售后维修配件账务处理流程.docx

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售后维修配件账务处理流程

配件三级帐会计主要工作职责：

1、根据采购部每天采购配件情况，即时检查核对发票清单或是到货清单与保管入库明细单核对；即保管录入的外购入库单与发票清单或是到货清单核对。

2、根据采购部每天销售结算单或按不同出库业务类型及时与保管出库单进行核对；即保管所录入的销售出库单与相对应的《配件结算单》或发票按结算某个人或某单位下推销售发票（含普通、专用发票）并审核钩稽。

3、每期要正确核算成本。

4、每月末要按时配合业务部门进行盘点工作主要负责核实仓库盘点作业数据，以反馈其正确性及真实性。

5、向主管会计报送相关报表及原始出入库单据。

6、月末与主管会计核对账。

配件三级帐会计主要工作具体内容及要求：

1、配件采购业务处理：

三级帐会计主要是对配件部采购配件进行入库核对，检查供货单位所开的《发票清单》与保管验收入库《外购入库单》进行核对，如存在差异向保管问明情况后才能做相应的账务处理；同时对没有到采购发票的配件做暂估处理。

要求：

对当期所到的采购发票在软件中正确录入并核算后检查成本是否正确入库。

在给供货方打款时必须有配件部填写的《资金申请单》并有申请人、主管部门负责人、经理有效的签字手续才能支付款项，否则不许支付。

同时会计人员要向主管请示并要求主管会计、财务经办签字确认。

采购业务见下图：

采购流程要求：

业务部门：

1配件部在申请资金或打预付款时，必须有申请人、部门主管、经理、主管会计审批同意后能才打款，此单据要与银行单据符在一起记账。

2保管确认入库后要打印《入库单》并签字，此单据要与结算发票清单相核对。

会计：

1会计将保管确认的《入库单》与《发票清单》进行比对时，可能会出现入库单大于发票清单表示还有一部分发票没有开或是没有收到，没有到发票的部分视同暂估；入库单小于发票清单表示供货单位多开发票或是实物还没有收到，多到发票部分视同发票到货物没有到并记“在途物资”；存在差异时财务人员必须结合业务人员写明采购情况分析，将上述是哪种类型，同时将此情况说明交于主管会计。

②关于对购货单位的预付在存多付款余额时，如果一个季度内没有任何业务发生的单位必须清户收回余额。

③会计在财务软件里检查保管所录入的红字外购入库单据与之相对应的蓝单据的单位成本是合计是否为0，并还要求查看蓝字单据是否下推发票；如果有退回业务中有发票业务的要求业务人员书面说明情况由三级帐会计将其他所需资料上报主管会计。

2、配件出库业务处理：

配件三级帐会计在处理销售出时要求如下：

1每天将保管打印的出库单类型要分类保存主要为：

对外直接销售出库、客户维修出库、外修抢险出库、索赔出库、赠品出库、内部领用出库；

2对配件销售收入凭证即《客户结算单》、《维修发票》或《收款收据》检查收款员是否签字并加盖财务收款专用章；

3将结算单据与之相对应出库单符在一起，并在财务软件中已销售出库并结算的客户下推发票。

④如果结算客户没有开销售发票只有收款人、客户签字并盖财务章的《结算单》或是《收款收据》的，也要求在财务中下推销售发票并且是普通发票。

对外直接销售出库即客户本人或是采购单位到本公司购所需配件，客户不提供维修车辆，最后结算只有配件款。

收款员要求：

收款员在收款时要按照业务所开具的《配件销售结算单》收款，同时询问是否开具发票，如果开具发票将《配件销售结算单》客户联注明“发票已开”字样，收款后要在《配件销售结算单》、保管联签字并加盖财务收款专用章，在发票上加盖发票专用章；核对正确后将发票、《配件销售结算单》保管联交给客户；否则《配件销售结算单》客户联、保管联签字加盖收款专用章交给客户，并提示客户两月内可持《配件销售结算单》开具发票，过期将不允开具发票（客户要以《配件销售结算单》金额开具发票同时在此单据上注明“发票已开”字样）。

如果客户将《配件销售结算单》丢失必须要求客户写出证明同时还将《配件销售结算单》财务联进行核实正确后，才允许开具发票。

会计要求：

①配件三级帐会计每天要认真核对保管打印的《发货单清单》，同时要与收款员所收到的《配件销售结算单》明细进行核对，核对正确签字，如有差异向配件部或是收款员了解原因并要求配件部或是收款员写明情况必要时也由经理签字确认。

②配件三级帐会计要对《发货清单》与财务中的《销售出库单》进行核实，对没有任何错误的单据依据《配件销售结算单》、发票下推发票并钩稽。

如果开具的是《配件销售结算单》、普通发票要求在软件中下推普通发票，如是增值发票的要录入是专用发票。

客户维修出库即客户将要维修的车放在本公司维修部门将其车辆维修好，最后向客户结算的有配件款与工时费。

收款员要求：

收款员在收款时要按照业务所开具的《维修结算单》收款，同时询问是否开具发票，如果开具发票将《维修结算单》客户联注明“发票已开”字样，收款后要在《维修结算单》、保管联签字并加盖财务收款专用章，在发票上加盖发票专用章；核对正确后将发票、《维修结算单》保管联交给客户；否则《维修结算单》客户联、保管联签字加盖收款专用章交给客户，并提示客户两月内可持《维修结算单》开具发票，过期将不允开具发票（客户要以《维修结算单》金额开具发票同时在此单据上注明“发票已开”字样）。

如果客户将《维修结算单》丢失必须要求客户写出证明同时还将《维修结算单》财务联进行核实正确后，才允许开具发票，后最后给客户开具出门证。

会计要求：

配件三级帐会计每天要认真核对《维修结算单》、发票签字是否正确有效，并即时与财务中相对应《销售出库单》进行核对，如有差异向配件部或是收款员了解原因并要求配件部或是收款员写明情况必要时也由经理签字确认。

核对正确后在软件中下普通发票，在下推发票时，只是配件款不含工时费。

外修抢险出库即客户通过电话与公司维修部联系请求援助，维修人员在现场维修完后客户当场结算，不再到公司去结算。

收款员要求：

收款员在收款时要按照业务所开具的《维修结算单》同时要符配件清单核实后收款。

会计要求：

①配件三级帐会计要认真核对此种业务的《维修结算单》与配件清单进行核对，并认真检查是否有完整的签字人，特别是客户签字；如有差异向配件部或是收款员了解原因并要求配件部或是收款员写明情况,如果有少收款时必须由经理签字确认。

②配件三级帐会计要依据《维修结算单》在财务软件中对《销售出库单》下推发票并钩稽。

索赔出库即客户车辆上某此已坏配件厂家是允许赔付的，先经销公司代厂家支付，最后向厂家索取已垫付配件款及工时费。

保管要求：

1厂家专用配件索赔客户不同，专用索赔是厂家不向经销商索取配件款同为代管。

2当期索赔业务不能索赔回来的业务要做调拨单调入到索赔仓，等到此业务索赔回来后依据《结算清单》在软件中录入《销售出库》。

③在索赔业务中《销售出库》单要与财务账面应索赔数相等，不许按实际索赔数出库。

收款要求：

收款员收到厂家《结算清单》时要在些单据上签字确认，将保管联返回并对厂家开具发票并加盖发票专用章，最后将签好字的《结算清单》财务联与发票符在一起同时交给会计。

会计要求：

配件三级帐会计要对此索赔业务认真核对检查签字是否正确，并对索赔差异报表进行了解分析；同时对厂家索赔《结算清单》与财务中保管所录入《销售出库单》进行核对正确后并下推发票。

赠品出库即在销售车辆时，免费赠送客户的精品或是对客户赠送的配件维修。

会计要求：

配件三级帐主要对赠品业务进行核实，检查是否经过公司主管负责审批及保管、支领人签字，同时要在与财务中与《其他出库单》进行核对，核实正确后将《赠品申请支领单》与保管确认出库的《其他出库单》符在一起为记账依据。

（是否视同销售并交税？

）

内部领用出库即公司内使用的配件支领。

会计要求：

配件三级帐主要对公司内部领用业务进行核实，检查是否经过公司主管负责审批及保管、支领人签字，同时要在与财务中与《其他出库单》进行核对，核实正确后将《支领申请单》与保管确认出库的《其他出库单》为记账依据。

特殊业务流程：

ⅰ在月末未修理完工的车辆（以下简称：

在修车辆）

保管要求：

此业务类型由业务来管理，在结账时没有维修完的车辆并且配件已支领出库，保管可以将此已支领的配件做《调拨单》调入在修仓中来处理，在月末盘点时，此仓库的配件不虚库存配件可不在盘点范围之内，但在盘点时如此仓有库存保管必须将没有财务人员签字的《支领单》拿出给会计核实是否相等。

等到结算时依照《客户维修销售》流程处理。

会计要求：

配件会计在月末未盘点前要对此仓库进行检查是否有余额，如果有必须向保管索取配件《支领单》进行核实是否相等，如果不相等要求保管说明原因并找主管经理签字。

ⅱ借件入库及还件处理

业务类型说明：

在汽车维修时所需的件已用完，但来不急采购只好从其他公司去借件，等到公司采购配件入库后再归还此公司。

会计要求：

①配件会计要认真核实《借件单》签字手续是否完整，核实正确后签字将保管联返回保管，同时将财务联与保管打印的《其他入库单》进行核对，核实正确无误后符在一起交给主管会计记入“采购科目”视同暂估入账。

②在还件时，配件会计认真核实《还件单》签字手续是否完整，同时还要核对所对映的原《借件单》是否与还件单相同，完全相相符并在《还借单》签字，将财务联与保管打印的《其他入库单》红字符在一起交给一诗主管会计冲减暂估。

③配件会计要在财务中去核实《其他入库单》红字与蓝字商品名称是否相同合计金额是否为0，对此种业务类型的原始单据配件会计要每月汇总一起交给主管会计。

④配件会计在核实单据时如果存在还件与借件不是同一个商品配件，必须符有业务部门的文字说明经主管经理签字确认后，配件会计签字接收原单据。

3、配件核算业务处理：

配件三级帐在核算时先按照以下顺序核算：

外购入库核算----﹥暂估入库核算----﹥其他入库核算-----﹥出库核算

在外购入库核算时要求：

检查是否存在有未钩稽的发票或是未审核单据并查明其原因；并将未审核的单据进行审核，对应该钩稽但未钩稽的发票进行钩稽，如果是发票先到了，可以不进行钩稽。

暂估入库要求：

对商品配件进行暂估金额时，要与商品价值基础相等，不允许出现高暂估或是低暂估金额。

其他入库核算要求：

其他入库业务主要是以借件业务才录入此单据，在借件入库时要以采购价格为入库金额。

出库核算时要求：

必须检查所有入库单是否存在无单价的入库单、无审核的入库单等，如果存必须处理成有金额的单据。

全部核算完毕之后要核对采购发票不含税金额与发票相对应的外购入库单金额是否相等，如果不相等要找原因，直至相等为止，同时还要对同种单据的红字单据进行检查，查看其红单据原蓝单据的金额与红单据金额合计是否为0，如果不为0要找原因并做相应的处理直至合计为0为止；截止月末所有外购入库单未钩稽单据合计金额相等于《存货暂估汇总表》（如有按供应商核算的可以按照供应商核对）。

4、月末盘点处理：

在月末盘点前要求会计必须将配件帐务要全部处理完毕才可进行盘点工作。

对配件部所提供的盘点表必须有填写金额一项；在盘点完毕之后会计、保管、主管负责经理在盘点表上签字，会计要对有差异的配件做出《盘点差异表》，向保管核对差异是否相同；此《盘点差异表》要求有保管、主管负责人、会计签字后同保管对此差异的说明分析上报主管总经理审批，待审批后由会计保存备档保存一份，另一份交财务主管。

5、报送相关报表及原始单据：

配件三级主要对配件入库业务与配件出库业务单据及外来原始单据分类上报财务主管会计：

入库业务上报相关报表及原始单据要求：

外购入库单汇总打印签字并上报表要附保管签字打印的入库单；要求打印《外购入库汇总表》（含成本并且是已发票部分单据）、《外购入库汇总表》（含成本并且是未到发票部分单据）、《外购入库汇总表》（含成本并且是未到发票部分单据）；对以上单据必须认真核对后才可打，此表可以从外购入库单查询置不同的过虑条件方能实现。

如果存在借件入库的还要打印《其他入库单》及《借件申请单》并有主管领导签字。

出库业务上报相关报表及原始单据要求：

对于外直接销售出库、客户维修出库、外修抢险出库、索赔出库等业务要求将开发票部分与没有开发票的业务分开，有发票的称为有票收入，没有开发票的称为无票收入；首先将有票部分的发票、结算单、销售出库单并有完完整的签字人的单据附在一起记为收入依据；其次将无票收入的结算单据、销售出库单并有完整的签字人的单据附在一起记为收入依据。

赠品出库、内部领用出库业务要求将有完整签字人的申请单原单与保管出打印其他出库单附在一起，同时还附上财务会计打印的《其他出库单分类表》赠品业与内部领用业务分类表。

盘点业务上报相关报表及原始单据要求：

月末盘点后，会计要向主管会计提供出盘盈表及成本金额、盘亏表及成本金额并有保管，盘点人、会计、主管经理签字一式两份，交主管会计一份，一份由主管会计签字后由配件会计留档一份。

最后，向主管会计提供一份本期《销售毛利润表》。

6、月末核对账务：

在月末结账出报表前，配件会计与主管会计核对以下账务：

1、库存成本的核对，要求三级帐库存与二级账帐库存相等；

2、当期所到的配件发票与配件三级账核对，要求已发票的采购相等；

3、二级帐所记的收入要与配件会计在软件中所录入的当期销售发票核对（不含税），要求收入相等；

4、二级帐所记的销售成本要与配件会计在软件中《销售出库单》核对，要求成本相等；

5、按供应商核对配件暂估金额，要求二级账配件暂估金额与三级《存货暂估汇总》相等。