间
自年月日起至年月日止
卷内册数
保管期限
全宗号
目录号
案卷号
项目监理部
附表G案卷脊背
案卷脊背
注：
1、归档文件名称应为向公司移交施工阶段监理文件一览表11大类文件中的第一类或某几类：
如监理规划、监理通知等。
2、本表公适用于向公司移交的监理文件。
工程监理文件档案移交会签单
NO.
工程名称
业主名称
项目监理部
总监理工程师
经办人
拟办日期
会签栏
会签意见
主管领导
工程部
总经理
备注
升级会员 