人事行政管理工作说明书.docx

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人事行政管理工作说明书

TGI-W243

人事行政管理工作说明书

V1.0

管制文件

请勿翻印

文件名称：

人事行政管理工作说明书

撰写人：

晋文

撰写时间：

版本号：

V1.0

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1

目的

本文件旨在规人力资源部门对公司在职人员管理流程。

2适用围

本工作说明书适用于鑫讯科技股份所有部门。

3权责

⏹总经理负责对人员招聘、解聘的核定工作。

并对项目经理以上级别的人员任用的核定工作。

⏹SPEG负责本制度的审核、维护与发布。

⏹部门经理向协助人力资源部门对人员变动的审核工作。

⏹人力资源经理对人员的录用、调动、离退进行审核。

并对项目经理以下级别人员的任用进行核定工作。

⏹人事法务助理负责具体办理人员录用、离退职、调动、奖惩的手续。

4名词定义

⏹辞职指员工在合同期，由于个人原因提出的离职要求。

⏹辞退指员工在合同期，按公司的规定，无法胜任工作，由公司提出的离职要求。

⏹开除指员工在合同期，由于严重的违反公司制度，按公司规定，强制执行的处分。

5相关文件

⏹质量手册TGI-G001

⏹人事管理制度

⏹人力资源管理作业程序TGI-P240

⏹招聘工作说明书TGI-W246

6容

6.1人员录用管理

人员初选合格后，需经过试用期考核合格后才可正式录用。

6.1.1新员工报到

按招聘工作说明书经岗前培训合格录用的人员，由人事法务助理以书面或口头形式通知录用人员报到。

报到当日，新员工必须带下列资料：

一一寸免冠照片；、户口薄、原件和复印件；学历证明原件和复印件；职称证明原件和复印件，由人事法务助理负责核对资料的正确性，并对复印件进行存档。

同时签定劳动合同。

一份由人力资源部门保存，一份交新员工保存。

报到当日，由人力资源经理安排人员对新员工进行人事管理制度的学习。

报到当日，由人事法务助理通知总务人员办理考勤卡，同时准备好工作环境。

新员工办理完报到手续后，人力资源部门领其到用人部门试用，由部门经理接收，并安排工作。

6.1.2新员工试用

人事法务助理应按照人事管理制度之规定，每月参照绩效考核工作说明书的说明，对新员工进行试用期考核。

根据人事管理制度之规定，如有符合提前转正的人员，人事法务助理应填写员工转正申请表，注明转正原因，由新员工所在部门经理及人力资源经理签署意见，交总经理审核后正式录用。

并由人事法务助理将总经理签署的员工转正申请表交财务。

同时，由部门经理提出人事任命书，对项目经理以下人员的任命，由人力资源经理签署后，人事法务助理向全公司公布,  人事法务助理同时更新员工档案。

对于项目经理及以上人员的任命还必须得到总经理的核准。

根据人事管理制度之规定，如有不合格人员，人事法务助理应填写员工转正申请表，注明原因，由新员工所在部门经理及人力资源部门经理签署意见，交总经理审核后，由人事法务助理办理解聘程序。

6.1.3新员工转正

人事法务助理应在新员工试用期结束后三天，就考核成绩与所在部门经理充分沟通的前提下，填写员工转正申请表，注明考核成绩，做出是否录用及晋级的决定。

交所在部门经理及人力资源经理核准，最后交总经理批准后转正。

人事法务助理应将总经理签署同意后的员工转正申请表存档，并同步抄送给财务作为薪金发放的依据。

6.1.4合同到期处理

人事法务助理应按与员工签署的《劳动合同》规定，在合同到期前一个月，召集所在部门经理、人力资源经理、总经理确认是否与员工续签合约，同时确定续签合约的时间。

人事法务助理应在员工合同期满前一个月将结果以MEMO的形式通知员工，同时抄送给部门经理、人力资源经理和总经理。

对于需要续签合同的员工，由人事法务助理办理劳动合同续签手续。

对于不需要续签合同的员工，由人事法务助理以MEMO的形式通知员工本人，并抄送给总经理，并督促员工领取人员离职程序表，按正常离职程序办理相关工作交接手续。

对于办理正常离职手续的员工，人事法务助理应按与之签定的《劳动合同》相关规定办理员工补偿事宜。

6.2人员异动管理

6.2.1部门间人力支持

此部分工作参照储备人员管理工作说明书中的人力支持容执行。

6.2.2部门间人员调动

员工若因工作原因，需要更换部门时，应由原部门经理填写人员调动单，由原部门经理与新部门经理确认后交人事法务助理。

对由于项目结案而无合适岗位的人员，调入人力资源组时，除要填写人员调动单外，还必须出具员工考核量化表。

跨部门的人员调动，需得到总经理的核准，但由业务部门调入人力资源部门的除外。

对于各类人员的调动，人事法务助理交总经理核准后向全公司发出人事任命书。

人事法务助理应将人员调动单存档备案，并及时更新员工档案。

6.2.3职务任免

部门经理及以上人员的任用，由总经理提出，人事法务起草人事任命书。

经总经理及董事会核准后，向全公司公告。

项目经理人员的任用，由部门经理负责起草人事任命书，人力资源经理根据鑫讯公司职务说明书签署意见，总经理核准后，由人事法务助理向全公司公告。

项目经理以下人员的任用，由所在部门经理起草人事任命书，人力资源经理根据鑫讯公司职务说明书确认后，交人事法务助理存档备案。

人事法务助理在接到人事任命书后，应及时更新员工的档案。

6.3人员离职管理

6.3.1辞职

员工辞职须按与公司签订的《劳动合同》中相关规定处理。

员工主动提出辞职须提前30天向公司提出离职申请，发出离职申请表。

项目经理、部门经理收到离职申请后决定是否同意该员工离职，并指定相关人员办理工作交接。

部门经理批准后的离职申请表交人事法务助理备案。

员工工作交接完毕后，领取人员离职程序表，依表各项离职程序依序办理完成，并经总经理核准将离职表交给人事法务助理备案。

（A）部门工作交接

项目经理填写本月工作时间

项目经理确认工作交接完成

部门主管审查签字

（B）办公室检查

到管理员处交还工作间钥匙；

到图书管理员处交还图书；

到管理员处交还工作间设备；

到管理员处交还员工卡；

前台人员填写本月考勤。

（C）人事财务检查

到人事部交经过批准的离职申请表，办理解除劳动合同事宜，交还合同；

到财务部检查有无借支情况；

财务部填写应付薪资。

（D）总经理审核

（E）总经理审核后交人事备案。

员工按程序办理完离职手续后，人事法务助理可应员工要求，为员工出具离职证明书。

6.3.2辞退

人力资源经理应参照人事管理制度，对要进行辞退的员工，将原因与员工说明，并填写解聘申请表，报总经理核准。

人事法务助理在接到由总经理核准的解聘申请表后，应督促员工领取人员离职程序表，按正常离职程序办理相关工作交接手续。

对于办理正常离职手续的员工，人事法务助理应按与之签定的《劳动合约》相关规定办理员工补偿事宜。

6.3.3开除

按照人事管理制度，对达到开除条件的员工，人事法务助理需将具体情况形成报告，并填写解聘申请表，交部门经理及总经理，由人事法务助理组织总经理和部门经理讨论处理方式。

对于确定需要开除的，人事法务助理应督促员工领取人员离职程序表，按正常离职程序办理相关工作交接手续，同时以MEMO的形式，向全公司公告。

正常办理离职手续的员工，人事法务助理应按与之签定的《劳动合同》相关规定办理员工补偿事宜。

6.3.4停薪留职

员工办理停薪留职手续，须提前30天向公司提出申请，发出离职申请表。

项目经理、部门经理收到申请后决定是否同意该员工离职并指定相关人员办理工作交接。

部门经理批准后的离职申请表交人事法务助理备案。

员工其它手续按正常离职手续办理。

员工回公司上班的时间根据各部门实际用人需要决定，由部门经理向人事发出人力需求申请单，人事法务助理报总经理批准后发出新的人事任命书。

6.4人员奖惩管理

人员的奖惩按人事管理制度的相关规定处理。

人事法务助理需要督促各部门经理按人人事管理制度的相关规定对员工实施奖惩动作。

6.4.1月优秀员工奖励

每月月底前，由人事法务助理通知各部门经理提案本部门的优秀员工。

月优秀员工的评比由人事法务助理发起，通知各部门主管进行月优秀员工的评选。

每月的优秀员工，由项目经理提名，各部门经理确认本部门2~3名优秀员工提名，并注明评优秀的理由，以MEMO的形式报人事法务助理。

人事法务助理根据各部门申报的材料，协调各部门经理的意见，各部门评选1~2名优秀员工。

由人事法务助理MEMO的形式，向总经理建议奖励的方式。

总经理核准后由人事法务执行。

人事法务助理应将每月优秀员工的评选结果及原因，向全公司公告。

并更新员工档案。

6.4.2员工嘉奖

对完成某一计划有成效，表现优异或为公司赢得荣誉的员工，由部门经理提名，并写明嘉奖原因及建议的嘉奖方式，以MEMO的形式报总经理批准。

总经理核准后，抄送给人事法务助理备案。

人事法务助理同时向全公司公告。

并更新员工档案。

6.4.3警告

按人事管理制度规定，对要给予警告处分的员工，由部门经理以MEMO的形式写明警告的原因，抄送人事法务助理备案。

人事法务助理同时向全公司公告。

并更新员工档案。

6.4.4记过

按人事管理制度规定，对要给予记过处分的员工，由部门经理以MEMO的形式写明记过的原因，交由总经理确认后，抄送人事法务助理备案。

人事法务助理同时向全公司公告。

并更新员工档案。

6.4.5降级

按人事管理制度规定，对要给予降级处分的员工，由部门经理以MEMO的形式写明降级的原因，送交人事法务助理，人事法务助理召集总经理及各部门经理讨论后做出决定。

对于要进行降级处分的员工，应注明降级的具体级别，由人事法务助理备案，同时抄送财务。

人事法务助理同时应向全公司公告。

并更新员工档案。

6.4.6开除

参照本工作说明书中的人员离职管理部分说明。

7输出文件/记录

⏹人员调动单TGI-R2431

⏹人力需求申请单TGI-R2432

⏹人事任命书TGI-R2433

⏹员工转正申请表TGI-R2434

⏹离职申请表TGI-R2435

⏹人员离职程序表TGI-R2436

⏹解聘申请表TGI-R2424