采购管理制度.docx

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采购管理制度

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标准采购作业程序

采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅"厂商资料","采购记录"及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购.详细作业程序及要点如:

□采购作业程序及要点

标准采购作业细则

□请购

第一条请购部门的划分

各项材料的请购部门如下:

（一）常备材料:

生产管理部门

（二）预备材料:

物料管理部门

（三）非常备材料:

1.订货生产用料:

生产管理部门

2.其他用料:

使用部门或物料管理部门

第二条请购单的开立,递送

（一）请购经办人员应依存量管理基准,用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名,规格,数量,需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订）,"请购单（内购）（外购）"附"请购案件寄送清单"送采购部门.

（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购.

（三）紧急请购时,由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因,并加盖"紧急采购"章,以急件卷宗递送.

（四）材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于"请购单"上注明"试车检验"及"预定试车期限".

（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制"请购单"提出请购.

第三条免开请购单部分

（一）下列总务性物品免开请购单,并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下:

1.贺奠用物品:

花圈,花篮,礼物等.

2.招待用品:

饮料,香烟等.

3.书报（含技术性书籍及定期刊物）,名片,文具等.

4.打字,刻印,报表等.

（二）零星采购及小额零星采购材料项目.

第四条请购核决权限

（壹）内购:

1.原物料:

（1）请购金额预估在1万元以上者,由科长核决.

（2）请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决.

（3）请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决.

2.财产支出:

（1）请购金额预估在2000元以下者,由科长核决.

（2）请购金额预估在2000元至2万元者,由经理核决.

（3）请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决.

3.总务性用品:

（1）请购金额预估在1000元以下者,由科长核决.

（2）请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决.

（3）请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决.

附注:

凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核.

（二）外购:

1.请购金额预估在10万（含）元以下者,由经理核决.

2.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决.

第五条请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于"请购单（内购）"或"请购单（外购）"第一,二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因.

（二）采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:

1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后,送回原请购部门.

2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门.

3.原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门.

□采购

第一节一般规定

第六条采购部门的划分

（一）内购:

由国内采购部门负责办理.

（二）外购:

由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理.

（三）总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价.专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业.

第七条采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:

（一）集中计划采购:

凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购.

（二）长期报价采购:

凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购.

第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区,材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正.

第二节国内采购作业处理第九条询价,比价,议价

（一）采购经办人员接获"请购单（内购）"后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价.

（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核.

（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量）,采购经办人员于议价后,应于请购单"询价记录栏"中注明,经主管签认后呈核.

（四）对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价.

（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价,议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理.

（六）"试车检验"的采购条件,采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核.

第十条呈核及核决

（一）采购经办人员询价完成后,于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核,并依请购核决权限呈核.

（二）采购核决权限:

第十一条订购

（一）采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购,并以电话或传真确定交货（到货）日期,同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式".

（二）若属分批交货者,采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别.

（三）采购经办人员使用暂借款采购时,应于"请购单"加盖"暂借款采购"章,以资识别.

第十二条进度控制及事务联系

（一）国内采购部门应分询价,订购,交货三个阶段,以"采购进度控制表"控制采购作业进度.

（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期",经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理.

第十三条整理付款

（一）物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检验报告表"（其免填"材料检验报告表"部分,应于收料单加盖"免填材料检验报告表"章）送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门.会计部门应于结帐前,办妥付款手续.如为分批收料者,"请购单（内购）"的会计联须于第一批收料后送会计部门.

（二）内购材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款.

（三）短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款.

（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款.

第三节境外采购作业处理（含进口事务,关务）

第十四条询价,比价,议价

（一）外购部门依"请购单（外购）"的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于"请购单（外购）"注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价,比价或经分析后议价.

（二）请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,会请购部门确认.

第十五条呈核及核决

（一）比价,议价完成后,外购部门应填制"请购单（外购）",拟订"订购厂商""预定装船日期"等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决.

（二）核决权限

1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元（含）以下者由经理核决.

2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决.

（三）采购案件经核决后,如发生采购数量,金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决.

第十六条订购与合同

（一）"请购单（外购）"经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续.

（二）需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理.

第十七条进度控制及异常处理

（一）外购部门应以"请购单（外购）"及"采购控制表"控制外购作业进度.

（二）外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门.

（三）外购部门于外购案件"装船日期"有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理.

第十八条进口签证前（"请购单（外购）"核准后）的专案申请

（一）专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发"输入许可证",申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税.

（二）进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口.

第十九条进口签证外购材料订购后,外购部门应即检具"请购单（外购）"及有关申请文件,以"申请外汇处理单"（需在一星期内办妥结汇时,加填"紧急外购案件联络单"）送进口单位办理签证.进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证,并于"输入许可证"核准时通知外购部门.

第二十条进口保险

（一）FOB,FAS,C&F条件的进口案件,进口单位应依"请购单（外购）"外购部门指示的保险范围办理进口保险.

（二）进口单位应将承保公司指定的公证行在"请购单（外购）"上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证.

第二十一条进口船务

（一）FOB,FAS的进口案件,进口单位（船务经办人员）于接获"请购单（外购）"时,应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运.

（二）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供进口结汇经办人员,于"信用状开发申请书"列明,作为信用状条款,向发货人指示装船.

（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购部门应于"请购单（外购）"上注明,避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船.

第二十二条进口结汇进口单位应依"请购单（外购）"标示的"间发信用状日期"办理结汇,并于信用状（L/C）开出后以"开发L/C快报"通知外购部门联络供应厂商.

第二十三条税务

（一）免货物税及"工业用证明"的申请

1.进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于"输入许可证"核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税.

2.除"免凭经济部工业局证明办理具结免税进口"的项目外,其他合于免税规定的人造树脂类材料,外购部门应于开发"信用状"后检具必需文件向经济部工业局申请"非供塑胶用"证明,以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税.

（二）专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前,检具有关文件,凭以向海关申请税则预估,等