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《秘书学》课程复习资料
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一、判断题：
1.秘书知觉陌生人时近因效应影响大；知觉熟人时，首因效应作用大。
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2.按照产生的客观影响，情绪可分为积极情绪和消极情绪两类。
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3.“门难进、脸难看、事难办”指的是单位内部相关部门关系难以协调。
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4.经理角色理论认为，经理工作具有工作量大、步调紧张的特点。
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5.李欣先生将秘书工作分为办文、办会、办事三大类。
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6.所谓办公环境是指一定组织机构秘书部门所处的环境，包括自然环境与人文环境。
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7.秘书第一天上班，精心设计个人形象，往往能给领导、同事留下良好的第一印象。
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8.秘书上班“一杯茶，一枝烟，一张报纸看半天。
”所以工作很清闲。
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9.我国真正出现与西方一致的秘书职衔，是中华民国临时政府。
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10.秘书的情操要求具有较高的道德感、健康的美感和高度的理智感。
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11.秘书调查研究，着眼于解决实际问题，具有“短、平、快”的特点。
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12.常崇宜先生指出秘书部门具有两大功能：
“其一点发挥事务助手作用，其二点发挥智谋助手作用，统称为参谋、助手作用。
”[]
13.为了将来有据可查，避免争议，可以采用文件协调的方法。
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14.经理角色理论认为，经理工作具有喜欢采用书面交流方式的特点。
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15.秘书调查研究，调研选题应同领导决策需求相一致。
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16.处理突发事件要求职业秘书具有机敏的反应能力、缜密的思维能力和干练的办事能力，是对职业秘书综合素质和综合能力的考验。
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17.秘书跟进督办太快，不给职能部门必要的时间准备，是主观主义的一种表现。
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18.为了协调牵涉面广的事项，秘书可以采用会议协调的方法。
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19.身份较低者应由领导人亲自到机场或车站送别。
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20.按照事先准备情况，秘书接待工作可分为计划性接待行为、随机性接待行为。
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21.秘书应该具有符合主流审美趣味的健康的美感。
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22.经理角色理论认为经理工作具有把现实活动放在优先地位的特点。
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23.秘书信息收集工作的范围专指对社会信息的收集。
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24.催办环节可以采用的形式有派员催办、会议催办、发文催办。
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25.重要领导可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。
[]
26.“及时、准确、客观、全面”，应当成为秘书信息工作的基本原则。
[]
27.周恩来总理将秘书职责职能概括为八个字：
参与政务、掌管事务。
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28.领导的行为风格归并为两个方面，一是主动的结构——指以工作为中心；二是体谅的结构——指以人际关系为中心。
[]
29.经理角色理论认为经理工作具有工作量小、轻松悠闲的特点。
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30.秘书履行参谋咨询职责职能可以采用口头形式，但更多的则是采用书面形式，如起草文稿、摘选报送信息、提出预案及建议等。
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31.以信息沟通、认识沟通为基础，更高层次、更有效率、更为稳定的沟通就是双方从情感上接受对方、理解对方。
[]
32.为了将来有据可查，避免争议，可以采用个别协调的方法。
[]
33.开会是决策和部署，是管理过程的开始，更重要的还在于会后的执行与反馈。
[]
34.秘书跟进督办要分层负责，一般情况下秘书应该只督不办。
[]
35.知觉是人脑对直接作用于感觉器官的客观事物的个别属性的反映。
[]
36.秘书的能力就是秘书解决实际问题的本领。
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37.狭义上的信息专指对行为主体有利用价值的社会信息，也称为“情报”。
[]
38.协调本组织与领导机关的关系是秘书协调的重点领域。
[]
39.秘书时间管理就是设计好领导的工作日程。
[]
40.秘书布置办公室时，复印机应该靠近领导摆放，便于领导使用。
[]
41.秘书办会就是指秘书承担好会议筹备与组织工作，不涉及会间服务与会议善后相关工作。
[]
二、单项选择题：
1.从“秘书”一词本身就能看出，秘书职业道德要求[]
A.爱岗敬业B.诚实守信 C.保守秘密D.遵纪守法
2.人脑对外界事物个别属性、运动状态的认知，就是[]
A.感觉B.知觉C.运动知觉D.运动觉
3.前台秘书要做到3S礼貌迎客，当客人到达时错误的做法是[]
A.standup（站起来）B.see（注视对方）C.smile（微笑）D.Sitdown（坐着）
4.如果会期是一天或以上，就应该排定会议的[]
A.周志表B.日程表C.日志表D.月历
5．会场布置的重点和难点是[]
A.就餐安排B.会场座次C.主席台座次D.旅游景点安排
6.主要为领导、主管出谋划策，是领导的“外脑”，这种秘书属于[]
A.帮办型秘书B.钟点秘书C.智囊型秘书D.企业秘书
7.秘书经常能让自己在挫折或平凡中保持积极性，说明他具有较强的[]
A.创新能力B.表达能力C.学习能力D.自我激励能力
8.关于接待工作的要求，正的确是[]
A.委屈求全B.尽量应付C.愿者上钩D.周到细致
9.关于会场布置问题，表述不正确的是[]
A.气氛与会议目标相称
B.色调与会议目标相称
C.桌椅摆放应符合会议要求
D.排列主席台席位根据国际惯例以右为尊
10秘书处理函件包括两个方面，即收文和[]
A.签发B.批示C.发文D.归档
11.镇政府秘书高翔负责保管本单位印章，这些印章不包括[]
A．单位公章B．领导私章
C．财务部公章D．办公室公章
12.“叶落知秋”，这一认知过程属于[]
A.视觉B.视知觉C.听觉D.听知觉
13.马斯洛人本理论将人的需求分成五类，最高级别的是[]
A.生理需求
B.安全需求
C.自我实现需求
D.爱与被爱的需求
14.下列属于内向型性格特征的是[]
A.合群B.沉稳C.活泼D.大胆
15.中国“秘书”一词，最初的涵义是[]
A.秘书书写的符号B.用秘书符号书写的公文
C.宫廷秘密收藏的图书D.秘书发行的图书
16．“EQ”是心理科学和行为科学中一个术语的简称，它是指行为主体的[]
A.智商B.德商C.情商D.挫折商
17.办公室机构类型中，属于现代模式的有[]
A.分理制B.综理制
C.“主管+助理”制D.临时性办公机构
18.俗语“乌鸦嘴”，认知过程中发挥主导作用的是个体的[]
A.视觉B.视知觉C.听觉D.听知觉
19．秘书张山来自农村，家境贫寒，因贪腐被刑拘，从需要理论来说，张山的需要类型应该是[]
A.温饱类需要B.归属类需要C.安全类需要D.健康类需要
20.下列属于外向型性格特征的[]
A.含蓄B.热情C.忧郁D.害羞
21.秘书不能泄露公司领导的重要信息，这些信息不包括[]
A.手机号码B.活动规律C.活动去向D.姓名
22.下列体现办事公道的做法是[]
A.任何情况下按“先来后到”的次序提供服务
B.对当事人“各打五十大板”
C.协调关系时奉行“中间路线”
D.处理问题“不偏不倚”
23.一般将现代职业秘书视为[]
A.通才 B.秀才 C.专才D.辅助管理人才
24.会议签到不能采用的方式是[]
A.请人代签 B.本人签到 C.秘书点名 D.电子签到
25.公司领导确定会议时间和内容以后，秘书应当迅速[]
A.发出会议通知B.选择布置会场
C.印制会议简报D.准备会议记录
26.秘书处理公司往来信件时，错误的做法是[]
A.不拆开信封上写明“亲启”的信件
B.不损坏信封内的信笺
C.所有信封都不丢弃
D.仔细检查信封内有无遗漏的附件或照片
27.属于秘书内部感觉的是[]
A.视觉B.味觉C.触觉D.运动觉
28.要做到诚实守信，应该[]
A.按合同办事B.绝不背叛朋友
C.按领导要求做D.始终把企业现实利益放在第一位
29.接待工作中待人热情不包括[]
A.微笑迎客 B.亲切友好
C.主动拉客 D.主动热情
30.为了加强会议管理，准确统计到会人数，秘书通常需要准备好[]
A.大会贺词 B.会议签到表
C.会议主题报告 D.会议须知
31.如果让你主持会议，甲、乙两单位在讨论合作方案时产生了严重分歧，比较妥当的处理方式是[]
A.暂时休会，然后继续讨论
B.会议继续进行
C.避免争执，立即结束会议
D.暂时休会，私下分别与对方交谈
32．公司新租赁城市黄金地段写字楼办公，为了节约开支，对于办公室布局你会建议公司采用[]
A.开放式B.封闭式C.综合式D.综理制
33.根据行文关系来看，批复属于[]
A.上行函件B.下行函件
C.平行函件D.不相隶属单位往来函件
34.从业人员具有广博的知识结构、能独挡一面、弹性分工，这种办公机构属于[]
A.综理制 B.分理制 C.直接式 D.间接式
35.领导行为风格类型中不包括[]
A.民主型B.专制型
C.放任型D.综合型
36.秘书受命调查客户服务部主管任现职以来的工作表现，她不宜采用的调查方法是[]
A．座谈会B．问卷调查C．专家访谈D．个别走访
37.分管销售工作的孙副总对销售经理意见很大，原因是对方直接找总经理汇报工作。
如果你是该公司秘书，你会[]
A.顺其自然
B.建议销售经理一般问题向分管经理汇报
C.建议黎总调整孙副总的分工
D．建议孙副总看淡一点
38.秘书朱珊负责主持会议时，会间休息应安排在[]
A．会议开始1至2小时内
B．某一议题讨论即将结束时
C．与会代表神情倦怠之际
D．与会代表发言的高潮期
39．业务部经理拿着合同文本走进公司办公室，请秘书孔宣盖一下合同专用章，孔宣立即端端正正地盖好了印章。
孔秘书的行为[]
A．对，因为他办事很有效率
B．对，因为印章盖得很端正
C．错，只有先登记才能用印
D．错，只有经过领导审核签字并履行登记手续才能用印
40.公司上上下下都在议论总经理前后四任秘书涉及贪污腐败，这说明秘书必须[]
A.加强职业能力培养
B.健全知识结构
C.培养良好的职业道德
D.与领导处理好个人关系
三、名词解释：
1.定势效应
2.秘书参谋咨询
3.秘书时间管理
4.秘书办公机构
5.秘书沟通协调
6.秘书信息工作
7.秘书社会知觉
8.气质
9.传阅
10.签到
四、简答题：
1.秘书职业具有哪些基本属性
2.秘书应该如何培养良好的职业道德品质
3.职业秘书气质类型分为哪些分别适合从事哪些类型的秘书工作
4.职业秘书应该具有哪些专业能力
5.试列表比较封闭式、开放式办公室布局的优缺点。
6.秘书的感觉可以分成哪些类型具体指什么
7.试陈述秘书知识结构的基本内容。
8.试陈述秘书情商结构的基本组成部分。
9.按《党政机关公文处理条例》规定，收文办理的主要程序是怎样的
10.领导要求你设计一份公司电话记录表，请完成。
5、案例分析题：
（一）请指出以下案例情境中秘书高叶职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于10处），不需要更正，也不需要具体解释与说明。
情景1:
伟南公司信息部秘书高叶身着西装,正在办公室的电脑上打着什么。
办公桌的左边放着
电话机、电脑、打印机。
屏幕显示———
伟南公司信息简报
……为及时沟通各部门的信息,我们收集了……
情景2:
高叶打开文件柜,拿出一本资料翻看。
这时,行政部秘书小李进来了。
小李:
“高秘书,我们经理想要看看上一年的年终董事会决议。
”
高叶:
“年终董事会决议我给你找找。
”
高叶拿出一个贴有标签的文件夹自语道:
“这是董事长文件夹。
”查看之后对小李说:
“没有啊,可能是研发部借走了。
”随后又从文件柜中拿出文件跟踪卡查看。
高叶:
“哟,都快半年了,还没还呢。
这样吧,小李,你就不要等了,我这就催一下研发部。
拿回来我给你送过去。
”
小李:
“那就谢谢你哦。
”
高叶:
“别客气。
”
小李:
“那走了,再见。
”
高叶:
“再见。
”
高叶关上文件柜,没上锁。
情景3:
高叶要回了文件,来到小李办公室。
高叶:
“小李,这是你要的文件。
”
小李:
“哦,谢谢你啊。
”小李接过文件。
高叶:
“别客气,你还要在借阅卡上登记签字。
”
小李:
“行,”他接过借阅卡边签边说,“有的部门借文件时间太长,别人用起来忒不方便。
”
高叶:
“是。
看来咱们得加强管理,建立有效的借阅制度。
”
小李把借阅卡还给高叶。
高叶:
“好,我走了哦。
”
小李:
“谢谢你了。
”
情景4:
高叶办公室,没人。
电话铃响了五声后高叶急忙进来接听。
对方:
“高叶吗”
高叶:
“喂,是康总吧,您有什么事”
康总:
“这期的信息简报印好了吗”
高叶:
“印了一半,没纸了。
”
康总:
“都印了多少期了,用纸多少你心里还没个数”
高叶:
“是,以后一定准备充分。
还有,康总,跟您反映一下,公司的文件借阅制度不规范,有的部门借阅时间过长,影响其他部门的使用。
我想起草一个文件借阅制度和文件催还制度。
”
康总:
“哦,你的想法很好,这样,你先起草一下。
”
高叶:
“好,我起草完了再请您审阅。
”没等对方说“再见”就放下了电话。
（二）请指出以下案例情境中秘书钟苗职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于10处），不需要更正，也不需要具体解释与说明。
宏远公司。
墙壁上的挂钟显示的时间是上午7点50分。
钟苗身着西服套装走进办公室,拉开窗帘,推开玻璃窗,擦试办公桌,然后打开电脑。
电脑旁的拐角低柜上放着打印机,背向窗户。
钟苗:
“系统界面怎么换了今天的工作日志在哪儿呢”钟苗正查找着,电话铃响了。
钟苗:
“你好,宏远公司。
”
对方:
“钟秘书,我是王总。
MI新产品发布会的策划方案准备得怎样了”
钟苗:
“差不多了。
”
对方:
“一会儿拿来我看看。
”
钟苗:
“好的,王总。
”放下电话,“这下可麻烦了。
先这样吧,让王总看完我再改。
”
钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆。
再匆匆忙忙把打印好的策划方案用钉书机订上,一遍不行,又订一遍。
宏远公司王总办公室。
钟苗敲门。
王总:
“请进。
”
钟苗走进办公室:
“王总,这是您要我做的策划方案。
请您过目。
”
“我看一下。
”王总起身接过方案,“怎么这么乱呀,页码也没排。
新产品发布会,新产品技术说明,发布会时间、地点、邀请对象。
哎,上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象”
钟苗:
“噢,您瞧我这记性,回去我马上补上。
您放心,肯定不会影响下午发出请柬。
”
王总:
“你这个策划方案得拿回去重做。
”
钟苗:
“好的。
”
王总:
“钟苗呀,做事不能总是马马虎虎的。
”
钟苗:
“好的,我下回一定注意。
”
王总:
“策划书上提到的发言稿、回答提纲,还有报道提纲等都要准备好,你责成各个部门负责人去完成。
另外,咱们要开个预备会,会议主要部署新产品发布会的准备工作。
会议时间安排在后天下午两点,你要尽快把通知发下去。
另外,会议室要安排一下。
”
钟苗拿出随身携带的小本子,边记录边说:
“好的。
还有,新产品发布会是否要派车去接嘉宾”
王总:
“当然要派车。
你负责安排好这件事。
”
钟苗:
“好的,我一定办好。
”
王总:
“方案你拿回去改一下。
”
钟苗:
“好,回去我先改方案,再安排预备会和车辆。
王总,没事我先走了。
”
王总:
“好。
”
钟苗离开。
钟苗办公室。
时钟显示上午十点整。
钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。
钟苗:
“光线怎么这么强呀。
”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光,电脑上显示的是补充的邀请对象名单。
钟苗接着打字,电脑上显示的是:
宏远公司新产品发布会预备会通知
一、会议日期:
2005年10月20日
二、会议地址:
宏远公司第二会议室
三、参加人员:
各部门经理、总经理、董事长
四、会议时间:
上午
钟苗:
“总算打完了,可以发了。
”钟苗拿起电话,拨号:
“喂,车队小王吗我是钟苗。
”
对方:
“钟秘书啊,您好,有什么事吗”
钟苗:
“周三我们要开新产品发布会,除了上次我要的两部车外,还需要增加两部轿车去接一下宏大公司的李总和世纪集团的赵总工程师,有没有问题”
对方:
“那比较困难,只剩下一辆车了。
王总说不能随便派出,要留着备用。
你上次的用车计划里,可没说要那么多车啊!
”
钟苗:
“是我没考虑好。
是哪些部门还预约了车子”
对方:
“周三财务部要车去银行,行政部要车去买办公用品,生产部经理要车去飞机场。
”
钟苗:
“怎么全赶一块了。
哦,我知道了。
要不这样吧,我去和行政部协商一下,让他们打车去,腾出一辆车来,加上剩下的这辆就够了。
我协商好了再和你联系吧。
”
对方:
“那,能行吗”
钟苗:
“这你就不用管了,你只管准备好车子接人就是了。
”
对方:
“那好。
”
（三）请指出以下案例情境中秘书施林职业行为存在的若干正确或错误的地方（不少于10处），并做出简要说明。
王总:
“咱们开个会。
今天是我们公司采购办公设备,还有家具采购方案的协调会,下面请施助理把采购方案给大家说一下。
施助理,请。
”
会议室中布置了一个“U”字形的会议桌，桌上有各种资料、茶水。
总经理位置居中,环境幽雅、安静。
施林:
“今天,我们来开个协调会。
前两天王总下达了一个任务单,公司接待区要重新装饰一下,接待区所需的物品,我们需要看一下,然后写出个采购方案,做出个采购预算。
事先,我已请行政部和总经理办公室向各个部门征求意见。
现在我把情况汇总一下,有几点请大家注意:
第一,我们采购的物品,它的实际需要一定要与原来的设备相匹配。
第二,要考虑公司财务承受能力。
第三,还要考虑售后服务是不是到位。
下面,谁先谈谈”
成员A:
“我先说一下吧。
这次我们重新布置接待区,希望尽可能让它的功能完善。
我认为需要增设一些欢迎来访者的信息板或布告板,如果可能的话,还应建立来访者卡、证的登记系统,并应在合适的位置上安装录像探头等监控系统,还有各种展示架和资料报刊等。
”
施林:
“非常好,那么你们把该采购的物品写成书面报告提交上来,为我们写采购计划提供详细资料。
”
成员B:
“我们在制定采购预算之前,要对多家供货商进行比较,要充分比较设备的性能、价格与付费方式。
”
施林:
“还要考虑交货时间和售后服务问题。
公司考虑把这次采购项目参与到市政府采购中心主持的公开采购活动中去。
”
成员A:
“噢,昨天我已经把提交采购中心的方案上报了总经理办公室。
”
施林:
“嗯,我看到了。
但是中间还有一些问题。
比如说,你没有写清招标的具体时间和地点,还有,询标的具体时间和地点也要具体清楚。
”
成员A:
“是吗那可能是钟秘书她们忽视了,我回头让她们重做一份,尽快送到总经理办公室。
”
施林:
“那你同时把政府采购报告、招投标书复印一份给我。
财务陈总监,你看看,你还有什么财务方面的问题。
”
陈总监:
“关于办公设备和用品的采购经费,事先一定要做出一个详细的部门预算。
公司最近流动资金比较紧张,因此.接待区的重新装饰和布局应该力求节俭、实用,有些一时用不到的功能就不必强求。
”
成员A:
“我们今天重新装饰一次,就应该力求功能齐全,跟上潮流,要不还有什么意思呀”
陈总监:
“我的意思是说,要节俭务实,像你们说的什么展示架、录像探头,有必要吗”
成员A:
“怎么没必要你到别家公司看看。
”
施林:
“唉,大家都是为了把公司的事情做得更好。
简朴务实和与时俱进都是很有必要的。
什么东西该买,什么东西过一段时间再买,咱们等预算出来了再讨论一下。
那咱们先议议财务方面的具体细节吧。
”
施林在采购部检查进货。
施林:
“小孙,你这边检查进货的型号、数量、规格都没什么问题吧”
小孙:
“没问题,我逐一清点了,而且开包抽查了几个箱子,质量还不错。
”
施林:
（递发票给小孙）“那好,你把这些发票、单据送到财务,再把后续货款支票开出来送给厂家。
”
小孙:
“好。
”
施林办公室,电话铃响一声,接起。
施林:
“喂,你好,我是施林。
陈总监吗前两天采购的办公设备用品的发票出现问题是哪儿出问题呀啊,是货物的单价和原来的不一样哦,那可能是我审的时候没太注意。
那怎么办呀好吧,我让采购部尽快与供应商联系一下。
好,再见。
”
施林拿起电话拨号。
施林:
“钟秘书,你帮我找一下前几天采购部门的相关资料,特别是其中的交货单、订货单和发票的复印件,尽快给我送过来。
什么你没复印我没告诉你你不知道这些东西必须复印存档吗你连这最基本的常识都没有还怎么当秘书呀”
《秘书学》课程复习资料答案
1、判断题：
1-10：
×√×√√√√×√√
11-20：
√√√×√√√√×√
21-30：
√√×√×√√√×√
31-41：
√×√√×√√√×××
2、单项选择题：
11.C
21.D
三、名词解释：
1.定势效应：
指在秘书头脑中形成对某类知觉对象的固定形象，并对以后该类对象的知觉产生强烈影响的认知活动（。
又称为刻板效应。
2.秘书参谋咨询:
“参谋”即“参与谋划”，“咨询”意为“征求意见”，秘书参谋咨询就是秘书为主管领导、领导机关（含机关其他职能部门）出谋划策以及提供咨询服务的职业行为。
3.秘书时间管理
秘书时间管理是指秘书对自己和领导的时间进行有效的计划和控制，从而有效利用时间、合理安排工作节奏，在有限的时间内提高工作效益。
4.秘书办公机构
所谓秘书办公机构，是指组织系统中按一定的宗旨和方式结合形成的秘书办公部门的结构模式，也就是秘书机构设置形式。
5.秘书沟通协调：
所谓秘书沟通协调，秘书在职业活动中与相关对象相互沟通信息与立场，增加共识，减少冲突、形成合力的职业行为。
6.秘书信息工作：
指秘书辅助管理过程中收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发利用相关资讯的职能活动。
7.秘书社会知觉：
是指秘书个体在社会环境中对人（某个个体或某个群体）的心理状态、行为动机和意向（社会特征和社会现象）做出推测与判断的过程。
8.秘书气质：
气质指一个人的风格或气度，是人的脾气、秉性或性情。
秘书气质是秘书高级神经活动类型特点在行动方式上的表现，是一个秘书比较典型的、稳定的心理活动的动力特征，也是秘书在心理活动和外部动作的进程中表现出来的某些关于速度、强度、稳定性、灵活性等方面心理特征的综合。
9.传阅：
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
10.签到:
指在规定的簿册上签名或写一"到"字，表示本人已经到达或出席了会议或活动。
亦即用记录的方式表明自己出席或者参加过某个活动。
四、简答题：
1.秘书职业具有哪些基本属性
答：
（1）事务性。
设置秘书职业岗位，目的在于协助领导进行事务管理。
（2）智能性。
秘书常被人称为领导的“智囊”、“高参”，他们为领导出谋划策、协助领导协调各方矛盾，为上司决策把关。
（3）中介性。
秘书与秘书部门处于承上启下的中枢位置，是沟通组织内外、联系领导与部门、领导与群众的桥梁。
（4）综合性。
与职能部门单一的管理职能比较，其工作内容多种多样。
2.秘书应该
升级会员 