巅峰旅游景区物品采购标准化管理手册修订.docx
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巅峰旅游景区物品采购标准化管理手册修订
旅游景区物品采购标准化管理手册
——北京达沃斯巅峰旅游投资管理有限公司
北京达沃斯巅峰·管理咨询部
二O一三年七月
前言（暂代）
北京达沃斯巅峰旅游投资管理有限公司，前身是北京巅峰国智旅游投资管理有限公司是国内首家专业景区连锁管理公司。
在国内率先推行可复制、可扩张的景区连锁管理模式，并提倡像管理酒店一样管理景区，为景区提供专业化、标准化、品牌化、连锁管理服务。
在不改变景区所有权的基础上，通过专业化景区管理运作和运营谋划，帮助政府和企业发现价值、创造价值、提升价值、传播价值、共享价值，实现景区全面增值。
很多考察过我们托管景区的领导和业内人士，经常问起一个问题，为什么沃斯巅峰托管的景区，无论是整体形象、宣传口碑，还是管理水平与服务质量，能够做得那么好，那么到位？
我们托管的景区可能规模大小不一，资源类型不同，采取针对性的策略与方式也会有所不同，但有几个方面是一致的。
我们相信团队的力量，一个团队的战斗力，不仅仅在于每个成员单体的力量，更在于这个团队整体力量的发挥。
只有充分的集合和彰显团队的正能量，才能不断地创造出1+1＞2的奇迹。
我们托管的景区，从山东周村古商城，到重庆万盛黑山谷，再到重庆长寿湖，每托管一个景区，我们都会派出专业的敬业的管理团队，与景区员工一起努力打造着我们心中的旅游地标。
我们相信专业的力量。
我们探索出了一种景区连锁的专业化管理模式，拥有一支专业化的景区运营管理团队，具备专业的景区管理理念，我们将这种专业植入到每一个托管的景区。
通过我们专业化的运营管理，天还是那片天，山还是那座山，湖还是那个湖，人还是那拨人，而景却不再是原来的景。
我们相信……
随着旅游业从传统服务业向现代服务业的转变，旅游景区也需要从传统的经验管理和服务转向现代标准化的管理与服务，实施标准化管理是旅游景区发展的必然选择，是提升景区管理水平和服务质量的重要抓手。
为此，我们编制了达沃斯巅峰旅游景区系列标准化管理手册，正是对我们十多年来旅游景区实践经验的总结和提炼，我们希望能对旅游从业者就旅游景区如何规范化、标准化的管理提供参考，我们希望因为我们的付出和努力，中国旅游景区的发展会更好。
Part1基础知识
Part2
2.1物品采购的概念与重要意义
2.2
物品采购是指景区从资源市场获取自身运营所需资源的一个过程。
物品采购管理是景区根据既定的管理规定和标准，对物品采购申购计划、申购单签批、采购执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算等各个环节状态进行严密的动态监督和管理。
物资采购管理作为景区资金运作的一个重要管理形态，它对企业提高经济效益有至关重要的作用，是企业降低成本的关键环节，是保证服务质量的重要手段，是提高企业敏捷性的重要前提，是增强企业核心竞争力的重要途径。
2.3景区物品采购流程
2.4
景区物品采购流程包括收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等全过程。
2.5物品采购周期
2.6
采购周期的概念常用来指明采购设计的主要活动。
采购周期包括的活动并未包括含采购人员所进行的所有活动，还有很多活动（如谈判、供应商登记评定和供应源开发等）未被包含在内。
采购过程的主要阶段可以总结如下：
2.6.1识别需求
2.6.2
2.6.3规格
2.6.4
2.6.5“自制还是购买”决策
2.6.6
2.6.7识别供应源
2.6.8
2.6.9选择供应源
2.6.10
2.6.11签订合同
2.6.12
2.6.13收货、检验
2.6.14
2.6.15付款
2.6.16
2.6.17满足需求
2.6.18
应当注意：
在采购周期的早起和后期，专业采购人员并不一定参与，采购人员的主要贡献体现在该周期的几个中间阶段。
然而，这种情况已经改变，采购人员应更早地参与到设计、规范工作中，而且也更多地参与到合同管理工作中。
2.7采购形式
2.8
常见的采购形式分为战略采购（Sourcing）、日常采购（Procurement）、采购外包（PurchasingOut-services）三种形式。
本手册主要是指景区日常运营所需的物资采购，属于日常采购形式。
2.9景区物品采购原则
2.10
景区采购管理要符合5R原则，即适时（Righttime）、适质（Rightquality）、适量（Rightquantity）、适价（Rightprice）、适地（Rightplace）
2.10.1适价
2.10.2
企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金。
物品的价格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关，同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。
一个合适的价格往往要经过多渠道获得报价、比价、议价、定价等多个环节的努力才能获得。
2.10.3适质
2.10.4
一个不重视品质的企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，采购物品品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的。
2.10.5适时
2.10.6
旅游景区服务的主要对象是游客，景区服务提供的时效性非常强，因采购工作的延误导致服务品质跟不上，造成的后果往往是无法弥补的。
2.10.7适量
2.10.8
批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
2.10.9适地
2.10.10
天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。
近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。
Part3组织管理
Part4
4.1机构设置
4.2
4.3
采购部经理
采购主管
仓储主管
食品采购员
物品采购员
统计员
物料仓管理员
食品仓管理员
收货员
运输员
4.3.1部门职责
4.3.2
4.3.2.1负责制定公司采购管理制度，并具体实施。
4.3.2.2
4.3.2.3根据实际情况，制定采购计划。
4.3.2.4
4.3.2.5负责公司物资采购管理。
4.3.2.6
4.3.2.7负责公司采购库房的管理工作。
4.3.2.8
4.3.2.9负责公司各类物品的采购报销和结算管理。
4.3.2.10
4.3.2.11负责对公司各类物资进行定期盘点。
4.3.2.12
4.3.2.13负责本部门员工队伍建设和管理。
4.3.2.14
4.3.2.15负责本部门各项行政办公费用预算和支出的控制。
4.3.2.16
4.4岗位职责
4.5
4.5.1采购部经理
4.5.2
4.5.2.1负责制定采购、仓储方面的管理制度与工作流程等。
4.5.2.2
4.5.2.3负责所有采购单和订购单的审批工作。
4.5.2.4
4.5.2.5负责组织制定年度采购计划和月度采购计划。
4.5.2.6
4.5.2.7负责采购合同的审核、签署及执行的监督工作。
4.5.2.8
4.5.2.9负责指导库存各类商品的周转，并随时掌握库存情况。
4.5.2.10
4.5.2.11负责组织对大宗采购物资的质量检查工作。
4.5.2.12
4.5.2.13负责本部门员工培训与考核工作。
4.5.2.14
4.5.2.15负责指导各类采购、仓储资料及合同文件的整理、汇总与归档工作。
4.5.2.16
4.5.2.17完成上级交办的其他工作。
4.5.2.18
4.5.3采购主管
4.5.4
4.5.4.1负责公司物资采购方面的调度和督导工作。
4.5.4.2
4.5.4.3负责掌握和沟通供货渠道，确保所需物资的正常供应。
4.5.4.4
4.5.4.5负责审查各部门的采购申请计划，合理安排采购时间。
4.5.4.6
4.5.4.7负责定期走访供应商，协调各方面关系。
4.5.4.8
4.5.4.9负责采购人员的业务与技能培训工作。
4.5.4.10
4.5.4.11负责起草和审查有关采购合同，参与大宗订货的业务谈判和订货合同的签署，并监督合同的执行和落实，解决合同执行过程中的问题。
4.5.4.12
4.5.4.13加强对采购人员的思想教育，确保在采购过程中遵纪守法。
4.5.4.14
4.5.4.15完成领导交办的其他工作。
4.5.4.16
4.5.5仓储主管
4.5.6
4.5.6.1负责公司一级库房的日常管理工作。
4.5.6.2
4.5.6.3负责仓库物资保管和收发的日常督导工作，严格审查部门领用物品数量，对不符合规定或超出规定的领用，有权询问和不予签发。
4.5.6.4
4.5.6.5及时掌握存货情况，了解货物的消耗量，督促管理员及时填制仓库补充申购单。
4.5.6.6
4.5.6.7负责抽查仓库物品保管状况，检查物帐是否相符。
4.5.6.8
4.5.6.9定期巡查库房，负责库存物资安全保卫工作，做好防腐、防盗、防火、防虫害、防鼠等工作，确保物资完好无损。
4.5.6.10
4.5.6.11检查物资码放，做到整洁美观。
4.5.6.12
4.5.6.13及时填报积压、废旧物资处理报表，减少资金占压。
4.5.6.14
4.5.6.15负责仓管人员的业务培训与考核工作。
4.5.6.16
4.5.6.17完成领导交办的其他工作。
4.5.6.18
4.5.7采购员
4.5.8
4.5.8.1负责食品、物品的询价和采购工作。
4.5.8.2
4.5.8.3严格执行采购程序，认真按照经过审批的采购申请单进行，不超计划购货，不延误进货，不购进假货。
4.5.8.4
4.5.8.5保证采购物品质量好、价格低、份量足、能适用。
4.5.8.6
4.5.8.7严格执行财务制度，各种票据要严格保管，及时做好采购记录。
4.5.8.8
4.5.8.9完成领导交办的其他工作。
4.5.8.10
4.5.9统计员
4.5.10
4.5.10.1负责统计各部门采购工作计划，及时收集仓储、采购工作总结及相关业务报告。
4.5.10.2
4.5.10.3严格按照财务规定办事，做好帐务工作。
4.5.10.4
4.5.10.5经常深入库房，与管理员配合，做好帐、卡、物符合。
4.5.10.6
4.5.10.7认真做好统计工作，确保日常记录清楚，单据齐全。
4.5.10.8
4.5.10.9负责各种报表填报工作。
4.5.10.10
4.5.10.11完成领导交办的其他工作。
4.5.10.12
4.5.11仓库管理员
4.5.12
4.5.12.1负责库存物资逐项建立登记卡片，每天将出入库物品在卡上做加减，结出余数，做到物卡相符。
4.5.12.2
4.5.12.3收发货后，负责物品的重新整理。
4.5.12.4
4.5.12.5对易腐蚀、易燃、有毒害物品要分类重点保管。
4.5.12.6
4.5.12.7负责做好仓库防火、防盗、防腐、防鼠、防虫害等防范工作。
4.5.12.8
4.5.12.9及时检查物资库存情况，并协助财务做好定期盘点工作。
4.5.12.10
4.5.12.11坚持每天巡视库房，保持库房整齐清洁。
4.5.12.12
4.5.12.13完成领导交办的其他工作。
4.5.12.14
4.5.13收货员
4.5.14
4.5.14.1熟练掌握所进货物性能、质量标准、卫生标准和数量要求等。
4.5.14.2
4.5.14.3严格执行验货手续与有关规定，严肃认真验货，不徇私情。
4.5.14.4
4.5.14.5对暂由其他部门临时购入的物资，应到现场验货，不准委托他人办理。
4.5.14.6
4.5.14.7负责做好验货日常记录，单据清楚齐全。
4.5.14.8
4.5.14.9完成领导交办的其他工作。
4.5.14.10
4.5.15运输员
4.5.16
4.5.16.1严格按照工作指令，认真完成运输任务。
4.5.16.2
4.5.16.3各类单据要认真填写和保管。
4.5.16.4
4.5.16.5熟悉各种运输工具的使用，定期维修和保养。
4.5.16.6
4.5.16.7严格按照工作流程和规章制度实施操作，确保运输工作安全。
4.5.16.8
4.5.16.9完成领导交办的其他工作。
4.5.16.10
Part5制度与流程
Part6
6.1采购管理制度
6.2
6.2.1目的
6.2.2
为规范公司物资采购工作，达到公开、公平、公正地采购货品，减低成本费用，提高采购工作效率，特制定本制度。
6.2.3范围
6.2.4
适用于公司各部门物资的采购。
6.2.5工作程序
6.2.6
6.2.6.1制定采购计划A
6.2.6.2
（1）年度采购计划
（2）
由公司各部门根据年度物资消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年底编制采购计划和预算，报财务部审核。
计划外采购或临时增加的项目，应制定相应计划和书面说明，经上级批准后方可。
（3）每月申购计划
（4）
各部门根据实际需要，并按《物品申购单》要求填写品名、数量、规格、用途等内容。
（5）采购计划一式三份，自存一份，采购部一份，财务部一份。
（6）
6.2.6.3审批采购计划
6.2.6.4
（1）年度采购计划审批
（2）
1财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。
2
3财务部根据企业本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率，第二年的营业指标和营业预测等情况做出年度采购物资的预算。
4
5将汇总的采购计划和预算报总经理审批。
6
7经批准的采购计划交财务经理监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
8
（3）每月申购计划审批
（4）
1部门根据实际需求，按照要求填写《物品申购单》，经部门负责人确认，报分管领导审核。
2
3分管领导审核同意后，由采购部询价并确定供货商，公司财务部予以复核，最后报总经理审批，通过后由采购部执行。
4
（5）重要设施设备的购置及重大项目的投资，价值在10万元以上的，需董事长或董事会审核批准，并签订有关采购合同或协议。
（6）
6.2.6.5物资采购
6.2.6.6
（1）采购员根据审批后的采购计划与申请，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位等要求，适时进行采购，以保证及时供应。
（2）
（3）大宗用品或长期需要的物资，根据年度核准的计划选择合格的供应商，并签订长期的供货协议，以保证物品的数量、质量、规格、品种和供货需求。
（4）
（5）计划外或临时少量急需品，经总经理或总经理授权人批准后可以进行采购，以保证需要，事后三日内须补齐相关手续。
（6）
（7）正常的采购时间一般在申请审批后三天内采购。
（8）
（9）选择供货商的要求，详见3.2《供货商管理制度》
（10）
6.2.6.7物资验收入库
6.2.6.8
（1）所有采购物资，都必须经验收合格后方可入库。
验收时根据订货的样品，按照质量对照发票验收，验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
（2）
（3）验收物资时，由采购员、仓库收货或管理员，必要时使用部门需指派一起现场验收、入库。
（4）
（5）如验收过程中发现不合格物资，由采购人员负责换货或退货。
（6）
（7）对于采购人员购入的材料物资，收货员或仓管员需认真验收物资的数量、名称是否与发票相符，对于实物与发票内容不符的，办理入库手续要如实反映。
对于物资验收过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符现象，仓管员]有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告相关部门处理。
（8）
6.2.6.9报销和付款，参照财务相关制度办理。
6.2.6.10
6.2.6.11其他
6.2.6.12
（1）采购人员外出采购，原则上自己解决交通问题，公司给与采购员每月100元交通补助（参照执行）。
（2）
（3）应急采购需公司派遣车辆的，采购人员须向公司总经办或行政后勤部申请，批准后指派车辆协助采购。
（4）
（5）采购人员应严格遵守《采购人员行为规范》。
（6）
6.3供应商管理制度
6.4
6.4.1目的
6.4.2
为了加强供应商的管理，规范供应商的资格预审、选用和续用，降低采购风险，确保采购物资质量与工作效率，特制定本制度。
6.4.3范围
6.4.4
公司所有的供应商管理，除另有规定外，均按本制度执行。
6.4.5控制程序
6.4.6
6.4.6.1供应商的信息获取，供应商资讯来源一般有下列方式：
6.4.6.2
（1）新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。
（2）
（3）各种产品发布会。
（4）
（5）各类产品展示（销）会。
（6）
（7）行业协会。
（8）
（9）行业或政府的统计调查报告或刊物。
（10）
（11）同行或供应商介绍。
（12）
（13）公开征询。
（14）
（15）与供应商的直接联系，如：
来访、走访、电信、信函等联系。
（16）
（17）其他途径。
（18）
6.4.6.3供应商资格预审，收集供应商的基本资料。
包括下列内容：
6.4.6.4
（1）供应商概况：
单位名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人、资本金额、成立日期、占地面积、营业额、银行信息等。
（2）
（3）所有供应商应取得相应资质（如：
营业执照、危险品生产许可证、危险化学品经营许可证、税务登记证、一般纳税人资格等）；特种产品必须取得相应生产资格证（如：
制造计量器具许可证等）。
（4）
（5）其他必要事项。
（6）
6.4.6.5供应商选用
6.4.6.6
（1）对供应商实施调查评价，并填写《供应商资格预审、选用、续用和风险评价表》。
（2）
1质量：
对供应商的质量，根据质量体系/质量规范与标准/质量检验（验证）结果/做出评价。
2
3价格：
对供应商提供的产品价格，与同类供应商比较进行评价。
4
5使用效果：
对供应商提供的产品在本公司的实际使用效果进行评价。
6
7信用：
对供应商履行合同情况和业务过程中的诚信情况进行评价。
8
（3）将评价结果，报总经理核定该供应商是否成为合格供应商。
填写《合格供应商名录》，并建立《合格供应商档案》。
未经调查认可的供应商，不能成为公司的供应商。
（4）
6.4.6.7供应商续用
6.4.6.8
（1）经调查认可的合格供应商，原则上每年复查一次。
（2）
（3）复查流程类同首次调查评价。
（4）
（5）复查不合格的供应商，不可列入次年合格供应商名单中。
（6）
（7）若供应商的交货日期、质量、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要的复查。
（8）
6.4.6.9供应商风险评价
6.4.6.10
（1）评价范围
（2）
采购部应对提供的产品存在安全风险的供应商进行风险评价。
（3）评价项目
（4）
供应商风险评价的评价项目及分数比例如下（满分100分）：
1质量评价：
40分。
2
3价格评价：
20分。
4
5使用效果：
20分。
6
7信用评价：
20分。
8
（5）评分办法
（6）
1质量评价，根据进料验收的批次合格率评分，每年进行一次。
2
a计算：
b
进料批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%
c评分：
d
得分=40×进料批次合格率
3价格评价，由采购部根据市场平均价格水准，结合其它同类供应商的价格水平进行比较，方式如下：
4
a价格低，报价迅速：
20分。
b
c价格较低，报价缓慢：
15分。
d
e价格较高，报价迅速：
10分。
f
g价格较高，报价缓慢：
5分。
h
i价格不合理或报价不诚实：
0分
j
5使用效果评价，由采购部根据供应商提供的产品在本公司的实际使用效果进行评分，方式如下：
6
a使用效果很好：
20分
b
c使用效果较好：
15分
d
e使用效果一般：
10分
f
g使用效果较差：
5分
h
i使用效果很差：
0分
j
7信用评价，由采购部根据履行合同情况和诚信情况进行评分，方式如下：
8
a如期交货：
20分。
b
c偶尔延迟交货：
10分。
d
e经常延迟交货：
0分。
f
（7）评价办法
（8）
a供应商的评价每年进行一次。
b
c将各项得分汇入《供应商资格预审、选用、续用和风险评价表》，并合计总得分。
d
（9）评价分级
（10）
供应商风险评价等级划分如下：
a平均得分90.1～100分者为最低风险厂商。
b
c平均得分80.1～90分者为低风险厂商。
d
e平均得分70.1～80分者为中等风险厂商。
f
g平均得分60.1～70分者为高风险厂商。
h
i平均得分60分以下者为不合格厂商。
j
6.5采购人员行为规范
6.6
6.6.1目的
6.6.2
为了规范采购人员的采购行为，树立和维护公司的良好形象，特制定本规范。
6.6.3适用范围
6.6.4
本规范适用于采购部全体员工。
6.6.5工作程序
6.6.6
6.6.6.1遵守国家的相关法律法规和公司的制度规定、办事程序。
6.6.6.2
6.6.6.3恪尽职守、勤奋工作，高质量地完成工作任务。
6.6.6.4
6.6.6.5上班时应保持良好的精神状态，认真接受领导的指示和命令，对于别人的提醒、忠告和批评，应虚心接受。
6.6.6.6
6.6.6.7积极主动地钻研业务，提高工作技能。
6.6.6.8
6.6.6.9爱惜并节约使用公司的一切财产物资。
6.6.6.10
6.6.6.11主动学习业务知识与技能，提高自身的工作能力。
6.6.6.12
6.6.6.13全体员工都有义务保守公司的各种经营管理信息，机密文件和资料不得擅自复印，未经特许不得带出公司。
6.6.6.14
6.6.6.15采购人员凭公司领导审批的申购计划，按公司规定批准权限和相关程序实施采购。
6.6.6.16
6.6.6.17急需物资经总经理批准后可先进行采购后补办相关手续。
6.6.6.18
6.6.6.19凡每批采购金额在2000元以上的采购，采购人员应至少向三家合格供应商询价，争取最低的采购成本，并将相关询价资料报采购主管审核。
6.6.6.20
6.6.6.21采购人员不按规定进行询价的，公司将按相关规定对其进行处罚。
6.6.6.22
6.6.6.23采购主管应对上述信息进行核实，确认采购人员的报价是否属实且最低，核准其采购申请。
若采购主管发现自己的询价比采购人员的报价低，且低于5%时，应展开相应的调查，并将调查结果报相关领导处理。
6.6.6.24
6.6.6.25采购人员应按订单保质保量完成采购工作，收货时要按公司的有关规定进行验收。
6.6.6.26
6.6.6.27不准弄虚作假、伪填或涂改发票。
6.6.6.28
6.6.6.29采购及相关工作人员，除工作外不得私下与供应商联系，参加供应商举行的私人聚餐、聚会。
6.6.6.30
6.6.6.31不准利用工作之便，谋取私利，不得有向供应商索取或接受回扣、佣金等公司禁止的行为。
6.6.6.32
6.6.6.33采购人员须维护公司形象，保守商业秘密。
6.6.6.34
6.7公司物资仓储管
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