财务制度.docx
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财务制度
高盛集团财务部
二零零四年十月
（第三版）
目录
总则1
财务机构设置1
收款控制及审批程序2
收款程序2
租户迟交押金审批表3
收租程序4
租金明细表5
收取其他杂费程序6
审批权限的管理规定7
审批权限表7
支出审批流程及时限9
借支管理规定10
借支单13
支付证明13
《当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表》14
工程项目支出报销制度15
工程项目请款表17
工程项目请款审批表18
交际应酬费用报销制度19
《上月、累计交际应酬费用汇总表》21
电话费用报销规定22
的士费用报销规定23
的士费用报销凭证24
差旅费用报销制度25
《上月、累计差旅费用汇总表》27
《出差申请单》28
《差旅费用报销单》29
采购及其他费用报销制度31
仓库管理制度33
工程部维修材料领用工作流程图（正常上班时间）37
客户借用工具工作流程图38
非正常上班日、节假日仓库钥匙使用、材料领用流程图39
工程人员借用工具流程图40
周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序41
一次入库、跨月多次领用物品的管理流程42
高盛集团借料单43
预算上报流程44
每月总结上报流程45
年度预算及年度预算执行情况汇报流程46
年度预算流程46
年度预算修改流程47
年度预算执行情况季度分析及汇报流程（分公司）48
年度预算执行情况每月/季度分析及汇报流程（总部）48
年度预算执行情况年度分析及汇报流程/年终奖金计算及发放流程49
总则
1.为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。
2.公司财务部门的职能是：
1）建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务工作。
2）贯彻执行国家有关的财务管理制度。
3）积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。
4）厉行节约，加强费用控制，合理使用资金。
5）了解财政、税务、银行部门等有关机构的政策、方针，与相关的部门保持良好关系。
6）完成公司交给的其他工作。
7）公司财务部由财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、会计、出纳、仓管员组成。
8）公司各部门和职员办理财务会计事务，必须遵守本规定。
对知悉的财务资料保守秘密，非经上级同意不得泄露。
财务机构设置
1.集团财务部采用财务总监负责制，直属集团董事长管理。
2.集团公司财务实行二级管理，即集团公司财务部——子公司财务部，子公司财务工作属集团公司财务部直接领导，其工作对集团公司财务部负责人负责，执行集团公司财务部负责人的指令及集团财务制度和规定。
3.企业财务会计人员的聘请、培训、调动、离职的手续由人力资源部负责，经财务总监或集团财务部经理同意。
4.集团财务部设财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、会计、出纳、文员、仓管九个基本岗位。
收款控制及审批程序
收款程序
1.由集团董事长掌握所有租金及管理费的减免权。
2.只有集团董事长才有权批准免收租户押金及保证金。
3.对于迟交押金及保证金：
未经审批而未交齐押金及保证金的租户不允许入场。
（审批表见附件）。
审批表审批后由财务部留底，作为延期收款的依据。
座经理/物业经理在事先批准的延期到期时，应及时要求租户补交押金。
如果租户到期还未能交齐押金，其延交押金期间应与之前已批准的延期相加，累计计算。
4.每月由部门会计编制一份租金表（包括本月场租、仓租、管理费、电费、广告费、电话费、保证金、截至上月未收的款项及其它必要内容）。
此租表交财务经理助理或财务经理审核后于每月26日，遇节假日提前，（美居28日，遇节假日顺延）上交审计部审阅并存档。
并同时发缴费通知单交物业部分派给租户。
5.对于杂费的收取：
分公司总经理对于免收单项金额500元以内的杂费有审批权（单项金额超过500元，一律由集团董事长审批）。
免收杂费应有书面申请、审批、并由财务部留底，作为免收杂费的依据。
财务部每月应统计上月免收杂费的汇总表，连同其他报表，于每月18日报审计部及集团董事长审计或审阅。
（杂费是指除租金、管理费外的其他费用）
6.对滞纳金减免的批准权限为：
（包括租金、管理费迟交的滞纳金及已入场租户迟交押金、保证金的滞纳金）
●美居中心：
每座的经理可批准8日内及本座总租户数10%以内租户的滞纳金减免，副总经理可批准15日内及所有座总租户数10%以内（含座经理已经审批的户数）租户的滞纳金减免，总经理可批准当月内及所有座总租户数10%以内（含座经理及副总经理已经审批的户数）租户的滞纳金减免。
●高盛大厦：
物业部经理可批准15日内的滞纳金减免，经营公司负责人可批准当月内的滞纳金减免。
7.分公司经理有权依实际需要安排财务人员上门收取租金。
8.每月收租期结束后一个工作日内，财务部会计向物业部提供一份租金未到账的客户清单。
清单中包括口头声明已汇出款项但无书面证据的租户（需在备注中说明）。
收租期结束后第一、二个工作日由物业人员向租金未到账的租户发出口头催租通知。
收租期结束后第三个工作日，财务部会计再向物业部提供一份截至该日租金仍未到账的客户清单，物业部根据此清单向租户发放催租函。
9.如在相关领导未批复减免未收滞纳金之前租户上门交租金，财务部应向租户说明我方对于没有减免的滞纳金有继续追索的权利。
账务处理上应将未收的滞纳金作应收款处理，并在《缴款通知书》上加上“应收滞纳金”一项。
10.集团各有关部门对于租金、管理费及其他收入的合计数计算可以四舍五入到元位。
11.财务部每月编制滞纳金减免情况汇总表，并于下月18日连同其他报表报集团董事长审阅。
12.财务经理及财务副经理有责任督促部门人员依时足额完成收费任务。
13.部门会计根据本月收租的实际情况编制收入调节表、未收租情况明细表，交部门财务负责人审核。
14.传递现款超过10,000元，必须由两人同时执行，超过50000元由财务经理、财务副经理或财务经理助理亲自执行。
租户迟交押金审批表
分公司名称：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
租户名称：
商铺/办公室位置：
需迟交押金的原因：
须延迟交纳押金的期间：
须延迟交纳押金的金额：
申请人签名：
日期：
直接领导意见及签名：
日期：
分公司总经理意见及签名：
日期：
集团董事长意见及签名：
日期
收租程序
租表于每月26日（高盛大厦）及27日（美居中心）上交审计部审核。
审计部将审核本月租表与上月租表的变动是否合理。
审计部发现租表中的差错时应立即并不迟于每月1日收租开始前通知会计进行补救。
租金明细表
XX部门XX月租金明细表
编制日期：
序号
交租日期
铺号
租户
面积
租金
租金
管理费
电费
其他
上期未交款
应收合计
已收合计
应交合计
备注
（M2）
（元/M2）
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
……
合计
编制人：
审核人：
财务经理助理/财务副经理：
收取其他杂费程序
租楼定金
审批权限的管理规定
1、公司开支项目的审批权限按后附审批权限表执行。
2、公司的业务招待费开支、的士费用按相关制度执行；不列入月度预算内审批。
3、分公司推广活动预算不列入月度预算，按实际需要分项目预算。
项目预算经集团总经理审批通过后视同项目涉及期间的本月预算内支出。
4、审批程序原则上不允许越级审批；如有特殊原因须越级审批，应取得财务总监口头或书面批准，作为借支处理（超出财务总监审批权限的须报集团董事长口头或书面审批）。
事后一周内应补回相关的审批。
否则，有关借支在当月工资中扣除，在审批结束后再发还。
出纳每月统计未补回审批程序的借支。
该统计包括在财务部每月工作总结中上报集团董事长审阅。
4、《支付凭证》上的执行人一定要是当事人；部门或分公司领导不允许利用下属人员报销自己执行的费用支出。
当执行人为分公司总经理或总部部门经理时，审批规定如下：
属于交际应酬范围的项目，由集团董事副总经理审批；属于交际应酬范围外的项目，由财务总监审批；超过集团董事副总经理或财务总监审批权限外的项目，由集团总经理审批。
审批权限表
美居中心：
预算内
单项1000元以下
座经理，市场部、安全部、工程部、清洁部及总经办负责人
单项1000－5000元
分公司副总经理
单项5000－20000元以下
分公司总经理
单项20000-50000元
财务总监
单项50000元以上
集团董事长
预算外
单项金额300元以下且月累计1000元以下
座经理，市场部、安全部、工程部、清洁部及总经办负责人
单项金额500元以下且月累计2000元以下
分公司副总经理
单项金额2000元以下且月累计20000以下
分公司总经理
单项5000元以下且月累计50000元以下
财务总监
单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上
集团董事长
高盛大厦
预算内
单项金额1000元以下
分公司部门负责人
单项金额1000－10000元以下
分公司总经理
单项金额10000－50000元
财务总监
单项金额50000元以上
集团董事长
预算外
单项金额300元以下且月累计1000元以下
分公司部门负责人
单项金额1000元以下且月累计5000元以下
分公司总经理
单项5000元以下且月累计50000元以下
财务总监
单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上
集团董事长
总部总经办
预算内
单项金额20000元以下
总经理助理
单项金额50000元以下
财务总监
单项金额50000元以上
集团董事长
预算外
单项金额2000元以下且月累计20000元以下
总经理助理
单项金额5000元以下且月累计金额50000元以下
财务总监
单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上
集团董事长
集团财务部、审计部、企业发展部、人力资源部及其他部门
预算内
单项金额1000元以下
部门负责人（包括财务部副经理）
单项金额50000元以下
财务总监
单项金额50000元以上
集团董事长
预算外
单项金额300元以下且月累计2000元以下
部门负责人（包括财务部副经理）
单项金额5000元以下且月累计50000元以下
财务总监
单项金额5000元以上或月累计50000元以上
集团董事长
外事部
预算内
无限制金额
外事组长
预算外
无限制金额
外事组长
行政部
预算内
单项金额1000元以下
部门负责人（包括行政主任）
单项金额50000元以下
集团董事副总经理
单项金额50000元以上
集团董事长
预算外
单项金额300元以下且月累计2000元以下
部门负责人（包括行政主任）
单项金额5000元以下且月累计50000元以下
集团董事副总经理
单项金额5000元以上或月累计50000元以上
集团董事长
财务总监及集团董事副总经理发生的所有支出由集团董事长审核
说明：
集团董事长审批后的每月《固定用款计划表》内列出的费用可不由董事长审批，由财务总监审批即可支出。
其他部门或项目负责人的审批权限由集团董事长出具《费用支出审批权限授权书》，对其授予费用支出审批权。
集团董事长
（24小时内）
财务总监
（24小时内）
财务经理
（4小时内）
会计审核：
审核单据填写是否有误，原始凭证是否与申请表一致；是否符合有关制度。
（24小时内）
部门主管及相关负责人
（4小时内）
有异议
不同意付款
不同意付款
同意付款
审核无误
出纳审核审批权限无误后付款。
权限内同意付款（签字）
权限内同意付款（签字）
批准付款（签字）
审批权限外
同意付款
审批权限外同意付款
不同意付款
相关审批人（4小时内）
签字
退回申请人并解释原因。
同意付款
不同意付款
相关单据、凭证
经办人
支出审批流程及时限
借支管理规定
●借支管理规定
1.员工借支时须填写一式两联的《借支单》。
员工须填写清楚借款原因、借款金额及还款日期。
能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料交财务部审核。
2.借支尽量以支票形式领取。
须领用现金的借支应说明原因。
3.借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级审批。
如果确实需要越级审批，则按照《财务部工作流程、报销、仓库管理制度》第9页，《审批权限的管理规定》第3点执行。
4.审批完毕的《借支单》由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为付款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。
5.借支应在预计还款日期（通常为执行事项完成后一周内）报销，否则，有关借支在当月工资中扣除，在借支报销完毕后再发还。
6.员工报销时应将《借支单》第二联附在《支付凭证》后面进行借支的核销。
员工填写《支付凭证》时应按实际金额、借支金额计算出应退/补金额并交财务审核。
7.员工付款时应尽量使用刷卡的方式支付。
支付现金时应说明无法刷卡的原因。
8.《借支单》在当月内核销：
财务人员在审核完毕并支付款项后，在《借支单》第二联上加盖“已核销”并签名后将其退还借支人。
《借支单》第一联将附在支付证明后面入帐，不再退还借款人。
9.《借支单》核销：
由于《借支单》第一联已装钉入上月凭证，无法退还借支人，核销时，财务人员在审核完毕并支付款项后，在《借支单》第二联上加盖“已付讫”章并签名后将其退还借支人。
此种情况下《借支单》第一联不退还借款人。
10.集团总部的借支由于都属于分公司承担，在发生时不入帐，到报销时该《借支单》连同《支付凭证》一起交分公司入帐。
11.如果为一次借支，多次还款的情况，则按以下步骤报销：
尽量集中一次报销，报销时可填写一张《支付凭证》并在后面附上报销清单。
如果需要跨月报销，则在本月结束前报销本月已发生数并统计未报销金额。
根据未报销数重新填写《借支单》并在上面列明为“未核销借支”。
经财务经理签名后，该《借支单》将重复上述第4到12步骤。
●发放工资前统计未归还到期借支（逾期借支）规定：
1.总部财务部及各分公司财务部须在财务总监审核每月工资前（不迟于每月7号）填写《当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表》，交财务总监审批并填写处理意见。
2.集团董事总经理审批的工资表为未扣除逾期借支的全额工资。
3.在每月发放工资时，财务部须根据《当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表》中的处理意见进行处理。
4.如果发放工资时暂时扣除了员工的逾期借支，在员工逾期借支结算完毕后，员工可领取上述工资。
5.如果借款人由于客观原因无法按时核销借款，请书面说明无法按时归还借款的原因并提供预计延迟还款日期，在每月最后一天前将按照审批权限审批完毕的书面说明交财务部备案。
财务部收到上述书面说明时，该笔借款将不作为逾期借支处理。
●
借支流程图
员工借支，填写一式两联的《借支单》，员工须填写清楚借款原因、借款金额及还款日期。
能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料交财务部审核。
审批
借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级审批。
如果确实需要越级审批，则按照《财务部工作流程、报销、仓库管理制度》第9页，《审批权限的管理规定》第3点执行。
付款
审批完毕的《借支单》由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为付款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。
报销
-借支应在执行事项完成后一周内报销，否则，有关借支在当月工资中扣除，在借支报销完毕后再发还。
-员工报销时应将《借支单》第二联附在《支付凭证》后面进行借支的核销。
员工填写《支付凭证》时应按实际金额、借支金额计算出应退/补金额并交财务审核。
当月核销跨月核销
《借支单》在当月内核销：
财务人员在审核完毕并支付款项后，在《借支单》第二联上加盖“已核销”并签名后将其退还借支人。
《借支单》第一联将附在支付证明后面入帐，不再退还借款人。
财务部每月统计跨月的借支清单，并将有关资料包括在财务部每月末的分析报告中交集团总经理审阅。
《借支单》核销：
由于《借支单》第一联已装钉入上月凭证，无法退还借支人，核销时，财务人员在审核完毕并支付款项后，在《借支单》第二联上加盖“已付讫”章并签名后将其退还借支人。
此种情况下《借支单》第一联不退还借款人。
借支单
200年月日编号：
借款人姓名
所属部门
借支金额
佰拾万仟佰拾元角分¥
借支形式
支票现金
借款无法使用支票的原因
借款的原因
借款事项预计完成时间
部门负责人审核签名
年月日
分公司副总经理审核签名
年月日
分公司总经理审核签名
年月日
财务总监审核签名
年月日
集团总经理审核签名
年月日
收款人签名
收款日期
会计出纳财务经理
支付证明
200年月日编号：
报销人姓名
所属部门
报销事由
计算方法
金额
百
十
万
千
百
十
元
角
分
合计发生额
发生额大写
拾万仟佰拾元角分
借支金额
借支单编号：
应退/补金额
应退还财务部财务部应补报销人
部门负责人审核签名
年月日
分公司副总经理审核签名
年月日
分公司总经理审核签名
年月日
项目总监/财务总监审核签名
年月日
董事副总经理/董事总经理审核签名
年月日
收款人签名
年月日
会计出纳财务经理
《当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表》
至：
集团财务总监
提交部门：
财务部
2004年月，截至本报告日，本分公司员工到期借支偿还情况如下：
（请打√选择）
□本月无到期未偿还借支；
□本月员工到期未借支情况如下：
借支人
借支日期
预计还款日期
未归还借支金额
处理意见
（财务总监负责填写）
部门出纳签名：
部门财务负责人签名：
报告日期：
财务总监审批签名：
审批日期：
工程项目支出报销制度
1.审批权限规定：
●立项及合同签署时的审批：
1）工程项目金额在5,000元以下的立项及合同条款由分公司总经理审批即可签约或执行，不用上报集团项目总监。
2）工程项目金额在5,000元以上的项目，立项及合同条款确认时，除分公司总经理审批外，还须经集团项目总监审批确认。
●工程款支付时的审批权限
1）工程款支付的审批权限按照《审批权限的管理规定》执行。
2）工程款支付审批时，除工程部负责人需要审批确认外，使用部门负责人亦需要审批确认工程完工后确实达到申请该工程的目的，并且执行过程未对经营造成损失。
●工程结算时支付的工程款：
工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的10％以内，分公司总经理有权审批付款。
工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的10％以外，该笔付款无论是否超过分公司总经理的审批权限，均须经集团财务总监审批签名后支付（超过其审批权限的按照上表审批权限规定，交集团董事长审批确认）。
3）
报销流程
外部执行项目的工程队填写《项目请款表》申请支付工程款
不通过
工程部填写《项目请款审批表》报集团工程监理/我方请的监理公司人员确认工程质量；工程部经理审批确认付款的真实性及准确性；使用部门负责人确认工程完工后确实达到申请目的，执行过程未对经营造成损失。
不通过
通过不通过
会计审核《项目请款审批表》
分公司总经理审核《项目请款审批表》
通过
财务经理（总部）\财务经理（美居）\财务主管（大厦）审核《项目请款审批表》
通过
不通过
通过
集团财务总监审批
分公司总经理审批权限内分公司总经理审批权限外
不通过
通过
集团财务总监审批权限内集团财务总监审批权限外
集团总经理审批
通过
出纳付款
4）
财务部审核内容：
◆分公司会计审核以下内容：
：
《项目请款审批表》填写是否完整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全；与《项目请款表》内容及金额是否一致；与相关的合同或附件内容是否一致；与工程结算记录确认金额及内容是否一致；验收报告对工程质量是否无异议；如涉及到物品入库的还要核对入仓单及其签名；相应的发票金额与内容是否一致；
◆财务经理（总部）、副经理（美居）或主管（大厦）审核《项目请款审批表》有关人员的签名是否完整。
总合同金额大于人民币100,000元的付款，财务经理、副经理或主管还应与有关的《项目请款表》、结算单据、合同或附件、发票相复核；以确保款项的发放无误。
◆预算外单笔工程项目支付金额超过50,000时，集团财务总监须审批确认集团的现金流是否可以承担此笔支付。
◆《项目请款审批表》直接作为支付凭证，不须再填写《支付证明》。
◆《项目请款审批表》如果因故未被审批通过，应立刻通知申请人并告知原因。
严禁有意积压、阻碍工程进展。
工程项目请款表
编号：
项目名称
升级会员 