档案室管理制度 2.docx

档案室管理制度 2.docx

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档案室管理制度2

档案资料保管制度……………………………………………1

档案资料借阅制度……………………………………………2

档案室管理制度………………………………………………3

档案资料出/入库制度………………………………………4

档案资料保密制度……………………………………………6

档案资料提供利用制度………………………………………7

档案室安全管理制度…………………………………………8

档案鉴定销毁制度……………………………………………9

档案卫生制度………………………………………………10

兼职档案人员岗位责任制…………………………………11

专职档案员岗位责任制……………………………………13

文书档案立卷归档制度……………………………………15

档案领导小组………………………………………………26

档案领导小组（调整）……………………………………28

档案管理人员名单…………………………………………30

档案管理所用表格样式……………………………………31

项目文件材料收集归档制度………………………………45

项目文件材料预立卷制度…………………………………52

标准文件材料案卷确认制度………………………………71

内业资料整理与计量支付挂钩制度………………………75

档案管理四项纳入制度……………………………………75

档案资料保管制度

一、严格执行《档案管理办法》、《***路竣工资料编制管理办法》、《***路档案管理制度》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发﹝2010﹞382号）、《交通建设项目档案管理文件汇编》等相关文件有关档案规章制度。

　　二、对本单位的文书档案、项目基建档案等实行集中统一管理，任何科室、部门和个人不得据为己有，或迟迟不向档案部门移交。

　　三、对破损具有长期或永久保存价值的档案资料需进行修复和复制。

　　四、建立档案登记统计制度，对档案资料的收进、送出、保管利用等情况进行登记和统计。

　　五、定期对档案保管工作进行检查，确保档案资料的安全。

档案资料借阅制度

一、档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格借阅手续，保证档案资料的绝对安全。

　　二、借阅者查阅档案要在档案室或办公室进行。

档案一般不外借，需要外借的档案要限期归还，外单位借阅档案须持单位介绍信。

三、档案资料用完阅毕后要及时归还档案室，经检查无损后放回原处，如遇特殊情况继续借阅者，应主动办理续借手续。

　　四、借阅者必须爱护档案资料，严禁在档案资料上加注、勾画、涂改折叠，不得销毁、抽折文件，如发现上述情况，将追究其相关责任，视受损程度酌情处理。

　　五、借阅者未经档案室人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等，凡经允许摘录、复制的资料，必须经档案人员审查和核对。

六、借阅资料若需复印，要专人办理。

七、对抄录、复制的档案材料应妥善保存，任何人都无权公布。

　　八、档案室应保持清洁、肃静，严禁借阅者在档案室吸烟、吐痰和大声喧哗。

档案室管理制度

一、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案资料的重要场所，除经单位领导批准外，非档案管理科室或部门的工作人员不得入内。

　　二、档案室设专人负责管理，要求专职档案管理员，并尽量保持人员固定。

档案室应采取有效的防护措施，保证档案安全。

　　三、档案进出档案室，要建立严格的登记制度，包括档案收理入室，存档档案调出室内外及日常的调阅、归还，并确保档案在搬动过程中的保护工作。

　　四、档案室应设有防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫、防磁等“八防”的设备和措施；磁介质档案应用防磁档案柜存放。

　　五、档案室内应当安置温湿度计，环境的温湿度应相对稳定，档案室的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60%之间。

　　六、档案室内应保持整洁、卫生，不得堆放易燃易爆物品和与档案无关的物品。

　　七、严禁在档案室范围内吸烟。

　　八、每天下班前，应关闭档案室门窗，切断电源，确保档案安全。

　　九、定期打扫档案室卫生，保持档案室与档案的清洁。

档案资料出/入库制度

一、移交档案室的档案资料必须经过系统整理，质量符合归档要求。

档案室在接收档案的同时，还应接收符合规范要求的纸质等材料要求。

二、移交方在移交纸质档案入库时，必须移交文件级电子目录，有条件的也可移交电子文件。

三、期刊、报纸等资料应按种类、年度和月份整理，并以年度或月份为单位装订成册，编制目录，原则上一月或一季移交一次。

四、照片档案应按国家标准《照片档案管理规范》的要求进行整理，不符合入库条件的照片档案，如：

缺少文字说明、编号不明确、目录制作不详细、无照片档案册等，不予接收进库。

五、征集的零散照片，应由经办科室在收到之日起30日内整理完毕，并向综合档案室办理入库手续；**办形成的照片档案，在照片冲洗加工后15日内，由摄影者或经办科室整理完毕，并向局档案室移交。

六、对移交进库的档案、资料，库房管理人员应实施安全保管检查，如发现生虫、潮湿、霉变、灰尘过大等安全隐患，应责令移交方及时采取措施进行处理。

符合进库要求后，方可办理移交手续。

七、办理档案、资料移交手续时，移交方应提供档案、资料移交进库清册，以便检验。

八、对符合入库条件的档案、资料，库房管理人员逐卷（册）逐件（张、页）进行清点、上架并制作标签，予以标识。

对随同档案一并移交的纸质目录和电子目录等，管理人员要进行必要的质量检查和核对。

九、交接双方应当面办理入库交接手续，不得事后补办或委托他人办理。

交接完毕后，交接双方经办人应在档案、资料移交清册上签名或盖章。

十、室存档案、资料经鉴定须销毁的，应编制销毁清册，编写销毁报告，上报档案鉴定领导小组审批。

销毁完毕后，应编制馆藏档案移出清册和情况说明。

十一、室存档案、资料经批准离库或因阅览出库，管理人员须按规定办理出库手续，并在出库单上注明出库原因、时间及归还日期，到期后负责督促档案资料的归还。

档案资料保密制度

一、严格执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，自觉遵守***路项目和国家的保密纪律和相关制度，积极采取措施，确保档案秘密。

二、严格执行档案管理制度，按照审批权限和借阅范围借阅档案资料，档案管理人员不得将档案擅自带出阅档室，也不得扩大借阅范围。

　　三、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项，不得外传和泄密。

　　四、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密。

　　五、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。

六、非本档案室工作人员未经允许，禁止进入档案库房。

七、禁止私自出卖属于青临高速项目和国家所有的档案、资料。

八、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的安全措施。

　　九、销毁档案资料时需进行登记，按照保密规定派专人负责监销，须两人以上监督，严防泄密。

　　十、定期对保密工作进行检查，堵塞漏洞，确保档案安全。

十一、档案室钥匙由专职档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度。

档案资料提供利用制度

一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各科室或部门借阅使用，外单位借阅利用的，必须持有单位介绍信或证明，经本单位主管领导批准方可借阅。

　　二、借阅档案资料时间最长期限为5天，用完后立即归还，如需继续使用，应办理续借手续。

　　三、借阅者必须爱护档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案管理人员的同意，不得翻印复制。

　　四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准。

档案室安全管理制度

一、档案室是各类文书资料、业务档案保存使用的场所，列为安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

二、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

三、机密以上文件不准随便摘抄、复印，防止泄密。

四、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、各类档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

五、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

六、室内消防器材常年完好，性能良好有效。

七、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

八、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。

档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定工作，就是甄别和鉴定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便把需要长久保存的档案，妥善地保存起来，准确地剔除无价值的档案材料。

二、档案鉴定组织形式：

档案鉴定销毁工作，在驻地办档案鉴定领导小组领导下进行，小组成员由主管档案工作的领导和有关职能部门负责人及档案机构人员三方面组成

三、根据上级档案部门的指导性文件及驻地办档案归档范围和保管期限表的规定，对档案进行鉴定，应坚持实事求是的原则，从实际发出，正确判定档案价值。

四、进行档案鉴定时，须由综合档案室和有关科室部门组成鉴定小组共同进行，采取直接鉴定的方法，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定，准确地进行分析，判定其价值。

五、档案鉴定的标准、依据：

文书档案应按照本单位《文书档案保管期限表》进行，其他专业档案按照各专业档案管理规定进行。

六、档案的销毁。

档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已满失去保存价值需要销毁的档案，都必须编制销毁清册，报请分管档案的领导批准，由**办技术室和试验室审查鉴销。

档案销毁时，要派两个以上专人鉴销，并在销毁清册上签名加盖驻地办红章。

档案卫生制度

一、保持环境卫生，不随地吐痰，不乱扔垃圾。

　二、每天上班提前打扫卫生，做好室内无垃圾。

办公桌上用品要整洁、有序。

　　三、保持个人清洁卫生，衣着整齐，上班时间不准穿拖鞋。

　　四、及时做好档案室办公用品（电脑、打印机、办公桌椅等）的维护及清洁。

　　五、节假日或重要活动，要清扫卫生及档案室，做到窗明几净。

兼职档案人员岗位责任制

一、认真贯彻执行国家、***路项目《档案管理办法》和上级有关档案工作的规章制度。

　二、热爱本职工作，有较强的责任心和事业心，努力学习档案管理的知识，不断提高档案管理水平。

　　三、负责本科室或部门文件材料的整理、保管、借阅、移交工作，综合室做好驻地办的往来文件、表格、资料的收发、登记工作。

四、及时收集、整理监理工作中形成的各类资料。

监理资料应随着工程实施进展而及时整理，杜绝事后搞突击整理资料的做法。

　　五、熟悉和掌握本科室或部门的档案情况，协助专职档案员做好对档案资料进行相关检查、清理、调整和统计工作，做到帐物相符。

六、负责做好驻地办相关监理资料的整理和打印工作，以及驻地办相关办公设备的保管工作。

七、做好驻地办相关技规范、图集、定额、资料的保管和借阅，协助**办***查阅监理日志和监理旁站记录，查看监理的一些重要发文，如监理工程师通知单、开工报告的审批、施工组织设计的审批、暂停令等是否在监理日志上有记载等。

　　八、协助专职档案员根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记簿。

九、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充。

十、对已到保管期限的档案，会同有关领导、技术人员和专职档案员一同进行鉴定、销毁。

　　十一、严格执行保密制度，非经领导批准不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好本科室或部门的档案安全保卫工作。

十二、协同专职档案员做好对**单位的工程文件的形成、积累、立卷进行监督检查。

并及时督促各**单位做好一下工作：

a.工序报检是否跟得上工程的实际进展；b.见证取样频率是否满足有关规定；c.试验检验报告上的数据是否符合规范设计规定；d.自检资料的分类归档是