浅谈秘书在交谈中如何合理运用语言技巧0508.docx

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浅谈秘书在交谈中如何合理运用语言技巧0508

浅谈秘书在交谈中如何合理运用语言技巧-20140508

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浅谈秘书在交谈中如何合理运用语言技巧

作者姓名（4号楷体）

（黄河水利职业技术学院，河南开封475004）（小5号仿宋体）

摘要：

秘书本身的工作属性决定，秘书必须具备一定的语言功底，能够运用合理的语言，帮助领导进行各项工作的辅助工作，不仅秘书本身的工作有一定的辅助性，秘书的语言在很大程度上也影响着领导工作能否顺利完成。

在与领导或者合作伙伴进行交谈的过程中，秘书需要运用大量的语言技巧与人进行沟通交流，合理的语言技巧的运用，能够促进谈判的顺利进行，因此，秘书的语言技巧成为判断一个秘书是否优秀的重要指标。

秘书工作总结来讲就是安排领导的各种活动，跟随领导完成各项工作，并且在工作中尽快高质量的完成工作，秘书工作接触的人员较多，接触的人也是各个阶层的都有，因此秘书的语言交际就十分重要。

一个优秀的秘书应该做到在商业工作中帮助领导促成合作，在日常拜访中，帮助领导进行礼节性交际，秘书在平常还有很多接打电话的工作，这部分的工作，完全是考察秘书的语言交际能力，只有善于运用语言交际，才能够在工作中如鱼得水。

秘书人员必须具备良好的语言交际能力，在工作中不断加强自己的语言表达能力，在不同场合都能有让领导欣慰的语言表达。

文中主要研究的是秘书在交谈中如何做到合理运用语言技巧，以期能够通过本文的研究让从事秘书工作的人员能够正确运用语言技巧，顺利开展工作。

关键词：

秘书工作；语言技巧；交际

引言

语言是人类进行交流不可缺少的内容，良好的语言沟通能够帮助人们更好的共同交流，秘书人员的工作就是与人打交道，简单来说就是与人沟通。

秘书人员的语言运用能力是否恰当,直接影响着工作能否顺利完成，特别是在与人交谈的过程中，如何运用语言技巧成为秘书工作的重中之重。

秘书工作是一项有着很多特殊性的工作，秘书工作看似简单，却处处有着值得我们注意的地方，首先，秘书工作接触到很多领导层和管理层的人员，这些人员配备秘书是为了更好的开展工作，减少工作中可能出现的失误，由此来看，秘书工作中有很大一部分时间是与领导待在一起，这时，秘书就应该学会与领导进行交流沟通的能力，秘书应与领导有一种从属关系，更应该有一种默契，能够明白领导心中所想，适当的赞美领导，也能让自己工作中增加一些乐趣。

其次，秘书经常要进入各个基层部门传达领导的意见，这时秘书就需要将自己放在一个合适的位置上进行信息传达，防止别人认为自己自恃过高，也要顾及领导的脸面。

最后，秘书人员的工作性质决定了其“角色”的多样性，即需要适应不同的工作环境与交流对象，同时保密也是秘书的基本工作原则之一，所以掌握良好的语言技巧也是保证工作有序开展的基础之一。

一、秘书工作过程中语言技巧的重要性

（一）合理的语言技巧能够给领导留下好的印象

秘书是辅助领导机关和领导进行工作，不管是在大型商业性私人企业还是在国企中，我们都能够看到秘书的身影。

秘书在工作时间和领导几乎是形影不离，任何一个领导在选择秘书时，都希望能够找到一个稳重，工作上进的秘书，这是因为秘书共作每天要与很多人进行交流，如果不够稳重就很容易出现差错，在与人交流的过程中，秘书如果能运用良好的语言技巧，就能够赢得领导的赏识，得到更好的工作机会。

我们举例来说，同样是领导交代要尽快完成的计划书，一个秘书交给领导文件时，大肆宣扬自己多努力，熬夜到凌晨几点；另一个秘书，交给领导时说已经做完了，您看一下。

同样的场景，相信领导会赏识第二个秘书，因为他成熟稳重不邀功，谈吐大气，容易得到领导的赏识。

我们从这里就可以看出合理的语言技巧能够给领导留下好的印象。

（二）语言技巧的运用能够减少不必要的麻烦

秘书工作涉及到整个单位的各项事宜，因此秘书有良好的语言技巧才能更好的协调各部门的工作，帮助领导更好的开展工作。

我们常说祸从口出，从这句成语中，我们就可以认识到的语言交流有多么重要。

秘书在工作的过程中，对领导的喜好和公司的基本运营情况有一定的了解，所以在工作中难免会出现，秘书被人套话的情况，针对这种情况，我们秘书工作人员更应该运用合理的语言技巧一带而过，既能够保护领导和公司的隐私，还能够显示自己工作的专业。

秘书在工作中难免会有各种各样的考验，要想顺利度过这些考验就必须练就好的语言技巧。

（三）工作性质决定秘书必须有掌握一定的语言技巧

秘书的工作性质决定秘书工作时间有很多不确定性，领导有工作安排，秘书就要从旁跟随，领导要经常与人会面，这时就需要秘书有一定的语言沟通技巧，既能够做到提醒领导重要事项，还能够恰到好处的迎合领导需求，这就需要秘书总结工作经验，学习一定的语言技巧来完成。

二、秘书在交谈中的错误的表现

（一）处处与领导抢话

秘书本身工作就是帮助领导排忧解难，进行各项工作汇总和分析，所以很多时候，秘书会代表领导尽心讲话，这时候就是对秘书语言技巧的考核。

在一个会议中领导首先讲话，然后由秘书进行补充说明和总结，对领导的决定进行推广。

但是很多秘书容易犯的错误就是，在领导讲话过程中出现差错时，没有等待时机进行校正，反而直接指出领导的错误，虽然可能是好意，但是这么做的后果就是让领导下不来台，这也是一个合格秘书不应该犯的错误。

还有一些秘书是过于想表现自己，在会议或者谈判中，处处与领导抢话，过分显示自己的才学，这也是秘书在交谈中容易出现的错误。

（二）发表并不确定的言论

因为秘书的工作性质，往往很多决定还没有推出之前，秘书就已经知道，这时就会有一些秘书利用职务的方便在单位中大肆宣扬这些还没有得到确认的言论，导致领导在宣布决定时，遭遇尴尬，也容易导致员工和领导之间的矛盾。

还有一些秘书喜欢与同事谈论八卦，往往不经意见就透露领导的一些癖好，让领导在员工面前失去威信。

一个合格的秘书是不应该犯这种语言上的低级错误的。

（三）在同事面前趾高气扬

秘书工作需要常常与领导相伴，接触到的往往也是高层的管理人员，与同等级同事的交流反而较少，这就容易导致秘书自我膨胀，认为自己高人一等，在与同事进行交流的过程中趾高气扬，不把同事放在心上。

经常以领导的姿态与同事进行谈话，导致同事间关系恶劣，还容易传到领导耳中，给自己带来恶劣的影响。

三、秘书在交谈中语言技巧的运用

（一）与领导交谈中语言技巧的运用

秘书的大部分工作时间都是与领导在一起的，因此，秘书应该特别注意与领导交流中语言技巧的运用。

1、适当的赞美领导

秘书要与领导之间建立一种和谐的关系，秘书就应该学会适当的赞美领导。

在赞美领导的过程中，还应该注意用合适的词汇，让领导感到自己的心意。

秘书在与领导的交流中，应该注意赞美领导要表现出真诚和诚意，不要让领导认为你是一味的迎合领导，导致一种错误的信息在领导心中形成。

秘书应该了解领导的喜好和优点，从这些角度出发，赞美领导，让领导心中认同你的看法，这就是赞美的语言技巧。

在与领导交流的过程中，秘书应该适当的赞美领导，这样不仅能提高工作效率，还能与领导建立更好的关系。

2、工作中有一定幽默感

领导每天的工作量很大，秘书有时也起到调节气氛的作用，因此秘书在与领导交流的过程中应该有一定的幽默感，调节领导一天的工作压力。

一个具有幽默感的秘书能够带给领导一种生机勃勃的印象，能够帮助领导以更加饱满的热情投入到工作中。

秘书幽默的语言能够得到领导的赏识，但是也应该注意幽默的取材范围，应该尽量避免工作中的问题，以放松气氛为主要目的，而不是为了博取领导大笑。

（二）与同事交谈中语言技巧的运用

秘书工作接触的人较多，很多时候除了与领导解除之外，就是要与公司同事之间有更多的交流。

秘书与公司同事的交流应该分为两种，一种是传达领导意见时公共场合之间的交流，一种是私下的交流，与同事的交流也应该运用一定的语言技巧。

1、尽量避免谈及领导

秘书工作人员除了在工作中要经常与领导接触之外，在私人时间与领导的交际不多，所以在与公司同事闲聊的过程中，应该尽量避免谈论领导。

首先，因为自身工作的原因，秘书知道很多领导的私事和小习惯，这些东西是其他同事无法知道的，因此如果在私下谈论中，涉及到这些问题，秘书谈论还是不谈论免得引起不必要的麻烦，所以在私下交流中，应该尽量避免谈论领导。

2、放低位置与同事交流

秘书经常与领导层接触，所以在为人处世中，会学到很多的东西，但是也不可避免的会沾染那种高高在上的习惯，如果在于同事闲聊的过程中将这种习惯带入，就会给同事造成自己孤傲的印象，会造成人际交往中的困难。

所以作为一个秘书，在与同事闲聊中应该将自己放在一个较低的位置，与同事平等交流，工作时间谈工作，互相合作，休闲时间也可以一块休闲，放低自己的位置并不是一味迎合而是以一种更加亲和的态度与人交流。

（三）在谈判中的语言技巧

秘书工作的另一个重点，就是经常会与领导一起进行商业谈判或者合作事宜，在这些谈判场上如何运用语言技巧取得意想不到的收获，也是秘书应该注意的一个重点。

1、注意自身形象，用语言称赞公司

秘书与领导一块进行谈判，这时秘书也在一定程度上代表着公司的形象，所以很多公司选拔秘书的要求都很高，除了要求有专业的技能之外，还要求秘书五官端正，仪表端正。

所以秘书在谈判场上应该时刻注意自己的形象。

除了自身的行为规范之外，秘书更重要的职责应该用合理的语言技巧，称赞公司，为公司树立一个良好的外部形象，在秘书言语中，还应该对公司有一定的归属感，让谈判方能够放心将合作交到公司手中。

2、抓住领导语言重点进行讲解

在进行商业谈判或者合作的过程中，领导往往会针对一个点进行详细的介绍，这时秘书就应该抓住领导语言中的重点，然后在后续的谈判中有意无意的将这些重点放在自己的言论中，给谈判方留下深刻的印象，这样也能促成合作。

结论

综上所述，本文主要研究的内容是秘书在交谈中运用语言技巧的方法和注意事项。

秘书工作本身就有一定的复杂性，对人员的综合能力有很高的要求，因此在工作中语言技巧的运用就显得十分重要，合理的运用这些语言技巧能够帮助秘书获得领导的赏识和同事的喜爱，还能够为自己赢得一个更好的发展前景。

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