企业常用公文写作教案111.docx
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企业常用公文写作教案111
111企业常用公文写作教案
一、绪论111
[学习要求]认识公文写作的含义、源流、特性与作用，了解本教程的内容、体例，明确公文写作的思想修养，掌握学习方法，提高学习自觉性。
（一）公文的含义
公文，就是公务文书。
它是指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。
公文又称文书材料，或称文件。
公文、文书、文件这三个名词，难以严格区分。
在文书学著中三者之所以并存，主要是适应习惯上的称呼。
过去，在国家机关系统多叫公文，党的系统多叫文书、文件。
不过，按我们通常的理解，文书的外延较大，公文次之，而文件较小。
我们平常所说的文件，一般是指具有固定规格的有红色文件头并编号的正式公文。
公文就其使用的范围而言，又可分为专用公文和通用公文两大类：
专用公文。
这是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。
如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。
它们只能在一定的领域和范围内使用。
通用公文。
通行于各机关、团体、企事业单位中，如命令、决定、通知、请示、报告等。
它们的使用范围较为普遍。
我们通常所说的公文，实际上是指通用公文。
（二）公文的源流111
公文的使用，由来已11久。
它的产生与文字的产生是直接联系着的。
文学的产生经过了一段漫长的过程。
它是人类社会发展到一定阶段的产物。
以汉民族来说，在文字正式形成之前，我们的祖先曾先后采用结绳和绘画的方法记事。
随着绘画记事法的发展和简化，逐步形成了所谓绘画文字——它是汉字的原始阶段。
之后才深化为象形文字，进入甲骨文时代。
我国自原始社会解体、奴隶社会确立之后，象形文字就正式出现了，这就是最早的殷商时期的甲骨文。
甲骨文已经是一种相当完善的文字体系了。
殷周古文是奴隶主专用的东西。
奴隶主最早就用这种文字来记录国家的重大活动，如祭祀、打仗、赏赐、惩戒等，也用来传达奴隶主的命令。
这种文字刻在甲骨等材料上，从而形成了各种文字记录，这也就是我国最早的公务文书。
可见公文的产生是和文字、阶段、国家的产生紧密地联系在一起的。
正如斯大林所说：
“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书；商业的发展，商业更需要有条理的书信来往。
”
“公文”一词。
最早见于《后汉书·刘陶传》：
“但更相告语，莫肯公文。
”而作为公务文书，其实际应用要早得多。
根据考古发掘，我国随着殷商时期甲骨文的产生，公务文书也就接着产生了。
在河南省安阳市小屯村（古代殷王朝的首都）发现的甲骨文（或称卜辞——因殷王朝十分迷信，每事必卜，祭祀、征战、田猎以至该不该修建城池等，都无例外地要占卜。
甲骨文主要就是当时占卜的记录，故也称卜辞），绝大部分都是殷朝后期几个王朝的活动记录和奴隶主的文告。
例如：
“王大令众人曰协田！
其受年。
”（意即：
“殷王命令奴隶们努力耕田！
那就能获得好收成。
“）
这就是甲骨文书，也可以说是我国早期的公文。
如果要类比的话，这些公文类似现行公文中的“命令”、“指令”或“通令”，只是其形式十分简单。
自周朝开始，随着生产力的发展，阶级斗争的尖锐和奴隶主国家事务的纷繁，公文的使用范围扩大了，种类多了起来。
格式也较殷代讲究。
于是人们又开始以内容来分类。
诰。
据《尚书》记载，周代就有了“诰”，这是一种训诫勉励的文告。
如《汤浩》、《大诰》、《康诰》和《酒诰》等。
誓。
这是周王朝在兴师作战时对士兵发布的文告。
也有是抒情言志的誓词。
盟约文书。
这在春秋战国时代就有了，如山西侯马出土的《侯马盟书》。
盟书也称“载书”，是我国古代统治集团之间就某些重要事件举行集会、制订公约、“对天明誓”的辞文。
书。
出现于秦代，是我国保留下来的最早的下级对上级的“上行公文”。
如《谏逐客书》，就是泰国客卿李斯给秦王的一份“意见报告”。
李斯在“报告”中开陈利害，反复论证，指出了秦王“不问可否，不论曲直，非秦者去，为客者逐”的不明智，终于使秦王收回成命，并恢复了李斯的职务。
到了汉代，随着封建专制主义的中央集权制不断加强，国家政务活动日趋复杂，令文有了进一步的发展。
其名目繁多，如制、诏、诰、策、旨、谕、令、檄等，这些以皇帝的令文形式，一直沿用到清代末年。
辛亥革命后，南京临时政府曾颁布过一个公文程式条例，规定了公文名称和使用范围，废除了历代王朝使用的制、诰、旨等名称，但公文用的仍是文言文。
一九三四年，国民党政府曾颁布过公文程式，对公文种类和用法，做了若干具体规定，文体上夹用白话，出现了半文不白的间杂体。
我们党和政府是一贯重视文书工作的。
早在中国共产党成立初期，对文书工作就作了许多规定。
一九三一年，周恩来同志组织文书部门制定了《文件处置办法》。
一九四二年一月，陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》，规定新公文有两类，一是主要公文，二是辅助公文，两类合计共10种。
一九四九年二月，华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》，对公文处理程序、公文种类及行文关系、公文格式等，作了明确规定。
这些制度和规定，对公文制度进行了一系列改革和创新，为建国后的机关公文工作的建立和发展，奠定了良好的基础。
全国解放后，党和政府对加强公文工作十分重视。
一九五一年政务院颁布了《公文处理暂行办法》对公文处理工作的原则、公文种类、体式及撰写要求等，都作了比较全面、具体的规定。
一九五五年一月、一九五六年十一月，中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》。
在“四人帮”横行期间，文书工作中也出现了许多混乱现象，造成了极为严重的后果。
粉碎“四人帮”之后，随着机关工作秩序的恢复和整顿，机关文书工作迅速走上正轨。
二○○○年八月，国务院又发布了《国家行政机关公文处理办法》，在第一章总则第一条中，要求为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化制定本办法。
这一办法是目前我们做好公文工作的主要依据。
（三）公文的特性
公文明显地不同于报刊、图书、资料等书面文字材料。
具体说来，公文主要有如下特点。
1、有鲜明的政治性。
公文产生于阶级、国家出现之后，其基本内容是国家政权机关的指挥意志、行动意图、公务往来的系统记录，直接反映国家政权的政治意向的根本利益。
所以，公文具有鲜明的政治色彩。
今天，各机关、团体、企事业单位的公文，与党和国家的政治事务和人们的社会生产密切相关，它是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令的重要武器。
2、有法定的作者。
这是指公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。
党政机关、团体、企事业单位等，都是依据法律、条例、章程、决定、决议等建立和合法存在的，它们都是法定的作者。
公文就是这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的。
3、有法宝的权威和特定的格式。
作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。
例如，中共中央文件代表了党中央的意见；国家行政领导机关发布的文件，代表了人民政府的职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威。
正因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。
为维护公文的权威性和严肃性，党和国家规定了统一的公文格式，任何机关不得另搞一套，自行其是。
4、有现实的效用。
由于公文是在现实工作中形成和使用的，为推动现实工作而服务，因此，它的作用有时间的限制。
这项工作一旦完成，由这项工作所形成并使用的公文的作用也随之结束。
只是各件公文的寿命不等，有的时效长些，如法律性公文；有的时效短些，如某件具体事情的通知，在事情办过之后，公文的效用也就结束了。
但是，这些公文既然已经发生过效用，在它失效后也就依然具有查考的价值，它又需要立卷归档保存，转入成为机关档案。
（四）公文的作用
公文是传达和贯彻方针政策，联系和处理各级机关公务的一种工具。
具体说来，它有以下几方面的作用：
1、有上传下达、互通情报的作用。
公文可以将各级机关在按照党和国家的统一意志进行活动的过程中需要交流的精神意图、情况要求记录下来。
传达开去，以沟通上下左右之间的联系。
例如，集团公司在进行全面工作部署、制定制度时，就常利用公文传达到各单位、各级干部和职工中去，组织与动员广大干部和群众贯彻执行。
再如，下级机关经常以请示、报告、总结等，把工作中的情况和问题反映给上级领导机关。
这对于上级机关了解下情，行使权力，推动工作，是一种必不可少的手段。
2、具有工作依据和凭证的作用。
上级机关的公文，对下级机关具有领导和指导作用，下级机关根据上级机关的公文所制定和传达的方针政策、工作任务和布置开展工作；上级机关根据下级机关的公文掌握情况，解决问题，指导工作；平行机关和不相隶属的机关之间，也可根据往来的公文知照情况，洽商工作。
离开了公文的依据和凭证作用，各级机关将无所遵循，难以开展正常而有秩序的工作。
3、有宣传教育的作用。
这在下行文中表现得尤为明显。
许多公文在传达贯彻方针政策和布置工作时，一般都要阐明其指导思想，讲清道理，提出要求。
它既是推动工作的工具，也是向干部群众进行宣传教育，使他们提高认识、统一思想的武器。
4、有规定人们行为规范的作用。
在机关公文中，有相当一部分内容，是用以制定和发布各种法规和政令的。
如：
企业职工奖惩条例。
这些公文本身就具有法律效力，一经发布，就必须坚决执行，任何人不得违反，这就成为人们在某一方面的行为规范。
（五）学习公文写作的方法
公文写作有别于一般的写作，为进一步提高写作的能力，特提出下面三点意见供大家参考。
1、认真掌握公文写作规律。
公文写作是一门学科，它之所以从一般的写作中分流出来，就是因为它有自身的特点。
那种认为公文写作无规律可循，没有什么理论的看法，是片面的，站不住脚的。
公文写作古已有之，它在长期的写作过程中已形成了自己的特点、规律、程式，这就使公文写作与一般的记叙文、议论文、说明文和文学作品的写作区分开来。
近几年来，公文写作理论不断完善，写作基本功训练体系逐步周密，教材越编越有特色，这就说明了我们在不断地认识、完善写作规律。
规律是指导写作实践的，掌握了写作规律，就可以少走弯路，事半功倍。
如果不掌握理论与规律，一味埋头写，照样画葫芦，那必然会事倍功半。
2、理论联系实际。
学习公文写作，目的就在于应用，即用来解决学习、工作和生活中的问题。
我们要把学到的理论运用于实践，提高公文写作的水平。
我们平时也会接触到许多许多公务文书、专用文书和生活文书，我们也可以用学到的有关理论来分析、评价它们，看看它们在写作的内容和形式等方面，有什么优点，有什么问题，有什么值得自己学习借鉴的地方。
3、多读古今典范文书。
榜样有着无究的力量，范文也是如此。
古代文书虽受时代限制，但也不乏佳作。
如李斯的《谏逐客书》、刘邦的《求贤诏》、诸葛亮的前后《出师表》等，不仅是很好的公文，而且成为散文名篇，长期以来脍炙人口（快志人口），我们应从中吸取有益的的营养。
现代文书接近我们的生活，那些优秀之作更值得我们多读，如丢泽东的《向全国进军的命令》、《三个月总结》、《中国人民解放军布告》，周恩来、刘少奇、邓小平、陈云也写过不少应用文书，思想、文字水平都很高，值得我们认真学习。
各级政府机关的公文，也有许多优秀之作，值得学习。
4、多练习多实践。
写作是一种技能，技能是要经过反复实践才能获得的。
这正如一个人学游泳，不能只看理论。
只有跳下水去，不断练习，甚至喝上几口水，才能掌握游泳的本领。
同时，我们还要根据日常所遇到的事情勤练笔，只有多写多练，才能提高公文写作的能力。
二、公文概说
[学习要求]学习理解公文的种类、格式和行文关系，对公文有个总体的认识，初步掌握公文写作程序和要求。
（一）公文的种类
公文的种类简称文种。
目前，党政机关通常使用的公文有二十多种。
机关行文必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处的地位与发文的目的，正确地使用公文种类，不能乱用。
比如，把一件事情告诉对方或公众，可以用通知、公函等，但是用法有不同：
单位将事情告知受文者，要用通知；政府或部门对公众发布的普遍带有约束力的权威性通知，要用通告；平行机关或不相隶属的机关之间联系工作，就得用公函。
总之，事情是复杂多样的，公文种类也是多种多样的，办什么事，用什么文种，一定要选用准确，做到“对号入座”。
否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，失时误事，造成不应有的损失。
国家对于统一公文的种类和使用方法非常重视。
2000年8月，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，将行政机关的公文种类归纳为13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要。
这些文种按照行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文。
上行文。
指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。
平行文。
指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
下行文。
指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复等。
（二）公文的格式
公文都有一定的格式，这是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现。
它要求结构完整，标志准确，各机关保持一致。
公文的格式一般包括：
标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关印章）发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
标题。
公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，它由发文机关、事由、公文种类组成。
例如《国务院关于发布〈村镇建房用地管理条例〉的通知》中的“国务院”，就是发文机关，“发布《村镇建房用地管理条例》”就是事由，“通知”则是公文种类。
有的公文也可只写发文机关和公文种类，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》；或者只写公文种类，如《布告》、《公告》。
标题是一份公文的具体名字，是画龙点睛的，一定要准确，以防止发生题文不符的现象。
标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。
主送机关。
这是发文机关所要求贯彻执行或研究、使得这份公文的受文机关。
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等，需要所属各机关都了解和执行的公文，叫普发公文，可以主送几个以上的机关。
这样，凡其下属机关都是主送机关。
下级机关向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不要多头主送，以免责任不明，延误问题的及时处理。
如果需要同时报送另一个上级机关，可以用抄报的形式。
主送机关一般写在正文之前，标题之下，顶行写（主送机关名称前不空字）。
正文。
这是公文的主体，是叙述公文的具体内容的，为公文最重要的部分。
正文内容要求精炼、准确，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌啰嗦杂乱。
请求问题应当一文一事，不要一文数事。
发文机关。
写在正文的下面偏右，所以又称落款。
发文机关一般要写全称，不能滥用简称，以表示严肃负责。
机关的公文，常常以文头或印章为标志，不再写发文机关。
机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效负责的凭证。
发文日期。
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。
发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。
发文日期必须写明年月日的全称，不能省却年分或月分，以免日后查考时发生困难。
发文日期一般以机关领导人签发的日期为准；几个机关联合发出的公文，以最后签发机关签署的日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或者在正文的最后专门规定生效和开始执行的日期。
抄报、抄送单位。
这是指需要了解此公文内容的有关单位。
送往单位如属上级机关的，列入抄报；如属平行或下级机关的，列入抄送。
抄报、抄送单位的数量必须加以控制，禁止不根据实际需要的情况滥抄滥送，以免造成人力、物力、财力的浪费，影响机关的工作效率。
另一方面，也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，不利于协调一致。
抄报、抄送单位的名称应列于文尾，即公文末页的下端。
为了整齐美观，文尾处的抄报、抄送单位、印制机关和印发时间，一般均用上下两条级隔开。
文件份数一般印在最后。
文件版头。
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。
版头以套红大字印上“×××××文件”，下面加一条绒线或红星衬托。
公布性文件如“公告”、“布告”等，通常不用文件版头。
公文编号。
这一般包括机关代字、年号、顺序号。
如“分公司发〔2011〕2号”，代表选煤分公司2011年第二号发文。
“分公司发”是选煤分公司的代字，“〔2011〕”是年号，“2号”是发文顺序号。
编号的位置，凡有文件版头的，放在标题的上方、文头的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。
编号的作用在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
紧急程序。
这是对公文送达和办理时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。
标明紧急程序是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。
紧急程序的标准，通常也是放在公文标题左上方的明显处。
阅读范围。
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围。
事务性的非机密公文，下级机关对上级机关行文，都不需特别规定阅读范围。
附件。
这是指附属于正文的文件材料，它也是某些公文的重要组成部分。
附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。
公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
（三）公文的行文关系
行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。
这也是在拟写公文时所必须注意的。
行文的关系，主要有以下几点：
下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。
如遇特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应当抄报所越过的机关。
上级机关如有必要越级向下行文时，应当同时抄送受文机关的直接上级机关。
拟制涉及几个部门职权的公文，主办机关要主动与有关部门会商，取得一致意见后联合行文。
联合行文的机关应当是同级机关。
要注意行文的常规。
平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等）也不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。
上级机关的所属业务部门和下级机关对口的业务部门，仅在业务上有指导关系，没有直接的领导关系，它们可以在自己的职权范围内互相行文。
上级机关的业务部门也可以根据上级机关的授权和有关规定，答复下级机关请示上级机关的有关业务问题，但无权发指示、下命令。
要分清主送机关与抄送机关。
向上级机关的请示，不要同时抄送下级机关。
向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。
受双重领导的单位向上级机关的请求，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请示的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
要注意防止党政不分的现象。
党务和政务事宜要分别行文，凡属行政管理方面的工作，均应以分公司名义行文；凡属党委方面的工作，则应以党委名义行文。
要明确发文权限。
属于全面的、重要的、方针政策性的问题，以领导机关的名义行文。
属于在既定方针政策范围内的日常业务工作问题，应以领导机关的办事部门的名义直接行文。
公文内容要符合制发机关的职权范围，否则就无权威性和约束力。
应由分公司决定的问题，各厂行文无效；应由其他部门决定的问题，本部门行文无效。
公文力求精简，可发可不发的不发，能通过面谈、电话协商解决的问题，就不要行文，以减少程序，提高效率。
（四）公文写作程序和要求
公文写作有几个特点。
一是遵命性，即遵照国家、领导之命进行写作，为机关立言。
二是程式性，按照规范的程式进行，不得各搞一套，任意突破。
三是专指性，即向什么机关发文，发布什么事项，达到什么目的，都具体明确，专指性很强。
四是集体性，就是说，公文不是个人劳动的成果，而是集体智慧的结晶。
一份公文，要经过几个阶段才写得出来？
每个阶段又有什么要求呢？
准备阶段。
这个阶段主要应抓好四个环节：
1、明确目的。
公文是遵命文章，每一篇公文都要体现领导机关的意图。
执笔者不管是一个人，还是几个人，在接受写作任务时，都要弄清楚，它是要贯彻上级某一文件的精神，还是要解决现实中存在的某一问题，要达到什么目的。
如果是领导出题目、出点子，要细心捉摸，吃透领导意图，做到有的放矢。
2、占有材料。
“巧妇难为无米之炊”，没有材料就不能写，就写不好。
所以，在接受任务之后，就要下工夫占有材料。
或者下基层去调查，或者抽阅某些文件，弄清有关内容的来龙去脉，掌握一批典型实例，了解有关的背景材料。
3、提炼主题。
目的要明确，但目的并不就是文章的主题。
占有材料之后，对材料作一番分析，抛弃那些虚假的、一般的和陈旧的，保留真实的、典型的、新鲜的，并用联系的发展的观点，透过现象抓住本质，逐步明确文章主题。
主题拿稳了，就能像一根红线贯串全文，统领着全部材料。
4、拟出提纲。
对材料和观点进行排队，明确先说什么，后说什么，编成结构提纲。
有人说提纲写好了，就是成功的一半，这话是很有道理的，因为写提纲可以把朦胧的认识明朗化，把杂乱的认识条理化，把无形的思想变成看得见的书面形式，为写作提供实实在在的依据。
提纲有详有略。
是详是略，要根据公文内容、篇幅长短和个人写作习惯来决定。
起草阶段。
写初稿，应该按着提纲显示的思路一直写下去，最好能一气呵成，一次完成，不要写写停停，断断续续。
这样写出来的文稿，容易成为有机的整体，而不是七拼八凑的百衲衣。
文稿，应符合几个要求：
1、合理合法，跟上形势。
合理就是按照实事求是的思想路线，反映事物的规律，体现广大职工群众的利益和愿望，经得起社会实践的检验。
合法，即符合国家和企业的法律法规、制度的有关规定，体现“两个一切”的精神。
合理合法这一点，要求执笔者认真学习各个时期企业的重要文件，不断提高政策理论水平；经常深入实际，了解本单位的实际情况。
思想跟上形势发展的需要，写出来的公文才有质量。
2、情况准确，观点鲜明。
要如实反映情况，不得任意夸大缩小。
所有事实，包括人名、事件、数字、引文，甚至是一个细节，都应反复核实，很有分寸。
须知，弄虚作假，谎报军情，是一种腐败行为，必须根除。
要直话直说，体现领导意图。
对材料的分析，对人对事的评价，对工作作出的决定，赞成什么反对什么，提倡什么禁止什么，都毫不含糊。
如果隐晦曲折，含糊不清，就会大大降低公文的效用。
3、条理清楚，层次分明。
原由部分，事项部分，执行要求，先说什么后说什么，应该有严密的逻辑性，前后连续，符合事物本身的条理，也符合人们认识活动的条理，不应颠三倒四，语无伦次。
不论是综述式表达，还是用条项式表达，都应层次分明，纲举目张。
层次序数，依次分为“一”、“
（一）”、“1、”、
（1）。
一篇文章如果有四个层次，就全用上述序数；如果只有两三个层次，可依次为“一、
（一）”，或“一、1”，即可跳过去，但不得倒过来，把高低层次颠倒。
4、语言精炼，篇幅简短。
公文全在实用，语言要达意、精炼。
要用尽可能少的话表达尽可能丰富的内容，传递尽可能多的信息。
评议要得体，上行、下行和平行文，用语要依据对象，用得恰到好处。
公文篇幅，要力求简短，有很强的操作性。
发布性的命令，任免性的通知，自然而十分简短；就是汇报工作或反映情况的报告，也应写得短一些。
毛泽东1948年写的《关于建立报告制度》，就曾强调：
各地向中央报告，“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。
”这一精神，到现在仍有现实指导意义。
5、文面美观，书写工整。
分段要恰当。
为显示思维步骤，要适当分段，一段表达一个完整的意思，不要把几个意思堆在一段里，也不要把一个完整的意思拆成几段。
不论有序码的还是无序码的，每段开头都应空两格，提行要顶格写。
标点符号要准确。
应使用什么标点符号，不要用错。
这里的关键，是要掌握标点符号要有“向心美”这一原则。
书写要工整。
起码的要求，是让人看得清楚，喜欢看。
不要潦潦草草，不要自造“简化字”，不要写错别字。
6、修改阶段。
初稿只是半成品，一般要经过修改，才能定稿。
反映比较复杂的内容、篇幅比较长的公文，更要反复研究，再三修改，才算成品。
修改的内容，不外是增、删、调、改，即增加内容和文句，删掉多余的字词句段，调换表达顺序，改动不恰当的部分。
执笔人修改、办公室修
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