浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养.docx

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浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养

本科毕业论文

浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养

姓名：

系别:

文学院

专业:

学号：

贵州●铜仁

年月

TongrenUniversity

浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养

专业：

秘书学姓名：

杨恒

【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手所以秘书学专业即是培养学生作为参谋助手的能力，其中较为重要的应当是公文写作能力，本文就如何培养秘书学专业学生的公文写作能力展开讨论，从研究的目的和意义说起，继而阐述了研究的背景以及公文写作的主要内容。

又介绍了现如今秘书专业学生的公文写作特点，主要有思维活动的被动性；写作主体迎合客体；公文格式的程式化导致思维的"套板反应"。

从这些特点引出提高秘书学专业学生公文写作能力的必要性。

从这些方面反映的情况提出了相关建议主要有：

培养学生的思维及分析能力；培养学生的语言运用能力；结合实际提高公文写作能力。

希望本文能够为提高秘书学专业学生的公文写作能力做出一定的贡献。

（建议摘要再简洁一些，去掉多余的话，直接说出论述的基本观点）

【关键词】秘书；公文；写作；能力培养

Abstract：

secretaryisleaderandtheprincipalsideoftheauxiliaryandpublicserviceperson,istostaffassistantdecisionsupport,comprehensivecoordination,communication,information,office,theofficewillserviceasamainfunctionsoftheactivitiesoftheleadersanddecisionmakerssothesecretaryspecialtyistocultivatestudents'abilityasastaffassistant,whichismoreimportantshouldbeistheofficialdocumentwritingability,thisarticleonhowtocultivateSecretarysciencemajorsofofficialdocumentwritingabilityisdiscussed,fromthepurposeandsignificanceofthestudystart,andthenexpoundstheresearchbackgroundanddocumentwritingofthemaincontent.ItalsointroducesthecharacteristicsoftheofficialdocumentwritingoftheSecretaryprofessionalstudents,whichmainlyhasthepassivenatureofthinkingactivities;thewritingsubjectcaterstotheobject;theprogramoftheofficialdocumentformatleadstothethinkingofthe"setof"reaction".Fromthesecharacteristics,thenecessityofimprovingtheabilityofwritingofficialdocumentsofthesecretarialsciencemajorisdrawnout.Fromtheseaspects,thepaperputsforwardsomerelatedsuggestions:

trainingstudents'thinkingandanalysisability;cultivatingstudents'languageuseability;combiningwiththeactualimprovementofofficialdocumentwritingability.Ihopethispapercanmakesomecontributiontoimprovethewritingabilityofsecretarialmajorstudents.

Keywords：

secretary；official；documentwriting；abilitytraining

一、绪论

（一）研究的目的和意义

秘书是位居领导身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务的事务与信息助手。

概括起来就是：

秘书是联系上下、沟通左右的桥梁和纽带，其工作特点是直接为领导服务。

秘书工作中大量的写作是公文写作，公文写作的特点反映了秘书工作的特殊规律，作为秘书学专业的学生的重点任务也是公文写作能力的培养。

秘书是领导的参谋、助手，是直接辅助领导中枢和领导者进行科学决策、实施决策的人员，秘书人员身居各级领导机关，其职责是在办公室的领导下，以文件、文字处理为主要内容，来完成领导交办的单项或综合性工作任务。

这些应用文，尤其是公文，是决策层形成的决定和意见，在工作中具有很强的指导意义，需要写作者具有较强的政策水平，专业水平和语言表达能力。

作为领导的参谋、助手的秘书人员写作水平和质量，直接关系到机关办公的效率和质量。

因此，了解探索秘书写作的思维特点，对提高秘书的写作水平，有效地把握领导的"意图"，提高工作效率，有着重要的意义。

（二）研究的背景

目前我国高等教育没有明确的条文对教学秘书岗位的任职条件进行界定。

虽然目前很多高校在招聘教学秘书岗位时限定了学历，但在选拔专业方面限制较少，所以大部分教书秘书都是非中文类、管理类、文秘类专业出身，这就导致了教学秘书队伍的专业对口性不强，在担任教学秘书工作中动笔能力较差，对于政策及条例的描述不规范以及撰写书稿时措辞及格式的较不专业，不擅用政策支撑行文立意。

然而秘书作为一种古老而新兴的职业，在当今社会经济发展中起着不可忽视的作用，企业对人才的需求也日趋提高，秘书渐成了人们关注的焦点，由于传统观念中秘书工作面的狭窄，秘书人员自身综合素质的欠缺，人们对秘书职业存在偏见和不理解，秘书一直被人们误解为是一个不需要太多的知识铺垫作支撑的职业，人们普遍认为：

懂得计算机，会做一般日常事物，懂得人际交往就可以胜任这一工作，使得秘书能力局限于此，殊不知，秘书不再是简简单单的打字，传递文件，提供信息，而已经扩展为从报告的专写到文书档案的管理，从日常接待联系到内部的沟通协调，由此可见，提高秘书公文写作能力是当今时代和社会形势发展需要。

作为秘书，首先就要为领导服务，工作汇报，信息反馈，请求事项等都需要公文来传递，其次，横向服务，联系工作，互通情况等，也需要用公文来沟通，最后，为下级服务，布置工作，答复事项，也需要公文作为载体，可见公文写作在单位中起着桥梁和纽带的作用。

因此秘书专业的发展是有一定的空间的。

二、秘书公文的写作内容（此点太单薄，结构不相称，建议合并入绪论）

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代单位立言，体现领导意图和愿望的写作活动。

它包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

主要写作的内容有会议纪要、公告、通报、简报 、通知、意见 、决定、决议 、请示、批复函等。

报告公文写作区别于其它应用问写作的独特特点：

被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策工作，政策性强；急迫之作，时效性强；讲究格式，规范性强等。

基本要求是：

保证公文内容在政治上的正确性，实是求是，在业务上符合客观规律，特别注意文字表达，要规范格式与程序。

基本规程：

1领导交代发文意图2确定发文的主旨和应当使用的文种3收集和选择所需的材料4拟写提纲，安排结构5落实起草，拟写正文6修改润色，确定初稿。

这些写作内容都需要秘书具有很强的写作能力和逻思维能力。

三、秘书学专业学生的公文写作的特点

公文写作与其他文章写作的主要区别在于公文写作已经形成了一定的套路和规律，主要总结为思维活动的被动性、写作主体迎合客体、公文格式的程式化导致思维的"套板反应"三方面，下面就这三个方面进行具体的介绍。

（一）思维活动的被动性

根据当今的写作学看来，促使人们写作的主要原因在于需要写，主要分三类：

1、自身写作需求，可能是有感而发也可能出于想要表达某种思绪而写作。

这种写作可以充分的体现作者的灵感和内心的感情色彩。

2、受外在因素的影响，必须进行的写作。

这种写作可能只是出于被迫性才开始写作，这种文章里没有太多作者内心真实的思想感情，只是客观地表达外在赋予的思想和内容。

3、既是发自内心的写作需求也是外在的要求。

此类写作主要有采访或是杂志编辑等，既有作者自己主观的思想，也有必须要完成的客观内容。

秘书按上级需要起草公文，应该是属于第二种写作，这种写作只是表达了上级的思想和内容，因此，秘书在写作的时候思想是被动的，秘书人员接受起草公文的任务开始，从写作思维的启动到确定主旨、收集材料、谋篇布局、语言表述等，都是在被动状态下进行的。

整个写作过程的各个环节，从内容到形式的各个方面，对问题的认识角度和分寸提法，都必须根据领导的授意和审稿意见，遵命而行。

从某种程度来说，秘书只是执笔人，而不是公文的作者，而且在通常时候，一份公文的起草到完成可能不止一个秘书接手，因而秘书的公文写作还具有群体性的特点。

（二）写作主体迎合客体

公文写作的过程其实是一个复杂的过程，主要有对各种信息的接受、传递、处理和贮存等。

这里说的主体是写作主体，客体为信息客体，因而主体迎合客体主要就是说写作主体对信息客体的迎合。

主要体现在对信息客体的使用价值的把握与判断过程，其信息价值的大小与所制发文件的效用程度如何，直接体现在由秘书人员经过文字处理所形成的文件之中。

从这点看，秘书写作具有"遵命性"的特点，特别是公文的写作，不是以我之手表我之心，而是以我之手表他之心。

秘书作为写作主体必须主动迎合客体，秘书必须弄清领导的想法、目的、意图是什么。

领导的意图就是公文的主旨。

执笔者的全部任务和关键在于正确领会、体现和贯彻领导的"意图"，这就要求秘书必须十分注意同领导统一认识，达到思想上政治上的高度一致，既要与领导"双向沟通"，又要"吃透两头"，即掌握上级有关政策精神，摸清基层实情，从而更好地服务领导。

由此可见秘书写作个性的丧失显而易见。

要深入、全面、准确地领会和把握领导发文意图，作为写作主体大秘书首先是"想"而不是"写"。

要想领导所想，思领导所思，写领导所需。

"公文是领导决策意见的书面化"，只有主体迎合客体，才能写好公文。

（三）公文格式的程式化导致思维的"套板反应"

 公文在写作内容具有一定的规律性，在长期的写作过程中形成了一套比较固定的规范化格式，这就是所谓的"公文程式"。

公文程式受公文内容制约，公文内容的实用性、政策性及法定的权威性，决定了公文程式的特有特点。

秘书的思维方式主要是逻辑思维，从接受领导的思想和意图到收集材料、叙述、论证，是一种直线聚焦式的论述结构，是以认识性为中心的写作思维。

这种公文程式让秘书的写作思维受到限制，容易导致"套板反应"。

公文庄重的语体特点，要求一套相应的"惯用套语"，比如开头词语、引据词语和拟答词语等，这些惯用规范化词语，恰当使用可以更突